Les 5 meilleures intégrations Google Drive pour gérer votre flux de travail en 2024

Garder le contrôle des livrables et des actions à mener dans une grande équipe est la clé de la réussite quand on travaille en groupe ou au sein d’une grande organisation. L’un des éléments les plus importants? S’assurer que les fichiers importants, les notes de service, les demandes de conception et les autres documents sont partagés dans un espace commun et que toute l’équipe peut y accéder facilement. Cela aide à gérer le flux de travail, mais cela peut aussi améliorer le moral de l’équipe, puisque tout le monde a accès aux mêmes documents et à la même information. L’un des outils de stockage et de partage de documents les plus répandus et les plus simples pour les organisations est Google Drive, et c’est pourquoi il a atteint un milliard d’utilisateurs l’an dernier. Google Drive est simple à prendre en main, mais offre étonnamment d’outils qui permettent aux équipes de gérer leurs fichiers en collaboration, sans tracas.  Même si vous n’utilisez Google Drive que pour stocker des fichiers, pouvoir préciser les accès et créer des dossiers partagés en quelques clics vous donne un contrôle précis sur qui peut voir certains fichiers, ce qui aide votre équipe à se concentrer sur les documents et la tâche en cours. Drive permet aussi de modifier des fichiers en ligne, en direct, avec plusieurs outils de traitement de texte entièrement compatibles avec MS Office. De plus, grâce aux autorisations d’accès à plusieurs niveaux de Google Drive, il est facile pour plusieurs personnes de collaborer en même temps sur un document ou une feuille de calcul. Vous pouvez même surligner et annoter des documents pour proposer des changements non définitifs. Pas étonnant que Google Drive soit devenu un élément clé de notre culture de travail.  Dans cette optique, comment intégrer d’autres applications de productivité que nous aimons à notre flux de travail Google Drive? Certaines applications s’intègrent de façon native et, avec l’aide d’outils d’automatisation puissants comme Zapier ou Hive Automate, vous pouvez activer encore plus d’intégrations Google Drive en quelques clics. Poursuivez votre lecture pour découvrir quelques-unes de nos intégrations Google Drive préférées pour rester productif, communicatif et efficace.

1. Hive

Hive est un outil de gestion de projets de premier plan, conçu pour les intégrations et la facilité d’utilisation. Hive peut être intégrée à Google Drive rapidement, efficacement et de plusieurs façons utiles.  Quand Hive et Google Drive travaillent ensemble, vous pouvez facilement lancer un flux de travail et déclencher une action à l’arrivée d’un nouveau fichier. Qu’il s’agisse d’une demande de conception, d’une facture, d’une nouvelle proposition ou d’une suggestion de design, Hive et Google Drive se coordonnent pour mettre les choses en branle, et votre équipe peut s’en saisir immédiatement, sans séance d’information — ce qui vous fait gagner du temps et de l’argent. Une fois le flux de travail en place, il suffit de peaufiner les détails plus tard. Si vous voulez rapprocher Google Drive de votre quotidien de travail, envisagez d’adopter la plateforme de gestion de projets bâtie autour des intégrations tierces, pour éviter les lacunes et les tracas que d’autres plateformes peuvent parfois causer. Pour activer l’intégration de Hive et de Google Drive, allez à la page Hive Apps, cliquez sur Google Drive et saisissez les informations de connexion de votre compte Google. Si le curseur est à droite, Google Drive est déjà lié à votre compte Hive. Comment l’obtenir : disponible dans l’application Hive. Commencez à utiliser Hive dès maintenant avec un essai gratuit de 14 jours.

2. Slack

Ah, Slack. L’outil de communication de bureau connu partout dans le monde. Un favori du public! Avec une configuration minimale, vous pouvez synchroniser Google Drive et Slack pour publier un message entièrement personnalisable dans un groupe Slack précis chaque fois qu’un fichier change dans un dossier partagé désigné. C’est utile, car cela fournit un historique des fichiers en temps réel dans une fenêtre de clavardage, avec tous les paramètres de mise à jour que vous avez déjà dans Slack. Vous pouvez aussi configurer cette intégration pour publier une annonce, ou même un message privé si vous voulez garder un œil plus attentif sur les choses. L’étape suivante consiste à configurer le tout pour chercher directement vos fichiers Google Drive dans Slack et obtenir un message automatique avec un lien direct vers le fichier nommé. Vous trouvez et ouvrez ainsi exactement le fichier voulu sans fermer Slack ni ouvrir Google Drive manuellement. Comment l’obtenir : Installez l’application Google Drive dans Slack

3. Trello

Du point de vue d’un projet d’équipe plus précis, une autre intégration Google Drive à envisager est celle d’une application comme Trello. Parmi les intégrations faciles d’accès, on trouve la création automatique de cartes Trello à partir de fichiers enregistrés dans un dossier précis, ce qui vous permet de déplacer rapidement un fichier et de créer aussitôt une liste d’actions. Vous pouvez aussi faire l’inverse si vous utilisez surtout Trello et vous servez principalement de Drive pour sauvegarder vos données. Chaque fois que vous créez une carte ou un tableau Trello, vous pouvez configurer la création d’un dossier dans Google Drive. Si vous utilisez Trello pour garder votre équipe organisée, intégrer les deux outils peut clairement vous aider à rassembler et à gérer vos ressources. Comment l’obtenir : Ajoutez l’option Power-Up Google Drive à votre tableau de bord Trello

4. HelloSign

HelloSign est un moyen simple de faire signer des documents en ligne -- les documents signés ont une valeur juridique et peuvent être complétés en quelques minutes. HelloSign est particulièrement utile à toute personne qui travaille au contact de la clientèle et manipule des renseignements exclusifs ou des ententes de confidentialité. HelloSign et Google Drive fonctionnent bien ensemble. Il suffit de téléverser un fichier dans Google Drive, de le sélectionner, puis d’utiliser HelloSign pour ajouter votre signature, la date ou une coche. Vous pouvez en outre signer un fichier dans plusieurs formats, dont PDF, Word ou Excel. Par ailleurs, une autre plateforme de signature de documents, CocoSign, permet aux signataires de signer n’importe quel document en ligne, sur tous les types d’appareils électroniques, dont le téléphone intelligent, l’ordinateur et le Mac, grâce à ses services de signature électronique conviviaux. Comment l’obtenir : Intégration de Hello Sign et de Google Drive

5. Evernote Business

Evernote Business fonctionne comme un tableau blanc numérique -- il stocke de l’information sur les tâches et les projets à distribuer aux équipes. Si vous utilisez Evernote Business, plusieurs excellentes intégrations vous aident à gérer vos projets, dont l’intégration Google Drive. En quelques étapes simples, vous pouvez désigner un dossier Google Drive comme dossier Evernote Business, et votre espace Evernote se remplit automatiquement de l’information pertinente, sans que vous ayez à perdre du temps à répéter ce que vous avez déjà saisi. Du point de vue de la sauvegarde, on peut aussi faire l’inverse -- il suffit de définir votre dossier Evernote dans Drive, et chaque note créée y sera automatiquement publiée et stockée dans Google Drive. Le plus utile est peut-être que cela s’applique aussi à vos pièces jointes : si vous passez beaucoup de temps dans Evernote Business et manipulez beaucoup de pièces jointes importantes, vous pouvez les sauvegarder automatiquement. Quelle tranquillité d’esprit!  Comment l’obtenir : Téléchargez l’intégration Google Drive pour Evernote

Y a-t-il d’autres intégrations Google Drive que vous adorez pour la productivité et la gestion de projets? Dites-le-nous dans les commentaires ci-dessous.