Como organizar seu espaço de trabalho na Hive

Pode levar, em média, 23 minutos e 15 segundos para voltar o foco a uma tarefa depois de uma distração. 50% dos trabalhadores admitem que se distraem com o celular no trabalho, o que é uma pena, já que dá para fazer muita coisa pelo dispositivo móvel. Mas quem tem um espaço de trabalho organizado, digital ou não, retoma as tarefas mais rápido, elimina o tempo perdido e redefine a produtividade na vida. A Hive é um espaço de trabalho digital criado especificamente para aumentar a produtividade. Fluxos de trabalho simples, modelos de ações de projeto, revisão e aprovação de documentos e vídeos e muito mais incentivam você a manter o trabalho em um só lugar. Quanto menos você precisar sair da plataforma durante o expediente, mais vai conseguir fazer no tempo que tem no trabalho.

Então, como se preparar para tirar o máximo da Hive? Seja você alguém que usa a plataforma há algum tempo, que já a usou em um empregador anterior e agora volta a uma versão atualizada ou que nunca pôs a mão na Hive, aqui vão dicas e truques de organização para manter seu trabalho enxuto e você no seu melhor!

1. Crie seu perfil

Para quem está começando, primeiro o primeiro. Depois de fazer login, em um espaço de trabalho colaborativo da equipe ou na opção gratuita Hive Solo, clique no ícone de balão, o segundo da direita para a esquerda na barra superior do seu painel. No menu suspenso, selecione o segundo item, "Editar perfil". Confira se seu nome e e-mail estão escritos corretamente e se suas informações de contato estão disponíveis, caso você trabalhe em equipe. Escolha suas preferências básicas e a forma como prefere receber notificações. Você pode até adicionar um avatar para que as pessoas o identifiquem rapidamente nas tarefas.

2. Atualize as configurações do espaço de trabalho

No mesmo menu suspenso em que você editou o perfil, que agora talvez tenha seu rosto ou uma foto divertida, clique em "Configurações" em "Configurações do espaço de trabalho". Aqui você garante que o espaço de trabalho tenha os detalhes certos para identificar sua finalidade. Fique à vontade para criar limites adicionando horários de trabalho e feriados, e definir se quer que ações sejam atribuídas nos fins de semana ou não. Aqui também é possível tornar públicas suas ações ou projetos privados. (Mas você também pode definir cada um como privado ou público enquanto trabalha em tarefas específicas.)

3. Escolha aplicativos para otimizar a organização

A Hive é um espaço de trabalho inteligente. Por isso, você pode personalizar sua experiência no trabalho adicionando aplicativos. Para isso, selecione "Gerenciar aplicativos" nas configurações do espaço de trabalho (acessadas conforme as informações acima) ou clique no ícone com quatro quadrados e a palavra "Aplicativos" na barra de ferramentas à esquerda. Essas opções ajudam a personalizar o espaço de trabalho de um jeito que funcione melhor com o seu ritmo de energia e a forma como você aprende ou processa informações. Veja abaixo algumas das nossas opções favoritas.

Aplicativos gratuitos

• Se você trabalha em equipe, pode ativar o aplicativo Notícias, que permite aos membros compartilhar novidades e comemorações com os colegas.

• Gestores e executivos de alto nível podem querer acompanhar tarefas pequenas e processos repetitivos de forma menos detalhada. A visão de portfólio é perfeita para isso, pois mostra em que pé estão os projetos, sem os detalhes, em um nível mais alto, e permite ver vários projetos em uma única tela.

• O Hive Notes é o lugar ideal para guardar tudo o que se relaciona ao seu trabalho em um só lugar. Você pode anexar as anotações a projetos específicos e deixá-las visíveis para a equipe ou privadas. Com o aplicativo de anotações, você encontra todas elas facilmente em um só lugar. Ele mantém abas chamadas "todas", "minhas", "compartilhadas comigo", "projetos" e "arquivo". Arquivar anotações é muito revigorante, porque mantém seu espaço de trabalho livre daqueles post-its metafóricos, mas permite pesquisá-las depois, se você precisar lembrar de algo ou consultar uma ideia mais antiga.

• Nem tudo precisa ser uma reunião. Não é segredo que as pessoas estão esgotadas e sobrecarregadas com reuniões há anos. O mesmo vale para os e-mails. Com a enxurrada de mensagens de hoje, chegar à caixa de entrada zerada parece quase impossível. As mensagens são uma ótima opção dentro da Hive para elevar o padrão de comunicação com os colegas e reduzir o número de mensagens perdidas e de notificações na caixa de entrada.

• As linhas de base de projeto são indispensáveis para quem está abrindo um negócio do zero. Empreendedores, startups e franqueados estão aprendendo o tempo que se gasta para criar e executar processos. Equipes novas estão conhecendo os hábitos de trabalho umas das outras e tentando criar um fluxo que abra espaço para a inovação. Este aplicativo permite comparar o tempo que você esperava para um projeto com o que realmente aconteceu.

• Se você trabalha em equipe no GSuite, recomendamos muito conectar o Google Drive (o OneDrive, para quem usa Microsoft). Muitas empresas também usam o Dropbox para compartilhar arquivos importantes.

• O modo de foco é essencial para limitar distrações quando você está no meio de um trabalho importante. Considere adicioná-lo ao seu painel e usá-lo na primeira hora de trabalho, enquanto você se atualiza, e na última hora do dia, ao encerrar o expediente.

Aplicativos pagos

Alguns dos aplicativos listados só estão disponíveis com uma assinatura paga da Hive, e não na opção gratuita Hive Solo. Veja uma seleção dos aplicativos que conectamos assim que abrimos um novo espaço de trabalho.

• O controle de tempo é uma ótima opção para acompanhar onde tempo, dinheiro e recursos são mais bem aplicados em cada projeto. Também é uma ferramenta quase perfeita para quem trabalha de forma remota ou híbrida e quer garantir que o trabalho esteja dentro das expectativas da empresa.

• Por motivos óbvios, o Zoom é uma ótima ferramenta para ter disponível no aplicativo. Você envia links personalizados facilmente pelas mensagens e reduz o espaço que os aplicativos de videochamada ocupam no computador. Qualquer empresa que use a plataforma Salesforce vai querer fazer o upgrade da Hive para integrar suas contas à plataforma. Assim, qualquer informação que precise ser coletada na plataforma Salesforce fica disponível rapidamente, com uma integração e uma configuração de fluxo de trabalho rápidas.

• Embora você possa dar feedback em anotações etc. ao longo de um projeto na Hive, Revisão e aprovação é um ótimo aplicativo para simplificar a busca por saber se um projeto ou tarefa já recebeu sinal verde. O relatório de aprovações permite que executivos e investidores acompanhem o fluxo de aprovação em alto nível.

• A análise de dados está no centro de qualquer negócio. Se você gosta de mergulhar nos números, este aplicativo adicional pode ser decisivo para a estratégia da sua empresa. Opções para acompanhar números por espaço de trabalho, prazos de ações, colaborador, projetos etc. aparecem em gráficos fáceis de entender.

4. Escolha sua visualização

Depois de adicionar os aplicativos e saber como acessá-los, escolha como quer ver as tarefas, os projetos e as outras informações do seu trabalho. Clique em "Projetos" no menu à esquerda. Abaixo de "Navegador de projetos", você verá quatro opções. Clique na terceira, "Visões resumidas".

Três das opções mais populares aparecem como exemplos. Entre elas está o "Calendário", que é exatamente isso: um calendário que todos os membros da equipe podem ver e editar. "Minha equipe" lista cada tarefa e projeto sob a pessoa responsável na sua equipe. Isso permite navegar entre os colegas e ver o que está no prato de cada um a qualquer momento. A visão "Status" mostra em que fase de conclusão está cada projeto. Por exemplo, toda tarefa que ainda não foi iniciada fica em uma coluna. As tarefas em andamento ficam em outra, assim como as tarefas em revisão, e assim por diante.

Se você clicar na opção azul "Criar visão resumida", outros tipos de visualização ficam disponíveis. Se você gosta de planilhas e tabelas, a "Visão de tabela" pode ser o seu forte. A "Visão de etiquetas" e a "Visão de Gantt" são outras formas de interagir visualmente com o trabalho. Em todos os casos, fique à vontade para ajustar os cartões e os textos dos cabeçalhos e criar modelos que ajudam a automatizar seu fluxo de trabalho.