Votre équipe est-elle prête pour 2023? 7 façons de porter sa productivité à son plus haut niveau

2022 est bien lancée, et vous devriez être prêt à en faire votre meilleure année. Votre entreprise comptera sur son équipe pour réussir; investir dans cette équipe doit donc être une priorité.

Si vous voulez améliorer l’efficacité (et, par le fait même, vos profits), la productivité en milieu de travail est un domaine sur lequel vous devriez vous concentrer. Saviez-vous que l’employé moyen est productif pendant un peu moins de trois heures par jour? Quand on pense que la plupart des gens sont payés pour huit heures complètes, il devient évident qu’on gaspille beaucoup de temps et d’argent. Une façon d’augmenter la productivité consiste à trouver de nouvelles manières de mobiliser vos employés. Des membres d’équipe mobilisés peuvent faire grimper les profits jusqu’à 21 %.

Si les membres de votre équipe ne sont pas aussi productifs qu’ils devraient l’être, vous pouvez recourir à des stratégies pour les soutenir.

Vous voulez un milieu de travail plus efficace et plus mobilisé en 2022? Voici sept façons de porter la productivité de votre équipe à son plus haut niveau.

1. Fixer des objectifs

Si vous voulez que votre équipe soit productive, elle doit être motivée. Fixer des objectifs peut aider vos employés à rester sur la bonne voie.

Les objectifs doivent être mesurables, clairs et réalistes. Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes objectifs, et vous devriez choisir des résultats qui cadrent avec la vision de l’entreprise. Par exemple, vos objectifs pourraient être liés aux profits de l’entreprise. Vous pouvez établir des cibles de vente hebdomadaires et mensuelles avec des ICR (indicateurs clés de rendement) et créer un classement des employés les plus performants. D’autres objectifs peuvent ne pas être directement liés à la réussite financière. Les objectifs de votre équipe pourraient porter sur la formation du personnel, sur un engagement à collaborer ou sur l’achèvement d’un projet dans les délais.

Vous pouvez diviser vos objectifs à long terme en objectifs plus petits et faire régulièrement le point avec votre équipe pour suivre sa progression. Quand vos employés se sentent partie prenante de la vision de l’entreprise et comprennent l’effet de leurs efforts, la productivité augmente.

2. Investir dans la sécurité

La productivité peut chuter en cas de problèmes de sécurité. Nous dépendons tous de la technologie, et si votre réseau est compromis, cela peut entraîner un arrêt forcé. Assurez-vous que vos logiciels sont mis à jour régulièrement et utilisez un outil antivirus, comme des pare-feu, des antivirus pour Android ou la mise en place d’un RPV pour Windows, selon les besoins de votre entreprise. Votre personnel doit connaître les attentes en matière d’utilisation de la technologie. Par exemple, votre politique peut inclure le changement régulier des mots de passe, l’interdiction d’utiliser les médias sociaux et une formation obligatoire sur la sécurité sur Internet. Dans le cadre de cette formation, sensibilisez votre personnel à l’usurpation de site Web et à la façon de ne pas devenir victime de ce type d’attaques. Cela passe notamment par la prudence avant de cliquer sur des liens de sources inconnues ou de télécharger des fichiers de sites Web peu fiables. Il est aussi important de prévoir des dispositions pour un télétravail sécuritaire. Plus d’équipes que jamais travaillent à distance, et il y a de bonnes chances que votre milieu de travail soit flexible. Cette tendance se maintiendra en 2022; c’est donc le moment de vérifier si vous avez les bons systèmes en place. L’accès aux applications et aux données ne devrait être accordé qu’aux personnes autorisées, et les mots de passe doivent être bien gérés. Récemment, l’intérêt pour l’abandon complet des mots de passe a connu une hausse, au profit d’autres mesures de sécurité comme les lecteurs biométriques, les jetons et les solutions d’authentification sans mot de passe comme Cloud RADIUS. Si vous utilisez des plateformes infonuagiques pour certains volets de votre entreprise, comme la communication avec la clientèle, les données de vente ou les rapports, assurez-vous qu’elles sont sécurisées. Une façon d’y arriver est d’utiliser un RPV infonuagique pour les équipes d’entreprise, qui ajoute une couche de sécurité. Les développeurs sont-ils actifs? Appliquent-ils des correctifs et des mises à jour au logiciel? Y a-t-il un processus d’authentification à deux facteurs à la connexion?

N’oubliez pas que si vos outils de travail sont compromis, votre productivité peut en souffrir. Attendre que les systèmes soient rétablis ou redémarrés peut prendre du temps.

3. Miser sur la délégation

Les bons gestionnaires savent déléguer. Chaque membre de votre équipe a des compétences uniques, et les associer à des tâches précises peut aider vos journées de travail à bien se dérouler.

Vous devez comprendre ce que vos employés font bien. Si vous confiez à quelqu’un une tâche qu’il connaît ou qu’il aime, il sera généralement plus productif.

Pour chaque rôle, pensez à rédiger une liste claire des tâches dans votre base de connaissances. Vous pouvez aussi l’ajouter à la description de poste pendant l’embauche. Quand chaque membre de l’équipe sait de quoi il est responsable, il sait toujours à quoi s’attendre.

Vous pouvez utiliser un gestionnaire de tâches pour simplifier grandement la répartition des projets et l’attribution des tâches. Il vous permet de définir des rôles clairs et de voir qui est disponible.

Quand vous déléguez avec votre meilleur logiciel de gestion des tâches, vous vous assurez que personne n’est submergé par une charge de travail trop lourde. De plus, personne n’attend de savoir quoi faire. Vous pouvez consulter les calendriers, réserver des rendez-vous et fixer des échéances.

Ce type de logiciel convient bien aux télétravailleurs, mais il peut aussi servir dans les milieux de travail hybrides et en présentiel.

Voici un exemple de logiciel de gestion des tâches :

4. Réduire les tâches répétitives

Si vos employés s’ennuient, ils ne seront pas productifs. Pensez à certaines des tâches répétitives dont votre équipe est responsable. Existe-t-il une façon plus efficace de les accomplir?

Les outils en ligne peuvent vous aider à réduire certaines de ces tâches répétitives. Imaginons que vous avez un service des finances. Utiliser des programmes comme Excel et Word pour créer des factures et consigner des paiements peut prendre beaucoup de temps. De plus, vous pouvez utiliser des outils d’enregistrement vidéo comme StoryXpress pour rendre vos réunions quotidiennes debout plus intéressantes. Les membres de l’équipe peuvent simplement envoyer un court message vidéo plutôt que de taper un long courriel et un long message.

Vous pouvez plutôt choisir un logiciel de comptabilité infonuagique avec automatisation. Par exemple, certaines solutions envoient des factures récurrentes et des rappels pour les comptes en souffrance. Un autre outil qui peut aider votre service des finances est un extracteur de factures. Au lieu de passer des heures à extraire des données de documents financiers, cette solution simplifiera vos processus grâce à l’IA.

D’autres tâches chronophages peuvent nuire à la productivité de votre équipe. Certaines peuvent être confiées à l’externe afin de libérer les membres de l’équipe pour des tâches plus prioritaires.

Par exemple, des appels téléphoniques peuvent venir interrompre l’élan de votre équipe. Si c’est le cas, vous pouvez embaucher des opérateurs de centre d’appels pour répondre aux demandes entrantes de la clientèle et utiliser l’automatisation des centres de contact pour optimiser le processus.

5. Prévoir des temps d’arrêt

Si les membres de votre équipe ne sont pas aussi productifs qu’ils pourraient l’être, il est peut-être temps de planifier des temps d’arrêt. Le stress peut nuire à l’efficacité, et il n’est pas rare que des employés s’épuisent.

Soyez flexible pour les congés et donnez à votre équipe des occasions de décompresser. Par exemple, vous pouvez instaurer un « vendredi à dîner prolongé » et aménager un coin détente où les employés peuvent se reposer s’ils ont besoin de faire une pause.

Même s’il est important de rester en contact, ne planifiez des réunions que lorsqu’elles sont essentielles. Les réunions peuvent détourner du temps d’autres tâches et fatiguer vos employés. C’est particulièrement vrai si vous avez une main-d’œuvre à distance, car beaucoup de gens souffrent de fatigue d’écran.

Avant de planifier une réunion, demandez-vous si ce que vous avez à dire pourrait tenir dans un courriel. Assurez-vous qu’elle a lieu pendant les heures de travail pour que votre équipe ne se sente pas surchargée.

Parfois, une journée hors du bureau peut offrir à vos employés le répit dont ils ont besoin. Les activités de consolidation d’équipe, les journées de formation et les jours de congé planifiés sont autant d’options à envisager.

6. Faire de la communication une priorité

La communication est un autre domaine sur lequel vous concentrer en 2022. Si vous voulez un milieu de travail productif, la collaboration est essentielle. Pour assurer une communication efficace, vous pouvez envisager de mettre en place un logiciel de collaboration avec la clientèle qui vous permet de rester en contact avec votre personnel et de suivre sa productivité.

Comme leader, vous devriez être disponible pour répondre à toutes les questions. Si un membre de l’équipe ne sait pas quoi faire, cela peut mener à des erreurs ou à de la procrastination. Mais si vous êtes accessible et prêt à aider, il sera plus enclin à demander de l’aide.

Quand vous expliquez de nouveaux processus, soyez toujours clair et prévoyez des ressources auxquelles votre équipe peut se référer en cas de doute. Par exemple, si vous introduisez un nouveau logiciel, vous pouvez partager des ressources et des guides pratiques. Rendez ces ressources facilement accessibles dans un document partagé.

En équipe, vos employés doivent pouvoir travailler ensemble. Encouragez la communication entre les membres de votre équipe en présentant les nouveaux employés. Vous pouvez même les répartir en petits groupes pour travailler sur des projets.

Pensez à des activités sociales pendant les heures de travail, comme des dîners partagés et des conférenciers invités. Ces événements créeront un environnement de travail plus positif à mesure que les membres de votre équipe apprendront à se connaître. Vous pouvez même organiser des activités virtuelles créatives de consolidation d’équipe si certains membres travaillent à distance.

7. Offrir des possibilités de formation

Parfois, votre équipe est moins productive parce qu’elle n’a pas les compétences nécessaires pour le poste. Si vous voulez améliorer la productivité cette année, cherchez des occasions de perfectionner vos employés. Par exemple, une réceptionniste pourrait gagner en efficacité en suivant un cours de dactylographie. Ou un chef d’équipe pourrait recevoir une formation en gestion. Les membres de votre équipe ont peut-être des domaines précis dans lesquels ils veulent se former. Vous pouvez aussi créer des programmes de formation là où une amélioration est nécessaire. La formation peut se faire à l’interne ou dans un établissement d’enseignement. Elle devrait commencer dès l’embauche des nouveaux membres de l’équipe. Un programme d’accueil complet, du mentorat et de la formation continue seront bénéfiques. Votre équipe peut avoir besoin de cours de mise à niveau pour garder ses compétences à jour. Par exemple, si ses membres ont une formation en premiers soins, des cours de recyclage seront nécessaires tous les quelques années pour renouveler la certification.

Investir dans vos employés par l’éducation et la formation améliorera la productivité. La formation peut éventuellement mener à une promotion, ce qui vous donnera des employés plus loyaux. Autre avantage : elle peut aussi améliorer les taux de rétention.

Portez la productivité de l’équipe à son plus haut niveau en 2022

Si vous voulez faire passer votre entreprise au niveau supérieur en 2022, vous aurez besoin d’une équipe solide. Améliorer la productivité est possible quand on met en œuvre quelques stratégies simples.

Donnez une direction à votre équipe avec des objectifs clairs qui cadrent avec la vision de réussite de l’entreprise. Assurez-vous que votre technologie est sécurisée, surtout si vous avez une main-d’œuvre à distance.

La délégation est essentielle, et vous pouvez attribuer des tâches à chaque membre de l’équipe selon ses compétences et sa disponibilité. Vous pouvez aussi réduire les processus répétitifs en utilisant un logiciel d’automatisation et en confiant les tâches répétitives à l’externe.

Faites de la communication une priorité et planifiez des temps d’arrêt pour garder votre équipe motivée.

N’oubliez pas d’offrir des possibilités de formation. Si les membres de votre personnel maîtrisent leur rôle, ils pourront accomplir leurs tâches plus rapidement et avec une qualité supérieure.

Êtes-vous prêt pour une équipe plus productive en 2022? Ajoutez ces conseils à votre liste de choses à faire.

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