A sua equipe está pronta para 2023? 7 maneiras de garantir a máxima produtividade

2022 começou a todo vapor, e você deve estar pronto para fazer deste o seu melhor ano. A sua empresa depende da equipe para ter sucesso, então investir nela deve ser a prioridade.

Se você quer aumentar a eficiência (e, com ela, os lucros), a produtividade no trabalho é uma área em que vale focar. Você sabia que o trabalhador médio é produtivo por pouco menos de três horas por dia? Quando você considera que a maioria das pessoas recebe por oito horas completas, fica claro que há uma quantidade enorme de tempo e dinheiro desperdiçados. Uma forma de aumentar a produtividade é encontrar novas maneiras de engajar os seus funcionários. Membros de equipe engajados podem aumentar os lucros em até 21%.

Se os membros da sua equipe não estão tão produtivos quanto deveriam, existem estratégias que você pode usar para apoiá-los.

Quer um ambiente de trabalho mais eficiente e engajado em 2022? Veja sete maneiras de garantir que a produtividade da sua equipe esteja no nível mais alto de todos os tempos.

1. Defina metas

Se você quer que a sua equipe seja produtiva, ela precisa estar motivada. Definir metas ajuda a manter os seus funcionários no caminho certo.

As metas devem ser mensuráveis, claras e realistas. Nem toda empresa terá as mesmas metas, e você deve escolher resultados alinhados com a visão da empresa. Por exemplo, as suas metas podem estar ligadas ao lucro da empresa. Você pode definir metas de vendas semanais e mensais com KPIs (indicadores-chave de desempenho) e criar um ranking dos funcionários com melhor desempenho. Outras metas podem não ter relação direta com o sucesso financeiro. As metas da sua equipe podem envolver treinamento, um compromisso de colaborar ou concluir um projeto no prazo.

Você pode dividir as metas de longo prazo em metas menores e fazer check-ins regulares com a equipe para acompanhar o progresso. Quando os seus funcionários sentem que fazem parte da visão da empresa e entendem o impacto do esforço deles, a produtividade aumenta.

2. Invista em segurança

A produtividade pode sofrer quando há problemas de segurança. Todos nós dependemos da tecnologia e, se a sua rede for comprometida, isso pode causar paradas forçadas. Mantenha o seu software sempre atualizado e use uma ferramenta de proteção, como firewalls, antivírus para Android ou a configuração de uma VPN para Windows, de acordo com as necessidades da sua empresa. Os seus funcionários devem entender o que se espera deles no uso da tecnologia. Por exemplo, a sua política pode incluir trocar as senhas com regularidade, proibir o uso de redes sociais e exigir treinamento de segurança na internet. Como parte desse treinamento, oriente os funcionários sobre falsificação de sites (spoofing) e como evitar ser vítima desses ataques. Isso inclui ter cuidado ao clicar em links de fontes desconhecidas ou ao baixar arquivos de sites não confiáveis. Também é importante ter medidas para o trabalho remoto seguro. Mais equipes do que nunca estão trabalhando remotamente, e é provável que o seu local de trabalho seja flexível. Essa tendência deve continuar em 2022, então agora é a hora de conferir se você tem os sistemas certos. O acesso a aplicativos e dados só deve ser dado a pessoas autorizadas, e as senhas devem ser bem gerenciadas. Recentemente, cresceu o interesse em eliminar as senhas de vez e adotar outras medidas de segurança, como leitores biométricos, tokens e soluções de autenticação sem senha, como o Cloud RADIUS. Se você usa plataformas na nuvem em áreas do seu negócio, como comunicação com clientes, dados de vendas ou relatórios, verifique se são seguras. Uma forma de fazer isso é usar uma VPN na nuvem para equipes de negócios, que adiciona uma camada extra de segurança. Os desenvolvedores estão ativos? Eles aplicam correções e atualizam o software? Existe um processo de autenticação em dois fatores no login?

Lembre-se: se as suas ferramentas de trabalho forem comprometidas, a sua produtividade pode sofrer. Esperar que os sistemas sejam restaurados ou reiniciados pode levar tempo.

3. Foque a delegação

Bons gestores sabem delegar. Cada membro da sua equipe tem um conjunto único de habilidades, e alinhá-las a funções específicas ajuda o dia de trabalho a fluir bem.

Você precisa entender no que os seus funcionários são bons. Se você dá a alguém uma tarefa com a qual a pessoa tem experiência ou de que gosta, ela costuma ser mais produtiva.

Para cada função, considere escrever uma lista clara de responsabilidades na sua base de conhecimento. Você também pode incluí-la na descrição da vaga durante a contratação. Quando cada membro da equipe sabe pelo que é responsável, sempre sabe o que esperar.

Você pode usar um gerenciador de tarefas para dividir projetos e atribuir tarefas com muito mais facilidade. Ele permite definir funções claras e ver quem tem disponibilidade.

Quando você delega com o seu melhor software de gerenciamento de tarefas, garante que ninguém fique sobrecarregado com uma carga de trabalho grande. Além disso, ninguém fica parado esperando algo para fazer. Você pode consultar calendários, agendar compromissos e definir prazos.

Esse tipo de software funciona bem para trabalhadores remotos, mas também pode ser usado em espaços de trabalho híbridos e presenciais.

Veja um exemplo de software de gerenciamento de tarefas:

4. Reduza a necessidade de tarefas monótonas

Se os seus funcionários estão entediados, eles não serão produtivos. Pense em algumas das tarefas repetitivas pelas quais a sua equipe é responsável. Existe uma forma mais eficiente de fazer essas coisas?

As ferramentas on-line ajudam a reduzir algumas dessas tarefas monótonas. Digamos que você tenha um departamento financeiro. Usar programas como Excel e Word para criar cobranças e registrar pagamentos pode consumir muito tempo. Além disso, você pode usar ferramentas de gravação de vídeo, como o StoryXpress para tornar as suas reuniões diárias mais interessantes. Os membros da equipe podem simplesmente enviar uma mensagem em vídeo rápida, em vez de digitar um e-mail e uma mensagem longos.

Em vez disso, você pode escolher um programa de contabilidade na nuvem com automação. Por exemplo, algumas soluções enviam faturas recorrentes e lembretes de contas em atraso. Outra ferramenta que pode ajudar o seu departamento financeiro é um extrator de faturas. Em vez de passar horas extraindo dados de documentos financeiros, essa solução agiliza os seus processos com IA.

Existem outras tarefas demoradas que podem atrapalhar a produtividade da sua equipe. Algumas dessas atividades podem ser terceirizadas para liberar os membros da equipe para tarefas de maior prioridade.

Por exemplo, pode haver interrupções em forma de ligações que afetam o ritmo da sua equipe. Se for o caso, você pode contratar operadores de central de atendimento para responder às dúvidas dos clientes e usar a automação de contact center para otimizar o processo.

5. Programe pausas

Se os membros da sua equipe não estão tão produtivos quanto poderiam, talvez seja hora de uma pausa planejada. O estresse pode afetar a eficiência, e não é raro que os funcionários sofram de esgotamento.

Procure ser flexível com as folgas e dê à sua equipe oportunidades de relaxar. Por exemplo, você pode criar a Sexta do Almoço Longo e montar um Cantinho do Relax para os funcionários descansarem quando precisarem de uma pausa.

Embora seja importante manter o contato, só marque reuniões quando forem essenciais. As reuniões tiram tempo de outras tarefas e podem cansar os seus funcionários. Isso vale ainda mais se você tem uma equipe remota, já que muita gente sofre de cansaço de tela.

Antes de marcar uma reunião, pense se aquilo poderia ser dito em um e-mail. Confirme que ela será no horário de trabalho, para que a sua equipe não se sinta sobrecarregada.

Às vezes, um dia fora do escritório dá aos seus funcionários a pausa de que precisam. Dinâmicas de integração, dias de treinamento e folgas por escala são opções a considerar.

6. Faça da comunicação uma prioridade

Outra área para focar em 2022 é a comunicação. Se você quer um ambiente de trabalho produtivo, a colaboração é fundamental. Para ter uma comunicação eficaz, considere adotar um software de colaboração com clientes que permita manter contato com a sua equipe e também acompanhar a produtividade dela.

Como líder, você deve estar disponível para responder a qualquer dúvida. Se um membro da equipe não sabe o que fazer, isso pode causar erros ou procrastinação. Mas, se você é acessível e está pronto para ajudar, é mais provável que a pessoa peça ajuda.

Ao explicar novos processos, seja sempre claro e tenha materiais que a sua equipe possa consultar se precisar de esclarecimentos. Por exemplo, se você está apresentando um novo software, pode compartilhar materiais e tutoriais. Deixe esses materiais fáceis de acessar em um documento compartilhado.

Como equipe, os seus funcionários devem conseguir trabalhar juntos. Incentive a comunicação entre os membros da equipe apresentando os novos contratados. Você pode até dividi-los em grupos menores para trabalhar em projetos.

Considere atividades sociais durante o expediente, como almoços coletivos e palestrantes convidados. Esses eventos criam um ambiente de trabalho mais positivo à medida que os membros da equipe se conhecem melhor. Você pode até organizar dinâmicas virtuais criativas de integração de equipe se alguns membros trabalham remotamente.

7. Ofereça oportunidades de treinamento

Às vezes a sua equipe fica menos produtiva porque não tem as habilidades de que precisa para o trabalho. Se você quer aumentar a produtividade neste ano, procure oportunidades para qualificar os seus funcionários. Por exemplo, uma recepcionista pode melhorar a eficiência fazendo um curso de digitação. Ou um líder de equipe pode receber treinamento em gestão. Os membros da sua equipe podem ter áreas específicas em que querem ser treinados. Você também pode criar programas de treinamento onde há necessidade de melhoria. O treinamento pode ser interno ou por meio de uma instituição de ensino. Ele deve começar quando você contrata novos membros da equipe. Um programa de integração completo, mentoria e treinamento contínuo trarão benefícios. Sua equipe pode precisar de cursos de reciclagem para manter as habilidades em dia. Por exemplo, quem tem treinamento de primeiros socorros precisa de cursos de reciclagem a cada poucos anos para renovar a certificação.

Investir nos seus funcionários com educação e treinamento melhora a produtividade. O treinamento pode levar, com o tempo, a promoções, o que gera funcionários mais leais. Como benefício extra, isso também pode melhorar as taxas de retenção.

Garanta a máxima produtividade da equipe em 2022

Se você quer levar o seu negócio ao próximo nível em 2022, precisa da ajuda de uma equipe forte. É possível melhorar a produtividade com algumas estratégias simples.

Dê direção à sua equipe com metas claras, alinhadas com a visão de sucesso da empresa. Garanta que a sua tecnologia seja segura, principalmente se você tem uma equipe remota.

A delegação é fundamental, e você pode atribuir tarefas a cada membro da equipe com base nas habilidades e na disponibilidade. Também é possível reduzir a necessidade de processos monótonos usando software de automação e terceirizando tarefas repetitivas.

Faça da comunicação uma prioridade e programe pausas para manter a equipe motivada.

Não se esqueça de oferecer oportunidades de treinamento. Se os seus funcionários dominam as suas funções, eles conseguem concluir as tarefas mais rápido e com mais qualidade.

Você está pronto para uma equipe mais produtiva em 2022? Coloque estas dicas na sua lista de tarefas.

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