Comment cerner les dépendances d'un projet pour bien planifier

Très peu de tâches existent de façon isolée. Il est donc essentiel d'examiner l'échéancier complet du projet, les dépendances et les ressources nécessaires tout au long du processus de gestion de projets. Cela aide les équipes à visualiser le portrait d'ensemble de l'avancement du projet et à déterminer quand et comment répartir les tâches et les ressources.

La planification de projet aide aussi à repérer les goulots d'étranglement potentiels et à fixer des jalons de référence. De plus, elle permet aux membres de l'équipe de planifier leur travail de façon plus stratégique et de se concentrer sur leurs tâches de manière organisée et efficace.

Dans le cadre de la planification de projet, il est important de passer en revue et de comprendre les dépendances entre les tâches, car certaines tâches reposent sur la réussite ou l'achèvement d'une autre. Les dépendances de projet sont particulièrement utiles si votre équipe organise ses projets en sprints agiles ou selon la méthode de Gantt : elles montrent clairement comment les différentes tâches d'un projet sont liées et dans quel ordre elles doivent être terminées pour que le projet avance.

Sans ces dépendances, des tâches pourraient être exécutées dans le désordre ou d'une façon qui ne mènerait pas à la réussite du projet. Les dépendances permettent aussi aux chefs de projet de fixer des attentes réalistes pour les membres de l'équipe et d'établir des échéanciers précis pour mener le projet à terme.

Comprendre et gérer les dépendances de projet est l'un des aspects les plus importants de la gestion de projets. Dans cet article, nous traitons des dépendances de projet et de la façon de les cerner et de les gérer efficacement dans votre entreprise. Nous expliquons aussi comment un logiciel de gestion de projets peut vous aider dans cette démarche.

Qu'est-ce qu'une dépendance de projet?

Une dépendance de projet est un lien entre deux éléments d'un projet, où la modification de l'un peut entraîner la modification de l'autre. Pour chaque projet que vous planifiez, vous devez déterminer ce qui influe sur chaque tâche à mesure que le projet progresse.
Ces dépendances correspondent généralement au lien entre deux activités différentes au sein d'un même projet plus vaste, et il en existe deux types :

• Dépendances externes

• Dépendances internes

Les dépendances externes échappent généralement au contrôle du chef de projet, par exemple lorsque vous comptez sur une autre équipe pour vous fournir des données ou pour terminer une tâche dont vous avez besoin avant de poursuivre votre projet. Un exemple de dépendance externe : attendre les permis ou les approbations nécessaires avant de construire une maison. La construction de votre nouvelle maison ne peut pas commencer tant que l'équipe externe (administration municipale ou arpenteur) ne vous a pas autorisé à démarrer les travaux.

Les dépendances internes sont des goulots d'étranglement et des solutions qui relèvent généralement du chef de projet. Par exemple, votre projet pourrait dépendre de l'installation d'un logiciel précis chez un client. Vous et votre équipe contrôlez le logiciel et le processus d'installation.

Toutes les dépendances ne se valent pas

Bien que les dépendances soient un mal nécessaire en gestion de projets, il est important de comprendre qu'elles ne se valent pas toutes et qu'on peut les classer de différentes façons. Il existe deux classifications précises des dépendances de projet : elles peuvent être obligatoires ou discrétionnaires.

Les dépendances obligatoires font partie intégrante d'un projet et, pour que celui-ci soit mené à bien, on ne peut pas les modifier sans toucher à l'échéancier ou au budget. Pour donner un exemple de dépendance obligatoire, revenons à la construction.
Dans la construction, on ne peut pas poser le toit avant d'avoir monté les murs : la construction des murs avant de poursuivre est donc une dépendance obligatoire. Une dépendance obligatoire est une partie du projet qui doit se dérouler dans un ordre précis.

Il existe une autre classification : les dépendances discrétionnaires. On peut modifier ces dépendances sans incidence sur l'échéancier ou le budget du projet. Les dépendances discrétionnaires sont souvent plus souples et peuvent être ajustées au besoin tout au long du projet. Par exemple, vous avez deux tâches à réaliser, mais l'ordre dans lequel elles sont exécutées n'a pas d'importance : on peindra le revêtement extérieur de la maison avant ou après les moulures, peu importe.

Comment cerner les dépendances d'un projet

La meilleure façon de cerner les dépendances d'un projet consiste à le décomposer en tâches plus petites, puis à représenter ces tâches sur un échéancier de projet. Cet échéancier vous aide à visualiser le projet dans son ensemble et à voir quelles tâches dépendent des autres.

Vous pouvez aussi utiliser un logiciel de gestion de projets pour cerner les dépendances. Ce type de logiciel offre souvent des fonctionnalités intégrées d'échéanciers de projet, d'automatisations et de communications internes. Hive est une excellente plateforme de gestion de projets qui vous aide à suivre vos dépendances de projet du début à la fin.

Le logiciel de gestion de projets Hive vous aide à gérer efficacement les dépendances en vous offrant une plateforme pour suivre et gérer les tâches, communiquer avec les parties prenantes et établir des plans de contingence. Avec Hive, vous pouvez aussi afficher vos tâches dans 5 vues afin de les organiser de la façon qui convient le mieux à votre flux de travail et à l'échéancier de votre projet.

Conseils pour gérer les dépendances de projet

Une fois que vous avez cerné les types de dépendances de projet, vous avez fait un pas de plus vers un projet réussi. Les conseils suivants peuvent toutefois vous aider à bien gérer les dépendances pour respecter vos jalons.

Passez en revue votre plan de projet :

C'est probablement la façon la plus évidente de cerner les dépendances, mais aussi la plus efficace. En consultant votre plan et votre échéancier de projet, vous verrez quelles tâches doivent être terminées avant que d'autres puissent commencer.

Travaillez avec les parties prenantes du projet :

Une autre excellente façon de cerner les dépendances consiste à interroger les parties prenantes du projet. Elles ont probablement une bonne compréhension du projet et de ce qu'il faut faire pour le réussir.

Communiquez les dépendances aux parties prenantes :

Lorsqu'ils attribuent des tâches dans un projet, la plupart des chefs de projet fixent des échéances et déterminent la responsabilité de chaque personne pour chaque action. Pourtant, ne pas communiquer les dépendances aux membres de l'équipe et aux autres parties prenantes peut mettre tout un projet en péril. Si quelqu'un ne comprend pas comment une tâche précise peut influer sur le déroulement du projet, il peut décider de prioriser une action qui lui semble importante sans réaliser que d'autres personnes pourraient en subir les conséquences, ce qui retarderait encore la livraison du projet. 

Les bons chefs de projet savent comment optimiser la communication avec les parties prenantes et présentent un plan clair qui expose chaque phase du projet et ses dépendances. Il faut le faire dès le début du processus. Voici un exemple : « Veuillez réviser ce communiqué de presse d'ici la fin de la journée demain. Après vos commentaires, ce texte servira de modèle pour toutes nos communications avec le conseil, les membres et les abonnés. Les équipes du design, de l'infolettre et des médias sociaux participeront à la diffusion du message en temps voulu et avec exactitude, selon la hiérarchie suivante : conseil, équipe interne, membres, abonnés et abonnés des médias sociaux. Je vous remercie de votre collaboration pour cette révision d'ici la fin de la journée demain. Merci! »

Effectuez un audit de projet :

Un audit de projet peut offrir une vue d'ensemble cohérente du projet et repérer les points à améliorer, y compris les dépendances.

Établissez un plan de contingence :

Les plans de contingence sont essentiels pour gérer les dépendances de projet, car ils vous aident à vous préparer à d'éventuels changements ou retards.

Les dépendances de projet sont un élément essentiel de la gestion de projets et doivent être gérées efficacement pour que le projet réussisse. En suivant les conseils ci-dessus, vous pouvez gérer efficacement les dépendances et garder votre projet sur la bonne voie.

Hive pour gérer les dépendances de projet

Avec Hive, les équipes peuvent suivre et gérer les dépendances en créant des liens entre des tâches connexes afin que l'avancement soit suivi en tenant compte de la priorité et du temps. Les tâches qui ont les mêmes dépendances peuvent être regroupées sur un échéancier, ce qui permet aux chefs de projet de s'assurer que toutes les tâches sont terminées dans le bon ordre.

Hive offre aussi des vues des tâches et des ressources, qui donnent aux équipes un aperçu visuel instantané des tâches liées entre elles et de leur place dans le portrait d'ensemble. Par exemple, vous pouvez utiliser la vue diagramme de Gantt de Hive pour mettre en évidence les dépendances et montrer clairement à votre équipe comment ses tâches dépendent les unes des autres. La fonctionnalité de suivi des dépendances de Hive aide les équipes à voir comment l'achèvement d'une tâche influera sur l'avancement des tâches connexes et sur l'échéancier dans son ensemble, ce qui leur permet de cerner et de gérer facilement les dépendances.

Essayez Hive dès aujourd'hui pour découvrir comment notre logiciel de gestion de projets peut vous aider à gérer les dépendances de projet et à mener un projet à bien.