Travaillez plus intelligemment, pas plus fort, grâce à l’automatisation

Par définition, l’automatisation est une façon de gagner du temps grâce à une technologie qui demande un minimum d’intervention humaine. Les laveuses, les thermostats et le paiement automatique des factures en sont quelques exemples dans votre quotidien, auxquels vous ne pensez probablement même pas. Elle permet de réduire le travail superflu, d’affiner les processus et de simplifier les opérations à tous les niveaux. De plus, elle vous fait généralement regagner une bonne partie de votre temps : si vous trouvez comment automatiser des processus et des tâches complexes, vous épargnez plusieurs heures à votre « vous du futur ». Qui voudrait laver ses vêtements à la main plutôt qu’en machine? À une époque où la technologie et les outils de télétravail évoluent plus vite que jamais, nous sommes fiers de dire que Hive offre plusieurs façons d’automatiser des tâches et des actions directement dans l’application. Pour commencer à utiliser les fonctions d’automatisation de Hive, ouvrez le menu déroulant à droite et sélectionnez « Automatisation ». Vous arriverez alors au centre d’automatisation, où vous pourrez gérer, activer ou supprimer des flux de travail automatisés. De là, vous associerez le flux de travail à un projet et commencerez à ajouter des boutons. Ces boutons s’afficheront au bas de chaque carte des projets auxquels ce flux de travail s’applique. Voici quelques façons d’automatiser et de simplifier votre travail dans Hive en quelques clics.

Assigner des tâches au chef d’équipe pour la délégation

Si, dans un projet, la plupart des tâches doivent d’abord être assignées aux chefs d’équipe avant de l’être à un membre en particulier, ajoutez un bouton « Assigner la tâche » pour gagner du temps. Par exemple, si je travaille dans une agence immobilière qui publie et représente des propriétés et que je suis chef d’équipe, chaque nouvelle carte me serait assignée avant que je la confie à un autre courtier. Vous pouvez voir son apparence dans la carte ci-dessus. Une fois le bouton pressé, la carte est automatiquement assignée à la personne que vous avez choisie.

Ajouter des étiquettes aux cartes

Les étiquettes sont un excellent moyen de suivre des tâches dans plusieurs projets en quelques clics. Créer un bouton qui attribue automatiquement une étiquette à une carte quand on le presse est idéal pour les équipes qui consultent les tâches de toute l’équipe par étiquettes. Dans le même exemple de courtiers immobiliers, l’équipe pourrait facilement voir toutes les cartes étiquetées « Miami » ou « New York » en groupes bien ordonnés avec la vue par étiquettes. Ensuite, si vous vouliez assigner des membres précis à certaines propriétés dans des lieux précis, vous pourriez ajouter une opération à chaque bouton : un seul bouton fait alors deux choses, par exemple ajouter une personne responsable (Michaela) ET ajouter une étiquette (New York). 

Mettre à jour le statut d’une carte

Mettez facilement à jour le statut d’une carte en ajoutant un bouton de statut. Vous pouvez configurer le bouton pour faire passer la carte à « Non commencé », « En attente », « En cours » ou « Terminé » d’un simple clic (d’autres statuts s’ajoutent si vous avez créé des statuts personnalisés dans votre espace de travail). Pour pousser l’automatisation plus loin, vous pouvez ajouter une condition : une condition doit être remplie pour que le bouton s’affiche. Dans notre exemple de l’équipe immobilière, on peut régler le bouton pour qu’il ne s’affiche que lorsque l’étiquette est « Miami ». Le bouton n’apparaîtra alors que si la carte porte cette étiquette précise.  

Changer de projet

Ajouter un bouton « Changer de projet » dans votre page d’accueil de l’automatisation est un moyen simple et rapide de déplacer une carte d’action d’un projet à un autre. Disons que votre équipe immobilière a un projet qu’elle utilise surtout pour les opérations internes et les tâches de marketing, « Un projet », mais qu’elle crée souvent des actions dans d’autres projets par erreur. Avec ce bouton, vous pouvez déplacer automatiquement les cartes d’action vers votre projet le plus utilisé en un clic.

Ajouter des sous-actions

Si vous ajoutez les mêmes actions de base à chaque carte, ce bouton est une excellente façon de le faire facilement. Par exemple, si chaque inscription immobilière exige la création de documents pour une visite libre, il suffit d’ajouter un bouton de sous-action qui les ajoute à chaque carte en un clic.

Appliquer un modèle d’action

Appliquer rapidement un modèle d’action à une carte est une fonction puissante de Hive. Avec les modèles d’action, vous pouvez créer une carte entière à répétition sans avoir à saisir chaque sous-action manuellement. C’est déjà de l’automatisation en soi! Avec ce bouton, vous pouvez appliquer n’importe quel modèle d’action à la carte d’un simple clic : c’est une version améliorée de l’automatisation des sous-actions. En plus d’utiliser chaque bouton séparément, vous pouvez les empiler et les combiner pour créer des flux de travail entiers automatisés. Par exemple, vous pouvez superposer « Mettre à jour le statut de la carte », « Assigner la tâche » et « Appliquer un modèle d’action » dans le même bouton : en un clic, le statut de la carte est mis à jour, la carte est assignée et le modèle est appliqué. Pour aller encore plus loin, ajoutez des conditions, c’est-à-dire des énoncés de qualification que vous pouvez intégrer à vos boutons. Par exemple, une condition peut n’afficher un bouton que si le statut d’un projet est « Non commencé ». Cela réduit l’encombrement de la carte d’action quand les boutons ne sont pas nécessaires. Y a-t-il d’autres choses que vous aimeriez voir automatisées dans Hive, ou que vous automatisez avec succès? Dites-le-nous dans les commentaires ci-dessous.