O que é gerenciamento de projetos enxuto (lean)?

O gerenciamento de projetos é uma parte essencial de qualquer negócio. Seja para projetos de clientes ou para tarefas conduzidas internamente, sem um sistema eficaz de gerenciamento de projetos você não tem como acompanhar tarefas, integrantes da equipe e comunicação de forma eficiente. Existem diferentes tipos de sistemas e estilos de gerenciamento de projetos, e cada um traz o seu próprio conjunto de benefícios.

O gerenciamento de projetos enxuto (lean) é um termo cunhado oficialmente há várias décadas. Ele se tornou um método relativamente popular de gerenciar projetos depois de ser introduzido pela Toyota no setor de manufatura. Logo, outras empresas também passaram a usar os princípios desse método para gerenciar todo tipo de projeto.

Continue lendo para saber mais sobre o que é o gerenciamento de projetos enxuto. Vamos ver os benefícios desse tipo de gerenciamento e analisar como você pode começar a aproveitar essa estratégia.

O que é gerenciamento de projetos enxuto?

Vamos começar entendendo exatamente o que significa o gerenciamento de projetos enxuto e como ele funciona. Isso dará uma ideia de onde essa estratégia pode se encaixar no seu negócio.

O gerenciamento de projetos enxuto é um sistema em que o projeto é gerenciado de forma a minimizar o desperdício em cada etapa ou tarefa. Isso significa usar apenas a quantidade exata de esforço, recursos e trabalho necessária para concluir algo. Por isso o termo "enxuto" (lean) foi adotado: ele cria um método mais "enxuto" de gerenciar uma equipe, um projeto, clientes e outras operações internas do negócio.

Por que o gerenciamento de projetos enxuto foi desenvolvido?

O gerenciamento de projetos enxuto foi desenvolvido pela primeira vez em 1950. Nessa época, a Toyota usava uma metodologia enxuta. Embora os princípios desse método de gerenciamento de projetos tenham sido desenvolvidos na década de 1950, ele não foi oficialmente nomeado como termo naquele momento.

Na década de 1970, as regiões ao redor das fábricas da Toyota enfrentaram uma crise do petróleo. No início de 1973, o petróleo era vendido a US$ 11,65 por barril. Em apenas um ano, o preço aumentou mais de 400%. Isso gerou uma crise e colocou a empresa em uma posição difícil.

Os cinco pilares do lean

Nessa época, a Toyota decidiu aplicar as estratégias desenvolvidas inicialmente em 1950. Essas estratégias incluíam os cinco valores centrais do lean, que são, de acordo com o Project Management Institute:

1. Especificar o valor - Isso significa entender quanto o produto ou serviço vale aos olhos do seu cliente.

2. Identificar o fluxo de valor de cada produto - Fluxo de valor = o processo de executar e entregar um produto ao cliente com o valor especificado. Ao identificar o fluxo de valor, você entende como vai sair do zero até o resultado final.

3. Fazer o valor fluir eliminando desperdícios - Garanta que o processo possa ser concluído por completo sem gastar tempo, recursos ou energia desnecessários.

4. Deixar o cliente puxar o fluxo - Em vez de adotar uma "abordagem empurrada", deixe a demanda do cliente determinar como e quando você produz os itens. Assim, você sempre produzirá a quantidade "certa" e não se sobrecarregará.

5. Melhoria constante em busca da perfeição - Isso se explica por si só. Itere constantemente e veja onde é possível reduzir o tempo e os recursos gastos.

Uma década depois, o sistema foi batizado de "gerenciamento de projetos enxuto", e a Toyota não foi a única empresa a continuar se beneficiando da estratégia. Hoje, muitas empresas adotam estratégias de gestão enxuta. Isso ajudou a minimizar o desperdício de recursos e a gerar mais valor nos projetos em que trabalham.

Prós e contras do gerenciamento de projetos enxuto

A adoção do gerenciamento de projetos enxuto no seu negócio traz várias vantagens. Ao reconhecer esses benefícios, você consegue ver quais se aplicam ao seu modelo de negócio específico. Também ganha uma visão do que esperar caso decida adotar uma estratégia adequada.

Vamos ver os benefícios que as empresas relatam ao usar o gerenciamento de projetos enxuto:

• A necessidade de espaço para estoque diminui. Isso também ajuda a reduzir os custos associados ao armazenamento de estoque.

• A qualidade do serviço e do produto entregue geralmente aumenta.

• Os prazos de entrega e de conclusão das tarefas do projeto diminuem.

• Muitas empresas percebem que a satisfação dos clientes melhora. Isso geralmente se deve à maior produtividade quando se usa o gerenciamento de projetos enxuto. A eficiência geral das operações internas da empresa também melhora.

• De um ponto de vista mais amplo, as empresas tendem a notar uma redução nos custos totais associados a projetos e a outras operações do negócio.

O gerenciamento de projetos enxuto foi criado para gerar mais valor em cada tarefa assumida por uma empresa. Ele foi desenvolvido por especialistas, e a estratégia provou ser altamente eficaz. Por isso, é bastante raro encontrar uma empresa que reclame de desvantagens associadas ao gerenciamento de projetos enxuto. Lembre-se de que esse sistema é uma diretriz: ainda cabe a você e à equipe de gestão do seu negócio desenvolver uma estratégia que aproveite essa opção.

Como começar com o gerenciamento de projetos enxuto

Antes de implementar o gerenciamento de projetos enxuto no seu modelo de negócio, é importante avaliar primeiro se o processo é adequado. Nem todas as empresas conseguem se beneficiar de forma eficaz desse tipo de estratégia ao iniciar novos projetos.

Considere os fundamentos e a finalidade do sistema de gestão. Isso ajudará você a chegar a uma decisão final.

Também é importante conversar com diretores e outros funcionários relevantes sobre as mudanças que virão com o uso do conceito enxuto no gerenciamento de equipes. Todos devem estar de acordo antes de a estratégia ser implementada. Quando alguns integrantes não estão engajados, isso pode reduzir a eficiência do sistema ou causar problemas mais adiante.

Neste ponto, é importante considerar os fundamentos associados ao gerenciamento de projetos enxuto.

Tudo começa com a especificação do valor que o projeto pode oferecer. O valor se refere especificamente ao que o projeto oferece do ponto de vista do cliente. Crie uma diretriz visual que comece na fase de planejamento e vá até a criação final de um produto ou a entrega de um serviço.

Isso permite analisar os seus processos e também garante que você identifique áreas em que recursos ou materiais demais estão sendo usados. Nessas partes, é possível fazer alterações. Veja onde dá para reduzir o uso de mão de obra e de tempo. Se for possível economizar espaço, abre-se a oportunidade para tarefas adicionais ou para um ambiente de trabalho mais produtivo.

Por que a Hive é ideal para o lean

Ao implementar uma metodologia de gerenciamento de projetos enxuto, usar ferramentas que ajudem a agilizar e gerenciar os processos pode ser muito útil. Para gerenciar projetos com lean, ter uma ferramenta com gráficos de Gantt e Kanban, como a Hive, é a sua melhor aposta. Os gráficos de Gantt permitem mapear cada tarefa necessária para concluir uma campanha ou um projeto e ajudam a entender exatamente quem precisa estar envolvido.

[caption id="attachment_5189" align="aligncenter" width="779"] Kanban em ação.[/caption]

O Kanban, uma ferramenta usada na Toyota há muitos anos, é um sistema em que as tarefas são movidas para fases específicas. Ele é tão popular entre as equipes lean que se estima que 73% das equipes lean usam quadros Kanban. O Kanban é ótimo para o gerenciamento de projetos enxuto porque ajuda a determinar quando as tarefas podem passar para a próxima fase do projeto, limitando o acúmulo de tarefas em uma determinada etapa, ou gargalo. Outro aspecto da Hive que é ótimo para o gerenciamento de projetos enxuto são as planilhas de horas e a funcionalidade de alocação de recursos. Esses recursos da Hive ajudam cada pessoa a mapear exatamente quanto do seu tempo está indo para projetos específicos e podem ajudar a evitar burnout ou o uso excessivo de recursos. Além disso, o Hive Analytics oferece uma visão macro das tarefas concluídas por equipe, projeto e espaço de trabalho, para ainda mais insights.

Conclusão

Gerenciar um projeto com lean é uma forma eficaz de acompanhar o trabalho e fazer ajustes para melhorar o lucro e a produtividade. O gerenciamento de projetos enxuto aumenta ainda mais o valor que o seu negócio pode obter de cada projeto assumido. Embora a implementação de uma estratégia de gerenciamento de projetos enxuto possa exigir um pouco de esforço, ela certamente compensará no longo prazo.