Os estereótipos geracionais na escrita de e-mails e como se livrar deles

E-mail. Uma ótima solução para quem tem pouco tempo. O melhor depois de uma mensagem de texto, muitas vezes preferível a uma ligação, e algo que todos nós recebemos em excesso em qualquer dia. Anúncios e spam, newsletters, e-mails de trabalho e e-mails pessoais.  Como cada um de nós lida com o e-mail é outra história. Aliás, um vídeo recente de Matt Buechele no TikTok mostra as diferenças geracionais na hora de se comunicar por e-mail. Matt é conhecido por criar vídeos rápidos durante o trajeto em Nova York, com observações afiadas sobre as particularidades do ambiente de trabalho. Como sempre, a análise dele sobre como cada geração lida com e-mails é muito certeira.  Abaixo, você encontra a análise de Buechele e algumas dicas para lidar com e-mails profissionais no trabalho.

1. Baby boomers 

Matt explica: “Se você mandar um e-mail para um boomer, ele vai responder simplesmente ligando para você. Esse é o jeito deles.” Quando ouvi essa análise sincera, eu não parava de rir. Quando troco e-mails com minha avó e o texto fica longo demais para ela, ela me liga e me pede para repetir, basicamente, tudo o que escrevi. Ela é perfeitamente capaz de ler meus pensamentos e escrever uma resposta, mas parece que falta interesse.  E no ambiente de trabalho? Percebo que as gerações mais velhas preferem a brevidade na comunicação escrita. Se você não for direto ao ponto, elas muitas vezes vão ligar para discutir o conteúdo do e-mail. Mesmo que você seja breve, talvez a ligação ainda seja o melhor canal para elas, porque foi o que aprenderam a usar e com o que se sentiram à vontade desde cedo.  Embora impressionantes 95% dos baby boomers admitam usar e-mail na vida pessoal, só cerca de ⅓ dos trabalhadores dessa geração depende da caixa de entrada no trabalho. Eles valorizam a comunicação direta, uma qualidade admirável, e por isso preferem a conversa presencial em primeiro lugar, seguida da ligação. Se você é um baby boomer, ou qualquer pessoa que ainda está se adaptando ao e-mail e às mensagens SMS no trabalho, esses formatos têm várias vantagens. Eles não exigem conversa fiada, como a maioria das conversas presenciais, e isso deixa mais tempo no seu dia para cuidar das tarefas pendentes.  Ter tudo por escrito, principalmente em um e-mail ou em um sistema de mensagens do trabalho, também ajuda a manter um registro do que foi comunicado a um cliente, a uma equipe ou a um colega. Assim, você tem onde pesquisar e consultar quando surgir alguma dúvida ou quando não se lembrar bem de uma conversa.

2. Geração X 

“A Geração X é tipo o E. E. Cummings do e-mail: nenhum e-mail tem pontuação, as frases começam com letra minúscula, vários parágrafos de uma frase só. E a assinatura sempre diz ‘Enviado do meu iPhone’. Eles estão sempre mandando e-mail do celular. Ou pior: ‘Enviado da caixinha mágica no meu bolso.’” Isso certamente não vale para todos da Geração X, mas quem é relaxado com a pontuação deveria ter um pouco mais de cuidado nos e-mails profissionais. Um errinho de gramática aqui e ali não vai ser criticado, mas, se virar hábito, o e-mail fica difícil de ler e pode parecer pouco profissional em muitos contextos. O corretor automático e extensões de navegador como o Grammarly ajudam a eliminar esse problema quase por completo. E a assinatura? Entendemos. Ser criativo é simpático. Mas, em e-mails de trabalho, a assinatura deve ser profissional, com só um toque de personalidade. Ela deve trazer informações como seu nome, seu cargo e a empresa em que você trabalha. Às vezes, porém, a assinatura também serve ao reconhecimento da marca. O Indeed tem ótimos conselhos sobre como criar a assinatura de e-mail perfeita, seja você estudante, freelancer, empreendedor ou profissional do mundo corporativo. 

3. Millennials  

“Os millennials, de algum jeito, continuam sendo os piores, porque somos tão ansiosos que, se tiver pelo menos uma pessoa semi-importante no e-mail, a gente senta no computador, nunca envia pelo iPhone, porque precisa escrever um rascunho, chamar a cavalaria e mandar um print para o melhor amigo perguntando: ‘Está ok… ou devo tirar algumas das exclamações depois de cada maldita frase?’” Como millennial, nunca ouvi algo mais verdadeiro. Estou sempre criando rascunhos e acrescentando coisas, deixando para depois quando não tenho alguém por perto para validar minha redação ou a composição do e-mail, ou quando preciso fazer uma busca de e-mail para encontrar o endereço certo. Passamos muito tempo na caixa de entrada, cerca de 6,4 horas por dia, e somos (provavelmente) os mais apegados a ela. Esse tempo vai para a análise excessiva dos e-mails enviados e recebidos, a dúvida se dissemos a coisa certa e a criação de sistemas para organizar a caixa de entrada. No mínimo, os millennials deveriam estabelecer limites para os hábitos com a caixa de entrada. Se você trabalha em um horário comercial comum, evite ao máximo acessar a caixa de entrada fora do expediente. Se você não está com a cabeça para escrever respostas, evite a caixa de entrada também.  Embora seja importante checar o e-mail ao longo do dia, tente limitar isso a uma vez por hora ou menos, e fique ali por cerca de 10 minutos. Assim, você garante que está sendo proativo com o resto do trabalho, em vez de reativo a coisas que talvez ainda não precisem de prioridade. 

4. Geração Z 

“E a Geração Z é complicada porque não temos dados suficientes sobre eles. Na verdade, não estou nem convencido de que eles usem e-mail. Acho que a única vez que mandaram um e-mail foi para pedir a um professor mais prazo para entregar um trabalho.” De fato, houve um declínio no uso do e-mail com o amadurecimento da Geração Z. Essa geração prefere mensagens rápidas, como as do Slack, do Zoom e de outras ferramentas. Na verdade, só cerca de 14,4% da Geração Z usa o e-mail para trabalhar.  A boa notícia? Esses sistemas de mensagens já vêm embutidos na maioria dos softwares e tecnologias corporativas de gerenciamento de projetos, então as opções de comunicação escrita parecem infinitas. Mas confira se o seu perfil no sistema de mensagens tem todas as informações necessárias, para que ele sirva como a sua assinatura de e-mail quando você não vive na caixa de entrada. Se você ainda está na vida acadêmica, aqui estão algumas dicas divertidas para atualizar sua assinatura de e-mail e ter sucesso. Seja você fã de textos longos, e-mails rápidos ou ligações, é sempre divertido ir contra a maré e tentar desafiar estereótipos. Se você se encaixa em alguma das categorias acima, experimente algo novo para dar mais tempero à sua correspondência profissional. Surpreenda alguém com uma resposta bem pensada, incluindo um GIF quando fizer sentido, ou até aprenda a gerenciar seus e-mails para reduzir o estresse.