Pourquoi l’inventeur de la méthode GTD n’aime pas planifier

Dans « 7 heures avec », nous explorons les routines de grands professionnels de leur domaine pour savoir quand, pourquoi, où et comment ils travaillent. Dans chaque journal, nous regardons ce qu’ils font à sept moments clés de leur journée. Hive est l’outil de gestion de projets qui propulse des équipes dynamiques chez Starbucks, Google, Comcast, Anheuser-Busch, Toyota et EA Sports. Vous voulez en savoir plus sur la façon dont Hive peut aider votre équipe? Communiquez avec notre équipe des ventes ici, ou essayez-la gratuitement ici (aucune carte de crédit requise). David Allen est un consultant en productivité qui a créé la méthode GTD (Getting Things Done). Les principes de base de la méthode GTD comprennent un concept appelé « l’esprit comme l’eau » et l’idée que votre cerveau sert à avoir des idées, et non à les retenir. Il est aussi l’auteur de plusieurs livres, dont le best-seller Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Voici comment il passe ses 7 heures.

7 h – Nourrir le corps et le cerveau

Je me lève entre sept et huit heures du matin et je bois un verre d’eau citronnée. C’est moi ou ma femme qui prépare le café et l’eau citronnée. Et celui des deux qui s’en occupe, l’autre sort le chien pour sa promenade du matin (nous avons un cavalier King Charles). Je prends aussi une boisson protéinée au soya pour commencer ma journée, ainsi qu’un café avec notre cafetière à piston Bodum. Je vérifie ensuite la météo : j’habite à Amsterdam, et le temps y change souvent. J’aime aussi lire au moins la première page du New York Times sur mon iPad. Ensuite, pour lancer mon cerveau, je joue à Words With Friends : j’ai une dizaine ou une quinzaine de parties en cours.

8 h – Commencer la journée de façon organisée 

Un peu plus tard dans la matinée, je consulte habituellement mes courriels, au moins un survol d’urgence pour voir s’il y a des urgences ou des petites choses amusantes, rapides et faciles à régler. La consultation de mes courriels marque à peu près la fin de la planification de ma journée : le reste du temps, je m’occupe des choses à mesure qu’elles se présentent, et je fais en grande partie ce qui me tente. La seule chose qui ne suit pas le courant, c’est que le chien doit sortir à peu près toutes les quatre ou cinq heures. Ce qui est très bien, car cela nous mène dans un magnifique parc près de chez nous. J’ai toujours été plutôt organisé, non pas par perfectionnisme, mais surtout parce que je suis paresseux. Je déteste refaire quoi que ce soit. J’aime donc avoir un espace suffisamment dégagé pour pouvoir faire le genre de travail que je veux faire. Au début de ma carrière, j’étais très attiré par la clarté de l’esprit, que ce soit dans la méditation, l’exploration spirituelle ou les arts martiaux. J’ai ensuite lancé ma propre pratique de consultation, David Allen Company, après avoir occupé bien des emplois différents. Je me disais que je préférerais simplement travailler projet par projet. À cette époque, j’ai aussi constaté qu’à mesure que ma vie se compliquait, je me demandais : comment garder un esprit dégagé? C’est ce qui m’a mené à développer la méthode GTD. Il est assez facile de perdre cet espace quand la vie devient plus chargée. Je voulais un moyen de le protéger. Les origines de la méthode GTD remontent à un mentor que j’ai rencontré en consultation. Il avait conçu plusieurs techniques pour aider les dirigeants à se vider la tête, et il m’a appris à sortir l’information de son cerveau et à décider des prochaines actions pour chaque chose. Il s’est avéré que les techniques sur lesquelles nous avons travaillé pour sortir les choses de la tête des gens et les transformer en actions ont été extrêmement transformatrices pour tous mes clients. Elles ont réglé 90 % de leurs problèmes : simplement se vider la tête et décider des prochaines actions. Ils adoraient disposer d’un système de confiance sur lequel s’appuyer. Et soudain, qui l’aurait cru, je me suis retrouvé propulsé dans le monde de la formation en entreprise. Pendant 20 ans, j’ai aidé à former des centaines de milliers de personnes, uniquement grâce aux recommandations. Mais nous n’appelions pas cela GTD à l’époque. Nous n’avons parlé de GTD qu’après la parution du livre Getting Things Done. Ce n’était qu’un raccourci que nous utilisions. C’est devenu une marque qui nous a échappé, mais il m’a fallu 20 ans pour comprendre ce que j’avais compris, et pour réaliser que c’était unique et que personne d’autre ne semblait l’avoir compris. C’était à toute épreuve. C’est ainsi qu’a commencé la méthode GTD.

11 h – Pause pour le dîner

Tout au long de la matinée, je m’occupe des choses à mesure qu’elles surviennent. Ma femme et moi travaillons ensemble, et elle a son propre horaire, alors nous finissons par dîner chacun de notre côté. D’habitude, je dîne tôt, ce qui coupe un peu la journée. Le chien aura probablement besoin de sortir encore à ce moment-là, alors ma femme ou moi l’emmenons faire une autre courte promenade dans le parc.

12 h – Réviser le matériel de David Allen Company 

Après le dîner, c’est le retour au travail. Souvent, ma femme m’envoie du matériel de formation de David Allen Company dont je dois faire la révision finale. Ce type de travail arrive pratiquement au cas par cas, mais assez régulièrement. Une ou deux fois par jour, probablement, j’ai quelque chose de ce genre à examiner. David Allen Company, mon organisation qui forme des gens partout dans le monde à la méthode GTD, est officiellement représentée dans 90 pays, mais nous avons plusieurs titulaires de licence qui couvrent des régions entières. Nous avons aussi une trentaine de formateurs principaux, et une fois qu’ils sont certifiés, ils peuvent certifier des formateurs dans leur propre langue et leur propre région. C’est en grande partie ce qui a occupé mon travail ces deux ou trois dernières années : soutenir les nouveaux titulaires de licence qui veulent se lancer et bâtir leur crédibilité dans leur région. Jusqu’à l’arrivée de la pandémie en mars, je voyageais beaucoup. Une grande partie de mes déplacements servait à passer du temps avec les nouveaux titulaires de licence partout dans le monde. Je faisais beaucoup de relations de presse, de promotion et de conférences d’ouverture. Ce n’est évidemment plus le cas, mais cela occupait une place énorme dans mon travail.

15 h – Se ressourcer avec une sieste

Je suis un grand adepte des siestes et du sommeil en général. Je fais habituellement une sieste de 25 minutes plusieurs après-midis. Vingt-cinq minutes, c’est la durée de sieste recommandée. Cela vaut mieux qu’une tasse de café, si vous pouvez le faire.  Si vous voulez en savoir plus sur le pouvoir réparateur du sommeil, un bon ami à moi, le Dr Theo Compernolle, de Belgique, a écrit un livre intitulé BrainChains. Il a fait beaucoup de recherches pour montrer à quel point le sommeil est important. Le cerveau a une fonction d’archivage qui nécessite l’arrêt de la concentration cognitive pour être utilisée, et l’attention cognitive doit s’arrêter suffisamment pour qu’on puisse ensuite comprendre tout ce qui se passe. Pour cela, votre cerveau a besoin de temps. Le sommeil est le moment où une bonne partie de ce travail se fait. C’est pourquoi « la nuit porte conseil » fonctionne vraiment. Et c’est pourquoi je fais une sieste.

19 h – Réserver les soirées à la détente

D’habitude, à cette heure-là, à l’heure du souper, ma femme et moi nous détendons. Nous allumons Netflix pour regarder un bon film, ou nous prenons un bon livre pour lire. J’essaie de ne rien faire qui exige des réunions ou des entrevues avec l’extérieur après cinq ou six heures, alors ma journée s’arrête à peu près à ce moment-là. Nous aimons aussi préparer le souper vers cette heure, et nous avons des marchés biologiques où nous allons à pied pour nous approvisionner en excellents ingrédients.

21 h – Planifier le lendemain 

Après avoir regardé Netflix et préparé le souper, je commence en fait à planifier le lendemain. La première chose que je fais avant d’aller me coucher, c’est de regarder le jour suivant, ou peut-être les deux ou trois prochains, dans mon calendrier. Je consulte mon horaire et j’évalue le « paysage dur ». Le paysage dur, ce sont les engagements externes que j’ai, les choses auxquelles je dois me présenter, comme cette entrevue. Et tout ce que je « dois » faire dans la journée. Si je dois envoyer un colis FedEx vendredi à un moment ou à un autre, c’est aussi dans mon calendrier. Si vous y pensez de façon métaphorique, le paysage dur correspond aux structures de votre cour. Le paysage souple, ce sont les plantes que vous déplacez. Le paysage dur est important pour moi, car il m’indique combien de temps je peux dormir : j’adore dormir. Alors j’aime dormir le plus longtemps possible. Cela me donne une idée de la structure autour de laquelle je travaille, car, dans l’ensemble, je planifie le moins possible. Une fois que j’ai passé en revue les actions du lendemain, ma journée est officiellement terminée.