O que é um mind sweep?

David Allen, consultor de produtividade, foi pioneiro em um método de gestão do tempo conhecido simplesmente como "Getting Things Done" (em português, "fazer as coisas acontecerem"). No livro de mesmo nome, ele explora os elementos da metodologia, entre eles um conceito chamado "mind sweep" (varredura mental).

Se você vive sobrecarregado, o conceito de mind sweep pode mudar a sua vida. Ele ajuda você a assumir o controle e a recuperar a ordem, a paz e a tranquilidade.

O que é a metodologia GTD?

O método Getting Things Done (GTD) é hoje um dos sistemas de produtividade mais populares do mercado. Seu sistema eficiente permite limpar a mente de todas as entradas e se concentrar exclusivamente no que realmente importa. Assim, você faz mais e o faz da forma mais eficiente possível.

Um dos princípios que David Allen mais enfatiza no livro é que o cérebro deve ser usado para aquilo em que é bom: pensar, analisar e criar. Quando você para de usar o cérebro para armazenar e recuperar informações, libera muita energia mental para atividades de alta recompensa e prioridade.

O GTD ajuda a separar tudo o que você precisa fazer e a registrar em um sistema confiável, para que você cuide disso depois, nos seus termos. Feito isso, o cérebro finalmente consegue descansar e funcionar como foi projetado, o que resulta em boas ideias. David Allen chama esse estado natural e eficiente de "mente como água".

"Mente como água" é um estado de espaço mental livre. Imagine estar sem nada improdutivo pesando sobre você. Você poderia dedicar todo o seu tempo e a sua atenção à tarefa em questão, sem distrações. Estaria presente e atento. É nisso que o Mind Sweep quer ajudar você.

Quais são os passos básicos do GTD?

A metodologia GTD tem cinco passos básicos. São eles:

Capturar

Todos nós temos ótimas ideias em momentos diferentes. Muitos de nós esquecem de anotá-las. Como o cérebro é feito para gerar ideias e não para armazená-las, essas ideias brilhantes acabam se perdendo pelo caminho.

Da mesma forma, há muita coisa para fazer em um dia ou em uma semana, mas a falta de planejamento muitas vezes deixa tudo bagunçado. Acabamos correndo para a primeira tarefa que vemos e deixando as outras tarefas importantes em espera para sempre.

Por isso, é importante capturar tudo. Isso pode ser feito com anotações físicas ou digitais, como você preferir. Garanta que essas anotações estejam sempre à mão, para saber o que fazer em seguida.

Esclarecer

Depois de reunir tudo, você precisará ver se todas essas ideias merecem um lugar no seu arquivo de ideias. Se você deixar de esclarecer, suas ideias podem se acumular e ficar mais difíceis de processar.

Se a ideia não for "acionável", decida se vai removê-la do seu espaço, guardá-la como referência ou "deixá-la em espera".

Organizar

A organização é fundamental na metodologia GTD. Sabe as pastas que compramos, com etiquetas diferentes que ajudam a separar as coisas direitinho? Essa parte da metodologia é basicamente isso.

Olhe para o que você reuniu e classificou como importante e descubra a que categoria cada item pertence. Pode ser algo importante, algo que dá para fazer um pouco mais tarde ou até algo que não exige a sua atenção.

Refletir

Um dos motivos pelos quais o método GTD não funciona para todo mundo é que as pessoas deixam de refletir e revisar. Não adianta fazer listas e nunca voltar a elas para ver o que foi concluído e o que ainda está pendente.

Limpe e atualize suas listas. Revise com constância e continue fazendo os ajustes necessários. Isso ajuda você a ter algum controle sobre suas tarefas e sobre a vida em geral.

Executar

As pessoas mais produtivas já sabem o que vão fazer pelo resto do dia. Este último passo tem a ver com isso. É muito fácil de executar, principalmente se você seguiu o passo anterior e já está com tudo em dia.

Basta olhar para a sua lista e começar a trabalhar nas tarefas. Se as listas estiverem claras e todas as suas atividades estiverem organizadas nos recipientes certos, isso não será difícil.

Como fazer um mind sweep

A ideia do mind sweep é identificar tudo o que exige a sua atenção ou pode se infiltrar e afetar outras áreas da sua vida. Isso inclui o que está roubando o seu foco, impedindo que você faça o trabalho direito, e assim por diante.

Ao identificar essas coisas, você vai perceber que há pendências na sua cabeça para as quais você não tem feito nada. Na maioria das vezes, isso está ligado a algum nível de coisa inacabada ou de procrastinação. Enquanto as coisas continuarem se acumulando, não há como elas serem feitas. Mas não se preocupe! Você pode começar a avançar nessas ações com um mind sweep.

Para começar:

• Encontre o lugar certo: para fazer um mind sweep, primeiro você precisa achar o lugar ideal. Escolha um canto, uma sala ou um local silencioso, que permita pensar e não ofereça distrações.

• Escreva tudo: fazer uma lista muitas vezes causa ansiedade, mas também pode ser uma ótima forma de limpar a mente. Você pode começar com uma folha de papel em branco, programar um cronômetro para 10 minutos e anotar cada tarefa inacabada que está deixando você ansioso no momento. Comece pelo projeto em que você está mais atrasado. Rabisque cada pensamento que faz você se encolher, parar ou ficar remoendo. Como esses são os processos responsáveis pelos problemas na sua cabeça, você precisa colocá-los para fora. Você pode até escrever cada pensamento em uma folha diferente e tratar isso como um despejo completo da mente. Não gosta de escrever à mão? Você também pode se gravar em um dispositivo digital.

• Coloque tudo na sua caixa de entrada: a caixa de entrada (in-tray) é onde você guarda todas as listas e outros itens que reuniu ou criou. Pode ser uma bandeja ou pasta física ou até um projeto digital na Hive. A função mais valiosa da caixa de entrada é que você não precisa pensar em uma tarefa até estar pronto para fazê-la. Ela também dá uma ideia clara do que você precisa fazer, para que nada seja esquecido.

Depois de reunir tudo na caixa de entrada, você pode decidir como agir sobre cada item com alguns passos simples. Se os itens não forem acionáveis, você pode movê-los para a seção "Lixeira". Se for uma tarefa que leva menos de dois minutos, o melhor é começar na hora; se levar mais, você pode separá-la em outras categorias que ajudam a definir a abordagem. Tudo isso é simples e fácil de fazer na Hive. No aplicativo, você pode criar um projeto chamado "Mind Sweep" e usar a visualização Kanban para separar as tarefas em "Caixa de entrada", "Acionável", "Lixeira" e "Concluído", o que ajuda a ver quais tarefas são realmente tarefas a fazer, quais são irrelevantes e a acompanhar o que você já concluiu. Esta é uma ótima ilustração do Hamberg.no que mostra o fluxo de trabalho do método GTD e do mind sweep e o que acontece depois que você coloca as coisas na caixa de entrada.

Imagem via Hamberg.no[/caption]

Resumindo

Sabemos que o trabalho é estressante. Há milhões de motivos pelos quais tantos de nós passam por ansiedade, estresse, pânico, depressão e outros problemas de saúde mental ligados ao trabalho, à escola, a questões domésticas e assim por diante.

Nessas situações estressantes, o mind sweep pode ajudar muito. Ele dá a você um objetivo e uma perspectiva claros e permite ver as coisas sob uma luz nova e diferente. É comum nos estressarmos com coisas que não são tão importantes, e o mind sweep ajuda a colocar isso em foco.

Se você se sente travado, no meio de um caos que precisa ser organizado, o mind sweep é uma estratégia que vale considerar. Passe por tudo o que precisa da sua atenção, anote e veja o que você precisa fazer e concluir primeiro. Aos poucos, você verá que está avançando em todas as tarefas e, no fim, todo o estresse acumulado começará a desaparecer.