Pourquoi les réunions vidéo sont épuisantes

Grâce aux progrès de la technologie et de la communication numérique, il est possible de travailler de la maison sans aucun problème de communication. Avec les appels vidéo, les professionnels peuvent enchaîner les réunions d’affaires toute la journée dans le confort de leur domicile. Pourtant, même si ces appels n’exigent aucun effort physique, une fatigue s’installe après une journée passée à enchaîner les vidéoconférences.

Cet épuisement intense porte un nom : la « fatigue des réunions vidéo ». C’est l’une des nombreuses expressions qui se sont ajoutées à notre vocabulaire avec le télétravail actuel.

 Fatigue des réunions vidéo : quelles en sont les causes?

La forte fatigue qui suit une vidéoconférence est liée à l’énorme effort cognitif qu’elle demande. Lors de réunions en personne, nous essayons sans le savoir de saisir les signaux du visage. À partir de ces indices, la plupart des professionnels tentent de juger si la réunion se déroule bien. Le message passe-t-il? Quelqu’un est-il sur le point d’exprimer son désaccord?

Or, lors d’un appel vidéo, saisir ces signaux visuels (surtout quand il y a beaucoup de participants) est plus difficile. D’abord, le contact visuel partagé qui aide à les percevoir est absent. Même si des collègues lèvent la main ou hochent la tête, suivre les réactions de chacun demande un effort mental considérable. Le léger décalage et l’absence d’indices physiques forcent le cerveau à travailler plus fort pour saisir ce qui serait autrement automatique.

De plus, la fatigue vidéo vient du nombre de distractions que les professionnels tentent de trier pendant ces réunions. En général, ces distractions n’existent pas lors des rencontres en personne. Devoir soudainement s’en occuper tout en restant productif peut donc être épuisant. Voici quelques distractions courantes :

• Devoir répondre aux courriels de travail et aux notifications du téléphone

• Des animaux de compagnie dérangeants

• La présence d’autres membres de la famille

• Les inquiétudes constantes à propos de son apparence ou de la pièce où l’on se trouve

Dans le même ordre d’idées, avec le « télétravail », les réunions vidéo s’enchaînent le plus souvent sans pause. Après tout, personne n’a à prendre l’ascenseur pour descendre de quelques étages jusqu’à la réunion suivante. Or, cela augmente l’effort mental et, par conséquent, la fatigue générale. Pour la plupart des gens, ce temps de déplacement entre deux réunions en personne est une pause bien nécessaire pour se reposer et récupérer. Comme il a presque disparu, les personnes qui travaillent de la maison peuvent s’épuiser rapidement.

Pour couronner le tout, le stress et le mauvais sommeil qui suivent une journée passée devant un écran sont aussi des facteurs. Alors, comment les professionnels occupés peuvent-ils combattre la fatigue des réunions vidéo?

Des conseils éprouvés pour combattre la fatigue vidéo

Il est possible de se sentir en forme même après une journée d’appels vidéo. Voici quelques conseils pour éviter la surcharge.

Cessez de faire du multitâche

Pour la plupart des gens, les appels vidéo semblent l’occasion idéale de cocher des éléments de leur liste de tâches, c’est-à-dire de faire du multitâche. Pourtant, c’est du sabotage : la recherche démontre que tenter de mener plusieurs tâches de front réduit la productivité et l’énergie.

L’explication scientifique est simple. La plupart des professionnels l’ignorent, mais différentes parties du cerveau prennent en charge différentes tâches. Passer (même inconsciemment) d’une tâche à l’autre, quand elles font appel à des zones différentes du cerveau, demande donc un effort mental considérable. De plus, cela peut réduire la productivité jusqu’à 40 %.

Selon une étude de Stanford, les adeptes du multitâche retiennent moins bien l’information que les personnes qui restent concentrées sur une seule chose. Lors de votre prochain appel vidéo, essayez donc de fermer vos 10 (ou 100) onglets ouverts et vos fenêtres de clavardage, et coupez les notifications qui vous distrairaient.

Faites des pauses régulières

Pendant les appels vidéo plus longs, une pause peut faire toute la différence. Pour ceux qui ne peuvent pas quitter l’appel, réduire la fenêtre et ne se concentrer que sur la voix peut aider. De même, il peut être utile de détourner le regard de l’écran pendant 30 secondes. Cela ne veut pas dire qu’on a le temps de faire autre chose : profitez de ces mini-pauses pour reposer vos yeux.

Côté horaire, laissez au moins 15 minutes entre chaque appel. Nous conseillons de consacrer ce temps à une marche relaxante à l’extérieur. Il est parfois impossible de ménager des pauses entre les réunions vidéo. Dans ce cas, réduisez simplement la durée des réunions. Ça en vaut la peine : s’accorder ne serait-ce que 10 minutes de pause peut faire une énorme différence.

Réduisez les stimuli provenant des écrans

Comme nous l’avons mentionné, la fatigue mentale qui suit un appel vidéo est aggravée par l’attention excessive accordée à son apparence. Une astuce simple consiste à masquer votre propre fenêtre. Vous éliminez ainsi tout souci stressant concernant votre allure.

Cependant, d’autres types de distractions peuvent alourdir l’épuisement mental. Les stimuli provenant des écrans des autres peuvent être assez déroutants. Par exemple, pour un appel avec cinq autres personnes, ce sont cinq arrière-plans, meubles et autres indices visuels de plus à assimiler. Traiter tous ces signaux en même temps est épuisant. Il peut donc être utile de choisir des arrière-plans neutres. De plus, si possible, coupez votre caméra, sauf lorsque vous parlez.

Les rencontres virtuelles devraient être moins obligatoires

La plupart des entreprises tentent de maintenir l’esprit d’équipe en proposant des soirées de jeux virtuelles, des discussions sociales et d’autres activités en ligne. Pourtant, après une longue journée productive au bureau à domicile, ces activités ont souvent l’effet inverse. Il vaut donc mieux les garder facultatives. Ainsi, quiconque a encore de l’énergie est le bienvenu, et les autres peuvent prendre le temps de se reposer.

Même un appel vidéo social avec des amis et de la famille peut laisser épuisé. Nous constatons que c’est surtout à cause du « chaos », particulièrement dans les grands groupes. Dans ce genre de situation, désigner un animateur peut aider à ce que tout se déroule bien. L’animateur peut déterminer qui prend la parole et quand, quand couper les micros, l’ordre des activités sociales, etc.

Privilégiez la communication par Hive, par téléphone et par courriel

Bien sûr, les plateformes de vidéoconférence sont l’avenir, surtout en cette période de télétravail généralisé. Cependant, comme nous l’avons démontré, après trois ou quatre longues conférences téléphoniques, le cerveau est épuisé. Dans ces moments-là, un outil de gestion de projets éprouvé comme Hive, un courriel ou un appel téléphonique peut faire l’affaire. La plupart du temps, la même réunion peut se tenir par téléphone, surtout si elle ne concerne qu’une seule personne. S’il s’agit d’un point sur un projet qui compte peu d’éléments en mouvement, communiquer par une carte d’action dans Hive ou par le clavardage de Hive peut être la solution parfaite. Hive est idéale parce qu’elle offre une visibilité complète sur les projets passés, en cours et à venir, ainsi que l’accès aux courriels et au clavardage, le tout au même endroit.

Les appels vidéo affectent-ils notre capacité à converser en personne?

Pas immédiatement. Cependant, après un mois ou deux d’appels vidéo à la chaîne, ils peuvent commencer à influer sur la capacité des gens à parler aux autres en tête-à-tête. L’un des domaines où cet effet se manifeste nettement est la capacité de concentration.

Pour la plupart des professionnels, la dernière réunion vidéo de la journée est toujours la plus difficile. Pour mieux supporter ces réunions, bien des gens décrochent mentalement. Avec le temps, ce décrochage peut s’infiltrer inconsciemment dans les conversations en personne, surtout quand nous sommes fatigués. Dans ce cas, la plupart des professionnels se retrouvent avec des trous de mémoire pendant les conversations en personne. Ils perdent le fil ou doivent demander à leur interlocuteur de se répéter plusieurs fois.

Heureusement, il existe une astuce simple pour éviter que cela devienne une habitude lors des conversations en personne : passez le plus de temps possible en face à face avec votre famille et vos amis. De temps à autre, au lieu de faire une marche entre deux séances d’appels vidéo, parlez en personne avec vos amis et vos proches. Discutez avec eux, ayez des conversations détendues. Cela aide à ne pas perdre ni éroder des compétences de communication essentielles pendant cette période de télétravail.

Vainquez la fatigue vidéo dès aujourd’hui

Les appels vidéo rendent le télétravail plus accessible et plus productif, et nous nous dirigeons sans aucun doute vers un avenir où ils font partie intégrante de notre quotidien. Cependant, sur de longues périodes, ils peuvent être épuisants et nous laisser complètement vidés en fin de journée. Pour de meilleurs résultats, suivez les conseils décrits plus haut : prévoyez des pauses entre les appels, réduisez les stimuli à l’écran, essayez un outil de gestion de projets, passez des appels téléphoniques quand c’est possible et passez du temps en personne avec votre famille et vos amis.

Si vous voulez sortir complètement la communication de la vidéo, nous vous recommandons d’essayer dès aujourd’hui un outil de gestion de projets comme Hive pour votre équipe. Voici un lien pour accéder à un essai gratuit de 14 jours.