Comment les évaluations de formation d’équipe peuvent améliorer la productivité

Cet article a été rédigé par Stefan Debois, fondateur et chef de la direction de Survey Anyplace, un outil logiciel en ligne pour créer des sondages, des questionnaires et des évaluations engageants. Stefan Debois est passionné par l’utilisation de la technologie pour bâtir des relations professionnelles avec les gens, à grande échelle. En tant qu’employeur, vous avez de nombreuses responsabilités envers votre équipe. Vous devez vous assurer d’embaucher les bonnes personnes, les aider continuellement à définir leur rôle, les soutenir, leur faire confiance pour travailler de façon autonome, les guider vers leurs objectifs de perfectionnement professionnel, collaborer, les aider à gérer leurs projets avec succès, et bien plus encore. Les évaluations de formation d’équipe font partie de ce processus. Embaucher et cultiver un bon environnement pour votre équipe est un travail qui semble sans fin, et un exercice d’équilibre. En tant qu’employeur ou gestionnaire, vous voulez créer une culture d’entreprise où chacun s’épanouit, se sent valorisé et soutenu, et s’amuse même! Mais il y a, d’un autre côté, la productivité des employés. La productivité est une bête en soi. Il y a tellement de distractions au travail! Les collègues, les plateformes sociales, les textos, les courriels et bien d’autres sources se disputent l’attention de vos employés en tout temps.  En fait, Workgroups DaVinci a partagé quelques statistiques surprenantes sur la productivité :

• Chaque mois, plus de 90 % des adultes américains passent de 15 à 18 heures sur Facebook, soit deux journées de travail complètes!

• En moyenne, les employés passent environ une heure par jour en réunion, soit environ 31 heures par mois.

• Les mois d’été peuvent entraîner une baisse de productivité de 20 %.

Mais le plus dangereux tueur de productivité est peut-être le manque de formation. Si vos employés ne comprennent pas comment aborder une partie de leur travail et n’ont pas l’impression de pouvoir compter sur votre soutien, ils seront tout sauf productifs. Or, les employés cherchent souvent à plaire, alors comment savoir si l’un d’eux a des difficultés dans ce domaine? C’est là que les évaluations de formation d’équipe entrent en jeu.

Que sont les évaluations de formation d’équipe?

En gros, les évaluations de formation d’équipe mesurent l’efficacité des séances de formation. Elles vous permettent, en tant qu’employeur, d’améliorer vos séances en recueillant de précieux commentaires de vos employés. Grâce à ces commentaires, vous pouvez repérer les points où votre employé a des difficultés et a besoin d’un soutien supplémentaire.  Ces évaluations donnent aussi à vos employés l’occasion d’expliquer pourquoi ils ont des problèmes de productivité. C’est pourquoi il est important de prévoir à la fin un espace pour des commentaires libres. Nous y reviendrons dans la prochaine section.

Conseils pour créer une évaluation de formation utile

Pour tirer tout le potentiel de ces évaluations de formation d’équipe, vous devez bien les concevoir. Voici donc quelques conseils que nous avons trouvés utiles en créant nos évaluations. 

Soyez bref

Selon une étude de Microsoft, la durée d’attention moyenne d’un humain est de huit secondes, soit moins que celle d’un poisson rouge. Vous devez donc vous assurer que votre évaluation de formation d’équipe n’est pas trop longue.  Vos employés ont déjà beaucoup à faire. Ils accomplissent leur travail, socialisent et contribuent à la culture d’entreprise, et doivent déjà répartir leur attention sur bien des choses. Ajouter une évaluation de formation à leur liste déjà interminable pourrait susciter des soupirs, voire carrément de la frustration.  C’est pourquoi vos évaluations de formation d’équipe doivent être courtes, simples et directes. Le nombre idéal de diapositives est d’environ 10. Au-delà, le regard des employés se voilera ou la frustration s’installera.  Assurez-vous aussi de leur expliquer l’importance de l’évaluation et en quoi elle peut les aider à long terme. S’ils comprennent que vous demandez cinq minutes de plus pour les aider et vraiment les écouter, ils seront beaucoup plus enclins à prendre l’évaluation au sérieux.

Rendez-la captivante

Comme nous l’avons mentionné, vous êtes en concurrence avec une multitude de distractions au bureau; vous ne pouvez donc pas simplement demander l’attention de vos employés, vous devez la mériter. Une façon d’y arriver est de rendre votre évaluation de formation d’équipe aussi captivante que possible. Ajouter des images, des GIF et des vidéos amusants, colorés et humoristiques aidera à retenir leur attention et fera peut-être même rire. Vous connaissez vos employés (ou vous devriez), alors misez sur ce que vous savez susceptible de capter leur attention. Y a-t-il des émissions dont beaucoup d’entre eux parlent souvent? Quels mèmes les font rire?  Une évaluation interne pourrait sembler un document à monter vite et sans y penser, mais rappelez-vous que vos employés sont le plus grand atout de votre entreprise. Vous devez traiter leur temps et leurs efforts avec respect. Donnez-leur une raison de vouloir participer.

Personnalisez vos évaluations de formation d’équipe à l’image de votre marque

Comme nous l’avons dit, il ne faut pas faire cette évaluation à la légère. Le but est de comprendre ce qui freine la productivité de votre équipe afin d’offrir une meilleure formation.  Cette évaluation concerne vos employés et votre entreprise dans son ensemble; traitez-la comme telle. Appliquez-y l’image de marque de votre entreprise. Quand vous créez votre évaluation en ligne, utilisez les couleurs et les logos de votre entreprise. Faites-la refléter votre entreprise, vos employés et votre mission. Pour commencer, un créateur de logos peut vous aider à intégrer harmonieusement l’identité de votre marque dans les documents d’évaluation.

Utiliser les commentaires

Utilisez un logiciel qui produit des rapports une fois votre évaluation de formation d’équipe terminée. Cette fonction vous permettra de transmettre à vos employés des constats et des conseils pour les aider à être plus productifs.  Surtout, elle vous permettra, en tant qu’employeur, de recevoir des commentaires importants de vos employés. Vous pourrez ensuite utiliser ces rapports pour repérer des tendances ou des points où vos employés ont besoin de formation supplémentaire. Abordez ces commentaires sans vous braquer. Soyez ouvert et écoutez vraiment ce que disent vos employés, sans ego et sans rien qui puisse vous fâcher contre eux. Ils essaient simplement de vous dire la vérité, et vous devez vous en servir, en tant qu’employeur, pour que leur expérience les mène à la réussite dans l’entreprise.  Une façon de procéder consiste à former une équipe chargée d’examiner les rapports et de mettre en place la formation supplémentaire nécessaire. Ainsi, plusieurs têtes réfléchissent et trouvent des façons d’aborder la formation supplémentaire. 

Conclusion

La productivité de votre équipe a un effet direct sur les résultats de votre entreprise. Il existe un lien direct entre une équipe motivée et productive et la réussite de votre entreprise. C’est pourquoi il est si important de leur offrir un environnement solide pour qu’elle soit aussi productive que possible. Utilisez une évaluation de formation d’équipe pour apprendre directement de vos employés ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas sur le plan de la productivité. Repérez les points où ils ont besoin de formation supplémentaire, afin de leur donner les moyens de donner le meilleur d’eux-mêmes.