7 conseils simples pour des réunions plus productives

Imaginez une semaine parsemée de réunions soigneusement choisies et orchestrées. Une semaine où vous n’êtes pas happé par des réunions générales sans but ou des « synchros », et où vous avez enfin le temps de faire le travail que vous devez faire. Une semaine où les réunions auxquelles vous participez commencent vraiment à l’heure et se terminent par des prochaines étapes claires. C’est l’avenir que nous voulons. Chez Hive, nous avons pour mission de rendre les réunions plus productives. Pourquoi faut-il réinventer les réunions? D’abord, parce que les gens sont surchargés et débordés par le temps qu’on leur demande de passer à « se synchroniser ». Saviez-vous qu’environ 35 % du temps des cadres intermédiaires est consacré aux réunions, et jusqu’à 50 % au niveau de la haute direction? Imaginez tout ce que vous pourriez accomplir pendant ces 2 à 4 heures chaque jour. De plus, on estime que 37 milliards de dollars sont dépensés chaque année en réunions improductives, et que 92 % des gens avouent faire du « multitâche » pendant les réunions. Et maintenant, avec les réunions à distance, dont la plupart se tiennent sur Zoom ou Microsoft Teams, il est encore plus facile de se laisser distraire. Pensez au temps précieux, et à l’argent, que nous gaspillons en réunions. Heureusement, nous vivons une époque d’innovation constante en milieu de travail. Les jeunes entreprises transforment notre façon de travailler et repensent complètement des processus qui existent depuis des décennies. Il est grand temps de faire de même avec les réunions. Découvrez ci-dessous nos nouvelles règles (non, pas la chanson de Dua Lipa) pour inaugurer une nouvelle saison de réunions. Préparez-vous à réinventer votre journée de travail grâce à ces 7 conseils pour des réunions plus productives.

1. Cessez de dire oui à toutes les réunions.

Ce sera peut-être difficile au début, mais il est important de commencer à fixer des limites avec vos collègues et les autres personnes de l’organisation. Bien sûr, il y a un temps et un lieu pour les réunions, mais le réflexe ne devrait pas être de convoquer automatiquement une réunion dès que vous voulez discuter de quelque chose. Existe-t-il un autre moyen (plus rapide) de communiquer et de transmettre l’information? Voici un exemple. Si quelqu’un propose une réunion de suivi alors que vous savez qu’il n’y aura rien à suivre, suggérez plutôt un bref point par l’entremise d’un outil de gestion de projets comme Hive, ou même par courriel. Ne perdez pas le temps et l’énergie d’une réunion de 30 minutes si vous pouvez vous synchroniser en 5 minutes sur une autre plateforme.  Si l’organisateur de la réunion vous dit que votre avis et vos commentaires sont essentiels, mais que des affaires urgentes vous empêchent d’y assister, offrez de rassembler vos commentaires par écrit afin que l’équipe puisse les examiner pendant sa réunion. Vous pouvez aussi demander à un membre de votre équipe de vous représenter et de défendre vos idées pendant la réunion. C’est aussi une excellente façon de partager les responsabilités avec une personne que vous encadrez.

2. Assurez-vous qu’il y a un responsable de la réunion.

Nous avons tous assisté à ces réunions qui commencent par un silence inquiétant. Où l’on ne se souvient plus vraiment de qui a convoqué la réunion et où l’on passe les dix premières minutes à comprendre de quoi on est censé parler. Tout cela pourrait être évité en désignant un responsable pour les réunions de plus de deux personnes : il suffit d’inscrire « Responsable de la réunion : nom » dans l’invitation du calendrier. Cette personne sera chargée de guider la conversation et de prendre des notes tout au long de la réunion, ainsi que de définir les prochaines étapes. 

3. Prenez de bonnes notes.

Assister à une réunion et rester attentif, c’est une chose, mais se souvenir de tout ce qui s’est dit, c’est le vrai défi. C’est là que les notes de réunion deviennent utiles. Quand vous, ou une personne désignée, consignez correctement les informations importantes de la réunion, vous évitez que des éléments passent entre les mailles du filet et que des idées soient perdues. Vous voulez réinventer votre façon de prendre des notes de réunion? C’est là qu’intervient Hive Notes. Avec Hive Notes, vous pouvez améliorer la productivité de la réunion avant, pendant et après celle-ci. Liez une note à n’importe quelle invitation du calendrier et partagez un ordre du jour pour que tout le monde arrive sur la même longueur d’onde. Pendant la réunion, partagez la note avec tous les participants pour collaborer en temps réel, à la manière de Google Docs. Vous pouvez aussi transformer les points de discussion en prochaines étapes et les attribuer à n’importe quel participant. Voilà ce que nous appelons de la productivité. Le meilleur? Hive Notes est entièrement gratuit pour tout le monde. Et si vous utilisez déjà Hive, vous profitez d’avantages supplémentaires avec Notes en liant des actions à des projets existants et en retrouvant chaque note directement dans votre tableau de bord Hive.

1. Adoptez des réunions de 15 ou de 45 minutes.

Beaucoup d’entre nous sont figés dans l’idée qu’une réunion doit durer 30 ou 60 minutes. Ce n’est tout simplement pas le cas. Quand vous organisez une réunion, après avoir jugé qu’elle est nécessaire et désigné un responsable, prenez une minute de plus pour estimer la durée de chaque point à l’ordre du jour. Il y a de bonnes chances que, si vous ne vous réunissez que pour un seul sujet, 15 minutes suffisent, à condition que tout le monde arrive à l’heure et reste concentré. Si vous abordez plus d’un point, prévoir 45 minutes plutôt qu’une heure vous redonne ces 15 minutes que vous auriez pu perdre en bavardage sans but. Et anecdote : des experts ont aussi estimé que 45 minutes est la durée idéale d’une réunion. Je dis ça, je dis rien. 

5. Faites de la réunion une « zone sans téléphone ».

Rien n’est pire que d’essayer d’avoir une conversation importante avec un collègue ou un dirigeant et de voir ses yeux faire des allers-retours vers l’écran de son iPhone envahi par les notifications. On peut avoir l’impression que nos contributions n’ont pas d’importance pour l’organisation, alors qu’elles en ont bel et bien. Il est plus facile d’instaurer une zone sans téléphone quand vous êtes au bureau, puisque vous pouvez proposer à tout le monde de laisser son téléphone à son poste de travail, mais c’est plus délicat quand vous animez une réunion Zoom. Suggérez plutôt à chacun de couper les notifications et d’éviter de consulter ses courriels, sauf en cas de nécessité absolue. Cela réduit le coût du changement de contexte et aide tout le monde à rester concentré. Qui sait, vous pourriez même terminer la réunion 15 minutes plus tôt!

6. Cessez de faire des présentations pendant les réunions.

Rien n’est pire que d’être assis dans une réunion de deux heures composée uniquement de diapositives. Il y a une raison pour laquelle Jeff Bezos a banni les présentations PowerPoint chez Amazon. Chez Amazon, les employés lisent des notes de service avant la réunion au lieu de subir une présentation PowerPoint interminable, ce qui est une excellente façon de diffuser l’information avant de se retrouver dans la même pièce et de rendre la réunion productive. Une exception possible à cette règle : si vous passez en revue une stratégie ou un bilan de performance pour lequel plusieurs personnes doivent présenter différentes diapositives au groupe. Dans ce cas, envoyer 6 notes de service différentes ne sera probablement pas efficace. Essayez plutôt de créer la présentation et de l’envoyer à l’avance. Vous pouvez aussi demander à chacun d’arriver à la réunion avec une question sur le contenu de la présentation; ainsi, les gens se sentiront engagés et motivés à contribuer.

7. Utilisez un outil de vidéoconférence.

Maintenant que beaucoup de gens sont passés aux réunions virtuelles, on peut dire que les plateformes de vidéoconférence ont sauvé la mise. L’un des outils les plus populaires pour les réunions virtuelles est Zoom, devenu en quelque sorte un nom connu de tous au cours de la dernière année. Il est très facile d’utiliser Zoom pour vos réunions, ou pour tous vos besoins d’appels vidéo d’ailleurs. Il vous suffit d’un ordinateur, d’une caméra intégrée ou d’une webcam, d’un compte Zoom, et vous êtes prêt. Une autre raison pour laquelle nous aimons cet outil de vidéoconférence? Des milliers d’intégrations Zoom permettent de le connecter à tous les outils de travail que vous utilisez déjà (y compris Zoom et Hive!). Zoom est gratuit pour les réunions allant jusqu’à 40 minutes, avec divers forfaits payants pour les particuliers ou les entreprises qui ont besoin d’un outil plus complet. Il existe aussi bien d’autres plateformes de vidéoconférence, comme GoToMeeting, Slack ou ReadyTalk. Avec un peu de chance, à la fin de cet article, vous êtes un peu plus convaincu de limiter les réunions dans votre équipe ou votre organisation. Comme nous l’avons dit, cela ne veut pas dire que toutes les réunions sont complètement inutiles. Cela veut simplement dire que nous devons être plus réfléchis dans la façon d’allouer notre temps. Plutôt que d’inscrire automatiquement une réunion au calendrier de quelqu’un dès que vous voulez discuter de quelque chose, essayez d’utiliser un outil de gestion de projets comme Hive pour créer une note ou une carte contenant les détails de votre question. Utilisez ensuite les fonctions de balisage et de commentaires pour discuter avant même de mettre les pieds dans cette salle de conférence sombre et étouffante. Y a-t-il d’autres conseils importants que nous avons oubliés? Dites-le-nous dans les commentaires ci-dessous.