Comment préparer vos vacances avec Hive

Ah, l'été. Une saison de soleil, de plaisir et, habituellement, de vacances. En 2020, elles ressembleront peut-être beaucoup moins à celles de 2019, mais il reste important de prendre le temps de se reposer, de se détendre et de se ressourcer. C'est même considéré comme plus important que jamais, puisque nous travaillons surtout à distance et que la frontière entre le temps de travail et le temps personnel est devenue floue. Pour beaucoup de gens, il est difficile de fermer leur ordinateur ou de se déconnecter de Hive ou de Slack à la fin de la journée. Leur ordinateur est dans la pièce d'à côté pendant qu'ils regardent la télé ou soupent. Pourquoi ne pas simplement se reconnecter pour répondre à ce courriel? Techniquement, c'est possible, mais il vaut mieux tracer des limites fermes entre le travail et la vie personnelle. Vous pouvez, entre autres, vous fixer des « heures de travail » strictes et les respecter. Par exemple, établissez la règle de commencer à travailler à 9 h et de terminer à 18 h chaque jour. Permettez-vous de vous reconnecter après 18 h pour les urgences ou les dossiers très prioritaires, mais sinon, restez loin de l'ordinateur. Une autre façon de garder un équilibre sain entre vie professionnelle et vie personnelle est de prendre une (ou plusieurs) journée de vacances. Il est démontré que les vacances ont un effet bénéfique sur la santé mentale, émotionnelle et physique, avec quelques effets positifs, dont la réduction du stress, une baisse de la production de cortisol (l'hormone du stress), une diminution de l'épuisement professionnel et des relations personnelles plus solides.  Mais c'est pénible de passer du temps à préparer ses vacances : s'assurer que tout est en ordre avant de partir est l'opposé de la détente. C'est là que Hive entre en jeu. Voici quelques façons d'utiliser Hive pour profiter de vacances le plus relaxantes possible.

Définissez votre statut de vacances

Première chose à faire : définir votre statut emoji. En ajoutant un emoji de vacances à votre statut, vous signalez à tout le monde que vous n'êtes pas disponible. Mes préférés sont le ???? ou le ????. Il est évidemment utile aussi d'envoyer un message de groupe, dans le clavardage de Hive de votre équipe ou dans un groupe plus large, pour avertir les gens que vous serez absente du bureau.

Confiez les tâches très prioritaires à des collègues

Peu importe votre degré de préparation avant vos vacances, vous aurez besoin d'aide pour certaines choses. Avertissez facilement vos collègues des tâches pour lesquelles vous avez besoin d'eux, en les ajoutant comme abonnés à une carte, en les ajoutant comme responsables d'une carte, en leur confiant une sous-tâche dans une carte plus large ou en les mentionnant dans les commentaires qui expliquent la tâche. C'est utile même si la tâche n'est peut-être pas pertinente pendant votre absence : mieux vaut prévenir que guérir.

Créez un formulaire pour toutes les questions qui arrivent pendant votre absence

Plutôt que de laisser les questions s'accumuler dans votre panneau de messagerie de Hive pendant vos vacances, créez simplement un formulaire pour recueillir les questions non urgentes. Dans Hive, c'est facile : rendez-vous dans le menu déroulant du coin supérieur droit, puis cliquez sur « Formulaires » dans la section « Ajout d'actions ». Vous pouvez ensuite créer un formulaire et le partager avec l'équipe. N'oubliez pas de configurer tous les formulaires soumis pour qu'ils arrivent sous forme de tâches individuelles dans un projet, ce qui vous aidera à garder un œil sur toutes les demandes.

Donnez à votre gestionnaire un aperçu de tous vos projets avec la vue Portfolio

Avec la vue Portfolio de Hive, vous pouvez facilement voir l'avancement de tous les projets, jusqu'aux tâches individuelles, sur un seul écran. En créant une vue Portfolio qui regroupe tous vos projets et toutes vos tâches, votre gestionnaire pourra voir rapidement l'état et la progression de l'ensemble de vos projets. Il n'aura ainsi pas à vous écrire ni à vous poser de questions sur vos tâches terminées ou en cours.

Laissez à votre gestionnaire ou à votre équipe un « guide d'absence » dans Hive Notes

Avec Hive Notes, créez un guide d'absence qui énumère tout ce que les gens pourraient avoir besoin de savoir pendant votre absence. Vous pouvez y inclure les mots de passe de plateformes auxquelles ils ne sauraient pas comment se connecter, des instructions pour mettre à jour l'information dans un portail précis, etc. Dans Hive Notes, vous pouvez aussi attribuer des actions et des prochaines étapes, ce qui peut être utile pour énumérer toutes les tâches à accomplir pendant votre absence.

Activez le mode concentration dans Hive

Bon, nous trichons un peu ici. Cette fonctionnalité ne fait pas encore officiellement partie de Hive, mais elle s'en vient. Dans les prochains mois, vous pourrez mettre en pause toutes les notifications de Hive, pour limiter tout ce qui pourrait vous tirer de vos vacances relaxantes. Ce ne sont là que quelques-unes des façons d'utiliser Hive pour préparer des vacances au soleil ou à la maison. Avez-vous d'autres recommandations pour utiliser la plateforme avant de partir en congé? Dites-le-nous dans les commentaires ci-dessous.