Guide complet du clavardage vocal en milieu de travail moderne

Quand on parle de l'avenir du travail, l'une des principales préoccupations des dirigeants est de créer un environnement hybride et à distance où productivité et collaboration vont de pair. Des expériences immersives avec casques de réalité virtuelle aux technologies d'assistant vocal efficaces, bien des solutions visent à relever ces défis.

Le clavardage vocal est l'une des plus prometteuses : il fait gagner du temps, facilite la prise de décision et favorise l'esprit de communauté. Une étude de Gartner prévoit que, d'ici 2023, 25 % des interactions des employés avec leurs différentes applications se feront par la voix, alors qu'en 2019, cette part était inférieure à 3 %. Dans cet article, nous verrons pourquoi les solutions vocales se répandent, quelle est l'importance de la communication vocale au travail, quand l'utiliser et quels sont les meilleurs logiciels de clavardage vocal sur le marché.

Mais avant d'entrer dans le vif du sujet, revenons aux bases : qu'est-ce que le clavardage vocal?

En termes simples, le clavardage vocal permet de passer des appels téléphoniques à partir d'un ordinateur ou de tout appareil connecté à Internet. Pour être plus technique, il s'agit aussi d'une méthode de communication audio créée dans les années 1930, qui repose sur la voix sur IP, ou VoIP. Cette fonction est devenue très populaire chez les joueurs dans les années 1990, car elle permet d'échanger avec les autres joueurs sans interrompre la partie pour écrire un message. Vers 1995, les chefs d'entreprise ont rapidement vu le potentiel du clavardage vocal pour le travail, et son usage connaît une croissance exponentielle depuis la pandémie. Après tout, le clavardage vocal facilite le travail en parallèle et le télétravail. De plus, il existe de nombreuses solutions de rechange gratuites à Google Voice et à d'autres services vocaux, pour vous aider à trouver l'outil qui répond à vos besoins.

L'importance de la communication vocale au travail

Le clavardage vocal fait gagner du temps

Dans un monde concurrentiel, chaque minute compte. C'est pourquoi le clavardage vocal est si pratique : les solutions audio libèrent les employés de la souris et du clavier pour communiquer avec les autres. Grâce au clavardage vocal, on peut avancer sur ses tâches tout en résolvant des problèmes et en échangeant avec ses collègues. Une solution de communication vocale peut éliminer des réunions inutiles et vous laisser plus de temps pour vous concentrer sur votre travail, tout en restant en contact avec les autres.

Soutenir et faciliter la résolution de problèmes

Comme nous l'avons mentionné, le clavardage vocal permet aussi de diagnostiquer et de résoudre plus rapidement les problèmes techniques. Il réduit les va-et-vient de messages texte et la fatigue des appels Zoom. Les interfaces vocales n'exigent pas non plus la formalité des réunions vidéo : planification, envoi de liens d'invitation, préparation d'un ordre du jour. En outre, pendant un clavardage vocal avec un collègue, vous pouvez partager votre écran pour mieux illustrer le sujet de la discussion, qu'il s'agisse d'un problème technique ou d'une présentation.

Favoriser une meilleure compréhension

Le clavardage vocal peut redonner de la spontanéité au travail d'équipe, atténuer le sentiment d'isolement et encourager les liens, surtout au sein des nouvelles équipes. Les spécialistes de la parole et les conférenciers professionnels s'entendent pour dire que la variété de la voix (ou son absence) en dit long sur la personne qui parle. Dans un clavardage vocal, un auditeur attentif observe les trois éléments linguistiques de base : l'accentuation (le volume), l'intonation (la montée et la descente du ton) et le rythme (le débit). Vous pouvez aussi en apprendre beaucoup sur votre interlocuteur : son sexe, son âge, sa région (accent et expressions), sa santé, ses émotions et son énergie.

Encourager la prise de décision

Notre voix a le pouvoir de mobiliser ou de décourager. Quand vous utilisez le clavardage vocal, pensez à l'effet ou à l'impression que vous voulez produire. En transmettant une idée à l'oral, nous laissons transparaître notre personnalité et notre charisme. Le clavardage vocal, y compris avec des générateurs de voix par IA, devient ainsi un outil puissant pour rassembler les gens autour d'un projet, conclure des affaires, ou même négocier et décrocher un emploi.

Dans un environnement hybride ou à distance, votre voix est comme vos empreintes digitales : chaque voix est unique. Utilisez la vôtre de façon stratégique pour orienter une conversation ou faire tourner une négociation. Choisissez avec soin votre volume, votre registre, votre mélodie et votre intonation. Pour encourager une décision, mettez en relief les mots clés afin de transmettre clarté, assurance et influence.

Clavardage vocal ou messagerie instantanée : quand choisir quoi?

Maintenant que nous avons vu les bases du clavardage vocal et ses avantages en contexte hybride et à distance, voyons quand il vaut mieux s'en abstenir. Dans certaines situations, la communication écrite est nécessaire et peut être plus efficace que le clavardage vocal.

C'est le cas, par exemple, quand vous avez besoin d'une trace écrite ou d'un échange simple : une mise à jour, une annonce ou l'envoi d'une pièce jointe. Si le message n'est pas urgent, laissez le destinataire répondre dès qu'il le peut. La dernière chose à faire est d'interrompre le travail de quelqu'un par un appel vocal inutile. Vous ne voulez pas être cette personne! Si vous connaissez le mème « Cette réunion aurait pu être un courriel », vous saurez sans doute reconnaître quand choisir le clavardage vocal ou un outil écrit.

La communication écrite est aussi préférable quand vous traitez des renseignements confidentiels qui exigent une trace écrite, ce qui réduit les risques de malentendus. Dans ces cas, vous pouvez également utiliser un suppresseur de voix pour retirer les renseignements sensibles d'enregistrements vidéo ou audio et protéger la confidentialité.

Si vous utilisez une application de messagerie texte standard, pensez aussi à l'intégrer à vos outils de travail actuels pour simplifier la communication à tous les niveaux. Par exemple, en plus de Slack ou du clavardage intégré de Hive, vous pouvez utiliser l'API WhatsApp pour créer une intégration sur mesure avec n'importe quel autre outil de travail. Ce type d'intégration permet d'automatiser les messages, d'ajouter des robots conversationnels et d'étendre la communication, pour des échanges plus efficaces.

3 meilleures plateformes de clavardage vocal pour votre espace de travail

1. Hive

Hive est un logiciel de gestion de projets simple, axé sur l'efficacité. Sa puissante fonction de clavardage vocal intégrée facilite le remue-méninges et la résolution de problèmes, et aide les membres de l'équipe à se sentir plus connectés. Souple et personnalisable, Hive s'adapte aux besoins de votre équipe grâce à six modes d'affichage différents.

Principales fonctions de Hive :

• Clavardage vocal et texte intégré, en messages directs et de groupe

• Gestion des ressources et feuilles de temps

• Révision et approbation

• Prise de notes pendant les réunions Zoom

• Courriel intégré

• Des fonctions conçues par les utilisateurs grâce au forum de Hive

De plus, Hive vient d'entrer dans la liste de Capterra des 9 meilleures plateformes de gestion de projets à l'échelle mondiale, avec une note de 100 sur 100 pour la popularité auprès de ses clients. C'est l'un des meilleurs scores de tous les outils du marché! Commencez gratuitement dès aujourd'hui.

2. Presence

Presence est un logiciel conçu pour le travail à distance et hybride, qui propose un clavardage à la manière d'un émetteur-récepteur. La plateforme permet de parler instantanément sans être interrompu, grâce à des sous-titres silencieux en direct qui se transforment en notes vocales asynchrones. Presence offre des intégrations avec des applications tierces, comme Slack, et est offerte pour iOS et Android. Le logiciel propose un forfait gratuit et une interface simple.

Principales fonctions de Presence :

• Clavardage dans des salles vocales ouvertes

• Envoi de notes vocales en direct et asynchrones

• Transcription silencieuse des notes vocales

• Collaboration dans l'application, en arrière-plan, grâce aux raccourcis d'émetteur-récepteur

• Intégration avec Slack, Notion, Google Docs et plus encore

3. Tandem

Tandem est un outil de collaboration qui aide les équipes réparties à communiquer par audio et par vidéo. La plateforme offre la connexion automatique aux réunions et permet de partager des curseurs pour pointer et interagir sur l'écran de ses collègues. Elle permet aussi de prendre le contrôle d'un écran à distance en un clic et d'indiquer qui est disponible pour clavarder. Tandem propose un forfait gratuit et une version payante à partir de 49 $ par mois pour les équipes (jusqu'à 10 utilisateurs).

Principales fonctions de Tandem :

• Rappels de réunion et connexion automatique

• Wave & Talk

• Partage d'écran instantané

• Curseurs partagés

• Contrôle à distance