Qu'est-ce qu'un « mind sweep »?

David Allen, consultant en productivité, a créé une méthode de gestion du temps simplement appelée « Getting Things Done » (« S'organiser pour réussir »). Dans le livre du même nom, il explore les éléments de cette méthode, dont un concept appelé « mind sweep », ou balayage de l'esprit.

Si vous vous sentez constamment débordé, le balayage de l'esprit peut changer votre vie. Il vous permet de reprendre le contrôle et de retrouver l'ordre, la paix et la sérénité.

Qu'est-ce que la méthode GTD?

La méthode Getting Things Done (GTD) est actuellement l'un des systèmes de productivité les plus populaires. Son système efficace vous permet de vider votre esprit de toutes les sollicitations et de vous concentrer exclusivement sur ce qui compte vraiment. Vous accomplissez ainsi plus de travail, et de la façon la plus efficace possible.

L'un des principes sur lesquels David Allen insiste le plus dans son livre est que le cerveau devrait servir à ce pour quoi il est doué : penser, analyser et créer. Quand vous cessez d'utiliser votre cerveau pour stocker et retrouver de l'information, vous libérez beaucoup d'énergie mentale pour des activités à forte valeur et à haute priorité.

La méthode GTD aide à trier tout ce que vous avez à faire et à le consigner dans un système fiable, afin de pouvoir vous en occuper plus tard, selon vos conditions. Une fois cela fait, votre cerveau peut enfin se reposer et fonctionner comme il a été conçu pour le faire, ce qui fait naître de bonnes idées. David Allen appelle cet état naturel et efficace « l'esprit comme l'eau ».

« L'esprit comme l'eau » est un état où l'espace mental est dégagé. Imaginez que rien d'improductif ne vous alourdisse. Vous pourriez consacrer tout votre temps et toute votre attention à la tâche en cours, sans aucune distraction. Vous seriez présent et pleinement conscient. C'est ce que le balayage de l'esprit vise à vous apporter.

Quelles sont les étapes de base de la méthode GTD?

La méthode GTD comporte cinq étapes de base, les voici :

Capturer

Nous avons tous de bonnes idées à différents moments. Beaucoup d'entre nous oublient de les noter. Comme notre cerveau est fait pour générer des idées et non pour les stocker, ces idées brillantes finissent par se perdre en chemin.

De même, nous avons tant de choses à faire en une journée ou une semaine, mais le manque de planification laisse souvent tout en désordre. Nous finissons par nous lancer dans la première tâche venue, en laissant les autres tâches importantes en suspens indéfiniment.

Il est donc important de tout capturer. Vous pouvez le faire avec des notes papier ou numériques, selon votre préférence. Assurez-vous que ces notes sont accessibles en tout temps, pour savoir quoi faire ensuite.

Clarifier

Une fois que vous avez tout rassemblé, vous devrez déterminer si toutes ces idées méritent une place dans votre répertoire d'idées. Si vous omettez de clarifier, vos idées s'accumuleront et seront plus difficiles à traiter.

Si l'idée n'est pas « réalisable », décidez de la retirer de votre espace, de la conserver comme référence ou de la « mettre en attente ».

Organiser

L'organisation est au cœur de la méthode GTD. Vous savez, les chemises qu'on achète ont des étiquettes différentes qu'on peut y apposer pour bien séparer les choses? Cette étape de la méthode, c'est essentiellement cela.

Regardez ce que vous avez rassemblé et classé comme important, puis déterminez à quelle catégorie chaque élément appartient. Il peut s'agir de quelque chose d'important, de quelque chose que vous pouvez faire un peu plus tard, ou même de quelque chose qui ne requiert pas du tout votre attention.

Réviser

L'une des raisons pour lesquelles la méthode GTD ne fonctionne pas pour tout le monde est que les gens omettent de réfléchir et de réviser. Elle ne fonctionnera pas si vous continuez de dresser des listes sans y revenir pour voir ce qui est terminé et ce qui reste en suspens.

Nettoyez et mettez à jour vos listes. Révisez-les régulièrement et faites les ajustements nécessaires. Cela vous aide à garder un certain contrôle sur vos tâches et sur votre vie en général.

Agir

Les personnes les plus productives savent déjà ce qu'elles vont faire pour le reste de la journée. Cette dernière étape y est liée. Elle est très facile à exécuter, surtout si vous avez suivi l'étape précédente et que vous avez déjà la situation bien en main.

Regardez simplement votre liste et mettez-vous au travail. Si vos listes sont claires et que toutes vos activités sont rangées dans les bons contenants, ce ne sera pas difficile.

Comment faire un balayage de l'esprit

Le principe du balayage de l'esprit est de cerner tout ce qui exige votre attention ou qui risque de s'infiltrer dans d'autres sphères de votre vie et de les affecter. Cela comprend ce qui vous distrait, ce qui vous empêche de bien faire votre travail, etc.

En cernant ces éléments, vous réaliserez que certaines choses dans votre tête n'avancent pas. Le plus souvent, c'est lié à un certain degré de travail inachevé ou de procrastination. Tant que les choses s'accumulent, elles ne seront pas faites. Mais rassurez-vous! Un balayage de l'esprit peut vous aider à progresser dans ces actions.

Pour commencer :

• Trouvez le bon endroit : pour faire un balayage de l'esprit, vous devez d'abord trouver l'endroit idéal. Choisissez un coin, une pièce ou un lieu calme, qui vous permet de réfléchir et qui n'offre aucune distraction.

• Écrivez tout : dresser une liste peut souvent causer de l'anxiété, mais c'est aussi une excellente façon de se vider la tête. Vous pouvez commencer avec une simple feuille blanche, régler une minuterie à 10 minutes et noter chaque tâche inachevée qui vous angoisse en ce moment. Commencez par le projet pour lequel vous avez le plus de retard. Griffonnez chaque petite pensée qui vous fait grimacer, hésiter, réfléchir, etc. Comme ce sont ces mécanismes qui causent les problèmes dans votre tête, vous devez les laisser sortir. Vous pouvez même écrire chaque pensée sur une feuille différente et considérer le tout comme un vidage complet du cerveau. Pas envie d'écrire à la main? Vous pouvez aussi vous enregistrer sur un appareil numérique.

• Mettez tout dans votre bac d'entrée : le bac d'entrée est l'endroit où vous gardez toutes les listes et tous les autres éléments que vous avez rassemblés ou créés. Il peut s'agir d'un bac ou d'un dossier physique, ou même d'un projet numérique dans Hive. La fonction la plus précieuse d'un bac d'entrée est que vous n'avez pas à penser à une tâche précise avant d'être prêt à la faire. Il vous donne aussi une idée claire de ce que vous avez à faire, pour que vous n'oubliiez rien.

Une fois vos éléments rassemblés dans votre bac d'entrée, vous pouvez déterminer comment les traiter en quelques étapes clés. Si les éléments ne sont pas réalisables, vous pouvez les déplacer dans la section « Corbeille ». Si une tâche prend moins de deux minutes, il vaut mieux la faire tout de suite, et si elle est plus longue, vous pouvez la classer dans d'autres catégories qui guideront votre démarche. Tout cela est simple et facile à faire dans Hive. Dans l'application, vous pouvez créer un projet intitulé « Balayage de l'esprit » et utiliser l'affichage Kanban pour trier les tâches en « Bac d'entrée », « À réaliser », « Corbeille » et « Terminé ». Vous verrez ainsi quelles tâches sont de vraies tâches à faire, lesquelles sont sans intérêt, et vous suivrez celles que vous avez terminées. Voici une excellente illustration de Hamberg.no qui présente le flux de travail de la méthode GTD et du balayage de l'esprit, et ce qui se passe une fois vos éléments dans le bac d'entrée.

Image provenant de Hamberg.no[/caption]

En résumé

Nous savons que le travail est stressant. Il existe mille raisons pour lesquelles tant d'entre nous vivent de l'anxiété, du stress, de la panique, de la dépression et d'autres problèmes de santé mentale liés au travail, aux études, aux tâches ménagères, etc.

Dans ces situations stressantes, le balayage de l'esprit peut être d'un grand secours. Il vous donne un objectif et une perspective clairs, et vous permet de voir les choses sous un jour nouveau. Il arrive souvent que nous nous stressions pour des choses peu importantes, et le balayage de l'esprit aide à y voir clair.

Si vous vous sentez bloqué au milieu d'un chaos à organiser, le balayage de l'esprit est une stratégie à envisager. Passez en revue tout ce qui requiert votre attention, notez-le, et voyez ce que vous devez aborder et terminer en premier. Vous vous verrez peu à peu venir à bout de toutes les tâches, et tout le stress accumulé finira par se dissiper.