Qu'est-ce que la gestion de projets PRINCE2 ?

Vous songez à proposer un projet, mais vous ne savez pas quelle méthode de gestion adopter? Ou vous souhaitez simplement améliorer la qualité de votre produit? Si l'un de ces cas vous parle, la réponse se trouve peut-être dans la gestion de projets PRINCE2.

Cette méthodologie vous offre un cadre défini et simplifie votre travail. Elle vous aide aussi à utiliser vos ressources efficacement et à renforcer la confiance de votre équipe. Si vous voulez mieux comprendre cette méthodologie en quelques mots simples, cet article est pour vous.

Qu'est-ce que la gestion de projets PRINCE2 ?

Commençons par les bases. La gestion PRINCE2 désigne des projets menés dans des environnements contrôlés. Son sigle anglais signifie PRojects IN Controlled Environments (projets en environnements contrôlés). Bien qu'on l'appelle aujourd'hui PRINCE2, cette méthodologie s'est inspirée de l'ancienne méthode PROMPT (Project Resource Organization Management Planning Technique), très répandue dans l'industrie des TI dans les années 1970. Après PROMPT, la Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) a mis au point la méthode Prince pour l'ensemble du Royaume-Uni. En 1996, ce concept a été publié officiellement sous le nom de PRINCE2. Il est encore largement utilisé partout dans le monde aujourd'hui. Ce type de gestion repose entièrement sur les processus. Autrement dit, elle met l'accent sur la planification et le contrôle. Chaque partie d'un projet est décidée avant son lancement, tout comme la structure de l'équipe. Vous pouvez donc la voir comme une carte qui vous mène à votre objectif. À tout moment du projet, vous pouvez consulter cette carte et savoir quoi faire et quand. Cette structure est un élément essentiel de la gestion de projets PRINCE2.

Les sept principes clés de PRINCE2

La gestion de projets PRINCE2 ne se résume pas à sa large adoption. Elle repose sur sept principes non négociables. Ces principes forment une philosophie qui garde un projet sur la bonne voie. Par conséquent, un projet qui ne les respecte pas n'est pas géré selon PRINCE2. Passons en revue les sept principes.

1) Justification commerciale continue

Le projet doit avoir des objectifs clairs, ce qui signifie que les dirigeants de projet doivent définir les éléments suivants :

• Le besoin que leur entreprise comble

• Les avantages qu'ils peuvent offrir

• Leur clientèle idéale

• Les rendements prévus

2) Tirer parti de l'expérience

Chaque fois qu'une entreprise termine un projet PRINCE2, elle doit tenir un journal où elle note ce qui a bien fonctionné et ce qui a moins bien fonctionné. Elle peut ensuite le consulter avant de lancer un nouveau projet et ainsi éviter de refaire les mêmes erreurs. Regarder en arrière et analyser le rendement passé est essentiel pour progresser.

Avant de démarrer un autre projet PRINCE2, l'équipe doit réfléchir aux projets semblables qu'elle a déjà menés.

3) Rôles et responsabilités

Chaque membre du projet doit assumer un ensemble de rôles et de responsabilités précis. La gestion de projets PRINCE2 prévoit des rôles à plusieurs niveaux :

• Comité de projet - Un groupe qui comprend le promoteur (Executive), la personne qui assume la responsabilité du projet et de ses résultats, l'utilisateur principal (Senior User), qui représente les besoins de l'utilisateur final (il peut y en avoir plusieurs), et le fournisseur principal (Senior Supplier), une ou plusieurs personnes qui défendent les intérêts des fournisseurs (les gens qui développent le projet).

• Assurance du projet - Veiller à ce que les intérêts des parties prenantes soient respectés.

• Autorité de changement - Approuver ou refuser les demandes de changement transmises par le comité.

• Gestionnaire de projet - L'autorité au quotidien sur le contenu du projet, qui rend compte au comité de projet.

• Soutien au projet - Toutes les personnes qui aident le gestionnaire de projet.

• Gestionnaire d'équipe - Une ou plusieurs personnes qui se concentrent sur le contrôle de la qualité.

4) Gérer par étapes

Il est toujours plus facile de mener à terme un grand projet s'il compte des jalons plus petits. La gestion de projets PRINCE2 invite les équipes à diviser le travail, puis à avancer étape par étape. Cela leur donne des objectifs immédiats à atteindre, mais aussi des pauses pour revoir et corriger une étape une fois terminée.

5) Gérer par exception

Le comité de projet n'a qu'à établir le plan et à fixer la base de référence. C'est ensuite à l'équipe d'accomplir les tâches. Par exemple, le comité fixe les échéances, mais c'est le gestionnaire qui doit s'assurer qu'elles sont respectées. Ensuite, le comité ne s'occupe des activités quotidiennes qu'en cas de problème important.

6) Miser sur le produit

Tout projet PRINCE2 se concentre sur la livraison du produit et, surtout, sur sa qualité. L'équipe doit donc savoir quel est le produit et ce qu'on attend d'elle. Elle peut ensuite organiser son travail autour de cet objectif.

7) Adapter la méthode au projet

PRINCE2 doit être ajustée à la taille, au risque, à l'importance, à l'environnement, etc. de chaque projet. C'est la première tâche du processus de « lancement d'un projet », et elle est reprise avant chaque nouvelle étape.

Les sept thèmes de PRINCE2

Dans PRINCE2, sept thèmes expliquent comment gérer chaque projet. Toutes les personnes qui participent au processus PRINCE2 doivent s'y référer régulièrement et veiller à ce qu'ils soient respectés.

1) Analyse de rentabilisation

Réfléchir à l'analyse de rentabilisation vous assure que vous menez le projet pour une bonne raison et qu'il existe un objectif final qui profitera à l'entreprise dans son ensemble.

2) Organisation

Chaque rôle doit être clairement défini, et chacun doit s'en tenir à son rôle initial pour que le projet réussisse.

3) Qualité

Ce thème rejoint le principe 6 de la liste précédente. En somme, vous devez vous assurer que tout le monde a la même définition de la qualité avant le début du projet.

4) Plans

Assurez-vous qu'un plan existe pour chaque rôle et pour ce que chacun accomplira.

5) Risque

Un registre des risques conserve l'information sur tous les risques tout au long du projet. Les risques se divisent en « menaces » et en « occasions ».

6) Changement

Le changement est naturel et doit être pris en compte. Veillez à ce que tout changement soit examiné par les membres de la haute direction avant d'être mis en œuvre.

7) Progrès

Veillez à ce que le projet lui-même soit traçable du début à la fin.

Comment utiliser la gestion de projets PRINCE2

Les entreprises ne peuvent utiliser la méthode PRINCE2 que si elles savent comment elle fonctionne. Et son fonctionnement est simple : elle compte sept processus. Chacun porte sur un ensemble d'activités qui aident à gérer, à diriger ou à livrer le projet.

1) Démarrage

D'abord, le projet doit être logique sur le plan commercial. Sinon, il n'aidera pas l'entreprise. On rédige donc un exposé de projet pour expliquer et justifier son importance. Cela comprend la nomination d'une équipe de projet, d'un gestionnaire de projet et d'un cadre dirigeant. Un exposé détaillé n'est rédigé que si le projet est approuvé.

2) Lancement d'un projet

Ensuite, le comité doit se poser beaucoup de questions. Par exemple :

• Quel travail faut-il accomplir?

• Quels sont les avantages et les inconvénients du projet?

• Quels problèmes pourraient survenir?

• Existe-t-il des moyens de régler ces problèmes?

• Comment le projet sera-t-il suivi?

Toutes ces questions sont essentielles, car elles précisent l'analyse de rentabilisation. Sans elle, ce serait le chaos. À la fin de cette étape, il faut un plan de projet clair et détaillé.

3) Direction du projet

Cette étape établit comment le comité de projet assurera la supervision du projet. Dans la plupart des cas, il décide du moment où un projet ou une étape est lancé, clos, etc. Il détermine aussi le degré d'orientation qu'il fournira.

4) Contrôle

Ici, le gestionnaire de projet décide comment chaque étape sera contrôlée. Il divise le travail en tâches plus petites et les confie aux membres de son équipe. Il informe le comité de l'avancement du projet et règle les problèmes qui surviennent en cours de route.

5) Livraison du produit

Le gestionnaire s'assure que le projet respecte les échéances et que les produits sont de grande qualité. À ce stade, le comité peut donner son feu vert et approuver le travail, ou demander des produits supplémentaires. Cela marque la fin d'une étape.

6) Gestion des limites d'étape

À la fin de chaque étape, les gestionnaires de projet présentent au comité un bilan de leur rendement. Le comité décide ensuite s'il veut poursuivre le projet ou l'abandonner.

7) Clôture du projet

Une fois le projet terminé, le gestionnaire de projet remplit les documents et les rapports. Il remet le produit et recommande au comité de clore officiellement le projet. Cette étape vise à s'assurer que l'équipe atteint ses objectifs dans les délais.

Produits de gestion

Le manuel PRINCE2 contient une liste de 26 modèles que l'équipe peut utiliser pour ses documents. On les appelle des produits de gestion, et ils se répartissent en registres, en bases de référence et en rapports. En voici quelques-uns : Approche de gestion des avantages -- Définit quand et comment l'utilisateur principal mesure les avantages d'un projet Journal quotidien -- Consigne les enjeux informels Rapport de fin de projet -- Compare le rendement du projet à la documentation de lancement initiale Journal des leçons -- Notes sur les leçons qui pourraient servir pour de futurs projets Registre des risques - Consigne les risques liés au projet

Autres techniques

Cependant, ces 26 produits ne servent qu'à la gestion de haut niveau. Les gestionnaires de tâches doivent choisir leurs propres cadres. Voici quelques suggestions :

• Planification axée sur le produit

• Diagrammes de Gantt

• Contrôle des changements

• Analyse du chemin critique

• Technique de révision de la qualité

• Diagrammes PERT

Certifications PRINCE2

La gestion de projets PRINCE2 compte quatre niveaux de certification. Pour chacun, un examen en ligne et en personne est offert au public. Mais pour le passer, vous devez suivre une formation auprès d'un organisme accrédité. Les quatre niveaux sont les suivants :

• PRINCE2 2017 - Foundation

• PRINCE2 2017 - Practitioner

• PRINCE2 Agile - Foundation

• PRINCE2 Agile - Practitioner

Le coût varie de 550 $ à 1 000 $; le montant exact dépend du cours et du niveau. Pour en savoir plus sur les certifications PRINCE2, cliquez ici.

Conclusion

PRINCE2 est l'un des outils de gestion les plus puissants actuellement offerts, mais elle ne donnera pas de résultats si vous ne l'utilisez pas correctement. Il est essentiel de garder les sept principes à l'esprit et de suivre toutes les étapes. Bonne chance!