Guide complet de la gestion de projets pour les agences

La publicité est l'un des grands piliers des secteurs des médias et du commerce. Si l'on se fie aux revenus publicitaires d'Amazon (10 milliards de dollars en 2018), l'industrie publicitaire n'est pas près de ralentir. Le secteur devrait dépenser près de 260 milliards de dollars en 2021, comparativement à 183 milliards en 2015. Qui est le cerveau de l'opération? Les agences de publicité. Et l'un de leurs plus grands atouts est d'avoir accès aux bons outils pour assurer une gestion de projets efficace en agence.

L'importance de la gestion de projets en agence

Des géants comme Dentsu, Ogilvy et Omnicom Group comptent parmi leurs clients des entreprises allant de Budweiser à Microsoft et Chevrolet, certaines des plus grandes sociétés de leurs secteurs. Les agences de publicité se spécialisent dans la mise en marché d'un produit, des bannières et annonces numériques jusqu'aux messages télévisés et aux événements.

Les agences comptent généralement différents groupes spécialisés dans chacun de ces domaines, et le personnel peut être affecté à un seul client ou travailler sur plusieurs comptes à la fois.

Souvent, ces groupes sont répartis dans plusieurs pays et doivent respecter des échéances serrées. C'est là que la gestion de projets devient leur meilleure alliée, comme Gronkowski pour Tom Brady. Imaginez-vous valider plusieurs rondes de visuels créatifs pour des dizaines d'annonces sans outil ni plateforme pour tout suivre? Comme le travail en agence repose essentiellement sur des projets, il est essentiel d'adopter des systèmes de gestion de projets et des méthodes adaptées. Autrement dit, une gestion de projets efficace en agence est indispensable.

Méthodes de gestion de projets pour les agences

Il existe une foule de méthodologies de gestion de projets qui peuvent aider les agences à mieux organiser leur quotidien, et leurs clients. Voici quelques façons d'aborder vos projets d'agence.

Blocs de temps

L'une de nos préférées est la planification par blocs de temps, une méthode d'organisation où vous réservez des plages de votre calendrier à des actions et à des tâches précises seulement. Par exemple, certaines personnes réservent des plages pour traiter leurs courriels, n'y consacrant que deux heures par jour, et utilisent le reste de la journée pour les autres éléments de leur liste de choses à faire. 

Cette méthode convient bien à la gestion de projets en agence, mais pas à quelqu'un qui est en pleine ronde d'approbations avec un client, car il faudrait alors consulter sa boîte de réception toutes les 15 à 30 minutes. Si vous occupez un poste d'analyse ou surtout d'exécution dans une agence, cette stratégie vaut toutefois la peine d'être essayée.

Feuille de route stratégique

Une autre méthodologie de gestion de projets qui convient bien aux agences consiste à concevoir et à mettre en œuvre un processus de planification stratégique détaillé, un échéancier ou une feuille de route pour guider un projet. En décrivant et en définissant les 4 ou 5 étapes clés d'un projet, les membres de l'agence peuvent établir la durée de chaque étape, déterminer les points de contrôle qui exigent l'approbation du client et fixer des objectifs, des responsabilités et des attentes précis.

Que fait un gestionnaire de projet en agence?

Puisque la gestion de projets est cruciale en agence, voyons ce que fait concrètement le gestionnaire de projet. Dans une agence, il aide à superviser tous les aspects d'un projet, du lancement jusqu'à la livraison. Il doit veiller à ce que les équipes respectent les délais et restent concentrées sur leurs tâches tout au long d'échéanciers souvent très longs. Il sert aussi d'intermédiaire entre toutes les équipes internes qui travaillent sur un même projet.

Voici quelques-unes des principales responsabilités d'un gestionnaire de projet en agence :

• Créer un calendrier de projet avec des échéances et des phases

• Gérer le budget et la portée du projet

• Transmettre toutes les mises à jour du projet aux parties externes et aux clients

• Finaliser les livrables du projet et valider les commentaires des clients

• Mener un processus d'examen du projet pour s'assurer que les attentes des clients sont comblées

Les 11 meilleurs logiciels & outils de gestion de projets pour agences

Le gestionnaire de projet d'une agence en fait beaucoup, et il a souvent besoin des bons outils et logiciels pour aider son équipe à réussir. Si votre équipe cherche un outil ou un produit plutôt qu'une stratégie générale, nous avons ce qu'il vous faut. C'est ici qu'intervient un outil de gestion de projets pour agences. Voici la liste de nos outils préférés :

1. Hive 

Hive offre une vue transparente et en temps réel de l'avancement des campagnes pendant tout leur cycle de vie, plutôt que de simples mises à jour hebdomadaires qui deviennent vite périmées et inexactes. Parmi les meilleurs outils de gestion de projets pour agences sur le marché, Hive permet aux particuliers, aux équipes et aux agences de collaborer à l'interne comme à l'externe : grâce à la fonction d'utilisateurs externes de Hive, les clients de l'agence peuvent accéder à certaines parties du tableau de bord et des projets de Hive pour suivre l'avancement des campagnes en temps réel.

Certaines des marques les plus importantes et les plus influentes au monde font confiance à Hive dans leurs agences pour mener à bien des campagnes mondiales sans faille. Hive propose aussi une fonction de révision et d'approbation robuste, qui permet de joindre un PDF, un JPG et bien d'autres types de fichiers pour les réviser directement dans l'application.

C'est l'outil de gestion de projets idéal pour les agences qui travaillent sur plusieurs versions de visuels créatifs et doivent suivre chacune d'elles. Si vous voulez voir comment Hive peut aider votre agence à améliorer son flux de travail quotidien et sa productivité, commencez un essai gratuit de 14 jours dès aujourd'hui.

2. Teamwork

Teamwork peut servir à la gestion de projets en agence pour des équipes de toutes formes et de toutes tailles. Il a été créé par deux hommes qui dirigeaient une agence de conception Web et qui étaient frustrés du manque d'options de gestion de projets pour les agences; ils ont donc bâti leur propre plateforme. Avec Teamwork, vous pouvez gérer des projets de toutes formes et de toutes tailles. L'outil permet aussi d'ajouter un nombre illimité d'utilisateurs clients. C'est idéal pour les agences, car vous pouvez donner à vos clients une visibilité complète sur vos projets sans frais supplémentaires.

3. Slack 

Slack, une application de clavardage en milieu de travail, a transformé la façon dont les gens communiquent au travail. L'application compte 10 millions d'utilisateurs actifs et s'intègre à plus de 1 500 autres outils sur le Web. On peut créer différents groupes Slack pour différents projets ou équipes d'une agence, et Slack s'intègre aussi à Hive pour décupler la puissance de la gestion de projets. Vous pouvez utiliser Slack pour échanger sur les projets à venir et les échéances, et partager des documents et des notes dans Hive : c'est le meilleur des deux mondes, et un outil de gestion de projets essentiel pour une agence.

4. Trello 

Si vous cherchez un outil de productivité simple de type Kanban, Trello pourrait être la solution pour la gestion de projets de votre agence. Ses tableaux sans fioritures permettent de visualiser et de planifier facilement les tâches par client. Chaque tableau est composé de cartes, qui contiennent des tâches à faire, des listes de vérification, des images, des hyperliens et des fichiers. Vous pouvez ajouter des membres de l'équipe à différentes cartes Trello et glisser-déposer les cartes d'une section à l'autre pour indiquer qu'elles sont terminées.

Pour découvrir d'autres outils Kanban semblables, consultez ces principales solutions de rechange à Trello sur le marché.

5. Rescue Time 

Rescue Time est idéal pour la gestion de projets en agence, car il enregistre le temps passé sur les applications et les sites Web, ce qui permet de savoir exactement qui a consacré du temps à quelles tâches. Vous pouvez aussi bloquer certains sites si vous constatez que vous passez quelques minutes de trop à regarder des vidéos de chatons sur YouTube.

6. SEMRush

SEMRush est un outil utile pour la gestion de projets en agence, car il aide à gérer les projets de référencement ou de contenu. Avec SEMRush, vous pouvez suivre le rendement de mots-clés précis en référencement et sur Google, réaliser des audits complets de la concurrence et analyser en détail le trafic organique, payant et de recherche.

Vous pouvez aussi faire de la recherche de mots-clés, créer des projets et configurer des rapports automatiques pour garder un œil sur les mots-clés et les campagnes qui vous intéressent. C'est particulièrement pratique dans les créneaux très concurrentiels, par exemple si vous faites du référencement pour des avocats ou des entreprises de logiciel-service.

7. Asana

Asana est une plateforme tout-en-un qui aide les agences à gérer des projets, à établir les priorités et à collaborer en temps réel. Elle aide aussi les agences à suivre l'avancement, à gérer les ressources et à responsabiliser tout le monde pour que chacun soit sur la même longueur d'onde. Si vous cherchez une gestion des ressources et un suivi du temps plus avancés, nous recommandons un outil comme Hive, mais pour une gestion de projets légère, Asana est une bonne option pour les agences.

8. Sprout Social

Si votre agence est en croissance, une bonne façon de générer plus de pistes est de comprendre vos clients actuels et de trouver un public cible semblable. Sprout Social peut vous aider à y arriver : c'est un outil de gestion des médias sociaux doté de solides capacités d'intelligence d'affaires. La plateforme vous aide pour la publication de contenu, l'écoute sociale, l'engagement, l'analytique et le service à la clientèle. Sprout Social  s'intègre à la plupart des systèmes de gestion de la relation client courants. Sprout Social offre un essai de 30 jours, et son forfait payant commence à 249 $ par mois, avec des capacités limitées.

9. Mailchimp

La façon dont votre client interagit avec votre produit ou service est essentielle pour mesurer la capacité de croissance de votre entreprise : un client peut acheter davantage s'il est constamment en contact avec votre marque. Les agences qui investissent dans un outil d'automatisation du marketing comme Mailchimp s'occupent de la santé globale de leur entreprise.

En effet, Mailchimp aide les agences à créer, à envoyer et à suivre des campagnes de courriels. L'outil offre aussi des fonctions de création de pages d'atterrissage, de marketing sur les médias sociaux et de commerce électronique. Les agences peuvent gérer tous leurs clients au même endroit grâce à un tableau de bord personnalisable.

Avec Mailchimp, votre agence peut envoyer des infolettres hebdomadaires, créer des campagnes de courriels ciblées pour différents segments, automatiser les courriels d'accueil et même vendre des produits et des services grâce à la plateforme de commerce électronique de Mailchimp. Mailchimp propose un forfait gratuit aux fonctions limitées. Son forfait payant commence à 13 $ par mois.

10. Canva

L'environnement dynamique des agences de marketing fait parfois en sorte que les gens portent plusieurs chapeaux. Canva est un excellent outil pour aider les gens de marketing à collaborer sur différents éléments visuels. La plateforme est facile à utiliser et permet aux rédacteurs, aux producteurs et aux concepteurs de rester fidèles à l'image de marque pendant qu'ils créent du contenu pour leurs campagnes de courriels, leurs médias sociaux et leurs communications internes.

Grâce à une généreuse bibliothèque de contenu de marque et à des modèles haut de gamme avec photos de banque d'images, les agences de marketing peuvent créer des images, des vidéos et des présentations pour les médias sociaux en quelques clics. Canva facilite aussi la personnalisation, le redimensionnement et le partage du contenu, ce qui aide les agences à déployer leurs campagnes plus rapidement. Canva propose un forfait gratuit aux capacités limitées, et Canva pour les équipes commence à un tarif mensuel fixe de 29,99 $ pour les équipes d'au plus 5 personnes, que vous pouvez utiliser pour la gestion de projets de votre agence.

11. Wave

Peu importe la taille de votre agence, la facturation est toujours un élément important de votre processus. Après tout, vous voulez être payé avec exactitude pour les services que vous fournissez. Wave est un logiciel de facturation qui vous permet justement de le faire. La solution vous permet de créer des factures personnalisées et d'accepter des paiements en ligne.

Wave vous permet de configurer des factures récurrentes et des paiements automatiques par carte de crédit pour vos clients fidèles, sans avoir à courir après les paiements. Vous pouvez aussi payer vos travailleurs autonomes, pigistes et employés, générer des formulaires W2 et 1099 pour la saison des impôts, et gérer toute votre paie, vos dépôts directs et vos écritures de journal.

Wave offre aussi des talons de paie en libre-service pour les formulaires fiscaux. Astuce : si vous utilisez Hive comme logiciel de gestion de projets, vous pouvez facilement connecter Hive à Wave et simplifier vos processus comptables. Vous pouvez toujours envoyer gratuitement des factures professionnelles et garder votre comptabilité en ordre avec le forfait gratuit de Wave. Mais pour encaisser des paiements, obtenir des reçus sur mobile et profiter des services de paie, il faudra souscrire l'un de ses forfaits payants.

Il est clair que simplifier le travail en agence n'est pas une tâche facile, mais l'application de certaines de ces méthodologies de gestion de projets et la mise en place de quelques-uns de ces outils peuvent aider les équipes d'agence à rester sur la bonne voie. Connaissez-vous d'autres outils importants adaptés aux agences que nous aurions oubliés? Dites-le-nous dans les commentaires.