4 façons infaillibles de suivre votre équipe hybride dans Hive

Il est difficile de garder le travail sous contrôle. Peu importe le nombre d’agendas papier, de calendriers muraux ou de bureau, de notifications numériques et d’autres outils de planification que vous avez, vous avez l’impression que des choses pourraient passer entre les mailles du filet à tout moment.

Au-delà des calendriers et des listes de tâches habituels, le fait de fixer des objectifs et de suivre les étapes pour les atteindre pourrait améliorer votre entreprise et son fonctionnement. Suivre votre progression garde vos objectifs bien en tête et, selon certaines sources, aiderait les entreprises à croître jusqu’à 30 % plus vite que celles qui ne fixent ni ne suivent leurs objectifs.

Quand on travaille et qu’on doit suivre des projets, qu’on soit une pièce du casse-tête, le gestionnaire de projet ou un cadre supérieur qui doit faire le point de temps à autre, l’ère numérique peut donner l’impression que tout est sens dessus dessous. Quelle est vraiment la meilleure solution pour suivre la productivité et la progression?

Suivre la progression de votre équipe est maintenant plus facile

1. Choisissez une vue par défaut pour suivre la progression

Pour créer un projet, connectez-vous à votre tableau de bord et cliquez sur l’onglet « Projets » dans la barre d’outils de gauche. Suivez les étapes : nommez votre projet, fixez une date d’échéance, indiquez les autres collègues qui participeront au processus et choisissez une disposition. Organisez tout dès le départ pour augmenter vos chances de réussite.

Les gestionnaires de projet, ou la personne-ressource du projet, ont l’avantage unique de définir la disposition par défaut dans Hive. Il existe 6 dispositions distinctes, chacune avec ses avantages.

Vue Statut

Avec cette option, des cartes d’en-tête sont disposées de gauche à droite. Chaque carte représente un statut dans le projet. Par exemple, « non commencé », « en rédaction », « prêt pour révision », « en révision », « modifications requises », « prêt à publier » et « terminé » sont des options de cartes courantes dans de nombreux flux de travail éditoriaux pour les rédacteurs. Choisissez parmi cette liste et d’autres actions pour créer la trajectoire idéale de votre projet.

Une fois vos cartes d’en-tête en place, vous pouvez déposer chaque tâche sous la carte correspondante à mesure qu’elle avance dans le flux de travail. Quand vous suivez le projet, vous repérez plus facilement les points de blocage. Y a-t-il plus de cartes sous « en révision »? Vous pourriez parler à la personne responsable de cette étape pour voir si elle a besoin d’aide ou si elle a tout en main pour livrer bientôt.

Vue Équipe

La « vue Équipe » ressemble beaucoup à la « vue Statut ». Toutefois, ici, chaque carte d’en-tête représente un membre de l’équipe. Quand c’est le tour de ce membre de travailler sur sa tâche dans le flux de travail, la carte de la tâche est glissée dans sa colonne. Une fois la tâche terminée, il peut glisser la carte dans la colonne de la personne responsable de l’étape suivante. Dans certains cas, il peut aussi archiver la carte ou la marquer comme terminée.

Vue Étiquette

La « vue Étiquette » convient aussi aux personnalités plus visuelles et reprend le même schéma que les deux dispositions précédentes. Elle se distingue parce qu’elle est souvent organisée par projet. Ainsi, vous pourriez nommer une carte d’en-tête « Site Web ». Toutes les tâches de mise à jour du site doivent être ajoutées sous cette carte. Il en irait de même pour une carte d’en-tête comme « blogue » ou « relations avec la presse ».

La vue Étiquette est souvent utilisée pour des campagnes de marketing, des lancements de produits ou de sites Web, entre autres projets.

Vue Calendrier

La vue « Calendrier » se présente exactement comme son nom l’indique : une grille de calendrier que tous les membres de l’équipe peuvent consulter et modifier. Cette disposition vous aide à visualiser le rythme que prend un flux de travail et à repérer les jours où il est logique d’ajouter du travail ou d’ajuster la charge de tâches, pour vous-même et pour toute l’équipe. Elle est aussi idéale pour les personnes qui travaillent avec des échéances, car elles voient les jours de la semaine et peuvent mesurer concrètement le temps qu’il leur reste pour terminer leurs tâches.

Diagramme de Gantt

Les diagrammes de Gantt offrent une vue d’ensemble des tâches et des échéanciers du projet. Un coup d’œil suffit pour voir comment chaque tâche se rapporte aux autres dans le projet, et ils conviennent aux apprenants visuels. En fait, ils sont idéaux pour la planification des ressources et pour changer de cap en cours de projet. Cette vue peut aussi vous aider à diviser le projet en tâches plus faciles à gérer quand vous remarquez des incohérences.

Vue Tableau

Si vous aimez les chiffriers et les tableaux, la « vue Tableau » pourrait devenir votre outil de prédilection. Chaque action ou tâche est présentée comme dans un chiffrier, les options les plus urgentes apparaissant en haut. Bien sûr, vous pouvez toujours ajuster la façon dont vous voulez voir vos données, puis filtrer ou trier vos tâches une fois dans le tableau.

Dans tous les cas, n’hésitez pas à modifier les cartes et le libellé des en-têtes, et à créer des modèles qui vous aideront à automatiser votre flux de travail.

2. Passez d’une vue à l’autre

N’oubliez pas que le suivi peut se faire de six façons différentes dans le système de gestion de projets de Hive. Une vue par défaut est nécessaire pour configurer le projet, mais vous pouvez changer votre propre vue toutes les quelques minutes, si vous le souhaitez. Il suffit de cliquer sur le nom du projet dans la barre d’outils de gauche, sous « Projets », puis d’aller à l’option gris pâle « Changer la disposition » dans le deuxième menu d’en-tête. (Vous la trouverez vers la droite de votre vue de disposition.) Choisissez votre nouveau réglage et rassemblez les détails dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées.

En tant que gestionnaire de projet, vous voudrez peut-être plus de détails sur les éléments d’action et choisir l’une des trois premières vues décrites plus haut. Vous pourrez ainsi écrire aux membres de l’équipe au sujet de l’état des tâches, et offrir des commentaires ou du soutien selon vos possibilités. En tant que chef de la direction, vous voudrez peut-être consulter un diagramme de haut niveau, comme la vue Gantt, simplement pour savoir de quoi discuter à la réunion de votre service ou avec le client à qui le projet a été confié.

3. Faites le point souvent sur la progression

Qu’il s’agisse de votre propre projet ou de celui dont votre équipe est responsable, faire souvent le point sur l’état du projet peut être essentiel pour atteindre les objectifs de votre entreprise. Plus vous vérifiez la progression souvent, mieux vous pouvez retenir ou noter les détails sur le déroulement du projet, les problèmes possibles dans ses dépendances et d’autres renseignements essentiels. Le suivi vous tient au courant du fonctionnement de votre équipe et vous aide à créer un flux de travail plus fluide pour tout le monde.

4. Évitez le suivi obsessif

Veillez à ne pas devenir obsessif ni à exagérer. Parfois, vérifier trop souvent l’état des projets donne l’impression que tout avance à pas de tortue. Les projets de longue durée exigent un point de contrôle du système toutes les semaines environ, tout au plus. C’est particulièrement vrai si votre équipe pratique une communication ouverte. Quand les collègues se sentent à l’aise de passer vous parler ou de poser quelques questions, ils sont plus enclins à s’investir dans le travail plutôt qu’à le remettre à plus tard par agacement ou par crainte.