7 étapes pour choisir le meilleur outil de gestion de projets en 2026

« L'avenir du travail par projets dépend de la prise de conscience, par les entreprises, que les équipes de projet obtiennent des niveaux de performance comparables avec des approches agiles, hybrides et prédictives », voilà ce que révélait un rapport de 2024 du Project Management Institute (PMI). L'étude précise que « choisir la bonne approche de gestion de projets est le point de départ; cela ne suffit pas pour donner à l'organisation un avantage en matière d'amélioration des taux de performance des projets ».

Pourquoi les écouter?

1. Le PMI est le plus important organisme professionnel mondial à but non lucratif en gestion de projets. 

2. On estime que 77 % des équipes très performantes utilisent des outils de gestion de projets.

3. Les organisations qui investissent dans ces outils gaspillent 28 fois moins d'argent que celles qui n'en utilisent pas.

Ces chiffres sont difficiles à ignorer. Si vous souhaitez donc améliorer la productivité et l'efficacité de votre équipe, nous partageons tout ce qu'il faut savoir pour bien choisir un logiciel de gestion de projets.

Qu'est-ce qu'un outil de gestion de projets?

À la base, c'est un logiciel qui aide les équipes à planifier, à gérer et à optimiser les ressources d'une organisation. Ces outils peuvent différer par leurs capacités de base, mais la plupart ont quelques points en commun.

• Suivi et attribution des tâches – La plupart des outils de gestion de projets, sinon tous, permettent d'attribuer et de suivre les tâches tout au long de leur cycle de vie.

• Projets parents et enfants – Ces tâches doivent être rattachées à des projets précis. C'est pourquoi la plupart des plateformes de gestion de projets comptent des projets parents (un grand projet qui regroupe des projets plus petits) et des projets enfants (le plus petit projet qui relève du projet parent).

• Collaboration – Tous les outils de gestion de projets offrent des fonctions de collaboration d'une façon ou d'une autre, que ce soit pour collaborer sur des tâches individuelles, clavarder ou s'échanger des documents.

• Partage de documents – Pour mener à bien les tâches et les projets, vous devez pouvoir partager des documents et des ressources et travailler ensemble dessus. C'est pourquoi la plupart des outils de gestion de projets permettent de partager des documents.

Ces outils sont essentiels pour les organisations, et ce, pour diverses raisons. D'abord, ils aident l'équipe à rester organisée et à respecter les processus. Ensuite, ils offrent une vue d'ensemble claire de toute l'activité liée à une campagne, à un projet ou à une tâche à un moment donné. Les outils de gestion de projets permettent aussi aux équipes de communiquer clairement et rapidement grâce aux commentaires, au clavardage et plus encore.

De plus, des statistiques confirment l'importance d'un logiciel de gestion de projets. Saviez-vous que 77 % des projets très performants utilisent un logiciel de gestion de projets? Ou que 122 M$ ont été gaspillés à cause d'une mauvaise planification de projets? Le bon outil permet d'éviter tout cela.

Avec des milliers d'outils sur le marché, il peut être intimidant de trouver le meilleur pour votre équipe. Trop souvent, les chefs d'équipe achètent une solution de gestion de projets pour constater, quelques mois plus tard, qu'ils sont les seuls à l'utiliser. Quand vous comparez les outils, rappelez-vous qu'un outil efficace doit répondre à deux exigences principales :

1. Il doit offrir toutes les fonctionnalités dont un gestionnaire de projet a besoin.

2. Il doit s'agir d'un outil que toute votre équipe est prête à utiliser.

Répondre à ces deux exigences est plus facile à dire qu'à faire. Nous avons donc décrit 9 étapes clés pour que votre équipe trouve le meilleur outil Web de gestion de projets pour vos besoins. Prêt à vous organiser?

1. Définissez vos besoins en gestion de projets

La première étape pour trouver une bonne solution de gestion de projets est de cerner les problèmes actuels dans la façon de travailler de votre équipe. Il est important de noter ces irritants dans une liste que vous pourrez consulter plus tard. Voici des problèmes possibles :

• Manque de communication entre les services

• Projets désorganisés et échéances manquées

• Incapacité à tirer du sens des commentaires des clients

• Charge de travail inégale entre les membres de l'équipe

• Boîte de réception de courriels débordante

• Trop de réunions qui font perdre du temps

Quand vous examinez toutes les options, vous devez vous demander : est-ce que cet outil règle ces problèmes? Si la réponse est non, retirez l'outil de votre liste pour ne pas vous laisser distraire par des démonstrations tape-à-l'œil, une belle interface ou des fonctionnalités puissantes dont vous ne vous servirez jamais.

Vous pouvez aussi vous servir de cette liste comme point de départ pour définir les fonctionnalités que vous voulez dans un logiciel de gestion de projets. Classez chaque fonctionnalité en priorité haute, moyenne ou basse pour savoir rapidement si un outil potentiel conviendra.

2. Explorez les meilleures options de gestion de projets

Une fois vos besoins définis, il est temps de voir quelles options existent. Voici quelques façons de commencer :

• Demandez à vos collègues ce qu'ils ont aimé utiliser par le passé

• Discutez avec d'autres gestionnaires de projet de votre secteur

• Consultez les recommandations de sites spécialisés de votre secteur

• Lisez les sites d'évaluation de logiciels

Commencez par accorder la priorité aux commentaires de votre équipe : savoir ce qu'elle a aimé dans les outils précédents facilitera l'adoption dans l'entreprise. Comparez la liste de fonctionnalités et les tarifs de chaque option avec votre liste de besoins. Cela vaut la peine de consacrer un peu de temps de plus à chercher la solution idéale. Votre équipe a-t-elle besoin de diagrammes de Gantt? Et de tableaux Kanban? Une fois les options évaluées, réduisez la liste à environ cinq finalistes et demandez aussi aux membres de l'équipe de voter pour leurs favoris.

Pour vous aider à démarrer, voici quelques-uns des meilleurs outils de gestion de projets actuellement sur le marché :

1. Hive

La vue Kanban et Notes de Hive, illustrées ci-dessus.

Hive est un puissant logiciel de gestion de projets utilisé par des équipes chez Google, Starbucks, Comcast, Toyota et bien d'autres. Hive est une excellente plateforme de productivité tout-en-un, utilisée par des organisations de toutes tailles, des jeunes entreprises et des organismes sans but lucratif jusqu'aux sociétés de 100 000 employés. C'est l'un des meilleurs logiciels de gestion de projets en ligne sur le marché, parce qu'elle vous laisse travailler à votre façon : de ses 6 vues de projet différentes à ses plus de 1 000 intégrations avec d'autres applications de travail courantes. Ce n'est pas un hasard si les équipes les plus performantes choisissent Hive pour leurs besoins en gestion de projets.

Fonctionnalités de Hive :

• Vues de projet flexibles, dont les vues Gantt, Kanban, calendrier, tableau et portefeuille

• Possibilité d'ajouter des commentaires, des sous-actions, des dépendances et des pièces jointes aux cartes d'action

• Suivi du temps et feuilles de temps

• Fonctions de gestion des ressources

• Intégrations avec plus de 1 000 outils comme Jira, Gmail, Zoom et Salesforce

• Application Hive Goals pour définir et suivre des objectifs

• Clavardage et courriel intégrés pour une meilleure connectivité

• Outil collaboratif de prise de notes

• Analyses détaillées en temps réel

• Applications Web et de bureau

Hive propose un essai gratuit de 14 jours, et les forfaits Hive Teams commencent à 12 $ par mois par utilisateur. Hive Free est le forfait gratuit à vie de la plateforme pour les équipes d'au plus 10 personnes. Pour en savoir plus, consultez les tarifs de Hive ici.

2. Trello

Trello est un outil basé sur le Kanban, fondé en 2011 et appartenant aujourd'hui à Atlassian, qui possède aussi Jira. Beaucoup de gens utilisent Trello pour la gestion de projets parce qu'il est simple et facile à utiliser : la vue Kanban est claire et facile à maîtriser pour tous les niveaux de compétence.

Fonctionnalités de Trello :

• Tableaux de gestion de projets de type Kanban et calendrier

• Possibilité d'ajouter des commentaires, des dates d'échéance et des pièces jointes aux cartes d'action

• Automatisation intégrée des flux de travail

• Champs personnalisés

• Arrière-plans et autocollants personnalisés

3. ProofHub

ProofHub est un outil de gestion de projets et de collaboration d'équipe qui aide les équipes de toutes tailles à collaborer, à communiquer et à suivre leur progression, le tout au même endroit. Avec ProofHub, vous pouvez dire adieu au chaos des communications dispersées, des échéances manquées et des tâches désorganisées. Grâce à sa vaste gamme de fonctionnalités, vous n'avez pas besoin d'investir dans plusieurs outils. ProofHub est aussi offert à un tarif très avantageux, sans frais par utilisateur et avec une politique d'utilisateurs illimités.

Fonctionnalités de ProofHub :

• Attribuer, suivre et livrer les tâches à temps

• Communiquer instantanément par clavardage et discussions   

• Avoir une vue d'ensemble de l'avancement des projets grâce à des rapports personnalisés  

• Suivi du temps avec chronomètres et feuilles de temps

• Révision et approbation en ligne pour obtenir des commentaires en temps réel

4. Asana

Asana est un programme visuellement attrayant, créé par l'un des fondateurs de Facebook, qui se classe facilement parmi les meilleurs outils. Utilisé par des créatifs et des équipes partout dans le monde, Asana garde ses utilisateurs engagés et actifs grâce à son format et à son design dynamiques. Asana aide les personnes et les équipes à renforcer leur responsabilisation et à améliorer leur communication.

Fonctionnalités d'Asana :

• Vues de projet flexibles, dont liste, échéancier et tableaux

• Possibilité d'ajouter des commentaires, des dates d'échéance et des pièces jointes aux cartes d'action

• Analyses et graphiques en temps réel pour suivre la progression

• Suivi de la charge de travail pour aider les membres de l'équipe à gérer leur propre charge

• Possibilité de définir des objectifs stratégiques dans la plateforme

Comparaison : Découvrez les meilleures solutions de rechange à Asana sur le marché.

5. Microsoft Teams

Si vous utilisez déjà la suite de produits Microsoft, Microsoft Teams pourrait être un excellent choix. Cet outil vous permet de clavarder, de collaborer, de communiquer et de tenir des réunions en toute fluidité, ce qui est encore plus important maintenant que nous travaillons tous à distance. Bonus : saviez-vous que vous pouvez intégrer Teams à des applications de gestion de projets plus poussées comme Hive?

Fonctionnalités de Teams :

• Clavardage avec GIF, autocollants et plus encore pour communiquer facilement à distance

• Réunions virtuelles pour des équipes de 2 à 10 000 personnes

• Collaboration sur des fichiers en temps réel avec des applications comme Excel, Word et Powerpoint

• Intégrations avec des centaines d'autres applications comme Hive

6. Airtable

Airtable est un chiffrier très puissant dans lequel vous pouvez dresser la liste de vos tâches et de vos projets et stocker des fichiers. Dans le chiffrier, vous pouvez joindre divers éléments, dont des images, des liens vers d'autres tâches et des responsables. Airtable offre aussi d'autres vues que la vue chiffrier ou tableau : calendrier, Kanban et galerie. Cette application est l'une des meilleures options si vous avez surtout l'habitude de travailler dans Excel, Google Sheets ou un autre logiciel de type chiffrier.

Fonctionnalités d'Airtable :

• Possibilité de créer une base de données personnalisable qui s'adapte à votre façon de travailler

• Vues calendrier, galerie et Kanban

• Automatisations pour envoyer des notifications et créer des tâches

• Plus de 50 applications prêtes à l'emploi

  
  

7. Smartsheet

Smartsheet est un outil surtout basé sur la vue tableau, qui imite l'apparence d'un chiffrier Excel. Smartsheet est un outil dynamique utilisé par des équipes partout dans le monde qui veulent simplifier leurs processus et leurs flux de travail et collaborer plus efficacement. Si vous avez l'habitude de créer des échéanciers dans Excel, vous adorerez cet outil pour sa facilité et sa simplicité en comparaison. Ces dernières années, Smartsheet a aussi acquis 10,000 Feet, un excellent outil de gestion des ressources qui ajoute des avantages à la plateforme.

Fonctionnalités de Smartsheet :

1. Tableaux de bord qui donnent aux administrateurs ou aux chefs d'équipe un aperçu de l'avancement global des projets

2. Journal d'activité qui sert de piste de vérification pour tout le travail accompli

3. Gestion de contenu avec possibilité de planifier et de réviser le contenu dans la plateforme

Comparaison : Découvrez les meilleures solutions de rechange à Smartsheet sur le marché.

8. Wrike

Wrike est un puissant logiciel de gestion de projets, idéal pour créer des flux de travail d'équipe personnalisés. Vous pouvez ensuite définir facilement un échéancier, créer des graphiques interactifs comme la vue Gantt et visualiser aisément les tâches et les prochaines étapes. Wrike permet aussi d'analyser la performance grâce à sa fonction de création de rapports en temps réel.

Fonctionnalités de Wrike :

• Formulaires de demande de travail détaillés

• Multiples vues de projets et de tâches, dont tableau, Gantt, liste et plus encore

• Modèles de gestion de projets flexibles pour favoriser le travail répétable

• Statuts de flux de travail personnalisés

9. Workzone

Workzone est un outil personnalisable qui réunit toute l'information utile pour que les équipes collaborent aux niveaux macro et micro. Dans Workzone, vous avez accès à des éléments comme le « tableau de bord des projets », illustré ci-dessus, qui offre une vue d'ensemble de l'état de tous les projets de l'organisation. Vous pouvez aussi explorer en détail les « listes de tâches », créées pour chaque utilisateur et envoyées par courriel.

Fonctionnalités de Workzone :

• Tableau de bord des projets pour la vue d'ensemble

• Diagrammes de Gantt et dépendances entre tâches pour la planification à long terme

• Suivi du temps

• Alertes de statut qui repèrent les zones de risque de façon proactive

10. GanttPro

GanttPRO est un outil de gestion de projets reconnu mondialement, fondé sur le diagramme de Gantt, utilisé par des équipes chez NASA, Salesforce, Vodafone, Intel, Booking.com et bien d'autres. Le logiciel est apprécié, entre autres, pour sa courbe d'apprentissage courte et son interface attrayante.

Fonctionnalités de GanttPRO :

• Vues de projet flexibles, dont diagramme de Gantt, tableau, liste, calendrier et portefeuille.

• Fonctions de collaboration d'équipe avec commentaires, pièces jointes, mentions et notifications.

• Échéancier très visuel avec chemin critique, planification automatique et dépendances.

• Charge de travail des ressources pour voir qui est surchargé ou sous-utilisé.

• Suivi du temps et rapports.

11. nTask

nTask est un outil en ligne gratuit que plus de 100 000 équipes à travers le monde utilisent pour se responsabiliser. nTask est excellent parce qu'il offre un suivi du temps et des fonctions de réunion améliorés, qui conviennent très bien aux organisations facturant à l'heure.

Fonctionnalités de nTask :

• Suivi du temps automatisé ou feuilles de temps manuelles.

• Établissement des priorités et suivi des tâches.

• Planification de projets et gestion des échéanciers.

• Outils de rapports et de visualisation.

12. ProjectManager.com

ProjectManager.com est une référence de premier plan en matière de gestion de projets. L'un de ses outils les plus robustes est son logiciel de planification de projets, qui aide les équipes à planifier les échéanciers, à collaborer sur les tâches et à suivre la progression et les ressources en cours de route. ProjectManager.com propose des forfaits à paliers selon les fonctionnalités requises et la taille de l'équipe, et même des solutions pour grandes équipes (Enterprise). C'est donc une excellente option de planification de projets pour toutes sortes d'équipes.

Fonctionnalités de ProjectManager.com :

• Prise en charge de la planification Agile et en cascade

• Affichage des tâches en diagrammes de Gantt et en tableaux Kanban

• Notifications par courriel et dans l'application sur les mises à jour et les changements de tâches

• Suivi du temps et des dépenses

13. Notion

Notion est l'un des meilleurs outils de gestion de projets du marché parce qu'il réunit en un seul endroit tout ce dont les équipes ont besoin pour rédiger, planifier, attribuer et s'organiser. Notion se divise en quelques parties : le wiki d'équipe, les projets et les tâches, ainsi que les notes et les documents. Le wiki d'équipe est une source centrale de connaissances, tandis que les projets et les tâches constituent le cœur de l'outil. Les notes et les documents offrent un espace centralisé pour le stockage des documents.

Fonctionnalités de Notion :

• Un système d'exploitation centralisé qui garde toute l'équipe sur la même longueur d'onde

• Tableaux Kanban et vues en liste flexibles pour les projets et les tâches

• Possibilité d'attribuer une tâche à une personne et de définir un niveau de priorité

Comparaison : Découvrez les meilleures solutions de rechange à Notion sur le marché.

14. ClickUp

ClickUp offre des vues personnalisables, dont la vue liste, la vue tableau (semblable à la vue Kanban), la vue boîte (qui détaille la charge de travail individuelle) et la vue calendrier (qui trie les actions par date d'échéance). Avec ClickUp, les utilisateurs peuvent travailler en vue d'atteindre des objectifs (Goals), qui sont le « centre de commande » de l'utilisateur.

Fonctionnalités de ClickUp :

• Gestion de projets flexible, sans code

• Possibilité d'ajouter des documents et des wikis

• Suivi du temps

Comparaison : Découvrez les meilleures solutions de rechange à ClickUp sur le marché.

15. Monday.com

Monday.com est un outil de base, intuitif, facilement accessible aux petites comme aux grandes équipes. C'est un système d'exploitation du travail qui peut aider les équipes dans de nombreuses fonctions, notamment les ventes, la gestion de projets, le marketing, la gestion des ressources humaines et le recrutement.

Fonctionnalités de Monday.com :

• Automatisation

• Vues de projet flexibles

• Plus de 40 intégrations

D'autres options de gestion de projets à envisager pour votre équipe :

16. Clarizen

Clarizen est un excellent logiciel de gestion de projets, qui convient bien aux entreprises et aux grandes équipes à la recherche d'une solution robuste. Cet outil est personnalisable, et vous pouvez utiliser des tableaux de bord pour suivre toutes les pièces mobiles de l'organisation. Clarizen aide aussi à réduire les communications superflues et à simplifier l'ensemble des processus.

17. Paymo

Paymo est un outil de gestion de projets conçu pour aider les équipes à travailler ensemble et à rester concentrées sur leurs tâches. L'un des principaux atouts de Paymo, et ce qui en fait l'un des meilleurs logiciels de gestion de projets, c'est qu'il vous permet de gérer les tâches, de créer des horaires d'équipe et de suivre le temps de travail dans une seule plateforme cohérente. Cet outil sera surtout utile si vous faites du travail par projets, par exemple dans une agence ou une organisation créative, et que vous voulez suivre le temps consacré à des tâches et à des projets précis.

18. Planview

Planview est un outil de gestion de portefeuille et de projets comptant cinq volets, dont Planview Enterprise One, Planview LeanKit et Planview Projectplace. Avec sa vaste gamme de solutions, votre équipe peut trouver celle qui convient parfaitement à la planification stratégique, à la planification agile à l'échelle de l'entreprise, à la gestion du travail ou à la gestion de programmes agiles.

19. Infinity

Infinity est un outil de gestion de projets puissant qui permet aux équipes de trier et de stocker l'information sur les projets et les tâches de façon rationalisée. Avec une multitude de vues de projet uniques, du tableau au Gantt, Infinity propose une vue et une solution uniques pour chaque membre de l'équipe. De plus, ce logiciel de gestion de projets vous permet de structurer les données en hiérarchies comprenant des flux de travail, des éléments et des onglets.

20. Proprofs Project

Proprofs Project est une plateforme de gestion de projets en ligne simple, qui aide les équipes à garder une visibilité à 360 degrés sur leurs projets. Avec cet outil, les équipes peuvent facilement combler les lacunes de communication et collaborer en temps réel avec différents services pour partager des idées et des fichiers et discuter des projets, afin d'éviter des retards inutiles.

21. Teamwork

Teamwork est un outil de gestion de tâches et de projets qui offre de la flexibilité et des fonctionnalités puissantes aux équipes qui travaillent sur des projets complexes. Le logiciel propose la facturation, le budget-temps des projets, la planification, le clavardage d'équipe intégré et des rapports d'avancement (burndown). Teamwork offre aussi des modèles prêts à l'emploi qui facilitent l'intégration et différentes représentations visuelles des projets, comme la vue en diagramme de Gantt. 

22. Toggl

Toggl est un outil simple de planification de projets et de collaboration pour les petites équipes. L'interface par glisser-déposer de Toggl offre de la flexibilité pour créer un projet et l'adapter à chaque équipe. Le logiciel permet de voir le statut des tâches, de fixer des échéances, d'ajouter des sous-tâches et de définir des estimations. De plus, la fonction d'étiquettes pour les tâches facilite la recherche, le filtrage et le classement des projets et des segments. 

23. Quip

Quip est un logiciel de gestion de projets idéal pour les équipes qui ont besoin de collaborer en temps réel et qui aiment les chiffriers. Avec Quip, vous pouvez @mentionner des utilisateurs précis pour attirer leur attention, laisser des commentaires sur des cellules précises et consulter l'historique de toutes les modifications apportées au document. Bien qu'il soit moins flexible que d'autres logiciels de gestion de projets sur le plan de la personnalisation, Quip s'intègre à plusieurs applications tierces. Quip offre un essai gratuit, avec des forfaits à partir de 10 $ par mois par utilisateur.

3. Mettez le logiciel de gestion de projets à l'essai

Il est maintenant temps de tester l'outil vous-même. Presque tous les outils offrent un essai gratuit, et même si ce n'est pas le cas, bien des entreprises en proposent volontiers un si vous le demandez. Réunissez d'abord un petit groupe pour piloter l'outil ensemble. Choisissez des personnes aux fonctions et aux styles de travail variés, car la diversité des opinions est essentielle pour prévenir les problèmes futurs.

Il est aussi judicieux (si possible) de faire travailler l'équipe pilote sur un vrai projet. Il est facile de jouer avec les fonctionnalités pendant cinq minutes, mais vous devez voir comment l'outil se comporte quand vous l'utilisez pour accomplir quelque chose. Sinon, vous ne comprendrez pas vraiment ses avantages et ses inconvénients par rapport à vos besoins en gestion de projets.

Il est également important de tester le service à la clientèle. Mettre en place un nouvel outil, même s'il convient parfaitement, demande du travail. Un fournisseur qui vous soutient peut faire toute la différence. Mieux encore, demandez une démonstration et passez de 30 minutes à une heure avec leur équipe des ventes pour mieux comprendre comment cette équipe utilise elle-même l'outil et à quelles fonctionnalités vous pouvez vous attendre. Vous pouvez aussi poser une question à l'équipe de soutien et voir combien de temps elle met à répondre. Consultez leur centre d'aide et leurs ressources pour voir s'ils offrent du matériel qui vous aidera à démarrer. Demandez à votre représentant commercial comment il compte vous soutenir si vous faites le changement.

Quelques excellents outils qui offrent des essais gratuits :

• Hive – Hive offre un essai gratuit de 14 jours, sans carte de crédit

• Kintone – Kintone offre un essai gratuit sans carte de crédit, ainsi qu'un essai spécial pour les organismes sans but lucratif

• Asana – Asana offre un essai gratuit de 30 jours à tous les nouveaux utilisateurs

• Zoho Projects – Cet outil offre un essai gratuit de 10 jours pour tous ses forfaits payants

4. Recueillez les commentaires de votre équipe

Une fois l'essai terminé, il est temps de recueillir des commentaires en vous adressant à tous les membres du projet pilote de votre futur logiciel de gestion de projets. Voici ce que vous devriez demander :

• L'outil rendrait-il leur flux de travail plus efficace?

• Combien de temps faudrait-il consacrer à sa mise à jour?

• Qu'ont-ils le plus aimé et le moins aimé dans l'outil?

• Combien de temps leur a-t-il fallu pour s'y mettre?

• Dans quelle mesure recommanderaient-ils l'outil?

Ensuite, reprenez la liste d'irritants de la première étape. Vérifiez dans quelle mesure chaque option règle vos principaux problèmes. Il est aussi important de réfléchir à la façon dont l'outil fonctionne avec les parties externes pour éviter que votre équipe fasse le travail en double.

Par exemple, si vous êtes une agence de marketing, vous voudrez peut-être que votre outil permette de partager facilement l'avancement des projets avec vos clients. Sinon, votre équipe devra faire le travail en double pour tenir les clients au courant.

Vous devez aussi tenir compte de la facilité de travailler avec les autres services. Supposons que votre équipe du service à la clientèle ait besoin de notifications du CRM pour lancer une mise en œuvre. Si l'outil ne s'intègre pas au CRM, tout sera ralenti.

5. Évaluez le coût

Tenez compte non seulement du prix par utilisateur, mais aussi du temps qu'il faudrait pour mettre en place l'outil de gestion de projets. Comparez-le au coût de continuer à travailler de la même façon. Pensez au temps perdu, aux occasions manquées et aux problèmes causés par votre flux de travail actuel. Comment ce nouvel outil pourrait-il changer cela? Si vous voyez des économies à long terme, vous avez trouvé une bonne option.

Vous devriez aussi déterminer le mode de paiement qui convient le mieux. Préférez-vous un abonnement mensuel ou un paiement annuel? Voulez-vous vous engager pour 3 mois, puis réévaluer? C'est un investissement. Déterminez la meilleure façon d'utiliser les ressources de votre entreprise.

Bon nombre des meilleures plateformes offrent aussi des forfaits gratuits de gestion de projets, qui peuvent convenir si votre budget est très limité. Gardez à l'esprit que ces versions gratuites ont habituellement des fonctionnalités limitées par rapport aux forfaits payants complets. Elles conviennent donc généralement mieux aux équipes de petite taille ayant des besoins de gestion de projets plus simples.

6. Obtenez l'adhésion de la direction

Quand vous vous préparez à mettre en place un outil, il est essentiel d'obtenir l'adhésion de l'équipe de direction, ou au moins d'une partie de celle-ci. Comme vous demanderez à des dizaines de personnes de changer probablement leur routine quotidienne, il vaut mieux avoir l'appui de la direction. Voici quelques moyens d'y parvenir :

• Inclure un groupe de membres de la direction dans le comité de sélection de l'outil

• Communiquer ouvertement avec la direction au sujet des lacunes des outils actuels

• Fournir à la direction des statistiques sur des mises en œuvre réussies par le passé

Une fois que vous avez obtenu l'adhésion des bonnes personnes dans votre organisation, il est temps d'acheter l'outil, qu'il s'agisse d'un outil de gestion de projets infonuagique, d'une solution plus simple ou même d'une application mobile. Comme la plupart des outils de gestion de projets s'achètent selon le nombre de postes, nous vous recommandons d'acheter de quoi équiper 2 ou 3 équipes et de les utiliser comme test pour voir comment déployer l'outil dans le reste de l'organisation.

7. Mettez en place la plateforme de gestion de projets

Félicitations! Vous avez trouvé votre outil! Il s'agit peut-être d'un outil de gestion de projets infonuagique, ou de quelque chose de plus simple. La recherche est terminée et vous avez l'option parfaite. Mais n'oubliez pas le plan de mise en œuvre. La plupart des équipes résistent au changement, vous avez donc besoin d'un plan qui rend le déploiement le plus fluide possible. Voici les éléments clés à considérer :

• Échéancier : Quand voulez-vous que tout le monde adopte l'outil? Voulez-vous étaler le déploiement ou tout faire en même temps? Avez-vous besoin d'un outil de création d'échéanciers supplémentaire?

• Formation : De quelle formation les différentes personnes ont-elles besoin? Qui la donnera? Comment sera-t-elle offerte?

• Champions : Qui seront les principaux ambassadeurs de cet outil? Comment obtenir leur adhésion? Que feront-ils pour encourager les autres?

• Intégrations : Quand allez-vous configurer les intégrations clés? Qui en sera responsable?

Une fois que tout le monde est à bord, il est essentiel de donner l'exemple. Assurez-vous d'utiliser l'outil de façon continue et d'être disponible pour répondre aux questions.

Une fois l'outil mis en place, il est utile de revenir sur le processus. Y a-t-il des aspects que vous auriez abordés autrement? Des éléments de la mise en œuvre qui ne se sont pas bien déroulés? Pendant cette réflexion, donnez directement vos commentaires aux équipes des ventes et de la réussite client sur votre expérience : qui sait, il existe peut-être des fonctions de l'outil dont elles pourront vous parler pour régler les problèmes éventuels.

Il est aussi essentiel de tenir des suivis réguliers avec votre équipe pour savoir comment elle utilise le logiciel de gestion de projets, où vous pouvez apporter des changements et ce que les utilisateurs ont à dire.

Dans l'ensemble, il peut être délicat de faire adopter un nouvel outil à votre équipe, mais une fois qu'il est en place et utilisé, il simplifie la vie de tout le monde. Lancez-vous avec Hive dès aujourd'hui pour voir comment vous et votre équipe pouvez atteindre le sommet de la productivité en gestion de projets.