Comment organiser votre espace de travail Hive

Il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour se reconcentrer sur une tâche après une distraction. 50 % des travailleurs admettent être distraits par leur téléphone au travail, ce qui est dommage, puisqu’il est possible d’accomplir beaucoup de travail sur un appareil mobile. Cependant, les personnes qui ont des espaces de travail organisés, numériques ou non, reprennent plus vite le fil, éliminent les temps morts et redéfinissent la productivité dans leur vie. Hive est un espace de travail numérique conçu spécialement pour accroître la productivité. Des flux de travail simples, des modèles d’actions pour les projets, la révision et l’approbation de documents et de vidéos, et bien plus encore vous encouragent à garder votre travail au même endroit. Moins vous devez sortir de la plateforme pendant votre journée, plus vous accomplissez de choses dans le temps qui vous est alloué.

Alors, comment bien vous installer pour tirer le meilleur de Hive? Que vous utilisiez la plateforme depuis un moment, que vous l’ayez déjà utilisée chez un ancien employeur et retrouviez une version mise à jour, ou que vous n’ayez jamais touché à Hive, voici quelques trucs et astuces d’organisation pour garder votre travail fluide, et vous au sommet de votre forme!

1. Créez votre profil

Pour les nouveaux venus, commençons par le début. Après vous être connecté, que ce soit dans un espace de travail d’équipe collaboratif ou avec le forfait gratuit Hive Solo, cliquez sur l’icône en forme de bulle, la deuxième à partir de la droite dans la barre supérieure de votre tableau de bord. Dans le menu déroulant, choisissez le deuxième élément, « Edit Profile ». Vérifiez que votre nom et votre courriel sont bien orthographiés et que vos coordonnées sont accessibles si vous travaillez en équipe. Choisissez vos préférences de base et la façon dont vous souhaitez recevoir les notifications. Vous pouvez même ajouter un avatar pour que l’on vous reconnaisse rapidement dans les tâches.

2. Mettez à jour les paramètres de l’espace de travail

Dans le même menu déroulant où vous avez modifié votre profil, qui affiche maintenant peut-être votre visage ou une photo amusante, cliquez sur « Settings » sous « Workspace settings ». Vous pouvez y préciser les détails qui définissent bien la vocation de votre espace de travail. N’hésitez pas à poser des limites en ajoutant des heures de travail et des jours fériés, et en indiquant si vous souhaitez que des actions soient attribuées les fins de semaine. Vous pouvez aussi y choisir de rendre publiques vos actions ou vos projets privés. (Vous pouvez toutefois aussi choisir de rendre chacun privé ou public au fil de votre travail sur des tâches précises.)

3. Choisissez des applications pour mieux vous organiser

Hive est un espace de travail intelligent. Vous pouvez donc personnaliser votre expérience en y ajoutant des applications. Pour ce faire, vous pouvez choisir « Manage apps » dans les paramètres de l’espace de travail (accessibles avec les indications ci-dessus) ou cliquer sur l’icône à quatre carrés accompagnée du mot « Apps » dans la barre d’outils de gauche. Ces options vous aideront à personnaliser votre espace de travail en fonction de votre rythme d’énergie et de votre façon d’apprendre ou de traiter l’information. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes de nos applications préférées.

Applications gratuites

• Si vous travaillez avec une équipe, vous voudrez peut-être activer l’application News, qui permet aux membres de partager des nouvelles et des célébrations avec leurs collègues.

• Les gestionnaires et les cadres supérieurs voudront peut-être garder un œil sur les petites tâches et les processus répétitifs à un niveau moins détaillé et moins nuancé. Une vue de portefeuille est parfaite pour cela : elle montre où en sont les projets, sans les détails, à un niveau plus élevé, et vous permet d’en voir plusieurs dans un même cadre.

• Hive Notes est l’endroit idéal pour garder tout ce qui concerne votre travail au même endroit. Vous pouvez associer vos notes à des projets précis et les rendre visibles pour votre équipe ou les garder privées. Avec l’application de notes, vous retrouvez facilement toutes vos notes au même endroit. Elle comprend des onglets intitulés « all », « mine », « shared with me », « projects » et « archive ». Archiver des notes peut faire un grand bien, car cela garde votre espace de travail libre de ces petits papillons adhésifs virtuels, tout en vous permettant de les retrouver plus tard si vous avez besoin de vous rappeler quelque chose ou de revoir une idée plus ancienne.

• Tout n’a pas besoin d’être une réunion. Ce n’est un secret pour personne : les gens sont épuisés et submergés par les réunions depuis des années. Il en va de même pour les courriels. Avec le flot de messages d’aujourd’hui, il peut sembler presque impossible d’atteindre la boîte de réception vide. La messagerie est une excellente option dans Hive : elle vous permet de mieux communiquer avec vos collègues et de réduire le nombre de messages manqués et de notifications dans votre boîte de réception.

• Les niveaux de référence de projet sont indispensables pour quiconque lance une entreprise à partir de zéro. Les entrepreneurs, les jeunes pousses et les franchisés découvrent tous le temps que demandent la création et la mise en œuvre de processus. Les nouvelles équipes apprennent à connaître les habitudes de travail de chacun et tentent de créer un rythme qui laisse de la place à l’innovation. Cette application vous permet de comparer le temps que vous prévoyiez pour un projet et le temps qu’il a réellement exigé.

• Si vous collaborez avec une équipe dans GSuite, nous vous suggérons fortement de connecter Google Drive (OneDrive pour les utilisateurs de Microsoft). De nombreuses entreprises utilisent aussi Dropbox pour partager des fichiers importants.

• Le mode concentration est essentiel pour limiter les distractions lorsque vous êtes en plein travail important. Pensez à l’ajouter à votre tableau de bord et à l’utiliser pendant la première heure de travail, quand vous vous remettez à jour, et pendant la dernière heure environ, quand vous terminez votre journée.

Applications payantes

Certaines applications énumérées ne sont offertes qu’avec un abonnement payant à Hive, et non avec le forfait gratuit Hive Solo. Voici une sélection d’applications que nous connectons dès l’ouverture d’un nouvel espace de travail.

• Le suivi du temps est une excellente option pour savoir où le temps, l’argent et les ressources sont le mieux investis dans un projet. C’est aussi un outil presque parfait pour les travailleurs à distance et hybrides qui veulent s’assurer de respecter les attentes de leur entreprise en matière de travail.

• Pour des raisons évidentes, Zoom est un outil idéal à avoir sous la main dans l’application. Vous pouvez facilement envoyer des liens personnalisés par messagerie et réduire l’espace qu’occupent vos applications d’appel vidéo sur votre bureau. Toute entreprise qui utilise la plateforme Salesforce aura intérêt à passer à un forfait supérieur de Hive pour y intégrer ses comptes. Ainsi, toute l’information à recueillir depuis la plateforme Salesforce sera accessible rapidement grâce à une intégration et à une configuration de flux de travail rapides.

• Même si vous pouvez certainement donner de la rétroaction dans les notes, entre autres, tout au long d’un projet dans Hive, Proofing & Approvals est une excellente application qui vous permet de savoir facilement où trouver l’information sur l’approbation d’un projet ou d’une tâche. Approvals Reporting permet aux membres de la haute direction et aux investisseurs de suivre le flux d’approbation à un niveau global.

• Analytics est au cœur de toute entreprise. Si vous aimez les chiffres, cette application complémentaire pourrait être déterminante pour la façon dont votre entreprise aborde sa stratégie. Vous pouvez suivre les chiffres selon les espaces de travail, les échéances des actions, les employés, les projets, etc., le tout dans des graphiques faciles à comprendre.

4. Choisissez votre vue

Une fois vos applications ajoutées et leur accès maîtrisé, vous voudrez choisir une façon de voir les tâches, les projets et les autres renseignements liés à votre travail. Cliquez sur « Projects » dans le menu de gauche. Sous « Project Navigator », vous verrez quatre options. Cliquez sur la troisième, « Summary Views ».

Trois des options les plus populaires devraient y figurer à titre d’exemples. Il y a « Calendar », qui est exactement ce que son nom indique : un calendrier que tous les membres de l’équipe peuvent voir et modifier. « My team » affiche chaque tâche et chaque projet sous le nom de la personne responsable dans votre équipe. Cela vous permet de passer d’un collègue à l’autre pour voir ce qu’il a au programme à tout moment. La vue « Status » vous permet de voir à quelle étape se trouvent les projets. Par exemple, toute tâche qui n’est pas encore commencée figure dans une colonne. Les tâches en cours se retrouvent à un autre endroit, tout comme les tâches en révision, et ainsi de suite.

Si vous cliquez sur l’option bleue « Create summary view », d’autres types de vues sont offerts. Si vous aimez les feuilles de calcul et les tableaux, la « Table view » sera peut-être votre pain quotidien. « Label View » et « Gantt View » sont d’autres façons de visualiser votre travail. Dans tous les cas, n’hésitez pas à modifier les cartes et les titres, et à créer des modèles qui vous aideront à automatiser votre flux de travail.