Comment créer un tableau de bord de gestion de projets : meilleurs outils et conseils

Les tableaux de bord de gestion de projets sont des outils visuels qui aident les gestionnaires de projets à suivre l'avancement, à repérer les risques et à attribuer efficacement les tâches aux membres de l'équipe. De plus, ces tableaux de bord offrent des rapports personnalisés qui permettent de vérifier rapidement l'état d'un projet. Il devient ainsi plus facile d'optimiser les ressources et de surveiller l'utilisation du temps.

Votre tableau de bord de gestion de projets peut être conçu comme vous le souhaitez. Il contient toutefois généralement des graphiques, des diagrammes et d'autres représentations visuelles des données du projet, utiles pour le suivi et la production de rapports. 

Mais d'où viennent ces données? C'est simple. Elles proviennent directement du système de gestion de projets que vous utilisez (comme Hive). Alimenté par des outils de suivi du temps, des logiciels de planification de projets et d'autres outils de productivité, votre tableau de bord fonctionne à l'intérieur de l'outil de gestion de projets que vous utilisez chaque jour. C'est une façon simple de rendre la vue d'ensemble d'un projet plus complète et plus facile à lire que si vous deviez consulter plusieurs rapports distincts.

Pourquoi utiliser des tableaux de bord de gestion de projets?

Les tableaux de bord de gestion de projets sont essentiels pour gérer efficacement les projets. Sans un outil comme Hive, vous devez peut-être consulter des chiffriers dans Excel et rédiger du texte à la main dans des documents Word pour recouper l'information. Bonne nouvelle : cela n'a pas à prendre autant de temps.

Avec un tableau de bord de gestion de projets personnalisé, vous obtenez une vue claire de ce qui se passe sur n'importe quel projet, en temps réel. Fini la création manuelle de plusieurs rapports, qui peut demander des heures, voire des jours, selon le nombre de tâches.

Dans l'ensemble, les tableaux de bord offrent une vue d'ensemble facile à lire de plusieurs projets et tâches. Ils signalent aux équipes les problèmes et leur progression par rapport aux objectifs. Ils aident aussi à suivre l'utilisation des ressources, le budget, les prévisions et d'autres indicateurs importants. Grâce aux données en temps réel et aux analyses détaillées, les tableaux de bord de gestion de projets donnent aux organisations de précieuses informations sur leurs activités et leurs projets, notamment pour cerner les goulots d'étranglement possibles et les points à améliorer.

Ces tableaux de bord sont d'autant plus importants que nous avons adopté le télétravail et les modèles hybrides : il est essentiel que les membres de l'équipe sachent ce qui se passe dans toute leur organisation, et pas seulement dans leur propre secteur.

Comment créer le tableau de bord de gestion de projets idéal

Créer le tableau de bord de gestion de projets idéal peut être un défi, mais c'est une étape importante pour gérer efficacement vos projets et les mener à terme dans les délais et le budget prévus. Même si tout dépend du projet que vous souhaitez suivre, quelques étapes clés vous aideront à bâtir le tableau de bord parfait.

Trouver le tableau de bord idéal pour mesurer les indicateurs de votre projet demandera du temps et de la pratique, mais voici quelques conseils pour commencer :

1. Gardez votre tableau de bord centré sur les objectifs du projet.

Les objectifs de votre projet doivent être clairement indiqués dans le tableau de bord, afin que chacun sache vers quoi il travaille.

2. Choisissez l'outil de gestion de projets qui répond le mieux à vos besoins.

Ainsi, vous suivrez plus facilement l'avancement et attribuerez les tâches au même endroit. Autrement dit, n'utilisez pas Hive pour la moitié de vos projets et Excel pour l'autre. Créez tous vos projets dans un seul outil de gestion de projets et évitez-vous le casse-tête de jongler entre plusieurs plateformes. Le risque d'erreur humaine lors du transfert des chiffres et des graphiques diminuera aussi.

3. Utilisez des graphiques, des diagrammes et d'autres outils visuels pour afficher les données du projet en temps réel.

Vous repérez ainsi rapidement les problèmes potentiels et vous évaluez avec exactitude la performance du projet à chaque étape de son cycle de vie.

4. Pensez à l'évolutivité du projet.

Lorsque les buts et les objectifs du projet changent, vous devrez peut-être adapter votre tableau de bord. Assurez-vous qu'il est assez souple pour suivre les changements de portée et d'exigences à mesure que le projet avance.

5. N'oubliez pas la sécurité.

Votre tableau de bord de gestion de projets doit être sécurisé afin que seuls les membres autorisés de l'équipe puissent y accéder. C'est essentiel pour protéger les renseignements sensibles et les données confidentielles du projet, comme les budgets ou les renseignements sur les clients.

Les meilleurs outils de tableau de bord de gestion de projets

1. Hive

Hive est l'un des tableaux de bord de gestion de projets les plus complets pour les projets et les équipes de toutes tailles. Avec le tableau de bord de projet de Hive, vous pouvez facilement suivre l'état d'un projet en temps réel, attribuer des tâches aux membres de l'équipe, suivre les rapports d'avancement de chaque responsable de tâche et surveiller les jalons. Le tableau de bord offre aussi une excellente représentation visuelle de votre projet, ce qui le rend beaucoup plus facile à lire que plusieurs rapports ou chiffriers distincts.

Dans Hive, Pages est votre centre personnalisé pour tout ce qui se passe dans votre espace de travail : l'information importante est réunie en quelques clics. Une fois votre page créée, ajoutez des widgets pour afficher les données du projet sous forme de tableau, de diagramme à barres, de graphique d'avancement, de contenu intégré personnalisé ou dans bien d'autres formats. Vous pouvez aussi empiler, ajouter et supprimer vos widgets en temps réel. C'est un tableau de bord entièrement personnalisable, adapté à tous vos besoins de projet.

Que vous gériez un projet simple ou une grande initiative qui exige plusieurs étapes d'approbation et d'exécution, Hive est la plateforme idéale pour créer le tableau de bord de gestion de projets parfait pour votre équipe.

Lancez-vous avec l'essai gratuit de 14 jours de Hive et créez dès aujourd'hui votre propre tableau de bord de gestion de projets!

Quelques fonctionnalités de Hive : 

• Widgets personnalisables : créez des tableaux de bord adaptés à vos besoins précis.

• Visualisation des données : choisissez parmi des graphiques et des diagrammes, comme les diagrammes à barres, les courbes, les diagrammes circulaires et les tableaux, pour présenter vos données de façon claire et facile à interpréter.

• Suivi des objectifs pour mesurer la progression vers les objectifs individuels et collectifs de l'équipe.

• Filtres et analyses détaillées : explorez vos données pour obtenir des informations plus précises, ce qui facilite le repérage des tendances, des goulots d'étranglement et des points à améliorer.

• Collaboration : les tableaux de bord de Hive peuvent être partagés avec d'autres utilisateurs, ce qui permet aux équipes de collaborer aux projets et d'en suivre l'avancement.

2. Airtable

Airtable est un logiciel de gestion de projets et de tâches capable de créer des tableaux de bord d'indicateurs clés de performance. La mise en page entièrement personnalisable de son Interface Designer permet de regrouper l'information, de mettre en évidence des tendances ou de visualiser une répartition dans des graphiques et des diagrammes. Vous pouvez synchroniser les données à afficher dans votre rapport d'indicateurs directement depuis votre base Airtable vers un tableau de bord de rapports.

Airtable propose aussi différentes vues pour vos données, comme les tableaux Kanban, les diagrammes de Gantt et les vues calendrier. Avec la mise en page du tableau de bord, Airtable permet d'extraire l'information d'autres tables en mode édition. Autre atout des tableaux de bord Airtable : les utilisateurs peuvent filtrer l'information dont ils ont besoin, de sorte que vous n'avez pas à afficher une multitude de points de données dans une chronologie, des grilles et des graphiques.  

Airtable offre un forfait gratuit aux fonctionnalités limitées et un forfait payant à partir de 20 $ par mois. Avec leur forfait Enterprise, vous pouvez toutefois rendre vos interfaces encore plus dynamiques et sécurisées grâce à la fonctionnalité de groupes d'utilisateurs. 

Quelques fonctionnalités d'Airtable : 

1. Interface Designer personnalisable

2. Différentes vues : Kanban, calendrier, diagramme de Gantt et liste

3. Automatisations et intégrations 

4. Synchronisation des données entre équipes et tables

5. Rapports détaillés

Vous ne savez pas si Airtable est la meilleure solution de tableau de bord de gestion de projets pour votre équipe? Voyez comment Airtable se compare aux autres outils de la même catégorie.

3. Monday.com

Monday.com est un logiciel de gestion de projets conçu pour organiser les flux de travail et planifier les projets. Ses tableaux de bord visuels permettent de comprendre d'un coup d'œil l'état et l'avancement de vos projets, et vous pouvez utiliser des modèles personnalisables qui correspondent à votre flux de travail. Monday.com propose plus de 30 widgets et applications pour personnaliser les tableaux de bord et faciliter le suivi de l'avancement, du budget et des échéances des projets.

Gardez à l'esprit que le nombre de widgets et de personnalisations offerts dépend de votre forfait Monday.com. Avec le forfait Enterprise, par exemple, vous pouvez consulter les principaux détails d'un tableau de bord privé, comme son nom, ses abonnés et sa date de création, dans le répertoire de contenu. Le forfait de base de Monday.com commence à 8 $ et permet de créer un tableau de bord fondé sur 1 tableau. Pour obtenir plus d'options, il faut payer davantage. Leur forfait standard commence à 10 $ par utilisateur par mois et permet de créer un tableau de bord qui combine jusqu'à 5 tableaux.

Quelques fonctionnalités de Monday.com :

• Modèles personnalisables

• Tableaux de bord visuels

• Automatisation des tâches répétitives

• Nombreuses intégrations avec des applications et des outils tiers populaires

• Vues chronologie et Gantt

• Espaces de travail collaboratifs et communication d'équipe dans la plateforme

Découvrez quelques solutions de rechange à Monday.com et comparez-les pour trouver la meilleure plateforme de gestion des tâches pour votre entreprise.

4. Wrike

Du côté des tableaux de bord, Wrike fait du bon travail pour présenter des données visuelles dans un cadre clair. Cependant, chaque tableau de bord créé dans Wrike ne peut appartenir qu'à un seul espace. Même s'il peut contenir des données provenant d'un nombre quelconque d'autres dossiers, projets et espaces, le nombre de tableaux de bord que vous pouvez créer est limité. Les utilisateurs de comptes Professional peuvent avoir jusqu'à 10 tableaux de bord, ceux de comptes Business jusqu'à 50 et ceux de comptes Enterprise jusqu'à 200. Les tableaux de bord sont une fonctionnalité payante exclusive de Wrike. Le logiciel comprend le suivi du temps, des rapports avancés et la gestion des ressources, ce qui le rend plus adapté aux grandes équipes qui gèrent des projets complexes en plusieurs étapes. Wrike offre un forfait gratuit aux capacités limitées. Leur forfait le plus populaire commence à 24,80 $ par mois par utilisateur, mais vous obtenez d'excellentes fonctionnalités avec un forfait de niveau inférieur appelé « Team » à 9,80 $ par mois par utilisateur.

Quelques fonctionnalités de Wrike : 

• S'intègre à diverses applications comme Google Drive, Slack, Salesforce et Adobe Creative Cloud

• Tableaux de bord personnalisés pour les tâches importantes, les mises à jour et les vues d'ensemble des projets

• Outils de révision et d'approbation intégrés

• Automatisation des flux de travail pour éliminer les tâches manuelles

• Fonctions de sécurité, dont l'accès selon les rôles, l'authentification à deux facteurs et le chiffrement des données

Découvrez quelques solutions de rechange à Wrike et comparez-les pour trouver la meilleure plateforme de gestion des tâches pour votre entreprise.

Nous espérons que vous avez compris les avantages des tableaux de bord de gestion de projets et la façon de créer le tableau de bord idéal, qui s'intègre parfaitement à votre flux de travail. Et si vous n'utilisez pas encore de tableau de bord de gestion de projets, il est grand temps de vous y mettre.