Um Guia Completo de Gerenciamento de Projetos para Agências

A publicidade é um dos principais pilares dos setores de mídia e comércio. Se os ganhos publicitários da Amazon servirem de indicação (eles faturaram US$ 10 bilhões em receita de anúncios em 2018), o setor de anúncios não vai desacelerar tão cedo. O setor deve gastar quase US$ 260 bilhões em 2021, em comparação com os US$ 183 bilhões em 2015. Os cérebros por trás da operação? As agências de publicidade. E uma das maiores vantagens que elas podem ter é o acesso às ferramentas certas para viabilizar um gerenciamento de projetos de agência bem-sucedido.

A importância do gerenciamento de projetos para agências

Grandes agências como Dentsu, Ogilvy e Omnicom Group têm clientes que vão desde a Budweiser até a Microsoft e a Chevrolet — algumas das maiores corporações em seus respectivos segmentos. As agências de publicidade são especializadas no marketing de um produto, abrangendo desde banners e anúncios digitais até comerciais de televisão e eventos.

Normalmente, existem diferentes grupos dentro das agências que se especializam em cada uma das áreas mencionadas, e os profissionais da agência podem ficar dedicados a um cliente específico ou ser encarregados de trabalhar em várias contas diferentes.

Muitas vezes, esses grupos são internacionais e operam com prazos apertados. É aí que o gerenciamento de projetos se torna o melhor amigo deles — o Gronkowski para o seu Tom Brady. Você consegue se imaginar aprovando várias rodadas de materiais criativos para dezenas de anúncios sem uma ferramenta ou plataforma para ajudar a rastrear tudo? Como o trabalho da agência é essencialmente baseado em projetos, a aplicação de sistemas de gerenciamento de projetos e métodos é fundamental. Em outras palavras: um gerenciamento eficaz de projetos para agências é indispensável.

Métodos de gerenciamento de projetos para agências

Existem inúmeras metodologias diferentes de gerenciamento de projetos que podem ajudar as agências a organizar melhor a sua rotina — e os seus clientes. Aqui estão algumas maneiras de abordar os projetos da sua agência.

Blocos de tempo (Time Blocking)

Um dos nossos favoritos é o time-blocking, um mecanismo de agendamento em que você reserva blocos do seu calendário apenas para ações e tarefas específicas. Por exemplo, algumas pessoas reservam janelas de tempo para lidar com seus e-mails, dedicando apenas duas horas por dia para verificar suas caixas de entrada e aproveitando o restante do dia para outros itens pendentes em sua lista de tarefas. 

Esta é uma metodologia ideal para o gerenciamento de projetos de agências e para quem não está no meio de uma rodada intensa de aprovações de clientes, já que isso provavelmente exigiria verificar a caixa de entrada a cada 15 a 30 minutos. Mas se você atua em uma função de análise ou com foco principal na execução em uma agência, essa pode ser uma excelente estratégia para testar.

Roteiro estratégico (Strategic Roadmap)

Outra metodologia de gerenciamento de projetos que funcionaria bem para agências é projetar e implementar um processo de planejamento estratégico aprofundado, cronograma ou roteiro (roadmap), para orientar o projeto. Ao delinear e definir os 4 a 5 estágios principais de um projeto, os membros da agência conseguem mapear a duração de cada estágio, quais etapas de controle envolvem aprovações de clientes e definir metas, responsabilidades e expectativas específicas.

O que faz um gerente de projetos em uma agência?

Como o gerenciamento de projetos é crucial em uma agência, vamos analisar o que o gerente de projetos de uma agência faz especificamente. Em uma agência, o gerente de projetos ajuda a supervisionar todos os aspectos de um projeto, desde o início até a conclusão. Ele é responsável por manter as equipes dentro do prazo e focadas nas tarefas ao longo de cronogramas de projetos que muitas vezes são longos. O GP também atua como o intermediário entre todas as diferentes equipes internas que trabalham em um projeto específico.

Alguns dos componentes mais importantes do trabalho de um gerente de projetos de agência incluem:

• Criar um calendário de projeto com prazos e fases

• Gerenciar o orçamento e o escopo do projeto

• Enviar todas as atualizações do projeto para partes externas e clientes

• Finalizar as entregas completas do projeto e avaliar o feedback do cliente

• Conduzir um processo de revisão do projeto para garantir que ele atenda às expectativas do cliente

Os 11 melhores softwares e ferramentas de gerenciamento de projetos para agências

O gerente de projetos de agência faz muita coisa e muitas vezes precisa das ferramentas e dos softwares certos para ajudar sua equipe a ter sucesso. Se a sua equipe está procurando uma ferramenta ou produto em vez de uma estratégia geral, temos a solução para você. É aqui que entra uma ferramenta que viabiliza o gerenciamento de projetos para agências. Aqui está uma lista das nossas ferramentas favoritas de gerenciamento de projetos para agências:

1. Hive 

A Hive oferece progresso transparente em tempo real sobre campanhas ao longo de todo o seu ciclo de vida, em vez de simples atualizações semanais de status que podem ficar desatualizadas e imprecisas. Como uma das principais ferramentas de gerenciamento de projetos para agências do mercado, a Hive permite que indivíduos, equipes e agências trabalhem juntos interna e externamente — com a funcionalidade de usuários externos da Hive, os clientes da agência podem acessar partes específicas do painel e dos projetos da Hive para acompanhar o progresso da campanha em tempo real.

Algumas das maiores e mais influentes marcas do mundo confiam na Hive em suas agências para executar campanhas globais impecáveis. A Hive também oferece um robusto recurso de revisão e aprovação (proofing), que permite aos usuários anexar PDF, JPG e muitos outros arquivos para revisão direta no aplicativo.

É a ferramenta de gerenciamento de projetos para agências perfeita para quem trabalha em várias iterações criativas e precisa acompanhar cada versão diferente. Se você tem interesse em ver como a Hive pode ajudar sua agência a melhorar o fluxo de trabalho e a produtividade no dia a dia, inicie um teste gratuito de 14 dias hoje mesmo.

2. Teamwork

O Teamwork pode ser usado no gerenciamento de projetos de agências por equipes de todos os formatos e tamanhos. Ele foi criado por 2 pessoas que administravam uma agência de web design e ficaram frustradas com a falta de opções de gerenciamento de projetos para agências, então construíram sua própria plataforma. Com o Teamwork, você pode gerenciar projetos de todos os formatos e tamanhos. Eles também oferecem uma opção para adicionar usuários clientes ilimitados. Isso é ótimo para agências, pois significa que você pode dar aos clientes visibilidade total sobre seus projetos sem pagar nada a mais por isso.

3. Slack 

O Slack, um aplicativo de mensagens para o ambiente de trabalho, transformou a forma como as pessoas se comunicam no trabalho. O aplicativo conta com 10 milhões de usuários ativos e se integra a mais de 1.500 outras ferramentas pela web. Diferentes canais ou grupos do Slack podem ser usados para diferentes projetos ou equipes em agências, e o Slack também se integra à Hive para potencializar ainda mais o gerenciamento de projetos. Você pode usar o Slack para se comunicar sobre os próximos projetos, prazos e compartilhar documentos e notas na Hive — é o melhor dos dois mundos e pode ser uma ferramenta fundamental no gerenciamento de projetos de agências.

4. Trello 

Se você está em busca de uma ferramenta de produtividade simples no estilo Kanban, o Trello pode ser a resposta para o gerenciamento de projetos da sua agência. Seus quadros descomplicados facilitam a visualização e o planejamento de tarefas por cliente. Cada quadro é composto por cartões, que contêm afazeres, checklists, imagens, links e arquivos. Você pode adicionar membros da equipe a diferentes cartões do Trello e arrastar e soltar cartões entre as colunas para marcar como concluídos.

Para saber mais sobre outras ferramentas Kanban semelhantes, confira estas principais alternativas ao Trello no mercado.

5. Rescue Time 

O Rescue Time é ideal para o gerenciamento de projetos de agências porque permite determinar exatamente quem gastou tempo em quais tarefas, já que monitora o tempo gasto em aplicativos e sites. Você também pode bloquear determinados sites se perceber que está passando minutos demais assistindo a vídeos fofos de gatos no YouTube.

6. SEMRush

O SEMRush é uma ferramenta útil para o gerenciamento de projetos de agências, pois ajuda a gerenciar projetos de SEO ou de conteúdo. Com o SEMRush, você pode acompanhar o progresso de SEO e no Google para palavras-chave específicas, realizar auditorias completas de concorrentes e analisar detalhes sobre o tráfego orgânico, pago e de pesquisa.

Você também pode realizar pesquisas de palavras-chave, criar projetos e configurar relatórios automáticos para acompanhar de perto palavras-chave e campanhas específicas do seu interesse. Isso é especialmente útil se você estiver em nichos competitivos fazendo SEO para advogados ou empresas de SaaS, por exemplo.

7. Asana

A Asana é uma plataforma multifuncional que ajuda as agências a gerenciar projetos, priorizar tarefas e colaborar em tempo real. Ela também ajuda as agências a acompanhar o progresso, gerenciar recursos e manter todos alinhados e responsáveis por suas entregas. Se você procura uma alocação de recursos mais avançada e controle de horas, recomendamos algo como a Hive, mas para um gerenciamento mais leve, a Asana é uma boa opção para a gestão de projetos de agências.

8. Sprout Social

Se a sua agência está crescendo, uma boa maneira de gerar mais leads é entendendo seus clientes atuais e encontrando um público-alvo semelhante. O Sprout Social pode ajudar você a fazer exatamente isso como uma ferramenta de gestão de redes sociais com recursos robustos de inteligência de negócios. A plataforma ajuda na publicação de conteúdo, monitoramento social (social listening), engajamento, análise de dados e atendimento ao cliente. O Sprout Social se integra aos sistemas de CRM mais populares. O Sprout Social oferece um teste gratuito de 30 dias e seu plano pago começa em US$ 249 por mês — com recursos limitados.

9. Mailchimp

A forma como o cliente interage com seu produto ou serviço é essencial para medir a escalabilidade do seu negócio; um cliente pode comprar mais produtos ou serviços se estiver constantemente engajado com a sua marca. As agências que investem em uma ferramenta de automação de marketing como o Mailchimp estão focando na saúde geral dos seus negócios.

Isso porque o Mailchimp ajuda as agências a criar, enviar e acompanhar campanhas de e-mail. Além disso, a ferramenta conta com recursos para criação de landing pages, marketing em mídias sociais e ferramentas de comércio eletrônico. As agências podem gerenciar todos os seus clientes em um só lugar com um painel personalizável.

Com o Mailchimp, sua agência pode enviar newsletters semanais, criar campanhas direcionadas de e-mail para diferentes segmentos, automatizar e-mails de integração (onboarding) e até vender produtos e serviços por meio da plataforma de e-commerce do Mailchimp. O Mailchimp oferece um plano gratuito com recursos limitados. O plano pago começa em US$ 13 por mês.

10. Canva

O ambiente dinâmico das agências de marketing às vezes exige que os profissionais assumam múltiplos papéis. O Canva é uma excelente ferramenta para ajudar os profissionais de marketing a colaborarem em diferentes materiais. A plataforma é fácil de usar e permite que redatores, produtores e designers mantenham a identidade da marca ao criar conteúdo para suas campanhas de e-mail, redes sociais e comunicação interna.

Com uma vasta biblioteca de conteúdo de marca e modelos premium com opções de fotos de banco de imagens, as agências de marketing podem criar imagens para redes sociais, vídeos e apresentações com apenas alguns cliques. O Canva também facilita a personalização, o redimensionamento e o compartilhamento de conteúdo, ajudando as agências a lançarem suas campanhas com mais agilidade. O Canva possui um plano gratuito com recursos limitados, e o Canva para Equipes começa com uma tarifa fixa mensal de US$ 29,99 para equipes de até 5 pessoas, que você pode usar para o gerenciamento de projetos da sua agência.

11. Wave

Independentemente do tamanho da sua agência, o faturamento é sempre um elemento essencial do seu processo. Afinal, você quer ter certeza de que receberá corretamente pelos serviços que está prestando. O Wave é um software de faturamento que permite fazer exatamente isso. A solução permite criar faturas personalizadas e aceitar pagamentos online.

O Wave permite configurar cobranças recorrentes e pagamentos automáticos com cartão de crédito para seus clientes frequentes, eliminando a necessidade de cobrar atrasados. Você também pode pagar seus prestadores de serviços independentes, freelancers e colaboradores, gerar formulários fiscais como W2 e 1099 para a temporada de impostos, além de gerenciar toda a folha de pagamento, depósitos diretos e lançamentos contábeis.

O Wave também oferece holerites em autoatendimento para formulários fiscais. Dica profissional: Se você usa a Hive como software de gerenciamento de projetos, pode conectar facilmente a Hive ao Wave e agilizar seus processos contábeis. Você sempre pode enviar faturas profissionais gratuitamente e manter sua contabilidade organizada com o plano gratuito do Wave. Mas para receber pagamentos, obter recibos no celular e ter serviços de folha de pagamento, será necessário assinar um dos planos pagos.

Claramente, simplificar o trabalho da agência não é uma tarefa fácil, mas a adoção de algumas dessas metodologias de gerenciamento de projetos para agências e a implementação de algumas dessas ferramentas podem ajudar as equipes a entrarem no caminho certo. Conhece alguma ferramenta importante ideal para agências que não mencionamos? Conte para nós nos comentários.