6 étapes pour gérer un projet avec succès

Peu importe votre emploi ou votre secteur, il est probable que vous deviez un jour gérer un projet. Certaines professions reposent en grande partie sur des projets, comme le travail en agence ou en consultation, alors que d’autres s’y prêtent moins. Mais au bout du compte, la plupart de nos tâches peuvent se découper en blocs précis (c’est-à-dire des projets), ce qui facilite l’évaluation de l’avancement, des réussites et des jalons. Dans cet article, nous vous donnons de précieux conseils pour gérer n’importe quel projet avec succès. Mais d’abord, présentons quelques types de projets :

1. Projet de gestion - Ces projets relèvent du secteur opérationnel et « surviennent lorsque des entreprises déménagent leur siège social, conçoivent et mettent en place un nouveau système informatique, lancent une campagne de marketing, se préparent à un salon professionnel, produisent une étude de faisabilité ou un autre rapport, restructurent l’organisation… [ou] montent un spectacle », selon Project Smart. Les projets de gestion créent de la valeur en faisant économiser du temps, de l’énergie ou des ressources à l’entreprise.

2. Projet de recherche - C’est le moins tangible des trois. On le reconnaît surtout au fait qu’il exige une collecte de données approfondie et, comme son nom l’indique, de la recherche. Ces projets produisent de l’information et des connaissances plutôt qu’un produit physique.

3. Projet de fabrication - Ce type de projet a un objectif et un résultat clairs : produire un article. Tout au long du projet, vous partez du principe que tout ce que vous faites contribue à la création d’un produit physique.

Maintenant que nous avons cerné les types de projets, passons aux détails de la gestion d’un projet. Voici les éléments à considérer quand vous vous lancez dans la gestion d’un projet.

1. Fixer les attentes. 

Avant de vous lancer dans un projet, assurez-vous d’avoir défini les livrables et les attentes. Décrivez des objectifs clairs et les résultats souhaités, ainsi que les difficultés que vous pourriez rencontrer en cours de route. Ensuite, réunissez toutes les personnes et tous les participants nécessaires au projet, et expliquez clairement quels sont leurs micro-objectifs dans l’ensemble du projet. Une fois les principaux intervenants et les objectifs de chaque contributeur cernés, vous pouvez passer à la planification proprement dite et au lancement du projet. Il peut aussi être utile d’avoir un intervenant principal : il supervisera tous les aspects et veillera à ce que le projet reste sur la bonne voie.

2. Utiliser un outil de gestion de projets. 

Hive fait partie de cette catégorie, et les outils de gestion de projets, ou de productivité, peuvent vraiment aider à garder un projet sur la bonne voie. Les outils de gestion de projets offrent notamment de vastes capacités de suivi, de l’automatisation, une meilleure communication et des fonctions de planification. De même, un bon logiciel de gestion d’événements peut simplifier la planification et l’exécution de grands événements et veiller à ce que chaque détail soit pris en compte du début à la fin. Avec Hive, le cycle de vie et le lancement commencent dès que vous créez un projet. Vous pouvez ensuite ajouter des tâches et les assigner dans le projet, communiquer par clavardage et profiter de plus de 1 000 intégrations. Hive offre aussi une intégration native du courriel qui vous permet de lire vos courriels, d’y répondre et de les assigner depuis votre boîte de réception. Les avantages d’un outil comme Hive sont nombreux, mais parmi les plus évidents, il vous garde organisé, il rassemble au même endroit tout le matériel et toutes les données dont vous avez besoin, il améliore la communication d’équipe et il offre une transparence totale. Ce sont tous des éléments clés d’un projet et une grande part de ce qui en fait la réussite. Si vous cherchez un outil pour planifier et gérer vos projets avec succès, à chaque étape, Hive est faite pour vous. Joignez-vous à des milliers d’équipes dynamiques sur Hive et commencez votre essai gratuit de 14 jours ici.

3. Créer et gérer l’échéancier du projet.

Une fois les composantes de base du projet établies, vous pouvez tracer un échéancier approximatif pour déterminer et planifier la durée du projet. Un échéancier en place aide l’équipe à rester sur la bonne voie et à rendre des comptes, et il accroît la transparence dans toute l’organisation. Un outil de gestion de projets comme Hive, qui comprend un outil de diagramme de Gantt intégré, est un moyen simple et efficace de visualiser votre échéancier et de vous assurer que les livrables avancent comme prévu.

4. Faire le point sur l’état du projet.

Les points d’étape font partie intégrante de la gestion d’un projet. Vous devez réunir tous les principaux intervenants pour cerner l’avancement, les obstacles et les autres points à améliorer. Ces points d’étape peuvent prendre la forme de réunions aux deux semaines, de courriels hebdomadaires ou d’une combinaison des deux.  Des outils comme Hive et Zoom, un logiciel de vidéoconférence, simplifient les réunions et les points d’étape, car il n’est pas nécessaire d’être sur place pour les tenir. Avec Hive, vous voyez l’état complet d’un projet jour après jour et vous pouvez facilement envoyer un courriel de synthèse et d’avancement sans vous réunir en personne. Mais si vous souhaitez tout de même tenir une rencontre, vous pouvez utiliser Zoom pour relier les employés à distance aux personnes au bureau. Zoom permet aussi à des personnes d’assister à une réunion depuis leur poste de travail si elles veulent simplement écouter l’avancement. Mieux encore, utilisez l’application Hive Notes dans vos réunions Zoom pour prendre des notes, créer des prochaines étapes concrètes et envoyer des courriels de suivi directement dans la fenêtre de votre réunion Zoom. C’est une toute nouvelle expérience de prise de notes qui vous permet de commencer à travailler sur vos projets pendant vos réunions plutôt que d’attendre qu’elles soient terminées.

5. Suivre les jalons du projet et en rendre compte.

Quand vous menez un projet long et complexe, ou même un projet plus court et très prioritaire, il est important de suivre les jalons tout au long du projet et d’en rendre compte. Ces jalons auront été établis dans la section des attentes de la planification du projet (et ils peuvent même être suivis dans Hive), et il est essentiel de mesurer le rendement par rapport aux jalons et à l’échéancier. En cours de suivi, il est aussi utile de rendre compte des réussites et des échecs, des analyses et de toutes les autres données recueillies pendant la gestion du projet. Utiliser l’analytique intégrée à des outils comme Hive est simple et réunit toutes vos données dans une seule vue et une seule plateforme.

6. Passer en revue les réussites et les occasions d’amélioration. 

Une fois le projet terminé, il est important de revenir sur les réussites, sur le respect des attentes fixées et sur la façon dont tout le monde a travaillé ensemble, puis de cerner les points à améliorer. Si vous avez suivi l’avancement et les tâches dans Hive ou dans un autre outil de gestion de projets, il devrait être facile de revoir le déroulement du projet et de relever les réalisations ou les lacunes survenues en cours de route. Ce processus d’examen de projet vous permet d’évaluer la réussite du projet, de tirer des leçons des difficultés rencontrées et d’apporter les ajustements nécessaires pour les projets futurs. Partager ces constats et en faire rapport à l’équipe aidera à améliorer le flux de travail du prochain projet et à assurer une réussite durable. Dans l’ensemble, ce ne sont là que quelques clés de la réussite en gestion de projets. Comme pour tout processus, ce sont des pistes suggérées, que vous pouvez adapter à votre projet et à votre équipe. Vous pouvez très bien mener un projet à bon port en vous concentrant sur seulement un ou deux des points ci-dessus, mais notre principale suggestion est d’adopter un outil de gestion de projets. Il vous simplifiera la vie. Si vous avez d’autres suggestions à partager, faites-le-nous savoir dans les commentaires ci-dessous!