Ce que votre collègue veut vraiment dire quand il parle de « hors portée »

En gestion de projets, « hors portée » est un terme crucial à connaître. Il désigne tout écart par rapport aux tâches prédéfinies et aux livrables du projet établis dans la portée initiale. Il peut s’agir d’un report d’échéance comme d’un changement dans les exigences du projet.

Tout ce qui est hors portée peut avoir une incidence importante sur un projet. Il faut donc rester vigilant et s’assurer que tous les changements sont communiqués efficacement et documentés de façon appropriée. Cet article explore plus en détail la notion de hors portée et explique pourquoi elle est si importante pour bien gérer un projet.

Définissez toujours la portée de votre projet

Si vous travaillez dans le domaine depuis un moment, vous avez sans doute entendu les termes de gestion de projets « portée » et « hors portée » revenir souvent. Définir la portée d’un projet est l’étape qui donne le ton et trace la feuille de route du projet. La portée peut se décrire comme la liste des travaux et des livrables à réaliser pour que le projet soit considéré comme une réussite.

La portée doit être approuvée par le client et par l’entrepreneur, et tout écart par rapport à cette portée prédéfinie est classé comme hors portée. Au fond, rien ne peut être « hors portée » si la portée initiale d’un projet n’est pas établie. La portée et le hors portée fonctionnent donc ensemble tout au long du cycle de vie d’un projet.

Comment garder les projets dans la portée?

Dans sa forme la plus simple, le hors portée désigne tout ce qui dépasse les limites convenues au départ pour un projet. Cela comprend les tâches supplémentaires, les changements d’exigences ou d’échéances, et tout ce qui n’est pas explicitement mentionné dans la portée initiale. Mais une fois la portée du projet définie, comment garder les projets sur la bonne voie sans en sortir? Voici quelques conseils pour rester dans la portée d’un projet :

• Rédigez un document de portée clair et concis, approuvé par l’entrepreneur et le client.

• Utilisez des procédures de gestion du changement pour suivre et approuver toute modification du projet.

• Communiquez efficacement avec toutes les parties prenantes du projet.

• Surveillez le calendrier du projet et assurez-vous que toutes les tâches respectent les échéances.

• Utilisez un logiciel de gestion de projets pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Si vous suivez ces conseils clés, vous devriez pouvoir garder vos projets sur la bonne voie et dans la portée. Toutefois, du travail hors portée peut quand même survenir. Il est donc essentiel d’avoir un plan pour y faire face.

Préparez-vous aux demandes hors portée avant qu’elles surviennent

C’est dans la nature des choses : des demandes hors portée surviendront. Pour vous y préparer, vous devez toutefois comprendre comment elles influenceront votre projet. En vous préparant au travail hors portée avant qu’il se présente, vous pouvez éviter bien des problèmes qui l’accompagnent.

La meilleure façon d’éviter ces problèmes est de planifier le travail hors portée à l’avance. Mettez en place un processus pour gérer les changements et assurez-vous que toutes les parties prenantes du projet connaissent leurs rôles et leurs responsabilités. Documentez tout afin que chacun comprenne clairement ce qu’on attend de lui. Le travail hors portée peut avoir une incidence importante sur un projet s’il est mal géré. Il peut causer des retards, hausser les coûts et frustrer toutes les parties prenantes. Même s’il peut donner des maux de tête à n’importe quel gestionnaire de projet, vous pouvez en limiter les dégâts si vous y êtes préparé et si vous disposez d’un processus de révision de projet bien défini. En comprenant ce qu’est le hors portée et comment le traiter, vous pouvez garder vos projets sur la bonne voie et dans le budget.

Exemples de projets hors portée

De nombreux éléments peuvent sortir de la portée initiale d’un projet. Voici toutefois quelques-uns des cas hors portée les plus courants :

• Tâches supplémentaires ou changements aux exigences

• Changements d’échéances

• Tout ce qui n’est pas explicitement mentionné dans le document de portée initial

• Travaux ou dépenses non prévus

• Contraintes budgétaires qui n’ont pas été prises en compte lors de la définition de la portée

Ces éléments hors portée surgissent souvent dans la gestion quotidienne des projets. Ce problème courant, aussi appelé « dérive de la portée », peut changer la trajectoire d’un projet. La dérive de la portée survient quand la portée initiale du projet commence à changer, souvent parce que le client demande des tâches supplémentaires. Les demandes hors portée ne devraient pas arrêter complètement un projet, mais elles peuvent parfois le mettre en pause et, si elles sont justifiées, modifier entièrement sa portée.

Dans la portée et hors portée : une comparaison

Voici un exemple concret de projet de marketing numérique qui vous aidera à repérer quelques cas de projets dans la portée et hors portée :

Dans la portée :

• Élaborer et mettre en œuvre une stratégie de médias sociaux

• Générer des pistes par les canaux de médias sociaux

• Optimiser un site Web pour les moteurs de recherche

Hors portée :

• Créer ou gérer la page Facebook de l’entreprise ou son compte Twitter

• Générer des pistes par du télémarketing sortant ou d’autres méthodes sans lien avec le marketing numérique

Dans cet exemple, élaborer une stratégie de médias sociaux est dans la portée, alors que créer ou gérer la page Facebook d’une entreprise est hors portée. De même, générer des pistes par du télémarketing sortant est aussi hors portée, puisque cela n’a aucun lien avec le marketing numérique. En comprenant la différence entre ce qui est dans la portée et ce qui est hors portée, vous gérerez mieux vos projets et éviterez la confusion et les conflits entre les parties prenantes internes et externes.

Utilisez un logiciel de gestion de projets pour maîtriser la dérive de la portée

Gardez une longueur d’avance sur la dérive de la portée avec un logiciel de gestion de projets comme Hive. Hive est un outil de gestion de projets qui vous permet de gérer vos projets et vos tâches, et de suivre les changements et les mises à jour. Avec Hive, vous pouvez facilement créer un document de portée pour votre projet et tenir toutes les parties prenantes au courant de tout changement. Vous pouvez aussi utiliser Hive pour surveiller votre budget et suivre vos dépenses afin de rester dans les limites budgétaires tout en traitant les demandes hors portée.