Der komplette Leitfaden für Voice-Chat im modernen Arbeitsalltag

Eine der größten Sorgen von Führungskräften beim Thema Zukunft der Arbeit: Wie entsteht ein hybrides und remotes Arbeitsumfeld, in dem Produktivität und Zusammenarbeit Hand in Hand gehen? Von immersiven Erlebnissen mit VR-Headsets bis hin zu leistungsfähigen Sprachassistenten gibt es viele Lösungen, die diese Herausforderungen angehen.

Voice-Chat gehört zu den vielversprechendsten davon. Er spart Zeit, erleichtert Entscheidungen und stärkt das Gemeinschaftsgefühl. Eine Studie von Gartner sagt voraus, dass bis 2023 25 % der Interaktionen von Mitarbeitenden mit verschiedenen Anwendungen per Sprache stattfinden werden. 2019 lag dieser Anteil noch unter 3 %. In diesem Artikel erfahren Sie, warum sprachbasierte Lösungen wachsen, welche Bedeutung Sprachkommunikation bei der Arbeit hat, wann Sie sie einsetzen sollten und welche Voice-Chat-Software auf dem Markt führend ist.

Doch zuerst die Grundlagen: Was ist Voice-Chat?

Einfach gesagt ermöglicht Voice-Chat Telefonate über einen Computer oder ein beliebiges Gerät mit Internetverbindung. Technisch betrachtet ist Voice-Chat eine Methode der Audiokommunikation, die in den 1930er-Jahren entstand und auf Voice-over-Internet-Protocol, kurz VoIP, basiert. In den 1990er-Jahren wurde die Funktion vor allem bei Gamern beliebt, weil sie die Interaktion mit anderen Spielern erlaubt, ohne das Spiel für eine getippte Nachricht zu unterbrechen. Um 1995 erkannten Unternehmensleitungen schnell das Potenzial von Voice-Chat für die Arbeit. Seit der Pandemie nimmt die Nutzung exponentiell zu. Schließlich erleichtert Voice-Chat Multitasking und die Arbeit im Homeoffice. Außerdem gibt es viele kostenlose Alternativen zu Google Voice und anderen sprachbasierten Diensten. So finden Sie leichter die Lösung, die zu Ihren Anforderungen passt.

Warum Sprachkommunikation bei der Arbeit wichtig ist

Voice-Chat spart Zeit

In einer umkämpften Welt zählt jede Minute. Deshalb ist Voice-Chat so praktisch: Audiolösungen befreien Mitarbeitende davon, für die Kommunikation Maus und Tastatur zu nutzen. Mit Voice-Chat arbeiten Menschen weiter an ihren Aufgaben, lösen dabei Probleme und tauschen sich mit Kolleginnen und Kollegen aus. Eine Lösung für Sprachkommunikation kann unnötige Meetings ersetzen. So bleibt mehr Zeit für Ihre Arbeit, und Sie bleiben trotzdem im Austausch mit anderen.

Problemlösung unterstützen und erleichtern

Ein weiterer Vorteil von Voice-Chat: Sie können technische Probleme schneller klären und beheben. Voice-Chat reduziert das ständige Hin und Her von Textnachrichten und die Zoom-Müdigkeit. Sprachschnittstellen brauchen auch nicht die Förmlichkeit von Videomeetings mit Terminplanung, Einladungslinks und Agenda. Während des Voice-Chats mit einem Teammitglied können Sie außerdem Ihren Bildschirm teilen. So wird das Thema anschaulicher, egal ob es um ein technisches Problem oder eine Präsentation geht.

Besseres Verständnis fördern

Voice-Chat bringt die Spontaneität der Zusammenarbeit zurück, verringert das Gefühl der Isolation und stärkt die Bindung, besonders in neuen Teams. Sprechexperten und professionelle Redner sind sich einig: Stimmliche Vielfalt (oder ihr Fehlen) verrät viel über die sprechende Person. Im Voice-Chat achtet ein aufmerksamer Zuhörer auf drei sprachliche Grundelemente: Betonung (Lautstärke), Intonation (steigende und fallende Tonhöhe) und Rhythmus (Tempo). Dazu erfahren Sie viel über Ihr Gegenüber, etwa Geschlecht, Alter, Herkunft (Akzent und Slang), Gesundheit, Emotionen und Vitalität.

Entscheidungen fördern

Unsere Stimme kann Menschen motivieren oder verlieren lassen. Beim Voice-Chat sollten Sie daher bedenken, welche Wirkung Sie erzielen möchten. Wenn wir eine Idee per Audio vermitteln, übertragen wir auch unsere Persönlichkeit und Ausstrahlung. Deshalb ist Voice-Chat, auch mit KI-Stimmgeneratoren, ein starkes Mittel, um andere für ein Projekt zu gewinnen, Abschlüsse zu erzielen oder zu verhandeln und eine neue Stelle zu bekommen.

In einem hybriden oder remoten Umfeld ist Ihre Stimme wie ein Fingerabdruck. Jede Stimme ist einzigartig. Setzen Sie Ihre Stimme gezielt ein, um den Verlauf eines Gesprächs zu lenken oder eine Verhandlung zu wenden. Achten Sie bewusst auf Lautstärke, Stimmumfang, Melodie und Intonation. Wenn Sie per Voice-Chat eine Entscheidung herbeiführen möchten, betonen Sie Schlüsselwörter. So wirken Sie klar, selbstsicher und überzeugend.

Wann Voice-Chat, wann Instant Messaging?

Sie kennen jetzt die Grundlagen von Voice-Chat und seine Vorteile in hybriden und remoten Arbeitsumgebungen. Sprechen wir nun darüber, wann Sie auf Voice-Chat verzichten sollten. Manchmal ist textbasierte Kommunikation nötig und wirksamer als Voice-Chat.

Zum Beispiel, wenn Sie eine Dokumentation brauchen oder etwas Einfaches mitteilen wollen, etwa ein Update, eine Ankündigung oder einen Anhang. Ist Ihre Nachricht nicht dringend, lassen Sie die Empfängerin oder den Empfänger bei nächster Gelegenheit antworten. Einen Arbeitsfluss durch einen unnötigen Sprachanruf zu stören, sollten Sie unbedingt vermeiden. Kennen Sie den Meme-Satz „Dieses Meeting hätte eine E-Mail sein können“? Dann fällt es Ihnen leicht zu erkennen, wann Voice-Chat und wann eine Textlösung besser passt.

Textbasierte Kommunikation lohnt sich auch bei vertraulichen Informationen, die schriftlich festgehalten werden müssen. So vermeiden Sie Missverständnisse. In solchen Fällen können Sie außerdem einen Voice Remover nutzen, um sensible Informationen aus Video- oder Audioaufnahmen zu entfernen und die Privatsphäre zu schützen.

Bei einer klassischen textbasierten App lohnt es sich zudem, sie mit Ihren vorhandenen Arbeitstools zu verbinden. So wird die Kommunikation insgesamt schlanker. Neben Slack oder dem nativen Chat in Hive können Sie zum Beispiel die WhatsApp API nutzen, um eine individuelle Integration mit jedem anderen Arbeitstool zu bauen. Solche Integrationen ermöglichen automatisierte Nachrichten, Chatbots und skalierbare Kommunikation. Das macht Interaktionen effizienter und wirksamer.

3 führende Voice-Chat-Plattformen für Ihren Workspace

1. Hive

Hive ist eine unkomplizierte Projektmanagement-Software, die darauf ausgerichtet ist, Dinge schnell zu erledigen. Der leistungsstarke native Voice-Chat unterstützt Brainstorming und Problemlösung und stärkt die Verbundenheit im Team. Hive ist flexibel und anpassbar. Mit sechs verschiedenen Layout-Ansichten passen Sie die Plattform an die Bedürfnisse Ihres Teams an.

Wichtige Funktionen von Hive:

• Nativer Voice- und Text-Chat, mit Direkt- und Gruppennachrichten

• Ressourcenplanung und Zeiterfassung

• Proofing und Freigaben

• Notizen in Zoom-Meetings

• Native E-Mail

• Funktionen entstehen durch Nutzerinnen und Nutzer im Hive-Forum

Außerdem hat es Hive gerade in die Liste der 9 besten Projektmanagement-Plattformen von Capterra weltweit geschafft. Bei der Beliebtheit unter den Kundinnen und Kunden erreichte Hive 100 von 100 Punkten. Das ist einer der höchsten Werte aller Tools auf dem Markt! Starten Sie noch heute kostenlos.

2. Presence

Presence ist eine Software für Remote- und Hybrid-Arbeit mit Push-to-talk-Chat. Mit der Plattform sprechen Sie sofort und ungestört. Stille Live-Untertitel werden zu asynchronen Sprachnotizen. Presence bietet Integrationen mit Apps von Drittanbietern wie Slack und ist für iOS und Android verfügbar. Die Software hat einen kostenlosen Plan und eine einfache Benutzeroberfläche.

Wichtige Funktionen von Presence:

• Chat in Drop-in-Sprachräumen

• Live-Sprachnotizen und asynchrone Sprachnotizen senden

• Stille Transkription von Sprachnotizen

• Zusammenarbeit in der App, im Hintergrund per Push-to-talk-Shortcuts

• Integration mit Slack, Notion, Google Docs und mehr

3. Tandem

Tandem ist ein Collaboration-Tool, das verteilten Teams hilft, sich über Audio und Video zu verbinden. Die Plattform bietet automatisches Beitreten zu Meetings und erlaubt es, Cursor zu teilen, um auf den Bildschirmen von Teammitgliedern zu zeigen und zu interagieren. Außerdem ermöglicht sie die Fernsteuerung des Bildschirms mit einem Klick und zeigt an, wer für einen Chat verfügbar ist. Tandem hat einen kostenlosen Plan und eine kostenpflichtige Version, die für Teams (bis zu 10 Nutzer) bei 49 $ pro Monat beginnt.

Wichtige Funktionen von Tandem:

• Meeting-Erinnerungen und automatisches Beitreten

• Wave & Talk

• Sofortiges Bildschirmteilen

• Geteilte Cursor

• Fernsteuerung