Qu'est-ce que la gestion de projets?

La gestion de projets joue un rôle dans presque tous les aspects de notre vie. C'est le processus qui permet de construire nos ponts, de créer nos sites Web préférés et d'organiser nos mariages. Chacun de nous pense à quelque chose lorsqu'on lui demande « qu'est-ce que la gestion de projets? ». Mais que signifie-t-elle vraiment? Dans cet article, nous vous proposons un bref guide de la gestion de projets. Tout commence par un projet.

Selon le Project Management Institute, un projet est une entreprise temporaire dont le but est de créer un produit unique.

Contrairement aux activités courantes d'une entreprise, qui reviennent régulièrement, un projet a une date de début et une date de fin claires. Il en ressort un livrable unique, qui ne peut pas être facilement reproduit.

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La gestion de projets consiste à guider un groupe pour atteindre les objectifs d'un projet dans le respect de ses contraintes. Les voici :

Coût - Combien pouvez-vous dépenser pour atteindre votre objectif?

Temps - Quand le projet doit-il être terminé?

Portée - Quels sont les livrables précis qui seront remis à la fin du projet?

Qualité - Quelles sont les caractéristiques clés du ou des livrables? Y a-t-il une marge de manoeuvre quant à la façon de les livrer?

Bénéfice - Quelle est l'incidence mesurable de ce projet sur le client?

Risque -  Quelle est la tolérance au risque des principales parties prenantes du projet?

Chaque projet exige un équilibre soigné entre ces contraintes, ainsi que la recherche de moyens de travailler plus efficacement à chaque étape. Dans cet article, nous répondons à la question « qu'est-ce que la gestion de projets? » en explorant ses différents volets. Des termes clés aux méthodologies courantes, vous y trouverez tout ce qu'il faut savoir pour comprendre ce que l'on entend vraiment par gestion de projets.

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Table des matières

• Bref historique : qu'est-ce que la gestion de projets?

• Termes clés

• Qu'est-ce qu'un gestionnaire de projet?

• Le processus

• Les méthodologies

• Ressources

Bref historique : qu'est-ce que la gestion de projets?

Les humains collaborent pour atteindre des objectifs communs depuis l'aube de la civilisation. Les pyramides de l'Égypte ancienne et les aqueducs romains n'auraient pas pu être construits sans une certaine forme de gestion.

Mais la conception moderne de la gestion de projets n'existait pas avant le début du 20e siècle. On attribue à Frederick Winslow Taylor, un ingénieur mécanicien de l'industrie de l'acier, l'introduction des premières techniques de gestion modernes, dans son influent ouvrage The Principles of Scientific Management.

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Une autre figure importante est Henry Gantt, un ingénieur mécanicien influencé par Taylor. En 1917, il a créé une ligne du temps visuelle qui illustre le calendrier d'un projet. Encore très utilisée aujourd'hui, cette ligne du temps est devenue le diagramme de Gantt et a révolutionné la façon de planifier et d'organiser les projets.

À partir de là, ces idées se sont répandues dans les administrations publiques et dans le monde des affaires. De nouvelles méthodologies, comme la méthode du chemin critique, la théorie des contraintes, SCRUM et Agile, sont apparues et ont gagné en popularité. Vers le milieu du siècle, des organisations chargées d'établir les normes de la profession ont vu le jour, comme le Project Management Institute. Puis, avec l'essor d'Internet, de nouveaux outils et de nouvelles techniques ont fait entrer la gestion de projets dans le monde numérique.

Termes clés

Bien que de nombreux termes et expressions soient utilisés en gestion de projets, en voici quelques-uns qui sont absolument essentiels :

Client - La ou les personnes qui bénéficieront directement du projet. L'équipe de projet doit toujours garder en tête les besoins du client lorsqu'elle mène un projet.

Contraintes - Ce sont les limites imposées à l'équipe de projet. Elle a très peu de contrôle sur celles-ci et doit composer avec elles. Un exemple est le temps dont elle dispose pour terminer le projet, qui est habituellement fixé par le client. L'équipe de projet doit connaître ces limites pour mener le projet efficacement.

Livrable - Le produit final réalisé par l'équipe de projet et remis au client. Il peut s'agir d'un rapport, d'un pont, d'un programme informatique ou d'un plan de marketing, entre autres.

Cycle de vie - L'ensemble du processus utilisé pour créer les livrables finaux, du début à la fin. Il est généralement divisé en plusieurs phases.

Jalon - Un événement marqué dans le calendrier du projet, qui indique habituellement qu'un livrable clé, ou un élément important d'un livrable, est terminé. Il sert souvent de point de contrôle pour que l'équipe s'assure que le projet est sur la bonne voie.

Phase - Le regroupement de certaines tâches et activités liées à un projet. Elle représente généralement une étape du cycle de vie du projet.

Gestionnaire de projet - La personne responsable de diriger le projet du début à la fin. Elle crée le plan de projet, définit les rôles et les responsabilités de l'équipe de projet et suit l'avancement.

Équipe de projet - Toutes les personnes affectées à une partie du projet. Chaque membre doit livrer son travail à temps, dans le respect du budget et des exigences de qualité, et informer le gestionnaire de projet en cas de problème.

Exigences - Une description des caractéristiques des livrables du projet. Par exemple, dans un projet de développement logiciel, elles peuvent comprendre la liste des fonctionnalités précises que vous voulez dans le programme.

Partie prenante - Une personne qui a un intérêt dans le résultat d'un projet. Cela comprend le client, mais ne s'y limite pas.

Tâche - Une unité de travail à accomplir pour atteindre les objectifs du projet. Elle doit généralement être terminée avant une échéance fixée.

Qu'est-ce qu'un gestionnaire de projet?

Les gestionnaires de projet sont les guides du projet. Ils rassemblent tout le monde et veillent à ce que les objectifs soient atteints. Leurs principales responsabilités peuvent comprendre :

• Définir les objectifs du projet

• Évaluer la faisabilité du projet

• Aider à définir la portée et les livrables du projet

• Définir les tâches et les ressources nécessaires

• Constituer et gérer l'équipe de projet

• Estimer et gérer le budget

• Répartir les ressources du projet

• Aider à cerner et à résoudre les problèmes qui surviennent

• Créer et gérer le calendrier du projet

• Soutenir l'équipe et répondre à ses questions

• Diriger l'assurance qualité

• Suivre l'avancement du projet et en rendre compte aux parties prenantes

• Évaluer les résultats du projet

Les gestionnaires de projet viennent d'horizons variés. Il n'existe donc pas de parcours unique pour le devenir. Cependant, plusieurs certifications en gestion de projets sont bien reconnues et peuvent vous aider à décrocher un emploi dans le domaine. Parmi elles, on trouve la certification Project Management Professional (PMP), la Certified Associate in Project Management (CAPM) et la Program Management Professional (PgMP).

Mais quel type de personne s'épanouit dans ce rôle? Selon le Project Management Institute :

Les gestionnaires de projet sont des agents de changement : ils font des objectifs du projet les leurs et utilisent leurs compétences et leur expertise pour inspirer un sentiment de mission commune au sein de l'équipe. Ils apprécient l'adrénaline organisée des nouveaux défis et la responsabilité de produire des résultats pour l'entreprise. Ils travaillent bien sous pression et sont à l'aise avec le changement et la complexité dans des environnements dynamiques. Ils passent facilement de la « vue d'ensemble » aux petits détails cruciaux, et savent quand se concentrer sur chacun.

Le processus

Chaque projet passe par une série d'étapes, du début à la fin. Bien que ces étapes puissent être définies de plusieurs façons, elles se classent généralement dans l'un de cinq groupes.

1. Lancement

L'idée du projet naît pendant cette phase. D'abord, vous cernez le problème que vous voulez résoudre et l'objectif que vous voulez atteindre. Il est important de choisir un objectif précis et mesurable. Ainsi, au lieu de choisir « réduire la durée des appels » comme objectif, vous diriez « réduire la durée des appels d'une minute au centre de New York ». Lorsque votre objectif est précis, il est plus facile de trouver le chemin pour l'atteindre.

Ensuite, vous évaluez la faisabilité de cet objectif. Vous tenez compte du coût potentiel, des ressources dont vous disposez et du temps qu'il faudra, selon vous, pour terminer le projet. Vous comparez ces estimations aux autres initiatives et priorités de votre entreprise. De nombreux projets échouent parce qu'ils en font trop ou parce qu'ils surestiment largement le coût ou le temps requis en négligeant une partie du travail. Pour préciser la portée, il vaut parfois la peine de créer une structure de répartition du travail, une représentation visuelle qui décompose chaque aspect d'un projet en unités les plus petites possible.

Si, après cette évaluation, le projet semble toujours valable, vous pouvez alors rédiger une fiche de projet. Il s'agit habituellement d'un document d'une page qui résume les objectifs clés, une estimation approximative du calendrier, le budget et d'autres détails pertinents. Il peut être utile de partager ce document avec toutes les principales parties prenantes pour obtenir leur adhésion et harmoniser les attentes.

1. Planification

Une fois le feu vert obtenu pour démarrer le projet, il est temps d'élaborer un plan détaillé. En partant de votre échéance et en remontant dans le temps, énumérez toutes les tâches à accomplir et le moment où elles doivent être terminées. Un diagramme de Gantt peut être un excellent moyen d'y arriver, comme le montre l'illustration ci-dessous. Ce plan changera probablement avec le temps; si possible, laissez donc de la souplesse dans votre calendrier. Il est aussi important de prévoir des points de contrôle et des mises à jour de l'état tout au long du projet pour que chacun reste responsable.

Vous devez ensuite réunir les bonnes personnes pour vous aider avec le projet. Si vous avez besoin de sous-traitants externes, assurez-vous d'en tenir compte dans le calcul de votre budget. Vous devez aussi prévoir le temps nécessaire pour les mettre au courant. Puis, vous attribuez les tâches aux bonnes personnes et vous vous assurez que chacun dispose des ressources dont il a besoin pour commencer.

N'oubliez pas le budget! Pensez aux différents coûts et répartissez-les en catégories comme les salaires, les déplacements, la formation, les fournitures, les repas d'affaires et les frais généraux. Demandez à un collègue d'expérience de revoir les chiffres pour voir s'il manque quelque chose.

Vous organisez ensuite une réunion de lancement du projet. Son but est de passer en revue les objectifs du projet et de définir clairement les rôles et les responsabilités de chacun. C'est aussi le bon moment de valider le calendrier avec votre équipe. Si un spécialiste estime que son travail prendra plus de temps que vos estimations, il est important d'écouter ses préoccupations et de faire les ajustements qui s'imposent.

Il est aussi important de définir un plan de communication. Voici des questions à considérer :

• À quelle fréquence aurez-vous des points de contrôle pour discuter de l'avancement du projet?

• Combien de jalons y aura-t-il?

• Comment tiendrez-vous les parties prenantes externes informées?

• Comment les membres de l'équipe doivent-ils signaler les problèmes?

Une mauvaise communication peut facilement faire dérailler un projet. Prenez donc les devants et mettez un cadre en place.

1. Exécution

Maintenant, il est temps de passer à l'action!  C'est le moment où votre équipe prend le plan que vous avez préparé et se met au travail. Chacun assume ses responsabilités, et le gestionnaire de projet guide l'équipe tout au long du processus. En gros, il fait tout son possible pour réduire les frictions entre chaque étape et optimiser le flux de travail. Ses tâches peuvent comprendre :

• Mettre à jour le budget pour refléter les dépenses réelles

• Ajuster le calendrier au besoin

• Veiller à la qualité des livrables

• Faciliter la communication avec toutes les principales parties prenantes

• Planifier et animer les réunions avec l'équipe de projet

C'est aussi pendant cette phase que surviennent les problèmes imprévus. Le gestionnaire de projet doit rester attentif à leur apparition et les affronter directement avant qu'ils ne fassent dérailler le projet.

1. Suivi et contrôle

Pendant que l'équipe exécute le plan, vous devez aussi suivre le projet pour vous assurer que tout se déroule bien. Cela peut comprendre des réunions de mise à jour avec chacun des membres de l'équipe. Cela peut aussi consister simplement à consulter votre outil de gestion de projets pour voir ce que les gens ont terminé ou non. La façon de faire dépend de la taille de votre projet et de l'organisation du travail dans votre entreprise.

Vous devez aussi surveiller de près les changements au budget et avertir de façon proactive les principales parties prenantes si vous prévoyez un dépassement. Une pratique utile consiste à envoyer régulièrement des rapports d'étape aux parties prenantes. Selon les préférences du client, il peut s'agir d'un simple courriel avec quelques points ou d'une présentation PowerPoint détaillée.

1. Clôture

Vous avez réussi! Il est maintenant temps de terminer les dernières tâches, de préparer les livrables pour la remise et de célébrer avec l'équipe. C'est toujours une bonne idée de tenir un bilan de projet pour discuter avec l'équipe de ce qui a bien fonctionné et de ce qui a posé problème. C'est essentiel si vous voulez vous améliorer par la suite. Après cela, il ne vous reste qu'à prendre une pause bien méritée après avoir mené à terme un projet réussi.

Les méthodologies

Une équipe peut utiliser plusieurs méthodologies pour gérer son projet. Elles varient souvent selon le secteur, la taille de l'entreprise et la fonction. En voici quelques-unes à considérer :

Cascade - Conçue à l'origine pour l'industrie du logiciel, la méthode en cascade est un processus séquentiel où le travail passe par plusieurs étapes sans chevauchement. Cette méthode exige une planification importante au départ, car le processus ne prévoit aucune itération. En revanche, elle est beaucoup plus facile à comprendre et à mettre en oeuvre que bien d'autres méthodes.

Agile - Créée en réaction à certains défauts de la méthode en cascade, la méthode Agile privilégie un modèle rapide et souple. Plutôt que de réunir toutes les exigences du produit dès le départ, elle préfère un processus souple et itératif qui avance par courts incréments. Cela permet à l'équipe de s'adapter plus facilement, mais exige une collaboration bien coordonnée pour éviter les problèmes.

Méthode du chemin critique - D'abord, les tâches du projet sont décomposées le plus possible. Ensuite, ces activités sont placées sur une ligne du temps qui montre les dépendances entre elles. Cette méthode convient bien aux projets comportant beaucoup d'activités complexes et interdépendantes qui se chevauchent dans le temps.

Scrum - Également issu de l'industrie du développement logiciel, Scrum est un cadre où des équipes multidisciplinaires organisent leur travail en « sprints ». À partir d'un arriéré de tâches à accomplir, elles s'engagent à en réaliser un nombre précis sur une courte période (habituellement de 1 à 4 semaines).

PRiSM - Élaborée par Green Project Management, cette méthode vise à réduire au minimum l'incidence environnementale de vos projets. Contrairement aux autres méthodologies, elle se prolonge après la fin du projet en tenant compte de la durabilité à long terme. Elle convient surtout aux projets pour lesquels la réduction de la consommation d'énergie et des déchets est une préoccupation importante.

PRINCE2 - C'est la méthodologie officielle du gouvernement du Royaume-Uni. Elle repose sur sept principes : justification continue de l'activité, apprentissage par l'expérience, rôles et responsabilités définis, gestion par étapes, gestion par exception, orientation vers les produits et adaptation à l'environnement du projet. Elle exige beaucoup de documentation et convient surtout aux grands projets complexes.

Ce ne sont là que quelques-unes des nombreuses méthodologies que vous pouvez envisager. Parmi les autres méthodes populaires, on trouve Kanban, le cadre adaptatif, la chaîne critique et la gestion de projets intégrée.

Ressources

Vous voulez en savoir plus? Voici d'autres ressources pour bien commencer :

• 9 meilleurs cours en ligne de gestion de projets (gratuits et payants)

• Tout ce qu'il faut savoir sur la certification PMP

• Les 6 livres essentiels sur la gestion de projets

• Le guide du débutant sur les rapports de projet

• Les étapes pour choisir le bon outil de gestion de projets