4 formas infalíveis de acompanhar o progresso da sua equipe híbrida na Hive

Acompanhar o trabalho pode ser difícil. Não importa quantas agendas de papel, calendários de parede e de mesa, notificações digitais e outros recursos de organização você tenha, sempre parece que algo pode escapar a qualquer momento.

Além dos calendários e listas de tarefas de sempre, definir metas e acompanhar os passos até elas pode melhorar o seu negócio e a sua eficiência. Acompanhar o progresso mantém as metas sempre em mente e, segundo dizem, ajuda as empresas a crescer até 30% mais rápido do que aquelas que não definem nem acompanham suas metas.

Como profissional que precisa acompanhar projetos, seja você uma peça do quebra-cabeça do projeto, o gerente de projetos ou alguém em um cargo mais alto que precisa dar uma olhada de vez em quando, a era digital pode fazer tudo parecer de cabeça para baixo. Afinal, qual é a melhor solução para acompanhar produtividade e progresso?

Acompanhar o progresso da sua equipe ficou mais fácil

1. Escolha uma visão padrão para acompanhar o progresso

Para criar um projeto, entre no seu painel e clique na aba "Projetos" na barra de ferramentas à esquerda. Siga as etapas: dê um nome ao projeto, defina um prazo, indique os outros colegas que participarão do processo e escolha um layout. Deixe tudo organizado desde o início para aumentar suas chances de sucesso.

Os gerentes de projeto, ou o responsável pelo projeto, têm a vantagem exclusiva de definir o layout padrão na Hive. São 6 layouts distintos, cada um com suas vantagens.

Visão por status

Com essa opção, os cartões de cabeçalho ficam dispostos da esquerda para a direita. Cada cartão representa um status dentro do projeto. Por exemplo, "não iniciado", "em rascunho", "pronto para revisão", "em revisão", "alterações necessárias", "pronto para publicação" e "concluído" são opções de cartão em muitos fluxos de trabalho editoriais para redatores. Escolha entre essas e outras ações para criar a trajetória ideal do seu projeto.

Depois de organizar os cartões de cabeçalho, você pode soltar cada tarefa sob eles conforme avançam no fluxo de trabalho. Ao acompanhar o projeto, fica mais fácil ver onde estão os contratempos. Há mais cartões em "em revisão"? Talvez valha conversar com quem cuida dessa etapa do processo para saber se precisa de ajuda extra ou se já tem tudo no radar para uma entrega em breve.

Visão por equipe

A "visão por equipe" é muito parecida com a "visão por status". Mas, nesse caso, cada cartão de cabeçalho representa um membro da equipe. Quando chega a vez de essa pessoa trabalhar na tarefa dentro do fluxo de trabalho, o cartão da tarefa é arrastado para a coluna dela. Depois de concluída, ela pode arrastar o cartão para a coluna de quem cuida da próxima parte da tarefa. Ou, em alguns casos, pode arquivar o cartão ou marcá-lo como concluído.

Visão por etiqueta

A "visão por etiqueta" também agrada aos perfis mais visuais e segue a mesma estrutura dos dois layouts anteriores. A diferença é que ela costuma ser organizada por projeto. Por exemplo, você pode nomear um cartão de cabeçalho como "Site". Todas as tarefas de atualização do site devem ser adicionadas sob esse cartão. O mesmo vale para um cartão de cabeçalho como "blog" ou "assessoria de imprensa".

A visão por etiqueta costuma ser usada em campanhas de marketing e lançamentos de produtos e sites, entre outros projetos.

Visão de calendário

O "calendário" aparece exatamente como o nome diz: em uma grade, como um calendário, que todos os membros da equipe podem ver e editar. Esse layout ajuda a visualizar o ritmo de um fluxo de trabalho e a identificar em quais dias faz sentido incluir mais trabalho ou ajustar o nível das tarefas, para você e para toda a equipe. Também é ótimo para quem trabalha com prazos, pois mostra os dias da semana e permite identificar de forma concreta quanto tempo resta para concluir as tarefas.

Gráfico de Gantt

Os gráficos de Gantt oferecem uma visão mais ampla das tarefas e dos cronogramas do projeto. Com uma olhada rápida, mostram como cada tarefa se relaciona com as outras no projeto e são ideais para quem aprende melhor com recursos visuais. Na verdade, eles são ideais para o planejamento de recursos e para mudar de rumo ao longo do projeto. Essa visão também ajuda a dividir o projeto em tarefas mais gerenciáveis quando você percebe alguma inconsistência.

Visão de tabela

Se você gosta de planilhas e tabelas, a "visão de tabela" pode ser a sua preferida. Cada ação ou tarefa aparece como em uma planilha, com as mais urgentes no topo. É claro que você sempre pode ajustar como quer ver as informações e filtrar ou ordenar as tarefas dentro da tabela.

Em todos os casos, fique à vontade para ajustar os cartões e o texto dos cabeçalhos e criar modelos que ajudam a automatizar seu fluxo de trabalho.

2. Alterne entre as visões

Lembre-se: o acompanhamento pode ser visualizado de seis formas diferentes no sistema de gerenciamento de projetos da Hive. Embora seja necessário definir uma visão padrão para configurar o projeto, você pode mudar a sua própria visão a cada poucos minutos, se quiser. Basta clicar no nome do projeto na barra de ferramentas à esquerda, em "Projetos", e depois ir até a opção cinza-clara "Alterar layout" no segundo menu de cabeçalho. (Ela fica mais à direita da sua visão de layout.) Escolha a nova configuração e reúna os detalhes de que você precisa para tomar decisões bem fundamentadas daqui para a frente.

Como gerente de projetos, você pode querer mais detalhes sobre os itens de ação e escolher uma das 3 primeiras opções de visão listadas acima. Isso permite enviar mensagens à equipe sobre o status das tarefas e oferecer feedback ou apoio sempre que possível. Como CEO, você pode preferir um gráfico de alto nível, como a visão de Gantt, só para ter uma ideia do que discutir na reunião do seu departamento ou com o cliente para quem o projeto foi atribuído.

3. Verifique o progresso com frequência

Seja um projeto seu ou algo sob a responsabilidade da sua equipe, verificar o status do projeto com frequência pode ser essencial para alcançar as metas da empresa. Quanto mais você verifica o progresso, mais detalhes consegue lembrar ou anotar sobre o andamento do projeto, os problemas que podem surgir nas dependências e outras informações vitais. O acompanhamento mantém você informado sobre como sua equipe trabalha e ajuda a criar um fluxo de trabalho mais enxuto para todos.

4. Evite o acompanhamento obsessivo

Cuidado para não exagerar nem ficar obcecado. Às vezes, verificar os projetos com muita frequência pode dar a sensação de que tudo anda a passo de tartaruga. Projetos de longo prazo exigem uma verificação do sistema a cada semana, no máximo. Isso vale principalmente se sua equipe pratica uma comunicação aberta. Quando os colegas se sentem à vontade para passar para conversar ou tirar algumas dúvidas, é mais provável que abracem o trabalho em vez de adiá-lo por irritação ou medo.