Ce que nous comprenons toujours de travers sur la productivité

En faire plus peut vite devenir contre-productif. Pour bien des gens, c’est une obsession qui ne mène qu’à une perte de temps. « Faire plus, plus vite » ne fonctionne pas, surtout si vous sacrifiez la qualité du travail. Un tapis roulant plus rapide ne garantit pas un meilleur résultat.

« Moins vous déployez d’efforts, plus vous êtes rapide et puissant », dit Bruce Lee. Hâtez-vous lentement pour soigner les détails. Un rendement efficace vaut bien mieux qu’une machine emballée.

La mentalité du « toujours plus, toujours plus vite » nous épuise.

Vous pouvez produire un meilleur travail sans en faire davantage, ce qui change à peine la donne. Vous pouvez accomplir plus en moins de temps. Vous n’avez même pas à remplir complètement votre calendrier chaque jour. « Mon objectif n’est plus d’en faire plus, mais d’avoir moins à faire », disait un jour Francine Jay.

La productivité est une compétence et, comme bien d’autres, vous pouvez l’améliorer.

Dans un sondage mené par Dropbox auprès de travailleurs du savoir américains, 61 % disent vouloir « ralentir pour bien faire les choses », alors que seulement 41 %* disent vouloir « aller vite pour accomplir plus ». Mais aller vite nous aide-t-il vraiment à accomplir plus? Vous pouvez le vérifier vous-même en mesurant vos résultats d’une journée à l’autre.

Être productif est un objectif insaisissable pour bien des gens. Que vous aimiez organiser, que vous vous inquiétiez des échéances ou que vous ayez une personnalité créative, vous devez surmonter les nombreux états d’esprit qui sabotent activement votre productivité. Certaines personnes ressentent le besoin de se pousser à travailler toujours plus, et d’autres se laissent distraire par le moindre détail autour d’elles.

Résultat : personne ne réussit à venir à bout de quoi que ce soit. Trop d’information et trop de tâches à faible valeur peuvent être accablantes, tant sur le plan mental que physique. Le problème, quand on surcharge son calendrier de tâches, c’est qu’on finit par manquer de temps et par avoir du mal à se concentrer sur une seule tâche, tant on s’inquiète des mille autres choses à faire.

Bien des habitudes de productivité ne fonctionnent pas :

• Répondre immédiatement à chaque courriel.

• Penser en grands objectifs plutôt qu’en petites tâches.

• Travailler sans structure quotidienne pour accomplir ses tâches.

• Commencer sa journée avec une interminable liste de choses à faire.

Une autre erreur courante en matière de productivité consiste à s’attaquer aux tâches faciles dès le début de la matinée. C’est un gaspillage total d’énergie mentale.

Vous êtes le plus actif et le plus reposé le matin; consacrer la première moitié de la journée à votre travail le plus difficile ou le plus prioritaire est donc très logique. C’est une habitude simple qui peut réduire considérablement le temps que vous passez sur vos tâches.

Dans un monde saturé d’information, les distractions grugent peu à peu le peu de temps que nous avons pour le vrai travail. Avec des courriels et des textos qui nous arrivent de toutes parts, il est difficile de se concentrer sur l’essentiel. La plupart des gens tombent dans le piège de l’urgence : une multitude de notifications et de messages censés exiger notre attention immédiate. Il n’y a que quelques tâches importantes par jour, mais beaucoup de gens accordent trop d’attention à tout ce qui leur tombe dessus.

« La discipline, c’est choisir entre ce que l’on veut maintenant et ce que l’on veut le plus », a dit Abraham Lincoln.

La seule façon de faire taire le bruit est de défendre activement votre temps :

Utilisez un casque à réduction de bruit, mettez vos notifications en sourdine quand vous commencez un travail de concentration et éliminez les distractions extérieures de votre environnement de travail immédiat.

Nous voulons tous en faire plus, mais trouver du temps pour notre travail le plus important n’est pas simple. Si vous prenez le plein contrôle de votre horaire, vous pouvez éviter le travail frénétique et stressant.

Parfois, la meilleure façon d’en faire plus en moins de temps consiste à éliminer les nombreuses habitudes qui apportent peu ou pas de valeur à vos objectifs à long terme. Une fois vos habitudes de productivité réduites à quelques-unes très efficaces, travaillez sur une seule tâche à la fois pour terminer plus vite vos tâches de grande valeur. « Rien n’est plus inutile que de faire efficacement ce qui ne devrait pas être fait du tout », dit Peter Drucker.

Regroupez les tâches semblables pour réduire la dépense d’énergie cognitive quand vous passez d’une chose à l’autre sur votre liste. C’est une meilleure façon de préserver votre énergie mentale pour les tâches importantes.

La productivité est un parcours personnel : c’est un processus sans fin qui demande un engagement de temps considérable tout au long de votre carrière. Pour accomplir un vrai travail en chemin, concentrez-vous sur les systèmes et les pratiques qui vous conviennent. Faites de votre productivité une expérience bien à vous.

Cela signifie que chaque outil que vous ajoutez à votre démarche ne devrait pas vous éloigner du vrai travail. Si vous passez trop de temps à peaufiner vos outils de productivité ou à accumuler des systèmes au lieu d’avancer dans vos tâches, vous passez à côté de l’essentiel. Les outils ne servent qu’à faire progresser nos objectifs quotidiens : ils ne devraient pas nous voler notre précieux temps. Ne tombez pas dans le piège de la recherche perpétuelle de meilleurs outils : faites le travail.

« Si vous ne portez pas l’attention voulue à ce qui retient votre attention, cela en prendra plus que ce qu’il mérite », dit Dave Allen. Si le moyen que vous utilisez pour atteindre votre but exige un apprentissage colossal, vous passerez presque tout votre temps à apprendre à vous en servir, alors que vous devriez faire avancer les choses ou progresser.

La productivité est le moteur du progrès personnel. Choisissez vos outils avec soin : faites-les travailler pour vous, et non contre vous. Faites en sorte qu’ils vous servent. Travaillez avec votre esprit et votre corps.

Cet article a d’abord paru sur Medium.