Les stéréotypes générationnels sur la rédaction de courriels et comment s'en défaire

Le courriel. Une excellente solution pour communiquer quand le temps presse. Presque aussi pratique qu'un texto, souvent préférable à un appel téléphonique, et que nous recevons tous en trop grand nombre chaque jour. Publicités et pourriels, infolettres, courriels de travail et courriels personnels.  La façon dont chacun de nous gère ses courriels est une tout autre histoire. En fait, une vidéo récente de Matt Buechele sur TikTok aborde les différences générationnelles uniques dans la communication par courriel. Matt est connu pour ses vidéos éclair tournées pendant ses trajets à New York, sur les subtilités du milieu de travail et des observations pleines de justesse. Comme toujours, son analyse de la façon dont chaque génération gère ses courriels tombe assez juste.  Vous trouverez ci-dessous l'analyse de Buechele et quelques conseils pour gérer les courriels professionnels au travail.

1. Les baby-boumeurs 

Matt explique : « Si vous envoyez un courriel à un boomer, il va vous répondre en vous appelant au téléphone. C'est un peu sa marque de commerce. » En entendant cette analyse franche, j'ai éclaté de rire. Quand j'échange avec ma grand-mère par courriel et que ça devient trop long pour elle, elle m'appelle directement et me demande de lui répéter, essentiellement, tout ce que j'ai écrit dans le courriel. Elle est tout à fait capable de lire mes réflexions et d'écrire une réponse, mais l'intérêt ne semble tout simplement pas là. Et les baby-boumeurs au travail? Je remarque que les personnes des générations plus âgées préfèrent la brièveté dans les communications écrites. Si vous n'allez pas droit au but, elles vous appelleront souvent pour discuter du contenu du courriel. Même si vous êtes bref, vous constaterez peut-être qu'un appel téléphonique est leur meilleur mode de communication, puisque c'est quelque chose qu'elles ont appris à utiliser et avec quoi elles sont à l'aise depuis longtemps.  Alors que pas moins de 95 % des baby-boumeurs admettent utiliser le courriel dans leur vie personnelle, seulement environ ⅓ des travailleurs de cette génération se fient à leur boîte de réception pour le travail. Ils misent sur une communication directe, une qualité admirable, et on les décrit comme préférant d'abord les échanges en personne, suivis d'un appel téléphonique. Si vous êtes un baby-boumeur, ou n'importe qui d'autre, qui a encore du mal à adopter le courriel et les messages texte au travail, ces modes de communication présentent plusieurs avantages. Ils n'exigent ni bavardage ni conversation de politesse, comme la plupart des échanges en personne, ce qui vous laisse plus de temps dans la journée pour vous occuper des tâches en suspens.  Avoir tout par écrit, surtout dans un courriel ou par l'entremise d'un système de messagerie en milieu de travail, vous permet aussi de garder des traces de ce qui a été communiqué à un client, à une équipe ou à un collègue. Ainsi, vous avez des éléments à rechercher et à consulter en cas de question ou si vous ne vous souvenez plus très bien d'une conversation.

2. La génération X 

« La génération X, ce sont un peu les EE Cummings du courriel : aucun de leurs courriels n'a de ponctuation, les phrases commencent par une minuscule, et il y a plein de paragraphes d'une seule phrase. Et leur signature dit toujours : "Envoyé de mon iPhone". Ils écrivent toujours de leur téléphone. Ou pire, c'est : "Envoyé de la petite boîte magique dans ma poche". » Même si cela n'est certainement pas vrai pour tous les membres de la génération X, quiconque est relâché sur la ponctuation devrait être un peu plus prudent dans ses courriels professionnels. Quelques fautes de grammaire de temps à autre ne feront pas sourciller, mais en faire une habitude peut rendre un courriel difficile à lire et le faire paraître trop peu professionnel dans bien des contextes. La correction automatique et des extensions de navigateur comme Grammarly peuvent éliminer presque entièrement ce problème. Et la signature de courriel? On comprend. Être original, c'est charmant. Mais pour les courriels de travail, votre signature doit être professionnelle, avec juste une touche de personnalité. Elle devrait indiquer des renseignements comme votre nom, votre titre et l'entreprise pour laquelle vous travaillez. Mais parfois, les signatures de courriel servent aussi à la reconnaissance de la marque. Indeed donne d'excellents conseils sur la façon de créer la signature de courriel parfaite, que vous soyez étudiant, pigiste, entrepreneur ou employé du monde de l'entreprise. 

3. Les milléniaux  

« Les milléniaux, on est encore les pires, parce qu'on est tellement rongés par l'anxiété que, s'il y a ne serait-ce qu'une personne à peu près importante dans le courriel, on s'assoit à l'ordinateur, on ne l'envoie jamais de l'iPhone parce qu'il faut le rédiger, appeler la cavalerie et envoyer une capture d'écran à notre meilleur ami en disant : "C'est correct… ou est-ce que je devrais enlever quelques-uns des points d'exclamation après chaque maudite phrase?" » En tant que milléniale, je n'ai jamais entendu d'énoncé plus vrai. Je crée toujours des brouillons et je les complète, je les garde pour plus tard si je n'ai personne sous la main pour valider ma formulation ou la structure du courriel, ou si je dois faire une recherche de courriel pour trouver la bonne adresse. Nous passons un temps fou dans nos boîtes de réception, environ 6,4 heures par jour, et nous sommes (probablement) les plus attachés à ces boîtes de réception. Ce temps est consacré à analyser à outrance les courriels envoyés et reçus, à se demander si nous avons dit la bonne chose et à créer des systèmes d'organisation dans nos boîtes de réception. À tout le moins, les milléniaux devraient fixer des limites à leurs habitudes de consultation de la boîte de réception. Si vous travaillez selon un horaire régulier de 9 h à 17 h, essayez de rester le plus possible à l'écart de votre boîte de réception en dehors des heures normales. Si vous n'êtes pas dans le bon état d'esprit pour rédiger des réponses, évitez aussi la boîte de réception.  Il est important de consulter vos courriels pendant la journée, mais essayez de le faire au plus une fois par heure et de n'y rester qu'environ 10 minutes. Ainsi, vous serez proactif dans vos autres tâches plutôt que réactif face à des choses qui n'ont peut-être pas encore à être traitées en priorité. 

4. La génération Z 

« Et la génération Z est plus difficile à cerner, parce qu'on n'a pas assez de données sur elle. Je ne suis même pas vraiment convaincu qu'ils utilisent le courriel. Je pense que la seule fois où ils ont envoyé un courriel, c'est pour demander une prolongation à un professeur pour un travail. » L'utilisation du courriel a bel et bien diminué avec l'arrivée à l'âge adulte de la génération Z. Cette génération préfère la messagerie instantanée, comme celle de Slack, de Zoom et d'autres outils. En fait, seulement environ 14,4 % des membres de la génération Z utilisent leur courriel pour le travail.  La bonne nouvelle? Ces systèmes de messagerie sont intégrés à la plupart des logiciels et technologies de gestion de projets des entreprises, de sorte que les options de communication écrite semblent infinies. Mais assurez-vous que votre profil dans votre système de messagerie contient tous les renseignements nécessaires, pour qu'il puisse tenir lieu de signature de courriel quand vous ne vivez pas dans votre boîte de réception. Si vous êtes encore aux études, voici quelques conseils amusants pour mettre à jour votre signature de courriel en vue de réussir.  Que vous aimiez les textes longs, les courriels éclair ou les appels téléphoniques, il est toujours amusant d'aller à contre-courant et de défier les stéréotypes. Si vous vous reconnaissez dans l'une des catégories ci-dessus, essayez quelque chose de nouveau pour donner du piquant à votre correspondance professionnelle. Surprenez quelqu'un avec une réponse bien rédigée, y compris un GIF au besoin, ou apprenez même à gérer vos courriels pour réduire le stress.