Was wir bei der Produktivität immer wieder falsch machen

Mehr zu erledigen kann schnell nach hinten losgehen. Für viele Menschen wird es zur Obsession, die am Ende nur Zeit verschwendet. „Mehr in kürzerer Zeit“ funktioniert nicht, vor allem, wenn dafür die Qualität leidet. Ein schnelleres Laufband garantiert kein besseres Ergebnis.

„Je weniger Aufwand, desto schneller und kraftvoller sind Sie“, sagt Bruce Lee. Gehen Sie es mit Bedacht an, damit die Details stimmen. Ein effizientes Ergebnis ist weit mehr wert als ein hektisch laufender Motor.

Das Denken „mehr, und zwar schneller“ macht uns kaputt.

Sie können bessere Arbeit leisten, ohne mehr zu tun – mehr Aufgaben bewegen kaum etwas. Sie können mehr in weniger Zeit erreichen. Sie müssen Ihren Kalender nicht einmal jeden Tag vollständig füllen. „Mein Ziel ist nicht mehr, mehr zu erledigen, sondern weniger zu tun zu haben“, sagte Francine Jay einmal.

Produktivität ist eine Fähigkeit – und wie bei vielen Fähigkeiten können Sie verbessern, wie Sie Dinge erledigen.

In einer Umfrage unter amerikanischen Wissensarbeitenden von Dropbox geben 61 % an, sie wollten „langsamer machen, um es richtig zu machen“, während nur 41 %* „schnell arbeiten, um mehr zu erreichen“ wollen. Aber hilft Tempo wirklich, mehr zu erreichen? Das können Sie selbst herausfinden, indem Sie Ihre Ergebnisse an verschiedenen Tagen messen.

Produktiv zu sein ist für viele Menschen ein schwer greifbares Ziel. Ob Sie gern organisieren, sich um Deadlines sorgen oder kreativ veranlagt sind: Sie müssen viele Denkmuster überwinden, die Ihre Produktivität aktiv sabotieren. Manche Menschen glauben, sie müssten sich immer mehr antreiben, andere lassen sich von jedem kleinen Detail um sich herum ablenken.

Das Ergebnis: Niemand bekommt wirklich etwas erledigt. Zu viele Informationen und zu viele Aufgaben mit geringem Wert können überwältigend sein, mental wie körperlich. Wer seinen Kalender mit zu vielen Aufgaben überlädt, gerät unter Zeitdruck und kann sich kaum auf eine einzelne Aufgabe konzentrieren, weil er sich ständig Gedanken um die Millionen anderen Dinge macht, die noch zu tun sind.

Viele Produktivitätsgewohnheiten funktionieren nicht:

• Jede E-Mail sofort beantworten.

• In großen Zielen statt in kleinen Aufgaben denken.

• Ohne feste Tagesstruktur arbeiten.

• Den Tag mit einer riesigen To-do-Liste beginnen.

Ein weiterer Fehler: Gleich am Morgen mit den leichten Aufgaben anzufangen. Das verschwendet wertvolle Denkenergie.

Am Morgen sind Sie am aktivsten und frischesten. Es ist deshalb sinnvoll, die schwierigste oder wichtigste Arbeit in der ersten Tageshälfte zu erledigen. Diese einfache Gewohnheit kann die Zeit, die Sie für Aufgaben brauchen, deutlich verkürzen.

In unserer informationsreichen Welt verdrängen Ablenkungen langsam die wenige Zeit, die wir für echte Arbeit haben. Weil E-Mails und Nachrichten aus allen Richtungen eintreffen, fällt es schwer, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Die meisten Menschen tappen in die Dringlichkeitsfalle: viele Benachrichtigungen und Nachrichten, die angeblich sofortige Aufmerksamkeit verlangen. Am Tag gibt es nur wenige wichtige Aufgaben, doch viele widmen allem, was auf sie einströmt, zu viel Aufmerksamkeit.

„Disziplin bedeutet, zwischen dem zu wählen, was man jetzt will, und dem, was man am meisten will“, sagte Abraham Lincoln.

Den Lärm durchbrechen Sie nur, wenn Sie Ihre Zeit aktiv verteidigen:

Nutzen Sie Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung, schalten Sie Benachrichtigungen stumm, wenn Sie mit konzentrierter Arbeit beginnen, und entfernen Sie äußere Störquellen aus Ihrer unmittelbaren Arbeitsumgebung.

Wir alle wollen mehr schaffen, doch Zeit für die wichtigste Arbeit zu finden, ist nicht leicht. Wenn Sie Ihren Zeitplan vollständig selbst bestimmen, vermeiden Sie hektische und stressige Arbeit.

Manchmal gelingt es am besten, in weniger Zeit mehr zu erledigen, indem Sie die vielen Gewohnheiten streichen, die Ihrem langfristigen Ziel wenig oder nichts bringen. Haben Sie Ihre Produktivitätsgewohnheiten auf einige wenige effiziente reduziert, erledigen Sie Ihre wertvollsten Aufgaben schneller, indem Sie eine nach der anderen angehen. „Nichts ist so nutzlos, wie etwas effizient zu tun, das gar nicht getan werden sollte“, sagt Peter Drucker.

Bündeln Sie gleichartige Aufgaben, um geistige Energie zu sparen, wenn Sie zwischen verschiedenen Punkten auf Ihrer Liste wechseln. So schonen Sie Ihre Denkleistung besser für wichtige Aufgaben.

Produktivität ist eine persönliche Reise – ein endloser Prozess, der über die gesamte Laufbahn hinweg viel Zeit verlangt. Um auf diesem Weg echte Arbeit zu erledigen, konzentrieren Sie sich auf Systeme und Methoden, die für Sie funktionieren. Gestalten Sie Ihre Produktivität selbst.

Das heißt: Jedes Tool, das Sie in Ihren Prozess aufnehmen, darf Sie nicht von der eigentlichen Arbeit abhalten. Wenn Sie zu viel Zeit damit verbringen, an Produktivitäts-Tools zu feilen oder Systeme zu sammeln, statt Dinge zu erledigen, verfehlen Sie den Zweck. Tools sollen nur unsere täglichen Ziele voranbringen: Sie sollen uns keine wertvolle Zeit rauben. Tappen Sie nicht in die Falle, ständig nach besseren Tools zu suchen: Machen Sie die Arbeit.

„Wenn Sie dem, was Ihre Aufmerksamkeit hat, nicht die richtige Aufmerksamkeit schenken, nimmt es mehr davon in Anspruch, als ihm zusteht“, sagt Dave Allen. Wenn Ihr Weg zum Ziel eine enorm steile Lernkurve hat, verbringen Sie fast Ihre gesamte Zeit damit, zu lernen, wie er funktioniert – obwohl Sie vorankommen und Fortschritte machen sollten.

Produktivität ist der Motor des persönlichen Fortschritts. Wählen Sie Ihre Tools mit Bedacht – sie sollen für Sie arbeiten, nicht gegen Sie. Arbeiten Sie mit Ihrem Geist und Ihrem Körper.

Dieser Artikel erschien ursprünglich auf Medium.