Votre guide pour savoir quand automatiser les tâches de bureau

Une étude de Deloitte indique que 73 % des organisations dans le monde utilisent maintenant des technologies d’automatisation. Pourtant, au quotidien, il est difficile de dire ce qui vaut la peine d’être automatisé et ce qui ne l’est pas. Quand est-il logique d’automatiser des tâches au travail?

Règle générale : si vous détestez une tâche, automatisez-la

Pensez à toutes les tâches que vous faites au cours d’une journée ou d’une semaine. Y en a-t-il que vous jugez répétitives, ennuyeuses ou agaçantes? Certaines exigent peut-être de jongler sans cesse entre des applications ou de saisir des données fastidieuses. Il y a de fortes chances que, si une tâche revient selon un horaire, touche plusieurs applications ou peut se faire sans trop réfléchir, vous trouviez une technologie d’automatisation qui vous convienne.

Évidemment, cette règle ne s’applique pas forcément à tout. Certains projets ne vous plaisent peut-être pas, mais ils demandent de l’ingéniosité, de la créativité et des capacités de résolution de problèmes. Ce ne sont pas des tâches à automatiser. Cependant, si votre instinct vous dit qu’il existe une façon plus simple de travailler, vous devriez l’écouter. Voici trois situations où l’automatisation vous sauvera la mise.

1. Les tâches planifiées

Si une tâche est répétitive, c’est-à-dire qu’elle revient selon un horaire ou simplement souvent, il est tout naturel de l’automatiser. Pensez à ce que vous faites de façon routinière, plus d’une ou deux fois par mois, avec les mêmes étapes chaque fois. Cela comprend les étapes courantes au début ou à la fin d’un projet ou d’une réunion, ou selon un calendrier particulier.

Peu importe la date de votre prochaine tâche planifiée, vous pouvez l’automatiser avec la fonction « exécuter selon un horaire » de Hive Automate. Même si votre tâche n’a lieu que quelques fois par année, mais que ses étapes sont épuisantes et irritantes, vous pouvez planifier à l’avance et vous faire gagner du temps. Voici quelques exemples de tâches qui suivent un horaire fixe.

Planifier des réunions

Cette tâche se prête si bien à l’automatisation que vous l’avez peut-être déjà automatisée sans le vouloir! Pensez par exemple aux intégrations qui font apparaître les réunions Calendly dans vos calendriers Google ou Outlook. Vous pouvez toutefois aller plus loin et programmer un déclencheur conditionnel qui avise automatiquement vos collègues des réunions lorsque des échéances de projet précises sont atteintes, de sorte que vous disposez de recettes adaptées à chaque scénario de planification.

Envoyer des relances

Un autre exemple de tâche automatisable est celle qui repose sur un modèle, comme l’envoi de relances. Les relances prennent souvent la forme de courriels, mais elles peuvent aussi être des messages Slack, des Hive Notes, des ordres du jour de réunion, des liens vers des Google Docs, et bien plus encore. De plus, les relances ne se limitent pas aux réunions. Vous pouvez aussi automatiser les courriels aux clients qui contiennent certains formulaires ou des suivis liés au service à la clientèle, comme les sondages de satisfaction du service à la clientèle automatisé ou les courriels de suivi après la résolution d’un problème.

2. Les tâches qui touchent plusieurs applications

Si l’idée de copier et de coller des données d’une application à l’autre vous fait grincer des dents, il est peut-être temps de passer à l’automatisation. Exporter des fichiers CSV d’une application et les téléverser dans d’autres plusieurs fois par semaine peut épuiser votre productivité et vous laisser peu d’énergie pour un travail plus stimulant.

Transférer l’information à la main d’une application à l’autre appartient au passé grâce à la fonction « déclencher à partir d’une application » de Hive Automate. Vous pouvez programmer des recettes qui dépendent de conditions ou d’actions dans plusieurs applications, de sorte que tout se met en place comme une rangée de dominos avec une seule tâche. Ces deux exemples de tâches touchant plusieurs applications sont faciles à automatiser.

Lancer un nouveau projet

Imaginons qu’après chaque réunion mensuelle avec certains collègues, vous devez préparer un rapport d’étape pour votre gestionnaire. Plutôt que de quitter la réunion et de créer manuellement un nouveau projet dans Hive, vous pouvez déclencher une action qui créera automatiquement un nouveau projet à partir d’un modèle défini dès que ces collègues se retrouvent tous ensemble dans une réunion Zoom.

Exporter des fichiers

Une autre excellente façon d’utiliser l’automatisation est de simplifier l’exportation et l’importation de données. Si vous êtes à l’aise en programmation, vous pouvez créer vous-même une fonction de recette selon les données que vous souhaitez utiliser. Si la technologie vous attire moins, vous pouvez quand même composer ou analyser des données CSV et les importer dans une feuille de calcul Excel, ce qui vous fait gagner du temps.

3. Les tâches courantes

Enfin, si vous songez à automatiser une tâche, demandez-vous si elle exige un œil vif et un esprit créatif. Certaines corvées de bureau peuvent se faire sans réflexion poussée, et ce sont celles que vous devriez envisager d’automatiser.

Hive Automate peut alléger de plusieurs façons le fardeau du travail monotone. Par exemple, vous pouvez créer une commande de robot Slack pour envoyer à vos collègues des mises à jour courantes ou les informer des nouvelles embauches. Vous pouvez aussi déclencher une action à partir d’une application, là où il faudrait autrement passer sans cesse d’une tâche à l’autre. Voici des tâches qui se prêtent bien à l’automatisation.

Tri de la boîte de réception

Selon les données, un employé moyen passe plus de deux heures et demie par jour à lire et à répondre à des courriels, dont beaucoup exigent des réponses simples ou sont de simple nature logistique. Avec l’automatisation et un logiciel de marketing par courriel, vous pouvez envoyer automatiquement certaines réponses aux courriels de clients, de gestionnaires ou même de collègues, si vos conversations suivent un schéma particulier. De plus, l’intégration d’outils de suivi des courriels à votre processus de tri de la boîte de réception vous donne de précieux renseignements sur la performance de vos courriels, notamment sur le moment et la manière dont les destinataires les ouvrent. Vous pouvez ainsi prioriser efficacement vos réponses et adapter votre contenu pour susciter plus d’engagement.

Astuce : avec Hive Automate, vous pouvez écrire des recettes qui ajoutent des réunions à vos calendriers ou envoient des invitations à d’autres personnes. Et ne vous inquiétez pas des scénarios compliqués : Hive Automate propose de nombreuses recettes et conditions prédéfinies.

Tâches d’intégration

Une expérience d’intégration personnalisée est essentielle, mais certaines tâches ne sont pas très individualisées, comme l’envoi de trousses de bienvenue ou la présentation des nouveaux collègues aux canaux Slack. C’est pourquoi il vaut mieux automatiser l’information pratique et directe. Même si vous ne faites pas partie du comité d’accueil, vous pouvez quand même programmer un message d’accueil chaleureux qui avisera automatiquement les nouveaux collègues, si vous vous sentez particulièrement sociable.

L’essentiel à retenir : n’ayez pas peur de l’automatisation

On pourrait croire que l’automatisation est réservée aux personnes qui s’y connaissent en programmation, mais avec les bons outils, c’est une façon simple d’embrasser l’avenir. Vous aurez plus de temps libre dans votre horaire, moins d’irritants au fil de votre journée de travail, et vous pourrez vous concentrer sur ce que vous aimez vraiment.