Die 30+ besten Produktivitäts-Apps und Tools für 2026

Produktivität ist etwas sehr Persönliches. Sie können Ratschläge anderer lesen, wie sie Dinge erledigen, aber Produktivitätstipps, die bei einer Person funktionieren, passen nicht unbedingt zu Ihnen und Ihrer Arbeitsweise. Dasselbe gilt für Produktivitäts-Apps. Bei so vielen verschiedenen Apps und Tools ist es wichtig, genau zu wissen, wonach Sie suchen.

Vielleicht machen Sie effizient Notizen, können sich aber nur schwer auf Aufgaben konzentrieren. Oder Sie haben ein gutes System für die Kommunikation mit Kollegen und Kontakten, aber keine wirksame Möglichkeit, Meetings mit ihnen zu planen. Hier kommen Produktivitäts-Apps ins Spiel.

Wir bei Hive haben recherchiert, damit Sie sich im Angebot der Produktivitäts-Tools leichter zurechtfinden. In diesem Artikel stellen wir die besten Produktivitäts-Apps für Ihre verschiedenen Bedürfnisse vor. Von digitalen Notizbüchern bis zu Projektmanagement-Tools: Diese Produktivitäts-Apps helfen Ihnen am besten dabei, Ihre Anforderungen zu erfüllen und letztlich schneller fertig zu werden.

1. Hive: für Produktivität und Projektmanagement auf ganzer Linie 

Hive gehört zu den besten Produktivitäts-Apps auf dem Markt. Hive ist als mobile App, Desktop-App und im Webbrowser verfügbar und bietet Ihnen noch eine Möglichkeit, Arbeitsmoral und Produktivität im Tagesverlauf zu verbessern. Mit Hive können Teammitglieder ihre To-do-Listen prüfen, in Echtzeit miteinander kommunizieren, Zeitpläne gemeinsam abstimmen, Dateien teilen und den aktuellen Projektstand einsehen.

Zusätzlich zur mobilen App bieten die Desktop- und Webanwendungen von Hive noch mehr Funktionen für mehr Produktivität. Jedes Projekt lässt sich je nach persönlichem Arbeitsstil auf verschiedene Weise anzeigen, etwa als Gantt-Diagramm, Kanban-Board, Kalender und mehr. Änderungen erscheinen in allen Projektansichten. So kann jeder so arbeiten, wie er möchte, und das ganze Team bleibt informiert.

Aufgaben, die Ihnen in allen Projekten zugewiesen sind, erscheinen außerdem in Ihrer persönlichen To-do-Liste „My Actions“. So behalten Sie den Überblick, übernehmen Verantwortung und können anstehende Arbeit besser priorisieren.

Kosten: Kostenloser Download mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase. Hive Free ist ein guter Plan für Einzelpersonen und Teams mit weniger als 10 Personen, die ein schlankeres Projektmanagement suchen. Damit ist Hive eine der besten kostenlosen Produktivitäts-Apps. Die Hive-Starter-Pläne beginnen bei 5 $ pro Monat und Nutzer.

Download für: iOs, Android und Desktop

2. Todoist: für die Verwaltung Ihrer To-do-Listen

Todoist ist eine einfache Produktivitäts-App, mit der Sie Aufgaben erfassen und nach Projekten gruppieren. Stellen Sie sich das als verbesserte Version der klassischen To-do-Liste vor. Neben dem Erfassen und Ordnen Ihrer eigenen Aufgaben können Sie mit der App auch mit anderen zusammenarbeiten, indem Sie Aufgaben teilen und zuweisen. Eine gemeinsame To-do-Liste ist ein guter Weg, um die Teamarbeit zu fördern. Damit zählt Todoist zu den besten und einfachsten Produktivitäts-Apps auf unserer Liste.

Kosten: Kostenlos in der Basisversion (begrenzte Zahl an Projekten); die Premium-Version kostet 3,99 $ monatlich oder 35,99 $ jährlich.

3. Google Docs: für die Zusammenarbeit an Dokumenten

Google Docs gehört zu den besten Produktivitäts-Apps, um Dokumente zu teilen und in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Diese Online-Textverarbeitung macht es überflüssig, Dateien beim Schreiben und Bearbeiten ständig zu speichern und hin und her zu schicken. Je nach Einstellungen können Sie Dateien und Dokumente innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens teilen. Mit dieser Produktivitätsplattform arbeiten Teammitglieder von überall aus zusammen, es gibt weniger doppelte Dokumente, und Missverständnisse werden seltener.

Google Docs hat außerdem eine Kommentarfunktion, mit der Sie Textstellen markieren und mit Anmerkungen versehen. Kommentare, die sich an bestimmte Personen richten, lösen zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung aus, damit alle auf dem Laufenden bleiben. Zum Schutz von Privatsphäre und Sicherheit legt der Besitzer des Dokuments fest, was jede Person mit Zugriff bearbeiten darf. Sie können die Dokumente nur online als PDF herunterladen und online bearbeiten.

Google Docs ist nur eines der Produktivitäts-Tools in der Google Suite und eine der am häufigsten genutzten Produktivitäts-Apps für Studierende. Auch Google Sheets, die Tabellenkalkulation der Plattform, ist ein gutes Tool für die produktive Zusammenarbeit im Team. Neben der Zusammenarbeit an Tabellen in Echtzeit können Sie damit CSV-Dateien in Google Sheets importieren. So behalten Sie alle Ihre Dokumente an einem Ort online.

Kosten: Kostenlos. Weitere ähnliche Tools finden Sie in diesen Alternativen zu Google Docs.

4. IFTTT (If This Then That): für die Automatisierung von Aufgaben

If This Then That (IFTTT) gehört zu den besten Produktivitäts-Apps, weil es verschiedene Apps und Dienste nahtlos verbindet. In IFTTT können Sie viele verschiedene Automatisierungen einrichten, von alltäglichen Aufgaben bis zu ausgefallenen Anlässen. So kann Google zum Beispiel eine Erinnerung in Ihren Kalender eintragen, wenn es morgen regnen soll, oder Sie daran erinnern, mehr Wasser zu trinken. Wenn Sie besonders kreativ sein möchten, lassen Sie sich sogar jedes Mal benachrichtigen, wenn die Internationale Raumstation über Ihr Haus fliegt. 

Diese Produktivitäts-App hilft Ihnen, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. So bleibt mehr Zeit für andere, wichtigere Teile Ihrer Arbeit. 

Kosten: Kostenlos.

5. Calendly: für die Planung von Meetings

Calendly ist eine unserer Lieblings-Produktivitäts-Apps, weil Sie damit Meetings ohne endloses E-Mail-Hin-und-Her planen. Wenn Sie ein Konto bei Calendly anlegen, synchronisieren Sie Ihren Kalender und legen Ihre Verfügbarkeit fest, einschließlich der Zeitfenster (15 Minuten, 30 Minuten, 45 Minuten usw.), in denen Sie Zeit haben. Wenn Sie dann ein Meeting vereinbaren möchten, schicken Sie der Person einfach Ihren Calendly-Link, und sie wählt den passenden Termin aus.

Es gibt außerdem eine Reihe von Alternativen zu Calendly mit unterschiedlichen Funktionen und Preisen.  

Kosten: Kostenlos im Basic-Plan. Wechseln Sie zum Premium-Plan für 8 $ pro Monat oder zum Pro-Plan für 12 $ pro Monat.

6. Brain.fm: für konzentriertes Arbeiten mit Musik

Brain.fm ist eine unserer Lieblings-Produktivitäts-Apps. Sie spielt Musik, die speziell für das Gehirn gemacht ist und innerhalb von 10 bis 15 Minuten Konzentration, Entspannung, Meditation, Nickerchen und Schlaf unterstützt. Das ist kein Mythos: Bestimmte Musik hilft wirklich, sich zu konzentrieren, zu entspannen und besser zu schlafen. Brain.fm nutzt wissenschaftliche Erkenntnisse, um Musik passend zu Ihrem Ziel zu gestalten und abzuspielen. Richten Sie einfach Ihre Anlage ein, starten Sie die produktivitätssteigernden Klänge und lassen Sie die App den Rest erledigen.

Kosten: Kostenloser Download. Upgrades auf Pro-Versionen ab 6,99 $.

7. Chanty: für die Zusammenarbeit per Video, Audio und Chat

Chanty ist eine Team-Produktivitäts-App für Zusammenarbeit und Kommunikation in Teams jeder Größe. Über 75.000 Teams nutzen Chanty für einen produktiveren Arbeitsalltag und um ihre Aufgaben an einem Ort abzustimmen und zu ordnen. In Chanty können Sie Aufgaben erstellen, verwalten und zuweisen und sogar aus einer Textnachricht eine Aufgabe machen.

Das Kanban-Board ist eine Freude: Mit einer flexiblen, visuellen und einfachen Methode optimieren Sie Ihren Workflow und setzen die Scrum-Methode im Projektmanagement um. Mit mehr als 20 Integrationen steigern Sie Ihre Effizienz unter einem Dach. Audio- und Videoanrufe mit Bildschirmfreigabe sind mit dem ganzen Team oder mit einzelnen Teammitgliedern möglich.

Kosten: Kostenlos in der Basisversion (bis zu 10 Mitglieder); die Business-Version kostet 3 $ pro Monat und Nutzer bzw. 4 $ pro Nutzer bei jährlicher Zahlung.

8. Evernote: für das Erfassen und Ordnen von Notizen

Wenn Sie Notizen lieber digital machen oder oft eine Mischung aus handschriftlichen und digitalen Notizen haben, ist Evernote das Richtige für Sie. Evernote ist eines der besten Produktivitäts-Tools auf dem Markt, um alle Ideen und Gedanken an einem Ort zu sammeln. Besonders praktisch: Neben Notizen direkt auf Ihrem Gerät können Sie handschriftliche Notizen fotografieren und in die App hochladen.

Nach dem Hochladen können Sie dank Handschrifterkennung alle Dateien durchsuchen, ob handgeschrieben oder getippt. Sind Ihre Notizen in der App, ordnen Sie sie in Notizbüchern und filtern sie mit Tags. Evernote synchronisiert nahtlos zwischen Ihren Geräten, sodass Sie Ihr Notizbuch nie mehr zu Hause „vergessen“.  

Kosten: Kostenloser Download. Premium-Versionen ab 4,99 $. Suchen Sie vor dem Kauf am besten nach einem Evernote-Gutschein.

Vergleich: In unserem Leitfaden zu den besten Alternativen zu Evernote erfahren Sie mehr über ähnliche Tools auf dem Markt.

9. Forest: damit Konzentration Spaß macht

Forest ist eine gute App für Menschen, denen es schwerfällt, das Handy wegzulegen und sich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren. Wenn Sie sich konzentrieren möchten, öffnen Sie einfach die Forest-App und pflanzen einen Baum. Dieser Baum wächst, solange Sie konzentriert bleiben und Ihr Handy nicht anfassen. Verlassen Sie die App, bevor die Aufgabe erledigt ist, stirbt Ihr Baum. Mit der Zeit können Nutzer aus diesen Bäumen (und ihrer harten Arbeit) einen ganzen Wald machen. Das ist eine tolle Alternative zu klassischen Produktivitäts-Apps.

Für mehr Spaß gibt es als Belohnung weitere Baumarten und beruhigende Klänge zu Ihrer Waldsammlung. Noch besser: Forest arbeitet mit Trees For The Future zusammen, sodass Nutzer verdiente Münzen einlösen können, um echte Bäume zu pflanzen. Spielerische Elemente als Motivation gehören zu den wirkungsvollsten und angenehmsten Arten zu arbeiten. 

Kosten: 1,99 $, mit der Option auf weitere In-App-Käufe

10. Toggl: für die Zeiterfassung

Toggl ist für seine klare, einfache Oberfläche bekannt. Sie hebt es von anderen Tools zur Zeiterfassung ab und macht die Nutzung sehr einfach und intuitiv. Toggl Track, das spezielle Zeiterfassungs-Tool, eignet sich für viele verschiedene Nutzergruppen, darunter Entwickler, Kreative und Organisationen jeder Größe. Neben den grundlegenden Funktionen der Zeiterfassung bietet es individuelle Berichte und abrechenbare Stunden, die helfen können, jedes Unternehmen zu verbessern.

Mit Toggl erfasst Ihr Unternehmen, wie viel Zeit auf verschiedene Tätigkeiten entfällt. So erkennen Sie Ineffizienzen im Workflow und können Schritte zur Steigerung der Produktivität einleiten. Auch unterwegs ist es leicht zu nutzen: Es gibt Apps für Mobilgeräte, Desktop und sogar für Ihren Browser.

Kosten: Kostenlos für bis zu 5 Nutzer. Der Starter-Plan für Teams beginnt bei 8 $ pro Nutzer

11. Engross: für einen Pomodoro-Timer

Engross ist eine Produktivitäts-App, die Ihre Konzentration verbessert und Ablenkungen in den Griff bekommt. Eine der wichtigsten Funktionen ist der Timer für die Pomodoro-Technik. Die Pomodoro-Technik steigert die Produktivität, indem sie die Arbeit in kleinere Intervalle von meist 25 bis 30 Minuten aufteilt, die jeweils durch kurze Pausen von wenigen Minuten getrennt sind. Mit dem Timer von Engross passen Nutzer die Intervalle daran an, wie lange sie arbeiten und wie lange sie pausieren möchten.

Eine weitere hilfreiche Funktion für das Zeitmanagement ist der Ablenkungs-Tracker. Tippen Sie jedes Mal auf eine Schaltfläche, wenn Sie abgelenkt werden, und die App wertet aus, wann Sie im Tagesverlauf am häufigsten abgelenkt sind.

Kosten: Kostenlos für den Basis-Download der App.

12. MindMeister: für Mindmaps

MindMeister ist ein digitales Mindmapping-Tool, das sich bestens für den Business-Alltag eignet. Mindmapping-Tools wie MindMeister helfen, Daten zu visualisieren, Projekte zu planen und Ideen zu sammeln. MindMeister lässt sich allein nutzen oder im Team, um in Echtzeit zusammenzuarbeiten und Ideen zu teilen.

Das Tool bietet viele vorgefertigte Map-Designs. Sie können Ihre Map aber auch mit Farben, Stilen, Formatierungen und Bildern ganz nach Bedarf anpassen. Wenn Sie zum Beispiel eine LLC gründen möchten, können Sie eigenes Branding für Ihr Brainstorming und Ihre Planung erstellen. Da alle Informationen in der Cloud liegen, greifen Sie digital auf Ihre Map zu, ohne sie vorher speichern oder verschicken zu müssen.

Kosten: Kostenlos für bis zu 3 einfache Maps. Persönliche Pläne beginnen bei 4,99 $ pro Monat. Pro-Pläne beginnen bei 8,25 $ pro Monat.

13. Hootsuite: für die Planung in sozialen Netzwerken

Hootsuite ist ein umfassendes Tool, mit dem Unternehmen Beiträge planen und Kampagnen über alle ihre Social-Media-Seiten und -Kanäle steuern. Sind alle Social-Media-Beiträge plattformübergreifend geplant und terminiert, können Sie sie außerdem in einem einzigen Gesamtkalender ansehen. Das hilft enorm, Kampagnen aufeinander abzustimmen, Ihre Social-Media-Kanäle zu organisieren und Ihre Produktivität insgesamt zu steigern.

Neben dem Planen und Veröffentlichen von Inhalten hilft Hootsuite Unternehmen auch dabei, mit ihrer Zielgruppe in Kontakt zu treten und Verbindungen zu potenziellen Kunden aufzubauen. Außerdem stellt es sicher, dass alle Social-Media-Beiträge geplant und terminiert sind. Nutzer von Hootsuite können die Leistung von Beiträgen überwachen, Fragen beantworten, positive Kommentare hervorheben und andere Beiträge teilen, und das alles innerhalb der Plattform. Kundenanfragen lassen sich bestimmten Teammitgliedern zuweisen, eingehende Nachrichten nach Priorität filtern. Das Tool hat viele Funktionen, die die Produktivität Ihres Teams erhöhen.

Kosten: 30 Tage kostenlos testen. Der Professional-Plan beginnt bei 29 $ pro Monat für bis zu 10 Nutzer und wird danach teurer. Wenn Sie ein solches Tool erwägen, vergleichen Sie die Kosten von Hootsuite unbedingt mit anderen Tools zur Automatisierung von Social Media auf dem Markt.

14. FacileThings: für die GTD-Methode

FacileThings ist eine Produktivitäts-App, die beim Organisieren und Verwalten täglicher Aufgaben nach der GTD-Methode (Getting Things Done) von David Allen hilft. Die GTD-Methode besteht aus 5 Schritten. Sie sorgen dafür, dass Sie den Kopf frei haben und das Gefühl, alles unter Kontrolle zu haben, damit Sie ohne Stress und Ängste maximal produktiv sein können.

Die App hilft Nutzern, ihr eigenes persönliches GTD-System aufzubauen. Sie führt durch den Lernprozess von GTD und unterstützt dabei, diese Gewohnheiten in den Alltag zu übernehmen. Die App ist auf den meisten mobilen Plattformen verfügbar, sodass Sie sie überallhin mitnehmen können. Sie lässt sich auch mit anderen führenden Plattformen integrieren, sodass relevante Aufgaben und Informationen direkt in die App importiert werden.

Kosten: 30 Tage kostenlos testen. Das Monatsabo beginnt bei 12 $, mit Rabatten bei Buchung mehrerer Monate.

15. Due: für Erinnerungen

Due ist eine einfache, leicht zu bedienende App, mit der Sie Fälligkeitstermine (englisch „due dates“, verstanden?) und Erinnerungen in Ihrem Zeitplan festlegen. Die App ist ideal für Menschen, die schnell etwas vergessen und zusätzliche Hilfe brauchen, um sich zu merken, was wann passieren muss. Due bietet anpassbare Optionen, mit denen Nutzer festlegen, wann sie zu einem bestimmten Eintrag benachrichtigt werden möchten. Beim Eintreffen lassen sich die Benachrichtigungen zurückstellen oder verwerfen.

Und es kommt noch besser: Due schickt Ihnen so lange Benachrichtigungen, bis Sie die Aufgabe als erledigt markieren. So ist es fast unmöglich, sie zwischen all den Pings und Hinweisen zu übersehen. Sie können direkt in der Benachrichtigung reagieren und sie schnell zurückstellen oder das Fälligkeitsdatum ändern, ohne die App zu öffnen. Die Due-App synchronisiert außerdem nahtlos zwischen Ihrem Apple iPhone, Ihrer Watch und dem Desktop, sodass Sie nie wieder eine Erinnerung verpassen.

Kosten: 6,99 $ für die mobile App und 14,99 $ für die Desktop-App

Weitere Apps für mehr Produktivität

16. Krisp: für Geräuschunterdrückung

Die Geräuschunterdrückungs-App Krisp ist ein Kommunikations-Tool, das erst kürzlich auf den Markt gekommen ist. Die KI-gestützte App entfernt während eines Anrufs in Echtzeit alle Arten von Hintergrundgeräuschen und ermöglicht eine professionelle Verständigung. Krisp funktioniert mit über 800 Apps für Kommunikation, Konferenzen, Messaging, Podcasts und Aufnahmen und lässt sich mit allen Kopfhörern, Lautsprechern und Mikrofonen Ihrer Wahl kombinieren.

Krisp lässt sich jederzeit als Mac- und Windows-Software zur Geräuschunterdrückung nutzen. Es entfernt unnötige Geräusche, damit Sie produktiv bleiben und effektiv kommunizieren.

Kosten: Kostenloser persönlicher Plan für bis zu 120 Minuten pro Woche. Pro-Pläne beginnen bei 5 $ pro Monat

17. Everhour: für die Zeiterfassung im Team

Everhour ist eine vollständige Software zur Zeiterfassung, mit der Teams effizienter arbeiten, als sie es je für möglich hielten. Neben der Zeiterfassung lässt sich Everhour dank seiner intuitiven Funktionen nahtlos mit Projektmanagement-Tools wie Basecamp, Jira, Asana, GitHub, ClickUp und weiteren verbinden und ermöglicht so stressfreies Projekt- und Budgetmanagement. 

Was steckt noch in diesem Produktivitäts-Tool für die Zeiterfassung? Everhour bietet Berichtsfunktionen, damit alles nach Plan läuft, Tools für Rechnungen, die die Abrechnung viel einfacher machen, und visuelle Planungsfunktionen, um Projekte auf einen Blick zu prüfen.

Kosten: Pläne beginnen bei 8,50 $ pro Nutzer, mit einem Preisnachlass bei jährlicher statt monatlicher Zahlung. Everhour bietet außerdem eine kostenlose 2-wöchige Testphase, bevor Sie sich für einen kostenpflichtigen Plan entscheiden.

18. LastPass: für das Speichern und Verwalten von Passwörtern

Wie viel Zeit verschwenden Sie jeden Tag damit, sich manuell in verschiedene Konten einzuloggen? Last Pass ist eine App für die Passwortverwaltung, mit der Sie alle Ihre digitalen Passwörter an einem Ort speichern. So melden Sie sich leichter in all Ihren Konten an und halten Ihre digitalen Daten zugleich sicher. Last Pass hat eine Browser-Erweiterung, die alles auf Ihrem Computer absichert, doch die mobile App ist ein Segen für alle, die ständig unterwegs sind.

Wenn Sie die Passwortmanager-App Last Pass für Ihr Tablet oder Smartphone herunterladen, können Sie Ihre Daten auf allen Plattformen synchronisieren. Sobald Sie ein Konto in Last Pass hinzugefügt haben, nutzen Sie auf Mobilgeräten die automatische App-Ausfüllfunktion und sparen sich das Tippen auf kleinen Tastaturen. Sie können sich außerdem per Fingerabdruck bei Last Pass anmelden und so noch leichter auf Ihre Informationen zugreifen. Last Pass bietet Optionen für persönliche oder geschäftliche Konten, je nachdem, wie Sie die App nutzen möchten.

Kosten: Last Pass hat einen kostenlosen Plan, der jedoch keine Synchronisierung über alle Geräte enthält. Premium-Pläne beginnen bei 3 $ pro Monat für die private Nutzung und bei 4 $ pro Monat für Business-Teams.

29. Hypercontext: für produktivere Meetings

Hypercontext gehört zu den Produktivitäts-Apps, die Führungskräfte und ihre Teams zu Höchstleistungen befähigen, indem sie Meetings, Ziele und Stimmung in einem Workflow bündeln. Mit der App für Meeting-Agenden erstellen Sie gemeinsame Agenden, greifen auf Hunderte Gesprächseinstiege zu und nehmen alle in die Pflicht, Feedback zu geben. Sie ist ein eigener Raum für Mitarbeitende und Führungskräfte, um Feedback auszutauschen, Entscheidungen zu dokumentieren und Ziele zu verfolgen, und steigert dabei das Engagement im ganzen Unternehmen.

Kosten: Es gibt eine dauerhaft kostenlose Version, einen Pro-Plan für 7 $ pro Nutzer und Monat und einen Business-Plan für 11 $ pro Nutzer und Monat. Kleine Teams mit bis zu fünf Personen können das Starter-Team-Paket nutzen, das insgesamt 5 $ pro Monat für die ersten fünf Nutzer kostet.

20. TroopMessenger: für die Organisation der Geschäftskommunikation

Troop Messenger hilft Nutzern weltweit nicht nur, in einem einheitlichen digitalen Workspace zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, sondern bietet auch viele Produktivitätsfunktionen, mit denen sie schneller arbeiten. Mit den globalen Suchfiltern finden Nutzer Dateien aus Einzelchats und Gruppenchats. So sparen sie die Zeit, die sonst beim Scrollen durch die gesamte Chatliste draufgeht, um Personen, Projekte, Gruppen, Gastnutzer und ausgeschiedene Mitarbeitende zu finden. Mit dieser Funktion rufen Nutzer Textdateien, Bilder, Videos und URLs ab, ohne sich durch das Meer an Chatverläufen zu wühlen.

Dieses Business-Messenger-Tool hat außerdem eine exklusive Dateiverwaltung, die alle in Einzel- und Gruppenchats geteilten Dateien in einem zentralen Ablageort sammelt, für schnelleren und einfacheren Zugriff. So sparen Nutzer noch mehr Zeit, wenn sie frühere Gespräche aufrufen oder wichtige Informationen finden wollen.

Kosten: Einen Monat lang kostenlose Enterprise-Testphase. Premium beginnt bei 2,50 $ pro Nutzer und Monat, Enterprise bei 5 $ pro Nutzer und Monat.

21. Scribe: für das Erklären von Prozessen und das Erstellen von Anleitungen

Scribe ist ein Dokumentations-Tool, das jeden Prozess in eine Schritt-für-Schritt-Anleitung verwandelt. Nutzer können ihren Wissensaustausch straffen und vereinheitlichen und so die Produktivität im Team steigern. Das spart Stunden an manueller Dokumentation und macht geplante Schulungen fast überflüssig. Stellen Sie sich vor, was Sie mit den Stunden anfangen könnten, die Sie bisher damit verbringen, anderen komplizierte Prozesse zu erklären.

Scribe ist keine App, sondern eine Google-Erweiterung, mit der Sie Anleitungen für alle anderen Apps und Plattformen erstellen, die Sie täglich nutzen. Um einen Scribe zu erstellen, klicken Sie in der Browser-Erweiterung einfach auf „Record“ und arbeiten in einer anderen App weiter. Scribe erstellt automatisch eine Anleitung mit schriftlichen Anweisungen und Screenshots, die jeden Klick hervorheben. Ein Scribe lässt sich leicht per Link teilen, im gemeinsamen Workspace der Plattform oder eingebettet in jedes CMS oder jede Wissensdatenbank. 

Kosten: Der kostenlose Plan ist für Einzelpersonen oder Teams gedacht, die Prozesse nur in einem Webbrowser dokumentieren müssen. Mit den Pro-Plänen dokumentieren Sie in allen Apps. Sie beginnen bei 23 $ pro Monat für Einzelpersonen und bei 12 $ pro Monat und Nutzer für Teams mit mehr als 5 Personen.

22. Shift: für einen schlankeren Online-Workflow

Shift ist eine Desktop-Produktivitäts-App, die Ihre E-Mail-Konten, Apps und Erweiterungen bündelt und Ihren Workflow mit einem Browser für alles vereinfacht. Binden Sie alle Ihre Lieblings-Apps ein, bauen Sie anpassbare Workspaces und werden Sie Herr über die Flut im Posteingang. Mit Shift gestalten Sie Ihren Workspace, indem Sie alle Ihre E-Mail-Konten und Ihre liebsten Web-Apps verbinden. Es ist die perfekte Lösung, um Ihre Lieblings-Tools zu kombinieren und den idealen Workflow zu finden.

Hinweis: Das Einzige, was Shift nicht bietet, ist ein „Unified Inbox“, in dem Sie alle Konten in einer einzigen Ansicht sehen. Wenn Sie sich oft fragen, in welchem Posteingang eine bestimmte Nachricht gelandet ist, lohnt sich vielleicht eine Alternative zu Shift, damit Sie diese Funktion nutzen können.

Kosten: Der Basic-Plan ist kostenlos für 2 E-Mail-Konten und 1 App-Konto. Die Pläne Advanced und Teams erlauben unbegrenzt viele Konten und beginnen bei 149 $ pro Nutzer und Jahr.

23. nTask: für webbasiertes Aufgabenmanagement

nTask ist ein beeindruckendes webbasiertes Tool für Aufgaben- und Projektmanagement. Die Funktionen der Anwendung konzentrieren sich auf Produktivität und Zusammenarbeit, etwa Notizen, Zeiterfassung und sogar die Verwaltung von Zeiterfassungsbögen. nTask zeigt Ihnen, wie verschiedene Aufgaben und Prozesse in unterschiedlichen Teams ablaufen, und hilft Ihnen, Chancen zur Optimierung des Arbeitsalltags zu erkennen. 

Kosten: Die Anwendung hat eine kostenlose Testphase und eine kostenlose Version. Der kostenpflichtige Plan von nTask bietet Premium-Funktionen und beginnt bei 3 $ pro Nutzer und Monat

24. Apploye: für die Überwachung von Remote-Mitarbeitenden

Apploye ist bekannt für präzise Zeiterfassung und die Überwachung von Remote-Mitarbeitenden und ist ein umfassendes Tool, das Ihr Team während der Arbeitszeit produktiv hält. Es kann bis zu drei Screenshots im Abstand von zehn Minuten aufnehmen, erfasst das Internetverhalten der Mitarbeitenden und misst die App-Nutzung. 

Das Dashboard zeigt einen Leistungsvergleich zwischen Mitarbeitenden, Analysen zu aktiver und neutraler Zeit sowie die Zeit, die auf verschiedene Projekte entfällt. Mit Apploye sehen Sie Berichte zur Leistung der Mitarbeitenden, verwalten Zeiterfassungsbögen, tragen manuelle Zeiten nach und überwachen mehrere Bildschirme gleichzeitig. Außerdem bietet es einen Pomodoro-Timer, die Erfassung von Leerlaufzeiten und unzählige weitere nützliche Funktionen, mit denen Sie ein produktives Team aufbauen und mühelos im Blick behalten.

Kosten:  Solo: 4 $ pro Nutzer und Monat, Standard: 5 $ pro Nutzer und Monat, Premium: 6 $ pro Nutzer und Monat, Elite: 7 $ pro Nutzer und Monat. Bei Jahrespreisen erhalten Sie 50 % Rabatt.

25. ProofHub: für Aufgabenmanagement und Nachverfolgung 

ProofHub ist ein starkes Produktivitäts-Tool für den Arbeitsplatz und bietet innovative Lösungen für Aufgabenmanagement und Teamzusammenarbeit an einem zentralen Ort. Mit einer einfach zu bedienenden Oberfläche und Funktionen wie Teamzusammenarbeit, Ankündigungen, Aufgabenmanagement, Dateiintegration, Kanban-Boards, Zeiterfassung und individuellen Berichten hat es das klassische Projektmanagement verändert. 

Mit der Funktion für individuelle Berichte verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Projekte, analysieren, entwickeln Strategien und planen entsprechend, um der Konkurrenz voraus zu bleiben. Außerdem lässt sich so die Produktivität in Ihren Projekten und am gesamten Arbeitsplatz gut nachverfolgen.

Kosten: Der Standardplan beginnt bei pauschal 45 $ pro Monat (jährliche Abrechnung), der Plan Ultimate Control kostet 89 $ pro Monat (jährliche Abrechnung).

26. Nifty: für Meilensteine in der Zeiterfassung

Nifty ist ein Betriebssystem für das Projektmanagement, das Workflows jeder Größe abbildet, auch mit Partnern und Kunden. Ob Sie eine einfache Online-To-do-Liste erstellen oder einen kompletten Projektplan mit automatisiertem Fortschrittsbericht: Mit Nifty ist alles leicht umzusetzen. Die Lösung bietet außerdem über 1.000 Integrationen, darunter integrierte Zoom-, Teams- und Google-Videoanrufe sowie Google Workspace, um Ihre Produktivität auf einer Plattform zu steigern.

Preise: Nifty hat einen dauerhaft kostenlosen Plan, die kostenpflichtigen Pläne beginnen bei 5 $ pro Nutzer und Monat.

27. Fellow: für produktivere Meetings

Fellow unterstützt produktive Meetings mit gemeinsamen Meeting-Agenden und gemeinsamen Notizen. Ein klares Ziel und eine Agenda sind die ersten Schritte, um ein virtuelles Meeting erfolgreich durchzuführen, und eine Anwendung wie Fellow hilft Teams, produktiv zu sprechen. Mit Fellow halten Sie außerdem Meeting-Notizen fest und verfolgen To-dos nach. So gelingt das Nachfassen und Zuweisen von Aufgaben im Projektteam ganz leicht.

Kosten: Fellow ist für bis zu 10 Nutzer kostenlos. Der Pro-Plan kostet 5 $ pro Nutzer und Monat, außerdem gibt es Pläne mit individuellen Preisen.

28. WebWork Time Tracker: für die Überwachung der Produktivität

WebWork Time Tracker ist eine Software für Zeiterfassung und Mitarbeiterüberwachung. Damit erfassen Sie Zeit und Produktivität in Ihrem Team, indem Sie die Zeit auf Apps und Websites während der Arbeitszeit überwachen. Die Software liefert detaillierte Informationen zur wöchentlichen Produktivität Ihrer Mitarbeitenden, indem sie Aktivitäten erfasst und die Gesamtproduktivität anhand der Zahl der Mausklicks und der besuchten Plattformen misst. 

Mit WebWork Time Tracker sehen Sie leicht, ob Ressourcen effizient genutzt werden, und mit der Funktion für Aufgabenmanagement weisen Sie Projekte schnell neu zu und ändern Zeitpläne. Anhand der gesammelten Statistiken erkennt WebWork Time Tracker die in Ihrer Organisation gängigen Tools und stuft sie als produktiv, neutral oder unproduktiv ein. Diese Daten helfen, unproduktive Nutzung von Websites oder Apps zu verringern, indem Mitarbeitende per Pop-up-Nachricht dazu gebracht werden, sich wieder auf ihre Arbeit zu konzentrieren.

Kosten: Es gibt eine 14-tägige kostenlose Testphase. Der Basic-Plan kostet 4,99 $ pro Monat und Nutzer, für größere Organisationen gibt es einen Enterprise-Plan.

29. TMetric: für die Erfassung der Arbeitszeit

TMetric ist eine Produktivitätsanwendung, die Ihnen hilft, Arbeitsstunden präzise zu berechnen. Am Arbeitsplatz können Führungskräfte damit Krankheitstage, bezahlte Freistellungen und Urlaub genehmigen, was die Kontrolle der Anwesenheit vor Ort und im Homeoffice erleichtert. TMetric ist auch für den privaten Gebrauch ein guter Helfer, denn es hilft, Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben zu ziehen, und spart Zeit bei lästigen Tätigkeiten.

Dank des umfassenden Funktionsumfangs und des einfachen Onboardings können Sie die Lösung sofort nutzen. Außerdem misst sie die Arbeitszeit im Online- und im Offline-Modus, bietet Optionen für die Budgetverfolgung und synchronisiert Arbeitskalender.

Kosten: Ein kostenloser Plan ist für Teams mit bis zu 5 Nutzern verfügbar. Kostenpflichtige Pläne mit erweiterten Funktionen beginnen bei 5 $ pro Monat und Nutzer.

30. Scalefusion: für die Verwaltung mobiler Geräte

Hunderte oder Tausende Geräte für Remote-First-Organisationen zu verwalten, kann für Systemadministratoren ein Albtraum sein. Scalefusion spart Stunden, indem es mobile Geräte per Over-the-Air-, Zero-Touch- oder Light-Touch-Registrierung für Android, Windows und iOS bereitstellt, ob Laptops, Desktops, Tablets, Smartphones oder robuste Geräte.

Scalefusion löst außerdem eines der häufigsten Probleme, die Produktivität kosten: die Fehlerbehebung an Geräten. Die Funktion Remote Cast & Control verkürzt die Zeit für die Fehlerdiagnose und -behebung, sodass Sie sich von stundenlangen Telefonaten zur Problemlösung verabschieden können. Die MDM-Lösung lässt sich mit gängiger Software für IT-Services wie JIRA und Freshservice integrieren. So verwalten IT-Administratoren Nutzeranfragen und den Lebenszyklus der Geräte in einer einzigen Oberfläche.

Kosten: Die Pläne kosten je nach Bedarf Ihrer Organisation 2 bis 6 $ pro Gerät und Monat.

31. Clockify: für Zeiterfassung und Zeitnachweise

Mit Millionen Nutzern weltweit ist Clockify eines der besten Tools zur Zeiterfassung. Es bietet verschiedene Funktionen für Zeit- und Aufgabenmanagement, mit denen Sie produktiv bleiben. Clockify hilft Ihnen, besser organisiert zu sein, indem Sie Ihre Aktivitäten in einer Kalenderansicht visualisieren. Sie sehen Ihre Aktivitäten als Zeitblöcke, bearbeiten Details mühelos, tragen zusätzliche Stunden ein und zeigen Ihre Arbeitstage in Blöcken von 5, 15, 30 oder 60 Minuten an.

Wenn es Ihnen schwerfällt, bei der Arbeit konzentriert zu bleiben, probieren Sie die Funktion der automatischen Zeiterfassung aus. Sie erfasst die Zeit, die Sie in verschiedenen Apps und Programmen verbringen, und hilft Ihnen, die Zeitfresser zu finden und den Tag optimal zu nutzen. Mit Clockify können Sie außerdem die Gesamtproduktivität Ihres Teams steigern, indem Sie Aufgaben verwalten, einen täglichen oder wöchentlichen Zeitplan erstellen, Anwesenheit erfassen und sogar Ausgaben überwachen.

Kosten: Kostenlos für die Grundfunktionen. Für umfangreichere Optionen beginnen die Pläne bei 3,99 $ pro Monat. 

Haben Sie eine Lieblings-Produktivitäts-App, die jeder kennen sollte? Schreiben Sie uns unten einen Kommentar und erzählen Sie, wie sie Sie produktiver macht.