Ihr Leitfaden: Wann Sie Büroaufgaben automatisieren sollten

Eine Studie von Deloitte zeigt, dass 73 Prozent der Unternehmen weltweit inzwischen Automatisierungstechnologien einsetzen. Im Arbeitsalltag lässt sich aber schwer sagen, was sich zu automatisieren lohnt und was nicht. Wann ist es sinnvoll, Aufgaben bei der Arbeit zu automatisieren?

Faustregel: Was Sie hassen, automatisieren Sie

Denken Sie an alle Aufgaben, die Sie an einem Tag oder in einer Woche erledigen. Gibt es welche, die Sie als repetitiv, langweilig oder nervig empfinden? Vielleicht erfordern manche Aufgaben ständiges Wechseln zwischen Apps oder mühsame Dateneingabe. Wenn etwas nach Zeitplan abläuft, mehrere Apps betrifft oder Sie es erledigen können, ohne groß nachzudenken, finden Sie wahrscheinlich eine Automatisierungstechnologie, die zu Ihnen passt.

Natürlich funktioniert diese Regel nicht für alles. Es gibt Projekte, die Sie vielleicht nicht gern machen, die aber Einfallsreichtum, Kreativität und Problemlösungskompetenz erfordern. Solche Aufgaben sollten Sie nicht automatisieren. Wenn Ihr Bauchgefühl Ihnen aber sagt, dass es einen einfacheren Weg zu arbeiten gibt, sollten Sie darauf hören. Hier sind drei Fälle, in denen Automatisierung den Tag rettet.

1. Aufgaben nach Zeitplan

Wenn eine Aufgabe repetitiv ist, also nach einem Zeitplan abläuft oder einfach häufig wiederkehrt, ist es naheliegend, dass Sie sie automatisieren. Denken Sie an Dinge, die Sie regelmäßig tun – öfter als ein- oder zweimal im Monat – und die jedes Mal dieselben Schritte haben. Dazu gehören die Routineschritte zu Beginn oder am Ende eines Projekts oder Meetings oder zu bestimmten Zeitpunkten.

Egal, wann Ihre nächste zeitgesteuerte Aufgabe ansteht: Mit der Funktion „Nach Zeitplan ausführen“ von Hive Automate können Sie sie automatisieren. Auch wenn eine Aufgabe nur ein paar Mal im Jahr anfällt, die Schritte aber zermürbend und lästig sind, können Sie vorausplanen und sich Zeit sparen. Die folgenden Beispiele sind Aufgaben mit festem Zeitplan.

Meetings buchen

Diese Aufgabe lässt sich so einfach automatisieren, dass Sie es vielleicht schon getan haben, ohne es zu merken! Denken Sie etwa an Integrationen, durch die Calendly-Meetings in Ihrem Google- oder Outlook-Kalender erscheinen. Sie können aber noch weitergehen und einen bedingten Trigger einrichten, der Kolleginnen und Kollegen automatisch über Meetings informiert, wenn bestimmte Projekt-Deadlines erreicht sind. So haben Sie für jedes Terminszenario passende Rezepte.

Follow-ups versenden

Ein weiteres Beispiel für eine automatisierbare Aufgabe ist eine, die ein festes Vorlagenformat braucht, etwa das Versenden von Follow-ups. Follow-ups sind oft E-Mails, können aber auch Slack-Nachrichten, Hive Notes, Meeting-Agenden, Google-Doc-Links und vieles mehr sein. Außerdem gehen Follow-ups über Meetings hinaus. Sie können auch Kunden-E-Mails automatisieren, die bestimmte Formulare oder Nachfragen zum Kundenservice enthalten, etwa Zufriedenheitsumfragen im automatisierten Kundenservice oder Follow-up-E-Mails nach der Lösung von Kundenproblemen.

2. Aufgaben mit mehreren Apps

Wenn Sie schon beim Gedanken ans Kopieren und Einfügen von Daten von einer App in eine andere zusammenzucken, ist es vielleicht Zeit für Automatisierung. CSV-Dateien aus einer App zu exportieren und mehrmals pro Woche in anderen wieder hochzuladen, kostet Produktivität und lässt wenig Energie für geistig anspruchsvollere Arbeit.

Informationen von Hand von App zu App zu übertragen gehört mit der Funktion „Trigger aus App“ von Hive Automate der Vergangenheit an. Sie können Rezepte einrichten, die von Bedingungen oder Aktionen in mehreren Apps abhängen. So fällt mit nur einer Aufgabe alles an seinen Platz wie bei einer Reihe von Dominosteinen. Diese beiden Beispiele für Aufgaben mit mehreren Apps lassen sich leicht automatisieren.

Ein neues Projekt starten

Nehmen wir an, Sie müssen nach jedem monatlichen Meeting mit ausgewählten Kolleginnen und Kollegen einen Statusbericht für Ihre Führungskraft erstellen. Statt das Meeting zu verlassen und von Hand ein neues Projekt in Hive zu starten, können Sie eine Aktion auslösen. Sobald diese Kolleginnen und Kollegen gemeinsam in einem Zoom-Meeting sind, legt sie automatisch ein neues Projekt mit einer festen Vorlage für Sie an.

Dateien exportieren

Eine weitere gute Möglichkeit, Automatisierung zu nutzen, ist das Vereinfachen von Datenexport und -import. Wenn Sie gern programmieren, können Sie je nach gewünschten Daten selbst eine Rezeptfunktion erstellen. Wenn Sie technisch weniger versiert sind, können Sie trotzdem CSV-Daten erstellen oder auswerten und in eine Excel-Tabelle importieren. Das spart Zeit.

3. Routineaufgaben

Wenn Sie schließlich überlegen, eine Aufgabe zu automatisieren, sollten Sie prüfen, ob sie einen scharfen Blick und einen kreativen Kopf erfordert. Manche Büro-Alltagsaufgaben lassen sich ohne komplexes Nachdenken erledigen. Genau diese sollten Sie auf Automatisierung prüfen.

Hive Automate kann auf mehrere Arten monotone Arbeit erleichtern. Sie können zum Beispiel einen Slack-Bot-Befehl einrichten, der Teammitgliedern routinemäßige Updates schickt oder sie über neue Mitarbeitende informiert. Sie können auch aus einer App eine Aktion auslösen, die sonst lästiges Hin- und Herwechseln zwischen Aufgaben erfordern würde. Diese Aufgaben eignen sich gut für Automatisierung.

Posteingang sortieren

Daten zeigen, dass Beschäftigte im Durchschnitt über zweieinhalb Stunden pro Tag damit verbringen, E-Mails zu lesen und zu beantworten. Viele davon brauchen nur einfache Antworten oder sind rein organisatorisch. Mit Automatisierung und E-Mail-Marketing-Software können Sie auf E-Mails von Kunden, Führungskräften oder sogar Teammitgliedern automatisch bestimmte Antworten senden, wenn Ihre Gespräche einem erkennbaren Muster folgen. Wenn Sie außerdem E-Mail-Tracking-Tools in Ihre Postfachsortierung einbinden, erhalten Sie wertvolle Einblicke in die Leistung Ihrer E-Mails, etwa wann und wie Empfänger Ihre E-Mails öffnen. So können Sie Antworten effektiv priorisieren und Ihre Inhalte für mehr Interaktion anpassen.

Tipp: Mit Hive Automate können Sie Rezepte schreiben, die Meetings in Ihre Kalender eintragen oder Meeting-Einladungen an andere senden. Und keine Sorge bei komplizierten Szenarien: Hive Automate bietet viele vorgefertigte Rezepte und Bedingungen zur Auswahl.

Onboarding-Aufgaben

Ein persönliches Onboarding ist unverzichtbar, doch manche Aufgaben sind nicht besonders individuell, etwa das Versenden von Willkommenspaketen oder das Vorstellen neuer Kolleginnen und Kollegen in Slack-Channels. Deshalb automatisieren Sie am besten praktische, einfache Informationen. Auch wenn Sie nicht im Willkommensteam sind, können Sie eine freundliche Begrüßung einrichten, die neue Kolleginnen und Kollegen automatisch anschreibt, wenn Ihnen danach ist.

Die wichtigste Erkenntnis: Keine Angst vor Automatisierung

Es mag so aussehen, als sei Automatisierung nur etwas für Menschen mit Programmiererfahrung. Mit den richtigen Tools ist sie aber ein einfacher Weg, die Zukunft anzunehmen. Sie haben mehr freie Zeit im Kalender, weniger Ärger im Arbeitsalltag und können sich auf das konzentrieren, was Sie wirklich gern tun.