5 étapes essentielles à inclure dans votre liste de vérification de gestion de projets

Les projets ne se gèrent pas tout seuls. Enfin, si, mais seulement s'ils sont entre les mains d'un chargé de projet compétent qui a fait tout le travail de préparation et mis en place le processus pour que tout fonctionne comme sur des roulettes.

Si vous êtes chargé de projet, ou si vous avez remarqué des lacunes dans vos projets et souhaitez apprendre à bien préparer, organiser et mener un projet réussi, suivez cette liste de vérification de gestion de projets pour ne rien laisser au hasard.

Qu'est-ce que la gestion de projets?

La gestion de projets est le processus qui consiste à planifier, à organiser, à doter en personnel, à diriger et à contrôler le travail d'une équipe afin d'atteindre des objectifs précis et de respecter des critères de réussite précis. La gestion de projets suit un ensemble particulier de tâches pour que tous les projets se déroulent bien et avec succès.

Lors de la planification d'un projet, assurez-vous de suivre le processus ci-dessous :

• Repérer les outils

• Lancement

• Planification

• Exécution

• Suivi et clôture

Si vous suivez ces étapes dans l'ordre, vous pouvez être certain que votre projet est bien structuré du début jusqu'à la clôture.

1. Repérer vos outils

Un bon chargé de projet a besoin de toute une gamme d'outils : une solide compréhension des statistiques (pour l'aider à évaluer les risques), un logiciel de planification (pour la planification et l'exécution) et une vue d'ensemble des ressources à sa disposition pour accomplir le travail. Ces ressources peuvent être aussi variées que des employés, de l'équipement physique ou même du temps. Une fois les bons outils repérés, ou du moins un éventail d'outils où puiser, le processus de gestion de projets peut commencer.

2. Lancement

La première étape consiste à lancer le projet. À l'étape précédente, vous devriez déjà avoir les outils nécessaires pour accomplir la tâche; cette étape porte donc sur le lancement et la planification. Voici les éléments précis de la liste de vérification à cette étape :

Définir la portée : la première étape, et la plus cruciale, consiste à définir la portée du projet. Que cherchez-vous à accomplir? Quels sont les objectifs? Ces éléments doivent être consignés dans une charte ou un document de lancement du projet, qui guidera toutes les personnes qui y travaillent. Cerner les parties prenantes : qui participera à ce projet? S'agit-il de parties prenantes internes ou externes, et quel est leur rôle? Une fois les parties prenantes connues, vous pouvez établir un plan de communication. Évaluation des risques : tous les projets comportent des risques. Vous devriez les cerner et les évaluer le plus tôt possible afin d'élaborer un plan pour les atténuer.

3. Planification

L'étape suivante consiste à planifier le projet. Cela comprend l'élaboration d'un plan de projet détaillé, avec les échéanciers, les besoins en ressources et le budget. La planification comporte plus d'une étape, et les éléments précis de cette liste de vérification sont les suivants :

Créer un plan de projet : une fois la portée définie, vous devez commencer à créer un plan de projet. Ce document doit présenter tous les éléments, des objectifs du projet à la façon de les atteindre, en passant par qui est responsable de quoi et quand le tout doit être terminé. Un plan de projet détaillé est essentiel à la réussite d'un projet. Établir un budget : tous les projets ont un budget, petit ou grand. Vous devez déterminer le budget et la façon dont vous le dépenserez. Cela comprend le coût du projet, les heures de travail et les autres ressources nécessaires pour le mener à terme. Planifier les ressources : une fois le plan établi, vous devez commencer à planifier les ressources. Cela comprend l'affectation des employés au projet, le repérage de l'équipement requis et même la fixation d'un échéancier pour le projet. Revenez à vos outils de travail et repérez les ressources dont vous disposez. Plan de communication : il est extrêmement important de l'établir avec les parties prenantes. Comment tout le monde discutera-t-il du projet? Quel sera le rythme des échanges et à quelle fréquence les mises à jour auront-elles lieu? Mettez immédiatement en place une façon cohérente de communiquer avec l'équipe et avec tous les membres internes ou externes. Obtenir l'approbation : pour que votre projet aille de l'avant, il doit être approuvé par les responsables. Le plan de projet et le plan de communication doivent être soumis aux personnes qui ont l'autorité de donner le feu vert; il sera ensuite temps de passer à l'exécution.

4. Exécution

Maintenant que le projet est lancé, planifié et approuvé, il est temps de passer à l'exécution. Cette étape consiste à prendre les objectifs du projet, à les transformer en plan concret et à faire avancer les choses! C'est à ce moment que toutes les tâches et tous les jalons sont attribués aux membres de l'équipe et que le travail doit commencer.

Créer des tâches : une fois le plan de projet en place, il est temps de créer des tâches. D'abord, divisez les objectifs du projet en petites tâches gérables qui peuvent être accomplies. Cela aidera à garder le projet sur la bonne voie et dans les délais. Attribuer les tâches : une fois les tâches créées, elles doivent être attribuées aux membres de l'équipe. Il faut donc les inscrire à l'échéancier et s'assurer que chacun dispose des ressources pour les réaliser. Ajuster au besoin : les choses ne se dérouleront pas toujours comme prévu. C'est pourquoi il est essentiel d'être flexible et d'ajuster le tir au besoin. Si quelque chose change ou si un nouveau risque apparaît, vous devez pouvoir adapter le plan en conséquence.

5. Suivre et contrôler

La quatrième étape est le suivi, c'est-à-dire mesurer l'avancement par rapport au plan et apporter les changements nécessaires.

Communiquer : pour que le projet soit une réussite, vous devez faire le point avec l'équipe. Cela comprend des échanges réguliers avec les parties prenantes et les membres de l'équipe pour s'assurer que tout le monde avance bien, respecte les échéances et pour repérer les obstacles potentiels. Repérer la dérive de la portée : pendant l'exécution du projet, vous devez surveiller constamment l'ensemble de sa portée. Cherchez les éléments qui pourraient gripper la mécanique et essayez de repérer les zones de dérive de la portée qui pourraient devenir de plus gros problèmes par la suite.

Clôture du projet

Souvent, les entreprises oublient cette étape essentielle : clore un projet. Parfois, des projets réussis ou ratés sont livrés à un client et complètement mis de côté. Il est vital pour la réussite de votre entreprise d'examiner chacun de vos projets et de comprendre ce qui a fonctionné et ce qui n'a pas fonctionné.

Documenter votre projet : la meilleure façon d'apprendre de vos projets est de les documenter, pendant et après leur déroulement. Revenir sur votre projet par la suite aidera votre équipe et vous à comprendre ce qui a bien fonctionné et ce qui a moins bien fonctionné, pour que le prochain projet soit encore plus réussi.

L'importance d'un logiciel de gestion de projets

L'un des éléments essentiels d'un projet réussi est l'élaboration d'un plan de projet détaillé. Cela comprend la définition des buts et des objectifs précis du projet, la détermination des moyens de les atteindre, l'affectation des ressources aux tâches et la création des échéanciers et des budgets.

Votre chargé de projet devrait utiliser un logiciel pour rendre ce processus aussi simple que possible. Un logiciel de gestion de projets comme Hive permettra à votre équipe de collaborer sur les tâches, de partager des fichiers et de suivre l'avancement. Ainsi, tout le monde sera toujours à jour sur l'état du projet et pourra facilement accéder aux ressources dont il a besoin. En utilisant le bon logiciel de gestion de projets et en suivant la liste de vérification ci-dessus, vous pouvez vous assurer que votre prochain projet fonctionnera comme sur des roulettes!