Comment maîtriser la méthode de la boîte de réception vide pour mieux gérer vos courriels

Une étude de Superhuman montre que 22 % des télétravailleurs veulent quitter leur emploi simplement parce qu’ils reçoivent trop de courriels. Pourtant, le courriel est un outil conçu pour améliorer la communication dans votre milieu de travail, pas une source d’agacement pénible. Si vous avez du mal à garder le contrôle sur vos courriels, essayez la méthode de la boîte de réception vide (« inbox zero »). Il ne s’agit pas seulement de réduire le nombre de courriels : il s’agit de diminuer le temps et l’énergie mentale consacrés à votre boîte de réception pour pouvoir retourner au travail.

Qu’est-ce que la méthode de la boîte de réception vide?

La méthode de la boîte de réception vide est une stratégie de gestion des courriels qui vise à garder votre boîte de réception constamment libre de messages nouveaux et non ouverts. Inventée par Merlin Mann, expert de la productivité, elle porte moins sur le nombre réel de courriels dans votre boîte que sur la place que le courriel occupe dans l’esprit d’un employé.

Selon Mann, votre boîte de réception n’est pas une liste de « choses à faire » et elle ne devrait pas être un nuage sombre qui plane constamment au-dessus de votre tête. Votre vie est remplie de boîtes de réception : courriels, textos, messages sur les réseaux sociaux, et bien d’autres. Ces modes d’interaction ne sont qu’un moyen d’arriver à une fin : faire votre travail.

« Demandez-vous ceci. Si je consacre du temps et de l’attention à autant de boîtes de réception différentes, à autant d’endroits et à autant de moments, est-il étonnant que je sois très stressé? », a déclaré Mann à Wired UK.

Comment appliquer la méthode de la boîte de réception vide?

La méthode consiste à prévoir deux ou trois moments par jour pour consulter vos courriels. Une étude récente de l’Université de la Colombie-Britannique indique que consulter ses courriels trois fois par jour est en fait optimal, car cela réduit le stress aussi efficacement qu’une méditation quotidienne. Chaque nouveau courriel que vous recevez devrait être associé à une action, de sorte qu’à la fin de chaque séance, il ne vous reste plus aucun nouveau courriel à trier.

Pour ce qui est des actions, vous avez quatre choix pour répondre à chaque courriel : supprimer, déléguer, reporter ou faire.

1. Supprimer

Supprimer un courriel est la chose la plus simple que vous puissiez faire : s’il n’est pas essentiel, débarrassez-vous-en. Cela ne vise pas seulement les pourriels ou les courriels promotionnels, même s’ils sont les plus faciles à supprimer. La suppression s’applique aussi aux courriels que vous n’aurez pas besoin de consulter de nouveau, à ceux qui n’exigent aucune action de votre part, ou même aux envois massifs d’autres services qui ne vous concernent pas. Vous pouvez améliorer encore ce processus en cherchant le meilleur service de vérification de courriels pour vous assurer de la légitimité du contenu de votre boîte de réception. Cela ajoutera une couche de sécurité et d’efficacité à la gestion de vos courriels. Vous pouvez réduire le besoin de supprimer des courriels en vous désabonnant des courriels promotionnels ou des infolettres que vous ne lisez pas. Il serait également utile de savoir distinguer les envois massifs importants de ceux qui ne vous concernent pas. Pour faciliter le nettoyage de votre boîte de réception, vous pouvez envoyer automatiquement dans vos indésirables les courriels de certains expéditeurs, ce qui réduira le temps passé à supprimer.

2. Déléguer

Ensuite, au lieu de simplement supprimer des courriels, vous pouvez les déléguer à vos collègues d’équipe. Vous n’avez pas besoin d’être gestionnaire pour déléguer, pourvu que vous le fassiez avec discernement, et si vous n’avez pas la réponse que l’autre personne cherche, n’ayez pas peur de passer la main. Après cela, vous pouvez soit archiver le courriel, soit le supprimer complètement. Cependant, quand vous déléguez, soyez attentif aux personnes que vous mettez à contribution. Ne refilez pas simplement un courriel à la personne suivante parce que vous ne savez pas quoi en faire ou que vous n’avez pas envie de vous en occuper. La personne à qui vous transmettez cette information a peut-être une boîte de réception deux fois plus remplie que la vôtre, et l’avis que vous lui demandez pourrait être inutile.

« Tout le monde est débordé. Beaucoup de gens se contentent de refiler les choses à la personne suivante, en mettant des gens en copie conforme ou en copie conforme invisible, ou en téléphonant, et génèrent ainsi ce volume de messages », a dit Mann à Wired UK. Mais même si vous gardez votre boîte de réception propre, vous encombrez celle de quelqu’un d’autre. Soyez donc attentif avant de transférer un courriel uniquement pour vous en débarrasser.

3. Reporter

Une autre option de la méthode est de reporter. Il se peut que vous ne puissiez pas répondre au courriel que vous recevez à ce moment précis, parce que vous attendez des nouvelles de quelqu’un d’autre, que votre horaire est instable ou que des données n’ont pas encore été calculées. Vous pouvez aussi recevoir un courriel avec une pièce jointe dont vous aurez besoin plus tard, ou avec des renseignements nécessaires sur un projet ou un client. Mais ne le laissez pas dormir dans votre ancien dossier de courriels à prendre la poussière. Triez vos messages dans de nouveaux dossiers de façon réfléchie.

Vos dossiers peuvent être nommés de plusieurs façons afin d’organiser et d’accélérer le processus de réponse. Une option consiste à les classer par échéance, pour savoir exactement quand vous devez y répondre. Vous pouvez aussi prendre l’habitude d’organiser vos courriels par projet, par expéditeur ou selon la raison pour laquelle vous les avez mis de côté, par exemple « planification », « référence » ou « fichiers pour un projet à venir ». Ensuite, si vous devez rédiger une réponse, ajoutez la tâche associée au courriel à votre liste de choses à faire et revenez-y plus tard.

4. Faire

Enfin, la méthode exige que vous répondiez aux courriels dès que vous les recevez. Cependant, pour traiter votre boîte de réception le plus efficacement possible, vous devez veiller à ne pas passer trop de temps à répondre à chaque demande. Ne laissez pas l’idée décourageante de peaufiner chaque mot d’un courriel vous empêcher de l’envoyer. La brièveté est l’âme de l’esprit : inutile d’être verbeux ou fleuri dans chaque réponse. Parfois, une réponse directe de deux phrases suffit.

En définitive, la méthode de la boîte de réception vide est un excellent moyen de gérer vos courriels entrants et de garder vos communications fluides. C’est aussi une excellente façon d’améliorer la productivité des télétravailleurs, qui reçoivent parfois beaucoup plus de courriels que les employés de bureau traditionnels. N’oubliez pas qu’un courriel est un outil de communication, pas un travail en soi. Même si répondre aux courriels fait partie de votre travail, ce n’est certainement pas tout ce que vous faites. Adoptez donc des techniques qui transforment votre boîte de réception en alliée plutôt qu’en source d’irritation.

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