Por que o criador do GTD não gosta de planejar

Na série 7 Hours With, exploramos a rotina de grandes profissionais da sua área para entender quando, por que, onde e como eles trabalham. Em cada diário, vemos o que fazem em sete momentos diferentes do dia. A Hive é a ferramenta de gerenciamento de projetos que impulsiona equipes ágeis em empresas como Starbucks, Google, Comcast, Anheuser-Busch, Toyota e EA Sports. Quer saber mais sobre como a Hive pode ajudar a sua equipe? Fale com a nossa equipe de vendas aqui ou faça um teste gratuito aqui (sem cartão de crédito). David Allen é consultor de produtividade e criou a metodologia GTD (Getting Things Done). Entre os princípios básicos do GTD está um conceito chamado “mente como água” e a ideia de que o cérebro serve para ter ideias, não para guardá-las. Ele também é autor de vários livros, incluindo o best-seller Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Veja como ele passa as suas 7 Hours.

7h - Dê energia ao corpo & ao cérebro

Acordo entre sete e oito da manhã e tomo um copo de água com limão. Ou eu preparo o café e a água com limão, ou minha esposa prepara. E quem fizer isso, a outra pessoa leva o cachorro para o passeio da manhã (temos um Cavalier King Charles Spaniel). Também tomo uma bebida de proteína de soja para começar o dia e um café na nossa prensa francesa Bodum. Depois, olho a previsão do tempo: moro em Amsterdã, e o tempo aqui muda o tempo todo. Também gosto de ler pelo menos a primeira página do The New York Times no iPad. Para ligar o cérebro, jogo Words With Friends: tenho umas 10 ou 15 partidas em andamento.

8h - Comece o dia organizado 

Um pouco mais tarde, em geral confiro o e-mail, pelo menos uma olhada rápida para ver se há alguma emergência ou algo divertido, rápido e fácil de resolver. Conferir o e-mail é mais ou menos onde termina o planejamento do meu dia: o resto do dia gira em torno do que vai surgindo, e faço, em grande parte, o que tenho vontade de fazer. A única coisa que não segue o fluxo é que o cachorro precisa sair mais ou menos a cada quatro ou cinco horas. O que é ótimo, porque nos leva a um parque lindo perto de casa. Sempre fui bem organizado, não por ser perfeccionista, mas principalmente por ser preguiçoso. Eu simplesmente odeio refazer qualquer coisa. Por isso, sempre gosto de ter espaço livre o bastante para fazer o tipo de trabalho que eu queria fazer. No começo da carreira, eu me sentia muito atraído por espaço mental livre, tanto nas práticas de meditação quanto na exploração espiritual e nas artes marciais. Depois abri minha própria consultoria, a David Allen Company, depois de muitos empregos diferentes. Pensei que gostaria de trabalhar projeto a projeto. Nessa época, também percebi que, à medida que a vida ficava mais complexa, eu me pegava pensando: como mantenho espaço livre? Foi isso que me levou a desenvolver o GTD. É muito fácil bagunçar o espaço livre quando a vida fica mais corrida. Eu queria uma forma de protegê-lo. A origem do GTD começou com um mentor que conheci na consultoria. Ele criou várias técnicas para ajudar a clarear a cabeça de executivos e me ensinou a despejar as informações do cérebro e a definir as próximas ações para tudo. Acontece que as técnicas que desenvolvemos para tirar as coisas da cabeça das pessoas e transformá-las em ação foram transformadoras para todos os clientes com quem trabalho. Isso resolveu 90% dos problemas deles: apenas esvaziar a cabeça e definir as próximas ações. Eles adoravam ter um sistema confiável em que se apoiar. E, de repente, quem diria, eu me vi no mundo do treinamento corporativo. Durante 20 anos, ajudei a treinar centenas de milhares de pessoas, só por indicação. Mas na época não chamávamos aquilo de GTD. Só passamos a chamar as coisas de GTD quando escrevi o livro Getting Things Done. Era apenas uma abreviação que usávamos. Virou uma marca que fugiu do nosso controle, mas levei 20 anos para entender o que tinha descoberto, e para perceber que era algo único que ninguém mais parecia ter descoberto. Era à prova de balas. Esse foi o início do GTD.

11h - Pausa para o almoço

Ao longo da manhã, trabalho nas coisas conforme elas surgem. Minha esposa e eu trabalhamos juntos, e ela tem a própria agenda, então acabamos almoçando separados. Em geral, almoço cedo, o que quebra um pouco o dia. O cachorro provavelmente precisa sair de novo nessa hora, então eu ou minha esposa o levamos para outro passeio curto no parque.

12h - Revise materiais da David Allen Company 

Depois do almoço, é hora de voltar ao trabalho. Muitas vezes minha esposa me envia materiais de treinamento da David Allen Company para eu fazer a edição final. Esse tipo de trabalho aparece de forma meio improvisada, mas com certa regularidade. Provavelmente uma ou duas vezes por dia tenho algo assim para revisar. A David Allen Company, a organização que orienta pessoas no mundo todo sobre o GTD, é representada oficialmente em 90 países, mas temos vários licenciados que cuidam de regiões inteiras. Também temos cerca de 30 treinadores master e, depois que os certificamos como treinadores master, eles podem certificar treinadores nos próprios idiomas e regiões. Boa parte do meu trabalho nos últimos dois ou três anos foi apoiar os novos licenciados que querem começar e construir credibilidade nas suas regiões. Até a pandemia chegar, em março, eu viajava muito. Boa parte das viagens era para passar um tempo com os novos licenciados pelo mundo, além de muita imprensa, ações promocionais e palestras. Isso obviamente não acontece mais, mas era uma parte enorme do meu trabalho.

15h - Recarregue as energias com uma soneca

Sou grande fã de sonecas e do sono em geral. Costumo tirar uma soneca de 25 minutos em muitas tardes. 25 minutos é o tempo de soneca recomendado. Se você consegue, é melhor do que uma xícara de café.  Se quiser saber mais sobre o poder restaurador do sono, um grande amigo meu, o Dr. Theo Compernolle, da Bélgica, escreveu um livro chamado BrainChains. Ele fez muita pesquisa para mostrar como o sono é importante. O cérebro tem uma função de arquivamento que só funciona quando o foco cognitivo para, e esse foco precisa parar o suficiente para que seja possível entender tudo o que está acontecendo. Para isso, o cérebro precisa de tempo. O sono é onde boa parte disso acontece. É por isso que “dormir sobre o assunto” realmente funciona. E é por isso que eu tiro uma soneca.

19h - Reserve as noites para relaxar

Em geral, a essa hora, na hora do jantar, minha esposa e eu relaxamos. Entramos na Netflix e colocamos um bom filme, ou pegamos um bom livro para ler. Não tento fazer nada que exija reuniões externas ou entrevistas depois das cinco ou seis da tarde, então meu dia praticamente termina aí. Também gostamos de cozinhar o jantar nessa hora, e temos mercados orgânicos aonde vamos a pé e onde nos abastecemos de ótimos ingredientes.

21h - Planeje o dia seguinte 

Depois de assistir à Netflix e cozinhar o jantar, começo de fato a planejar o dia seguinte. A primeira coisa que faço antes de dormir é olhar o dia seguinte, ou talvez os próximos dois ou três, na minha agenda. Confiro a agenda e avalio o “terreno duro”. O terreno duro são os compromissos externos que tenho, coisas a que preciso comparecer, como esta entrevista. E qualquer “obrigação” do dia. Se preciso enviar um FedEx na sexta-feira, em algum momento do dia, isso também está na minha agenda. Pensando de forma metafórica, o terreno duro são as estruturas do seu quintal. O terreno macio seriam as plantas que você muda de lugar. O terreno duro é importante para mim porque me diz até que horas posso dormir: sou grande fã de sono. Então adoro dormir o máximo que posso. Isso me dá uma noção da estrutura em torno da qual trabalho, porque, no geral, planejo o mínimo possível. Quando termino de passar pelas ações do dia seguinte, meu dia está oficialmente encerrado.