La science des listes de tâches

On peut affirmer sans se tromper que presque tout le monde a déjà utilisé une forme ou une autre de liste de tâches pour accomplir ses objectifs. Même ceux qui s'opposent farouchement au concept dressent probablement des listes mentales à l'occasion, ou inscrivent des événements à leur calendrier en s'assurant de les avoir menés à terme avant la fin de la journée. Bref, presque tout le monde intègre régulièrement une certaine structure à sa vie pour s'assurer d'accomplir ce qu'il faut pour fonctionner au quotidien.

À la base, toutes ces techniques remontent à l'idée de la liste. Et il y a une raison pour laquelle les listes de tâches servent de fondation à tant d'autres méthodes d'organisation. Le cerveau humain a besoin de cette structure pour assurer la réussite et, plus instinctivement encore, la survie. Le cerveau est conçu pour s'épanouir grâce à des listes structurées et organisées de tâches et d'objectifs – c'est exactement ainsi que les individus, et l'humanité comme espèce, ont progressé aussi loin.

Le pouvoir des listes de tâches est immense, mais la façon de les aborder continue d'évoluer. Qu'il s'agisse d'une liste traditionnelle sur papier ou d'applications mobiles, chacun peut y trouver son compte, et c'est cette évolution des listes qui permet à l'humanité d'évoluer avec elle.

Le pouvoir des listes de tâches

Chaque adepte des listes a ses propres raisons de les trouver utiles dans sa vie, et la science vient aussi appuyer tout cela.

Pour les passionnés de psychologie, un concept scientifique intéressant appelé l'effet Zeigarnik illustre bien comment les listes de tâches peuvent littéralement changer le fonctionnement du cerveau, qui s'efforce d'organiser et d'accomplir les tâches consignées à un endroit précis.

Les premières observations de cet effet ont été consignées en 1927 par une scientifique lituanienne, Bluma Zeigarnik. Selon elle, l'intention ou le désir d'accomplir une tâche (en l'inscrivant sur une liste, par exemple) amène la mémoire à mieux se souvenir de cette tâche jusqu'au moment où elle est terminée.

Pourquoi tout le monde a besoin de listes

Savoir si les gens ont besoin de ces listes pour fonctionner est une question complexe, mais si l'on interroge des psychologues et des experts de la gestion du temps et de la productivité, la réponse est invariablement la même : tout le monde peut tirer profit d'une liste de tâches.

Pourquoi?

The Guardian s'est entretenu avec le Dr David Cohen, psychologue et auteur qui utilise lui-même des listes de tâches pour gérer son horaire chargé. De façon pratique et concise, il énumère trois raisons pour lesquelles les gens aiment tant les listes de tâches et peuvent en tirer de grands avantages :

1. Elles peuvent soulager l'anxiété en regroupant au même endroit un grand nombre de tâches désorganisées et chaotiques.

2. Elles offrent une base pour la structure et la planification.

3. Elles fournissent la preuve de la réussite et de l'accomplissement, et permettent à leurs auteurs de voir ce qu'ils ont déjà terminé.

Pourquoi certaines personnes n'utilisent pas de listes de tâches

Malgré le pouvoir indéniable des listes de tâches et l'abondance de recherches qui prouvent leur efficacité au quotidien, certaines personnes font tout pour éviter d'en dresser. Pourquoi détestent-elles autant les listes, même si celles-ci ont fait leurs preuves auprès d'une grande proportion de gens qui cherchent à reprendre leur vie en main?

Quelques problèmes peuvent rendre les listes de tâches peu attrayantes.

Le problème

Une difficulté pour ceux qui n'aiment pas ce type de listes : ils ne se préparent pas mentalement à en tirer le meilleur parti. Ils regardent une liste de tâches et se sentent submergés par la quantité de travail à accomplir, ce qui les pousse à éviter complètement de dresser une liste pour ne pas avoir sous les yeux une liste intimidante. Loin des yeux, loin du cœur.

La solution

Plutôt que de baisser les bras, ceux que la longue liste de travail à accomplir terrifie peuvent essayer quelques stratégies pour alléger le fardeau.

La recherche a étudié le soulagement mental que procure l'accomplissement d'une tâche, et les psychologues sont arrivés à une conclusion fascinante : ce soupir de soulagement peut aussi s'obtenir autrement. Il s'avère que le simple fait de planifier l'accomplissement d'une tâche procure la même euphorie que de l'accomplir.

Ceux qui détestent les listes de tâches parce qu'elles les écrasent peuvent donc choisir de s'en servir comme outils de planification plutôt que comme mesures d'accomplissement ou de réussite.

Ceux qui vivent dans la crainte de la longueur de leur liste peuvent aussi la séparer en catégories. Ils pourraient raccourcir leur calendrier de tâches avec une liste pour le travail (qui ne quitte pas le bureau) et une liste pour la maison (qui reste à la maison).

Le problème

Dans sa forme la plus courante (et la plus simple), la liste de tâches est une suite de tâches. Une fois la tâche accomplie, on la raye de la liste ou on coche une case. Tant qu'elle n'est pas accomplie, elle reste sur la liste, intacte.

Malheureusement, cela suppose que les tâches n'ont que deux états possibles, « accomplie » ou « non accomplie », alors qu'en réalité, bien des tâches sont beaucoup, beaucoup plus complexes. Les personnes qui jonglent avec un grand nombre de projets très exigeants détestent souvent ce genre de listes, car elles donnent une image écrasante et inexacte du travail accompli et des efforts déployés.

La solution

C'est ici qu'intervient la personnalisation, essentielle pour quiconque veut rendre sa liste de tâches la plus utile et la plus pertinente possible. Plutôt que de dresser une liste de grandes tâches à rayer, il est beaucoup plus avantageux de créer des sous-ensembles de tâches. Chacun peut présenter ce découpage comme il l'entend – il est facile de créer une action et un ensemble de sous-sections avec Hive, d'ailleurs. Le plus simplement du monde, on peut inscrire d'abord une tâche générale, puis énumérer en dessous, sous forme de puces, les étapes nécessaires pour l'accomplir (qu'on peut aussi rayer – chouette!).

Non seulement cette démarche favorise la planification (et le soulagement mental qui l'accompagne), mais découper les grands objectifs en petites tâches multiplie les occasions de cocher des cases et de savourer la récompense mentale qui en découle.

Qu'en dites-vous pour un sentiment de satisfaction et d'accomplissement?

Le problème

Ceux qui détestent les listes de tâches n'ont pas trouvé de méthode qui leur convient. Peut-être que les listes de tâches ne suffisent tout simplement pas pour planifier, établir des priorités, respecter des échéances ou gérer des tâches qui s'étalent sur une longue période.

La solution

Apprendre à tirer le meilleur parti des listes de tâches et cerner le style de liste qui convient le plus naturellement peut faire des merveilles : on passe de bouts de papier détestés et désorganisés à un système puissant, simple et efficace.

C'est précisément pourquoi l'évolution des listes de tâches et les possibilités infinies de les personnaliser sont devenues si importantes – les technologies les plus récentes offrent des options plus personnalisables et plus complètes pour créer des listes de tâches, comme Hive, un autre bon exemple de solution de liste de tâches souple, qu'on peut personnaliser et intégrer à d'autres outils selon les besoins de chaque utilisateur.

L'évolution des listes de tâches

Avec l'essor rapide de la technologie, les listes de tâches ont elles aussi connu une évolution marquée. Beaucoup les imaginent comme de simples listes griffonnées sur un bout de papier, mais elles se transforment en modèles plus complexes et plus utiles, à mesure que les experts de la productivité et de la gestion de projets améliorent encore ce qui fonctionnait déjà bien.

Papier et crayon

Quand on pense à une liste de tâches, la méthode traditionnelle du papier et du crayon est souvent la première qui vient à l'esprit. Cette méthode, qui utilise n'importe quel outil d'écriture et n'importe quel bout de papier (oui, y compris les papillons adhésifs, le dos des reçus et les serviettes de table), ramène les listes de tâches à l'essentiel.

On écrit une tâche, puis on la raye une fois accomplie.

D'autres préfèrent se servir de cette méthode toute simple pour adopter les listes de tâches autrement. Par exemple, avec un tableau blanc magnétique des corvées sur le réfrigérateur, ou une simple liste de tâches dans la marge de chaque page de leur agenda. La méthode du papier et du crayon, bien qu'elle soit la plus élémentaire, demeure populaire grâce à sa simplicité d'utilisation et à sa souplesse.

Le bullet journal

Bien des gens ont entendu parler du « bullet journaling », souvent appelé « BuJo » dans les conversations courantes et les mots-clics des réseaux sociaux. Une recherche rapide en ligne donne des pages et des pages de vidéos YouTube, de comptes Instagram populaires et de tableaux Pinterest consacrés à l'univers du bullet journal, qui allie organisation productive et création artistique à parts égales.

Se fier uniquement à ces réseaux sociaux pour découvrir le bullet journal peut être inspirant, mais intimidant pour ceux qui ne sont pas artistes ou qui veulent simplement une façon facile de faire évoluer leur liste de tâches.

La bonne nouvelle, c'est que le bullet journal n'a pas besoin d'être coloré, sophistiqué ou digne d'Instagram. Quand l'idée du bullet journal a été présentée pour la première fois par Ryder Carroll, il s'agissait d'une « pratique de pleine conscience déguisée en système de productivité ». Il ne s'agit pas de dessins compliqués, d'autocollants ou de tampons (même si on peut en faire si cela apporte détente et pleine conscience). Ce qui compte, c'est la méthodologie.

N'importe qui peut donc tenir un bullet journal : il suffit d'un outil d'écriture et d'un carnet quelconque.

Les bullet journals prolongent le concept des listes de tâches en offrant des vues d'ensemble, la possibilité de découper les tâches en blocs et de réévaluer constamment la charge de travail, en reportant des tâches ou en les éliminant complètement quand elles n'en valent pas la peine.

Les applications de listes

L'étape suivante de l'évolution des listes est, comme on pouvait s'y attendre, la nouvelle place qu'occupent les applications de listes de tâches. Y a-t-il une appli pour ça? Eh bien oui. En fait, il y en a des dizaines.

Aussi utiles soient-elles, ces applications sont si nombreuses qu'il peut être difficile de déterminer laquelle convient le mieux à son mode de vie, à sa carrière et à son degré de collaboration avec les autres. Les essais et erreurs si souvent associés à cette abondance peuvent faire des listes de tâches une habitude intimidante à adopter, malgré l'accessibilité de ces applications.

On pourrait soutenir que la façon la plus efficace d'encourager les gens à utiliser et à maîtriser les listes de tâches à leur avantage est de leur proposer une application qui s'utilise de plus d'une façon. De nombreuses applications de productivité et de gestion de projets font justement cela, en permettant d'accéder à toute une gamme d'outils de productivité (y compris les listes de tâches) au même endroit.

Hive

Parmi ces applications « tout-en-un », il y a Hive, un logiciel de gestion de projets assez puissant pour alimenter tout, des projets personnels aux très grandes entreprises. Hive permet aux utilisateurs et à leurs équipes de travailler exactement comme ils le veulent grâce à l'intégration souple de plus de 1 000 applications comme Dropbox, Outlook, Google Drive, OneDrive et bien d'autres.

Outils d'analyse, messagerie, formulaires de collecte d'information, planification, gestion des ressources et partage de fichiers : tout cela fait de Hive une liste de tâches améliorée, avec tout ce dont une équipe a besoin pour réussir.

Un logiciel de ce genre, offert sur ordinateur comme sur appareil mobile (avec une synchronisation simple entre tous les appareils de l'utilisateur), prouve que les listes de tâches ont véritablement franchi une nouvelle étape de leur évolution. Les façons de gérer sa liste de tâches avec la plateforme de productivité de Hive sont infinies.

En conclusion

Alors, est-il vrai que les listes de tâches ne conviennent pas à tout le monde? Probablement pas. Il est plus probable que ceux qui détestent les listes ne s'en servent pas de la bonne façon, ou qu'ils n'ont pas encore trouvé l'application de listes de tâches qui leur convient.

Heureusement, de nouvelles solutions comme Hive montrent que les listes de tâches peuvent être utiles après tout, même pour ceux qui n'envisageraient jamais d'en dresser une avec papier et crayon.

Quelle sera la prochaine étape de l'évolution des listes de tâches?

Seul le temps le dira. D'ici là, l'humanité s'apprête à devenir beaucoup plus productive.