Como dominar o método Inbox Zero para gerenciar melhor os seus e-mails

Um estudo da Superhuman mostra que 22% dos trabalhadores remotos querem pedir demissão simplesmente por receberem e-mails demais. Na realidade, porém, o e-mail é uma ferramenta para melhorar a comunicação no ambiente de trabalho, não um incômodo penoso. Se você está com dificuldade para controlar os seus e-mails, experimente o método Inbox Zero. Ele não serve apenas para manter poucos e-mails: serve para reduzir o tempo e a energia mental dedicados à sua caixa de entrada, para que você possa voltar ao trabalho.

O que é o método Inbox Zero?

O método Inbox Zero é uma estratégia de gerenciamento de e-mails que busca manter a sua caixa de entrada sempre livre de mensagens novas e não abertas. Criado pelo especialista em produtividade Merlin Mann, o método tem mais a ver com o quanto o e-mail ocupa o espaço mental de um profissional do que com o número real de e-mails na caixa de entrada.

Mann afirma que a sua caixa de entrada não é como uma lista de “tarefas” e não deveria ser uma nuvem escura pairando sobre a sua cabeça. A sua vida está cheia de caixas de entrada, sejam e-mails, mensagens de texto, mensagens de redes sociais ou qualquer outra coisa. Esses meios de interação são apenas um meio para um fim: realizar o seu trabalho.

“Pergunte a si mesmo: se eu gasto tempo e atenção em tantas caixas de entrada diferentes, em tantos lugares e em tantos momentos, é de se estranhar que eu esteja tão estressado?”, disse Mann à Wired UK.

Como aplicar o método Inbox Zero?

O método Inbox Zero consiste em reservar dois ou três horários por dia para verificar os e-mails. Um estudo recente da Universidade da Colúmbia Britânica afirma que verificar o e-mail três vezes por dia é, na verdade, o ideal, pois reduz o estresse tão bem quanto uma meditação diária. Cada novo e-mail que você recebe deve ter uma ação associada, de modo que, ao final de cada sessão, você não tenha novos e-mails para analisar.

Quanto às ações, você tem quatro opções para responder a cada e-mail: excluir, delegar, adiar ou fazer.

1. Excluir

Excluir um e-mail é a coisa mais simples que você pode fazer: se não é essencial, simplesmente livre-se dele. Isso não vale só para spam ou e-mails de marketing, embora esses sejam os mais fáceis de excluir. A exclusão também se aplica a e-mails que você não precisa consultar de novo, e-mails que não exigem ação da sua parte ou até a mensagens em massa de outros departamentos que não são relevantes para você. Você pode melhorar ainda mais esse processo procurando o melhor serviço de verificação de e-mails para garantir a legitimidade do conteúdo da sua caixa de entrada. Isso traz uma camada extra de segurança e eficiência no gerenciamento dos seus e-mails. Você pode reduzir a necessidade de excluir e-mails cancelando assinaturas de e-mails de marketing ou newsletters que você não lê. Também ajuda entender quais mensagens em massa são importantes e quais não se aplicam a você. Se isso facilitar a limpeza da sua caixa de entrada, você pode enviar automaticamente para a lixeira os e-mails de determinados remetentes, o que reduz o tempo gasto com exclusões.

2. Delegar

Em seguida, em vez de apenas excluir e-mails, você pode delegá-los aos seus colegas de equipe. Você não precisa ser gestor para delegar, desde que faça isso com cuidado, e, se você não tem a resposta que a outra pessoa procura, não tenha medo de passar a tarefa adiante. Depois disso, você pode arquivar o e-mail ou excluí-lo por completo. No entanto, ao delegar, seja atencioso com quem você envolve no processo. Não repasse algo para a próxima pessoa só porque você não sabe o que fazer com o e-mail ou não está com vontade de lidar com ele. A pessoa que recebe essa informação pode ter uma caixa de entrada duas vezes mais cheia que a sua, e a contribuição que você pede dela pode ser desnecessária.

“Todo mundo está sobrecarregado. Muita gente está só empurrando as coisas para a próxima pessoa, colocando gente em cópia e em cópia oculta ou ligando, e gerando esse volume de coisas”, disse Mann à Wired UK. Mas, mesmo que você mantenha a sua caixa de entrada limpa, está bagunçando a de outra pessoa. Por isso, pense bem antes de encaminhar um e-mail só para tirá-lo do seu caminho.

3. Adiar

Outra opção do método Inbox Zero é adiar. O e-mail que você recebe pode não ser algo que dê para responder naquele exato momento, porque você aguarda o retorno de outra pessoa, a sua agenda está em aberto ou há dados pendentes que ainda não foram calculados. Você também pode receber um e-mail com um anexo de que vai precisar mais tarde ou com informações necessárias sobre um projeto ou cliente. Mas não deixe o e-mail parado na pasta antiga, juntando poeira. Organize as suas mensagens em novas pastas de forma intencional.

Você pode nomear as pastas de várias maneiras para organizar e agilizar o processo de resposta. Uma opção é organizá-las por prazo, para saber exatamente quando precisa responder. Você também pode adotar o hábito de organizar os e-mails por projeto, remetente ou pelo motivo de tê-los adiado, como “agendamento”, “referência” ou “arquivos para um próximo projeto”. Depois, se precisar elaborar uma resposta, coloque a tarefa ligada ao e-mail na sua lista de afazeres e volte a ela mais tarde.

4. Fazer

Por fim, o método Inbox Zero exige que você responda aos e-mails assim que os recebe. No entanto, para passar pela caixa de entrada com a maior eficiência possível, é preciso cuidar para não gastar tempo demais respondendo a cada mensagem. Não deixe que a ideia intimidante de aperfeiçoar cada palavra impeça você de enviar o e-mail. O que é breve é mais valioso, então você não precisa ser prolixo ou rebuscado em todas as respostas: às vezes, uma resposta direta de duas frases resolve.

Em suma, o método Inbox Zero é uma ótima forma de gerenciar os e-mails que chegam e manter a comunicação fluindo bem. Também é uma ótima maneira de melhorar a produtividade de trabalhadores remotos, que podem receber muito mais e-mails do que quem trabalha em um escritório tradicional. Lembre-se de que o e-mail é uma ferramenta de comunicação, não um trabalho em si. Mesmo que responder e-mails faça parte do seu trabalho, certamente não é tudo o que você faz. Por isso, use técnicas que transformem a sua caixa de entrada em uma aliada, e não em um incômodo.

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