Qu'est-ce que la notation des OKR? Guide pour évaluer et mesurer la progression

Les OKR sont un outil efficace pour fixer des objectifs d'affaires et suivre la progression au sein d'une organisation. Ils offrent un cadre clair et mesurable pour définir ce qu'il faut accomplir et la façon dont votre équipe peut y arriver. Pourtant, définir des OKR n'est que la première étape. Pour savoir si vos OKR donnent de bons résultats, vous devez apprendre à les noter. Quiconque se fixe des objectifs au travail connaît les objectifs et résultats clés (OKR), un cadre de définition d'objectifs que les équipes utilisent pour atteindre des résultats précis de façon stratégique. Les objectifs sont les grandes visées, et les résultats clés sont les mesures précises qui servent à évaluer la progression vers ces visées. Idéalement, les OKR permettent d'harmoniser les objectifs individuels et ceux de l'équipe avec la stratégie globale de l'organisation. Et pour les noter ou évaluer leur efficacité, les équipes doivent avoir un système en tête.

6 étapes pour noter vos OKR

La notation des OKR consiste à évaluer la progression vers les objectifs et les résultats clés établis. Elle aide l'équipe à rester sur la bonne voie. Le processus consiste à rassembler les données disponibles, à évaluer le niveau de progression atteint et à changer de cap pour régler les points de friction existants.

1. Tenir une réunion de suivi

Pour bien noter les OKR, l'un des facteurs essentiels est de planifier des réunions régulières où l'on discute de l'avancement de l'OKR (ou de plusieurs OKR). Elles peuvent avoir lieu chaque semaine ou chaque mois, selon la nature et la complexité du projet. Ces réunions servent à passer en revue la progression, à discuter des difficultés et à cerner ce que vous pourriez mieux faire à l'avenir. Il faut donc un ordre du jour serré chaque fois.

2. Attribuer une note à chaque résultat clé

L'étape suivante consiste à attribuer une note à chaque résultat clé. La note doit refléter le niveau de progression réalisé dans l'exécution du résultat clé. La pratique courante est d'utiliser une échelle de 0 à 1,0, où 0 signifie aucune progression et 1,0 signifie que le résultat clé est pleinement atteint. Il est aussi possible d'employer une échelle de 0 à 100 % ou une échelle de 5 points, selon la préférence de votre équipe.

3. Calculer une note pour l'objectif

Une fois la note de chaque résultat clé attribuée, il faut calculer une note pour l'objectif. Cette note globale est la moyenne pondérée des notes de chaque résultat clé. La pondération de chaque résultat clé doit refléter son importance dans l'atteinte de l'objectif global. Par exemple, si trois résultats clés ont le même poids, la note totale correspond à la moyenne des trois notes. Mais si l'un d'eux est nettement plus important que les autres, il faut en tenir compte dans la pondération. Les équipes doivent toujours s'entendre sur le degré de priorité ou de pertinence de certains résultats clés, et cela doit être déterminé au moment de leur création.

4. Passer en revue toutes les notes

Une fois les notes calculées, l'équipe doit les examiner pour vérifier qu'elles reflètent bien sa progression vers ses objectifs. S'il existe des écarts importants entre les notes et la progression réelle, l'équipe doit revoir ses résultats clés et les ajuster au besoin. Et si des difficultés, des blocages ou des points de friction évidents nuisent à l'atteinte des objectifs, l'équipe doit aussi les énoncer.

5. Cerner les points à améliorer

Enfin, l'équipe doit trouver des solutions aux divers problèmes qui peuvent miner ses OKR. Ses pistes d'amélioration doivent cibler les points de friction ou repérer des occasions créatives de changer d'approche. L'équipe doit aussi se demander à quoi ressemblera l'OKR dans les prochaines semaines et comment ses changements pourraient en modifier l'échéancier.

6. Assigner et exécuter

C'est ici que la réunion se termine : les membres de l'équipe reçoivent des responsabilités claires, puis chacun se plonge dans son travail ou relance les autres au sujet de leurs échéances. À la prochaine réunion, quand l'équipe juge bon de la planifier, le cycle recommence, les collègues font le point sur le travail accompli et d'autres ajustements peuvent être apportés.

Conseils pour noter les OKR

Maintenant que vous avez une feuille de route, voici quelques points de plus à garder en tête pour noter vos OKR de façon équitable.

Soyez aussi précis que possible

Pour noter l'OKR équitablement, il faut que la raison de la note soit très claire. Si le travail est insatisfaisant, précisez ce qui doit être changé. Et si une tâche n'est pas terminée à l'échéance, indiquez exactement ce qui manquait.

Concentrez-vous sur les résultats

Plutôt que de noter votre OKR selon le nombre d'heures que votre équipe a consacrées à un projet, fondez vos notes sur l'atteinte des résultats visés. Accomplir des tâches est important, mais si elles ne traduisent pas une progression, elles ne peuvent pas être jugées productives pour l'atteinte de l'OKR.

Prenez au sérieux toutes les parties prenantes

Les membres de l'équipe auront des opinions différentes sur la note d'un OKR, et il faut les accueillir plutôt que les ignorer. L'avis de chacun est valable dans ces cas, car des points de vue différents peuvent mener à des solutions nouvelles et novatrices. Pour assurer l'équité, la notation des OKR doit être un processus démocratique, et non l'opinion catégorique d'un seul membre de l'équipe ou d'un gestionnaire.

Utiliser Hive pour définir vos objectifs

Prêt à fixer des objectifs stratégiques avec votre équipe? Vous tombez bien : la plus récente (et la plus emballante) fonctionnalité de Hive est Goals. Chacun veut savoir comment il fait avancer son organisation, et votre équipe est bien plus qu'un projet. Avec Goals, vous pouvez définir divers objectifs, visualiser la progression et garder tout le monde aligné dans un tableau de bord centralisé. Vous pouvez aussi :

• Créer un, dix, vingt objectifs ou plus pour votre équipe, afin que chacun comprenne à quoi il contribue.

• Centraliser et automatiser le suivi et la production de rapports de vos objectifs.

• Importer dans Hive des données d'autres systèmes pour simplifier les opérations et les rapports.

• Partager votre ou vos objectifs, les assigner aux bonnes personnes, suivre l'activité et vous donner une échéance.

• Comprendre à quel rythme votre équipe et votre organisation progressent vers un objectif ou un ensemble d'objectifs.

• Grâce aux codes de couleur, repérer facilement les éléments « sur la bonne voie ».

• Au moment de faire le bilan des progrès, des réalisations et des réussites, exporter facilement toutes les informations pertinentes.

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