Os melhores softwares de portal do cliente para aumentar a retenção em 2024

Com que frequência os clientes se tornam fiéis apenas por causa de um atendimento excepcional?

Quase nunca. A melhor forma de encantar clientes é reduzir o esforço deles para resolver um problema. Antecipe as demandas, simplifique a experiência e deixe tudo intuitivo e rápido. É aí que entram os portais do cliente.

O tempo médio de resposta a uma solicitação de atendimento ao cliente é de 12 horas e 10 minutos, segundo o Customer Service Benchmark Report 2023, da SuperOffice. Neste guia completo sobre portais do cliente, você vai encontrar (spoiler!): uma solução de portal do cliente com um tempo médio global de resposta de 9 minutos!

Quer aumentar a retenção de clientes e a eficiência? Mergulhe neste guia completo sobre portais do cliente e veja dicas de especialistas para escolher a melhor solução de portal do cliente. 

Os melhores portais do cliente para um bom suporte em 2024

Também conhecidos como portais de clientes, são ambientes centralizados, seguros e baseados na nuvem, onde os clientes encontram respostas sem complicação para dúvidas comuns, enviam solicitações, fazem upload de documentos e colaboram com as equipes. Os portais do cliente são a melhor forma de gastar menos horas de trabalho respondendo perguntas e, ainda assim, entregar uma experiência excepcional.

Quer saber mais? Confira estas opções de software de portal do cliente e descubra como usá-las para entregar resultados aos seus clientes.

1. Hive

O que faz da Hive um ótimo software de portal do cliente é a flexibilidade. Criada principalmente como solução de gerenciamento de projetos, a ferramenta oferece recursos de gerenciamento de tarefas, comunicação da equipe, compartilhamento de arquivos e automação de fluxos de trabalho. Empresas financeiras, agências de marketing, startups e consultorias usam a Hive para oferecer aos clientes uma experiência encantadora na web e no celular. 

A Hive é conhecida por ser construída de forma democrática e acessível para pessoas sem perfil técnico. “Temos pessoas de raciocínio mais analítico e mais criativo em nossas equipes. E é difícil fazer todo mundo pensar dentro da mesma caixa. Por isso, como gerente de operações, meu trabalho é encontrar uma solução que se adapte ao jeito de pensar, ao estilo e ao processo de cada um. E a Hive tinha isso para nós. No fim das contas, foi uma escolha óbvia”, contou Javina Barbenitz, gerente de operações da Digital Division.  

A Digital Division (DD) é uma agência criativa especializada em serviços de marketing digital e gerencia projetos de centenas de clientes na Hive. A DD tem um projeto na Hive para cada cliente e agência com quem trabalha. Algumas agências clientes da DD atendem várias marcas. Por isso, a agência é configurada como projeto principal, e os projetos secundários são adicionados para as marcas dela. A DD também usa outros recursos da Hive, como chat e e-mail nativos, o Hive Forms, a visualização de status, o controle de tempo para cobrança de clientes e os modelos de projeto. 

A plataforma tem um fórum fechado chamado “The Swarm”, onde os usuários da Hive trocam dicas e resolvem problemas juntos. O ecossistema também se tornou um espaço fértil para networking e parcerias entre pessoas de setores complementares. 

A equipe de sucesso do cliente da Hive também é responsável por um impressionante tempo médio global de resposta de 9 minutos. A solução mantém um suporte imediato por chat, em vez de um sistema de tickets com prazo de 24 horas.  A Hive tem um assistente com IA, chamado HiveMind, que pode criar artigos, responder e-mails, ajudar a planejar iniciativas estratégicas e até gerenciar projetos. O HiveMind também ajuda a responder perguntas e a levar aos seus clientes, mais rápido, as informações de que precisam. 

Todo esse investimento em atendimento ao cliente vale a pena: a SaaSworthy classificou a Hive como o software de gerenciamento de projetos de crescimento mais rápido em 2024.

Os melhores recursos da Hive para um portal do cliente: 

• Configuração e navegação fáceis

• Painéis personalizáveis

• Seis visualizações diferentes (Status, Calendário, Etiquetas e Equipe, gráfico de Gantt, quadro Kanban)

• HiveMind (o assistente de IA pode ajudar a gerenciar projetos, responder e-mails e esboçar etapas para o lançamento de um novo produto)

• Controle de tempo

• Campos personalizados e formulários

• Chat da Hive e e-mail nativo

• Integrações com aplicativos de terceiros, incluindo Dropbox, Google Drive e OneDrive

• Acesso pelo celular

• Permissões e segurança

• Compartilhamento de arquivos

• Recursos de revisão e aprovação

• Automação e muito mais

Preços: Como o portal do cliente mais acessível do mercado, a Hive tem um plano para cada equipe, desde um pacote gratuito para sempre até uma solução Enterprise personalizável. Comece com um teste gratuito de 14 dias hoje mesmo. O plano Hive Starter custa US$ 5 por mês/por usuário, inclui o assistente de IA e permite criar até 10 projetos. O Hive Teams libera membros ilimitados no espaço de trabalho e campos personalizados, etiquetas e status por US$ 12 por mês/por usuário. O pacote Enterprise da Hive oferece ainda mais flexibilidade, suporte e segurança, e pode ser personalizado de acordo com as necessidades da sua empresa. 

Como criar um portal do cliente na Hive

1. Crie um projeto: ele será o seu portal do cliente

• Clique no Navegador de projetos.

• Clique no botão "+Novo projeto".

• Adicione um nome de projeto e os principais detalhes.

• Adicione membros da equipe.

• Escolha suas configurações de edição & visibilidade do projeto:

• Escolha um layout de projeto (você pode alterá-lo depois)

• Clique em criar e comece a adicionar ações ao seu novo projeto!

1. Adicione documentos e materiais importantes relacionados ao cliente

• Faça upload de arquivos no projeto. Você pode criar cartões de ação para documentos específicos que precisam ser revisados ou assinados. 

• Para anexar um arquivo na página de visão geral do projeto, vá até a seção "Anexos" e clique em "+ Adicionar anexo". Para enviar um arquivo em uma mensagem de chat, clique no símbolo + à esquerda da barra de chat ao digitar a mensagem.

• Você pode integrar o seu armazenamento de arquivos à Hive. Acesse com facilidade seus arquivos e documentos do Box, Dropbox, Google Drive e OneDrive diretamente na Hive.

1. Atualize ao longo do caminho 

• Você pode agrupar projetos por cliente ou departamento para encontrá-los mais fácil, seguindo estas etapas para aninhar e organizar projetos 

• Acompanhe o status das aprovações pendentes com os relatórios de aprovações.

Não tem certeza se a Hive é a melhor solução de portal do cliente para a sua empresa?

Demonstração sob demanda: peça uma demonstração ao vivo da Hive para você e sua equipe

Central de ajuda: tire suas dúvidas com nossos especialistas em produto

Hive University: assista a tutoriais completos da Hive no seu ritmo

Webinars: aprenda com especialistas nos webinars semanais de produto da Hive

2. Zendesk

Zendesk é um software de portal para equipes de todos os tamanhos. Os clientes encontram com facilidade o que precisam, como documentos importantes, fazem solicitações de suporte e interagem no fórum da comunidade para tirar dúvidas.  A Zendesk também tem um assistente com IA que sugere artigos relevantes para ajudar com as dúvidas dos clientes, reduzindo as solicitações de suporte. A ferramenta tem recursos de relatórios, o que facilita acompanhar tendências e melhorar as operações. 

Melhores recursos da Zendesk para portal do cliente: 

• Personalização de temas

• Análises e relatórios de clientes 

• Chatbots

• Opções de login único e permissões de visualização de artigos 

Preços: A Zendesk não tem plano gratuito, mas oferece um teste gratuito de 14 dias. O plano básico começa em US$ 55 por usuário/mês e o plano profissional custa US$ 115 por usuário/mês. Há também um pacote Enterprise, mas você precisa falar com a equipe de vendas para saber mais.

3. Copilot 

Copilot oferece vários recursos de portal do cliente para empresas, de comunicação com clientes, pagamentos, compartilhamento de arquivos, contratos e formulários até central de ajuda. A plataforma é fácil de navegar e configurar e tem bons recursos de personalização, que vão além de cores e fontes. Os usuários do Copilot otimizam a experiência dos clientes e agilizam o próprio fluxo de trabalho com automações. O ponto fraco é que a plataforma é cara para pequenas e médias empresas. 

Melhores recursos do Copilot para portal do cliente:

• Integração com ferramentas de terceiros, como Calendly, Loom e YouTube;

• Central de documentação 

• Recursos de organização 

• Automações

• Segurança 

• Painel e visualizações personalizáveis

Preços: Sem plano gratuito, o Copilot só oferece um teste gratuito de 14 dias. O plano Starter custa US$ 29 por usuário/mês e o pacote avançado custa US$ 119 por usuário/mês. Os planos Enterprise precisam ser negociados com a equipe de vendas. 

Diferentes tipos de portais do cliente 

1. Portal do cliente para agências

O software de portal do cliente para agências funciona como um centro único para todas as marcas e clientes que a agência atende. Esses portais permitem que as equipes da agência acompanhem o progresso, gerenciem documentos e façam processos de aprovação e revisão com facilidade, com acesso a materiais visuais, de áudio e de texto em um único ambiente. 

1. Portal do cliente para universidades 

As universidades usam portais do cliente para gerenciar equipes internas, como as de marketing e finanças, mas também podem dar aos alunos um login para acessar registros acadêmicos específicos ou conversar com orientadores e professores. 

1. Portal do cliente para contadores 

Documentos financeiros são arquivos altamente sensíveis, que um portal do cliente consegue proteger bem. Por isso, a maioria dos escritórios de contabilidade usa um software de portal do cliente para oferecer acesso seguro a esses documentos importantes e confidenciais.

1. Portal do cliente para WordPress

As empresas que oferecem gerenciamento de sites para seus clientes usam portais do cliente para administrar o conteúdo e acompanhar as análises, além de oferecer o registro de solicitações de suporte relacionadas ao site. 

1. Portal do cliente para telessaúde 

A maioria dos planos de saúde e prestadores de serviços de saúde oferece aos pacientes acesso a um portal do cliente, onde eles podem agendar consultas, acessar prontuários, solicitar renovação de receitas e conversar com segurança com os profissionais de saúde. 

Benefícios de oferecer um portal do cliente para seus clientes e sua equipe

1. Melhore a experiência dos clientes — Gerenciamento de documentos, colaboração e resolução de problemas mais rápidos, sem precisar falar com o atendimento.
   
   

2. Reduza os custos de atendimento — Os clientes resolvem os próprios problemas com um portal do cliente intuitivo, e você economiza dinheiro e o tempo que suas equipes internas gastam com atendimento. 

1. Ganhe eficiência no fluxo de trabalho — Relatórios de status, revisões, aprovações e gerenciamento de documentos mais simples aceleram os processos e otimizam as operações da sua empresa. 

1. Destaque-se da concorrência — Seu portal exclusivo deve atender às necessidades dos clientes de forma proativa, fortalecendo o relacionamento com eles e criando um vínculo que os concorrentes não conseguem replicar.

1. Reforce a segurança e a conformidade — O software de portal do cliente é uma fortaleza onde ficam todos os documentos importantes das contas dos seus clientes. Você oferece tranquilidade aos clientes ao gerenciar documentos importantes em um ecossistema digital que só pessoas autorizadas acessam. 

Dicas para escolher a melhor solução de portal do cliente

1. Manutenção fácil 

O portal do cliente é a sede do seu cliente. Ele precisa de um painel intuitivo, fácil de navegar para a sua equipe e para os clientes. Como os portais recebem dados novos com frequência, é essencial que os usuários consigam mantê-lo com facilidade ao enviar documentos e/ou solicitações de aprovação. 

1. Integração com o seu conjunto de tecnologias

Haverá muita colaboração no portal do seu cliente, por isso é fundamental garantir que as suas ferramentas conversem com ele. Você quer compartilhar um arquivo do Google Docs, abrir um PDF na hora ou iniciar uma chamada no Zoom sem complicação. 

1. Gerenciamento de tarefas e projetos

Lista de tarefas e acompanhamento de projetos integrados são recursos úteis de um software de portal do cliente, principalmente no onboarding de novos clientes. Por exemplo, você pode orientar os clientes passo a passo sobre vídeos a assistir, documentos a assinar e ações a concluir para finalizar qualquer projeto.

1. Autenticação segura

Como central de comando do cliente, o portal precisa garantir que todos os dados sensíveis e informações pessoais compartilhados fiquem armazenados com segurança. A autenticação em dois fatores no login do cliente é um dos recursos mais importantes que um portal do cliente precisa oferecer. 

1. Notificações por e-mail & no aplicativo

Só há uma forma de um software de portal do cliente facilitar a colaboração entre a sua equipe e os clientes: se as pessoas souberem quais ações precisam tomar para o projeto avançar. Você supera qualquer obstáculo na comunicação com notificações por e-mail e no aplicativo no seu portal do cliente.

1. Acesso centralizado a arquivos

O compartilhamento de arquivos está no centro do melhor portal do cliente. É importante que esse ecossistema centralizado também permita controlar a hierarquia e o acesso às informações. Seu portal do cliente deve poder conceder permissões e diferentes níveis de acesso a documentos importantes. 

1. Opções de comunicação

E-mail e notificações no aplicativo não bastam para colaborar com equipes internas e partes interessadas externas. Você pode precisar esclarecer alguns detalhes com um cliente rapidamente, então procure portais do cliente que ofereçam chat e voz nativos. Uma conversa rápida por voz faz maravilhas pela sua produtividade!

1. Recursos de autoatendimento

Em um software de portal do cliente, os clientes devem poder gerenciar a conta rapidamente, atualizar dados de contato, preferências e configurações de assinatura, redefinir senhas, abrir um ticket, ver o status do projeto e enviar e baixar arquivos sem precisar falar com o suporte.

1. Automações 

O comportamento do cliente no portal pode disparar automações que melhoram a experiência dele. Por exemplo, uma série de e-mails de boas-vindas que ensina a usar o portal. Você pode criar recibos para enviar e-mails de lembrete sobre tarefas incompletas e evitar ficar correndo atrás da aprovação de um documento.

1. Recursos de relatórios

Um bom portal do cliente com recursos de relatórios permite compartilhar insights e análises sobre as métricas de desempenho relevantes para os seus clientes.

Conclusão 

Com a possibilidade de obter respostas personalizadas em segundos graças ao poder da IA, a fidelidade do cliente está cada vez mais ligada à capacidade das empresas de entregar informações básicas, porém completas, sobre as necessidades dele. Oferecer aos seus clientes acesso a um portal fácil de usar é a forma mais simples de aumentar a retenção, reduzir o churn, fortalecer o relacionamento, se destacar da concorrência e cortar custos de atendimento.

Quer saber mais? Veja como agências de marketing e outras empresas usam a Hive como portal do cliente: 

Como a agência de marketing de serviço completo WKH Solutions usa a Hive para agilizar tarefas

Como a agência de branding TWIST Creative simplificou as aprovações de clientes com a Hive

Como a EMILY faz centenas de pequenas empresas crescerem, com uma única ferramenta

Como a corretora de benefícios para funcionários Benefit Pro centralizou seu trabalho na Hive