Os Prazos Realmente Nos Ajudam a Fazer as Coisas?

Os prazos fazem parte da vida da maioria das pessoas desde a primeira infância, quando fomos apresentados pela primeira vez ao temido conceito de lição de casa. No jardim de infância, lembro-me de receber folhas de atividades que me ajudavam a praticar a escrita de números e letras específicos, e tinha a tarefa de entregá-las na manhã seguinte. Em retrospectiva, parece um pouco cedo para ter lição de casa no sentido tradicional, mas estima-se que a média de uma criança no jardim de infância é de cerca de 25 minutos de lição de casa por noite. O número sobe para 28 ou 29 minutos no primeiro ou segundo ano. Por quê? Quando somos tão jovens, os prazos são importantes: não temos nenhum outro ponto de referência para "fazer as coisas acontecerem". O tempo é um conceito totalmente diferente e ainda não parece linear. Como a hora passada no parquinho poderia ser a mesma hora gasta na sala de aula antes do almoço? Por causa dessa falta de compreensão, precisamos de parâmetros para direcionar nossos esforços e energias — e aí entra a lição de casa.

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À medida que envelhecemos, os prazos se consolidam como um componente central das nossas experiências de educação e aprendizagem, para o bem ou para o mal. Definitivamente, há efeitos positivos dos prazos e da lição de casa, incluindo ensinar gestão de tempo aos alunos desde jovens, desenvolver a autoestima e aumentar o rendimento acadêmico. Mas e os pontos negativos? Eles são assustadores. Uma pesquisa de Stanford descobriu que os efeitos negativos da lição de casa, que tem uma média de cerca de 3 horas por noite para alunos do ensino médio, incluíam estresse extremo, privação de sono, redução geral da saúde e "alienação da sociedade". Neste estudo de Stanford de 2013, 70% dos alunos disseram que estavam "frequente ou constantemente estressados com as tarefas escolares", e 80% dos alunos confirmaram que apresentavam pelo menos um sintoma grave relacionado à saúde (dores de cabeça, perda de peso, privação de sono, problemas estomacais) como resultado desse estresse.

Quando vamos para a faculdade ou ingressamos no mercado de trabalho, os prazos e o estresse associado a eles só aumentam. As responsabilidades crescem e, ao sair de casa e começar a viver por conta própria, você fica encarregado de gerenciar toda a sua agenda, o que é uma adaptação difícil. Exemplo clássico: quantas pessoas começaram um trabalho enorme da faculdade na noite anterior ao prazo final, apenas para passar a noite e a manhã inteiras na biblioteca terminando-o? Muitas: estima-se que 60% dos estudantes universitários já passaram a noite em claro. Mas, para os estudantes universitários, que estão aprendendo a gerenciar seu tempo, trabalho e vida social por conta própria, geralmente pela primeira vez, os prazos também parecem um mal necessário. Se não houvesse prazos, os projetos levariam semanas ou meses para serem concluídos. Os prazos são quase como um mecanismo de treinamento que programa o cérebro para estabelecer cronogramas e fluxos de trabalho — se você não gerenciar seu tempo adequadamente, será punido passando a noite em claro para concluir o trabalho ou tendo um desempenho ruim no projeto ou exame. Por outro lado, quando você gerencia bem o seu tempo, é recompensado com uma boa nota e elogios pelo seu trabalho. Esse sistema também existia no ensino médio, mas em um grau muito menor. No entanto, depois que saímos da faculdade, o número de prazos que enfrentamos continua a aumentar. Há prazos para coisas óbvias, como aluguel ou contas, e há os prazos de trabalho, que são os que mais consomem a nossa vida. Curiosamente, ter alguns prazos pode realmente ajudar a melhorar o desempenho, de acordo com o que é chamado de Lei de Yerkes-Dodson. Essa lei basicamente afirma que o estresse que você experimenta com um prazo, chamado de "nível de excitação", o motivará e melhorará o desempenho. No entanto, há um ponto de retornos decrescentes: o estresse extremo dificulta o foco e a conclusão de uma tarefa. É um equilíbrio delicado.

Outra observação interessante sobre os prazos é que prazos mais longos convencem as pessoas de que uma tarefa é mais difícil do que realmente é. Prazos mais distantes levam as pessoas a comprometer mais recursos para a conclusão, quando eles podem nem ser necessários, e podem "levar a uma maior procrastinação e a uma maior probabilidade de desistência", de acordo com um estudo do Journal of Consumer Research. 

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Mas, em geral, os prazos ainda demonstram provocar o mesmo estresse e ansiedade no mundo do trabalho que causavam nas nossas aulas de História no ensino médio. Um estudo publicado pela Harvard Business School até apontou que os prazos realmente tornavam as pessoas menos criativas, o que não é exatamente como você deseja que seus funcionários trabalhem. Os prazos também contribuem para uma espécie de "visão de túnel", levando os funcionários a se concentrarem apenas no prazo iminente e a deixarem de lado outras tarefas importantes. Isso também não é o ideal. Então, qual é a solução? A lei de Yerkes-Dodson e a observação humana básica provam que os prazos são realmente importantes para garantir o desempenho e a execução ideais. Mas como garantimos que prazos rígidos não provoquem ansiedade intensa, estresse e complicações desnecessárias para a saúde? Uma ideia é o conceito de prazos autoimpostos. As pessoas poderiam trabalhar com seus gestores para atribuir uma data de entrega específica para uma tarefa, em vez de o gestor impor um cronograma arbitrário para um trabalho. Isso permitirá expectativas mais razoáveis, maior comunicação entre as partes e, em última análise, um trabalho de maior qualidade. Miniprazos são outra ferramenta útil. Criar prazos menores e potencialmente flexíveis dentro de um projeto maior pode ajudar a evitar a visão de túnel e a reduzir o estresse. Fazer reuniões de acompanhamento com um gestor ou colega de trabalho ao longo do projeto também ajuda, pois contribuirá para recompensar o progresso e aumentar a responsabilidade. Você também pode utilizar uma ferramenta de gerenciamento de projetos, como a Hive, para definir marcos e prazos do projeto que sejam facilmente acessíveis pelo seu gestor e equipe.  No fim das contas, os prazos têm sido uma parte fundamental da maior parte da nossa educação e crescimento há anos — é assim que fomos inicialmente incentivados a trabalhar. Eliminar completamente os prazos não é realista, apesar do estresse adicional que eles causam. Em vez disso, considere prazos internos menores para o projeto e prazos autoimpostos para manter o trabalho nos trilhos, reduzindo o estresse e a ansiedade potenciais a longo prazo. 

Você tem alguma dica e truque para prazos e gerenciamento de projetos? Conte para nós nos comentários abaixo.