Pourquoi le fondateur du Bullet Journal limite les réunions à tout prix

Dans 7 heures avec, nous explorons les routines de grands professionnels de leur domaine pour savoir quand, pourquoi, où et comment ils travaillent. Dans chaque journal, nous regardons ce qu’ils font à sept moments différents de leur journée. Ryder Carroll est le fondateur de The Bullet Journal Method, la méthode analogique pour l’ère numérique qui vous aide à suivre le passé, à ordonner le présent et à concevoir votre avenir. Il est concepteur de produits, enseignant, entrepreneur et utilisateur de Hive.

7 h 30

Actuellement, je règle mon réveil à 7 h 30, sept jours sur sept. Le sommeil est ma priorité, et il est donc la base de toutes mes routines. D’abord, je fais mon lit. C’est une petite réussite, mais elle crée un élan. Ensuite, je vais au gym (où j’écoute des balados ou des livres audio), je médite et je tiens mon journal avant d’aller en ligne. Si j’arrive à faire deux de ces trois choses, la journée commence bien.

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Puis je commence à me préparer pour ma journée. Je travaille surtout de la maison ou dans des bars d’hôtel. Ils sont vides et tranquilles pendant la journée. Cela m’aide aussi à explorer New York. Je ne bois pas de café et je ne prends pas de petit-déjeuner, alors je n’ai pas de routine alimentaire le matin.

9 h 30

Je commence à travailler vers 9 h 30, et la première chose que je fais, c’est de consulter mes courriels. Je limite mes courriels à trois périodes par jour : le matin, après le dîner et avant de terminer ma journée. Cela garde les courriels en quarantaine et me permet de rester concentré. Le défi, c’est que parfois, un courriel demande beaucoup de réflexion, de travail ou une discussion plus approfondie. Il arrive alors que des choses se perdent dans ma boîte de réception.

Pour ce qui est de mon emploi à temps plein, je suis le créateur de The Bullet Journal Method, une pratique de pleine conscience déguisée en système de productivité. Avec seulement un stylo et du papier, elle nous aide à nous déconnecter pour désencombrer notre esprit et organiser nos pensées. Elle est née comme une façon de gérer mes troubles d’apprentissage durant mon enfance. J’avais besoin d’un système structuré, flexible et adaptable. Elle m’offrait aussi la démarche dont j’avais besoin pour accomplir les choses, mais au fil des ans, elle est devenue bien plus que cela. Aujourd’hui, elle me garde conscient de pourquoi je fais ce que je fais. Elle m’a aidé à passer d’une approche axée sur le processus à une approche de vie axée sur le sens. Ironiquement, être guidé par un but finit par vous rendre plus productif. Vous cessez de vous soucier du temps que prendra une chose. Vous commencez plutôt par vous demander pourquoi une chose devrait prendre votre temps... tout court. Cela élimine rapidement beaucoup de travail superflu, ce qui vous laisse plus de temps et d’énergie à investir dans ce qui compte vraiment.

11 h 30

Je continue de travailler sur mes projets ou en vue de mes échéances pour le reste de l’avant-midi. Quant à ce que je fais réellement, il est difficile de donner un titre exact, parce que je porte plusieurs chapeaux en dirigeant ma propre entreprise. Ma réponse habituelle, c’est que je suis enseignant. Tout ce sur quoi je travaille vise à servir ma communauté par l’éducation.

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Les gens apprennent de nombreuses façons différentes et, ayant grandi avec des troubles d’apprentissage, je sais que la même solution ne convient pas à tout le monde. J’essaie de diversifier le contenu éducatif en créant des ressources visuelles, auditives et kinesthésiques. Cela me permet de mettre à profit mon expérience de concepteur de produits numériques (en savoir plus sur l’application numérique Bullet Journal ici). C’est la partie amusante, mais il y a aussi toute la logistique et l’infrastructure d’une entreprise en ligne qui vend des produits matériels (comme notre Bullet Journal papier). Cela exige un tout autre ensemble de compétences. Je suis donc autant étudiant qu’enseignant.

13 h 30

Je mange habituellement entre 12 h 30 et 13 h 30, et j’en profite pour me tenir au courant de l’actualité. Après le dîner, je planifie par blocs de temps. J’y ai beaucoup recours. J’organise mon calendrier en blocs de 30 minutes, chacun consacré à une tâche précise, et je règle une minuterie pour rester concentré. Si je sais qu’une tâche prendra plus de temps, je la divise en tâches plus petites. Je place aussi les priorités au début de la journée et je travaille vers ce que j’aime faire. Les bons jours, c’est la même chose.

Pour la planification à plus long terme, chaque mois a un objectif différent. Chaque projet comporte différents sprints, et chaque sprint exige généralement un ensemble de compétences différent. J’organise le mois en conséquence. Cela fonctionne bien, parce que rien ne devient monotone.

16 h

Je fais de mon mieux pour limiter les réunions à des journées précises et à un strict minimum. Les réunions ont tendance à briser ma capacité à me concentrer sur autre chose, parce qu’elles m’obligent à changer de vitesse mentale et amènent de nouvelles considérations qui peuvent modifier mes priorités. C’est pourquoi j’essaie de planifier toutes mes réunions tactiques le lundi. J’entame la semaine avec les renseignements les plus récents, puis je passe le reste de la semaine à les traiter. Si j’ai d’autres réunions, j’essaie aussi de les regrouper le mercredi, pour rester en mode réunion.

Aujourd’hui n’est ni un lundi ni un mercredi, alors je poursuis mes actions à faire et j’évite les réunions à tout prix.

18 h

Le pire, quand on travaille à son compte, c’est que peu importe où l’on est, on ne termine jamais vraiment sa journée. J’essaie de « quitter » le travail à 18 h. La limite de temps donne plus d’urgence à tout et m’aide à me concentrer.

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Pour le souper, j’ai récemment commencé à préparer ma nourriture de la semaine le dimanche, pour les jours où je mange à la maison. Les autres soirs, je sors pour voir des amis, ce qui arrive en général entre 19 h et 20 h.

22 h

De 20 h à 22 h, je me concentre sur des activités qui n’ont rien à voir avec le travail. Je suis des cours ou je travaille sur de petits projets personnels : c’est mon temps de jeu créatif en ligne. À 22 h ou 22 h 30, je me déconnecte et j’essaie de passer une heure hors ligne avant d’aller au lit pour me « réinitialiser ».

Cela veut généralement dire ranger mon espace et mon esprit en tenant mon journal, en écrivant ou en pratiquant un autre passe-temps hors ligne. Puis je vais me coucher!