O que é um quadro Kanban no gerenciamento de projetos?

Se você já pesquisou sobre metodologias de gerenciamento de projetos, provavelmente já se deparou com o termo "quadros Kanban". Então, o que é um quadro Kanban, como ele surgiu e como pode ser usado?

A história do Kanban

No início da década de 1940, Taiichi Ohno, empresário e engenheiro industrial japonês, criou um sistema de planejamento simples para a Toyota, para ajudar a gerenciar o estoque e controlar o fluxo de trabalho em cada etapa da produção. Em comparação com as rivais americanas do setor automotivo, a Toyota estava muito atrás em produtividade e eficiência e precisava urgentemente de uma forma de reagir. Com a aplicação dos princípios de produção de Ohno, a Toyota criou um sistema de controle de produção just-in-time, que reduziu drasticamente o estoque, caro de manter, de produtos semiacabados, produtos acabados e matérias-primas. Ohno também propôs sete formas práticas de as organizações identificarem e reduzirem os "desperdícios" causados por transporte, processamento excessivo ou tempo gasto em atividades sem valor agregado, gestão de estoque ruim, longas esperas sem valor agregado e defeitos de produção. Todas as ideias de Ohno foram reunidas sob um único termo: "kanban." Em 2004, David J. Anderson aplicou a teoria básica do Kanban ao setor de TI e software, ao introduzir conceitos como sistemas de filas e teoria da produção puxada. Com o tempo, o método Kanban passou a ganhar popularidade em outras áreas de trabalho, como DevOps, marketing, alocação de pessoal, compras, vendas e recrutamento. Com o Kanban, você pode montar um sistema de gerenciamento de projetos que visualiza seu fluxo de trabalho em "quadros", para acompanhar tanto as tarefas grandes quanto as pequenas.

O que é um quadro Kanban?

Os quadros Kanban garantem a visualização do trabalho de toda a equipe, a padronização do fluxo de trabalho e a identificação de bloqueios ou dependências para uma solução rápida. Um "quadro físico" pode ser apenas um bilhete adesivo em um quadro branco, enquanto os "quadros virtuais" são quadros on-line que podem ser criados com a função de arrastar e soltar. A versão básica de um quadro Kanban tem um fluxo de trabalho de 3 etapas: A fazer, Em andamento e Concluído. No entanto, dependendo da estrutura ou do tamanho da sua equipe e do objetivo das tarefas, você pode adaptar o fluxo de trabalho às suas necessidades específicas. Como um quadro Kanban on-line permite colaborar com facilidade em vários projetos, de vários lugares, sua equipe pode se comunicar em tempo real e manter total transparência no trabalho.

Como funciona um quadro Kanban?

Kanban, em japonês, significa literalmente "sinal visual", o que faz todo sentido, já que você usa "cartões" para representar os itens de trabalho no quadro. Os cartões Kanban devem trazer informações detalhadas sobre cada item de trabalho, para que toda a equipe tenha total clareza sobre o que a tarefa envolve, quem é o responsável, o tempo estimado para concluí-la e assim por diante. Em um quadro virtual, você também pode adicionar arquivos digitais, como capturas de tela, e outros detalhes técnicos importantes que podem ser valiosos para os membros da equipe que trabalham na tarefa.

Vamos ver um exemplo rápido para entender melhor os detalhes do quadro Kanban. Imagine que você é gerente de projetos em uma fábrica. Além do seu software de manufatura tradicional, você pode criar um quadro Kanban desenhando várias colunas que representam o processo de execução de tarefas da sua equipe, seja desenvolver e testar ou planejar e implantar. Cada coluna pode ter cartões com cores para indicar o status de uma tarefa e sinalizar prioridade ou urgência. Indicadores visuais, como avatares ou ícones dos membros da equipe, podem ficar ao lado desses cartões para indicar a pessoa responsável pela tarefa, a classe de serviço, a origem da demanda ou qualquer outro detalhe importante para o seu trabalho.

Fonte: Leankit.com 

Por que usar quadros Kanban?

Quase todo trabalho no mundo tem um processo predefinido: alimentos embalados vão do fornecedor ao estoque e às prateleiras; peças vão do metal bruto ao produto acabado no chão de fábrica; bugs de software vão do pedido de recurso ao código bruto e à entrega final no produto. Veja como os quadros Kanban podem ajudar, seja qual for o seu setor:

Menos gargalos

Em equipes maiores, distribuir o trabalho de forma igual pode ser um desafio, pois ninguém quer que uma pessoa cuide de várias tarefas enquanto outra fica parada. Os quadros Kanban limitam bastante o volume de trabalho em andamento (WIP), ajudando você a identificar acúmulos e gargalos no fluxo de trabalho da equipe causados por falta de recursos, produtividade ou habilidades.

Por exemplo, uma empresa de software comum costuma ter 4 etapas de fluxo de trabalho no quadro Kanban: A fazer, Em andamento, Revisão de código e Concluído. Você pode definir com facilidade que o limite de WIP da revisão de código deve ser 2. Por quê? Com um limite baixo de WIP, a equipe tende a prestar mais atenção aos problemas comuns que surgem nas revisões de código e a revisar com cuidado o trabalho dos outros antes de pedir a revisão do próprio código. Com o tempo, isso reduz muito o tempo que um item de trabalho leva para percorrer todo o ciclo, de "a fazer" a "concluído", no seu quadro Kanban.

Flexibilidade

Quando sua equipe está focada no WIP, ela pode assumir novas tarefas com facilidade assim que termina as que tem em mãos. Para quem é dono de produto ou gerente de projetos, isso libera muito tempo que seria gasto delegando e acompanhando o trabalho de cada membro da equipe. As mudanças fora do WIP não afetam a equipe, então você pode repriorizar o backlog com facilidade, sem atrapalhar o fluxo de trabalho. Além disso, diferentemente do Scrum, o Kanban não exige iterações de duração fixa. Desde que você lembre de manter as tarefas mais urgentes e importantes no topo do backlog, sua equipe vai entregar o máximo de valor para a empresa. Diferentemente do Scrum, o Kanban não exige iterações de duração fixa.

Métricas visuais

Os quadros Kanban incentivam uma cultura de melhoria contínua, em que as equipes podem medir prazos de entrega, qualidade do trabalho, vazão e número de bloqueios para ajustar seus processos, otimizar o fluxo de trabalho e eliminar desperdícios da rotina.

Você também pode descobrir qual etapa (a fazer, em andamento ou concluído) tem mais problemas, para evitar problemas de integração no futuro e impedir que um produto com defeito chegue ao mercado.

Como escolher um software Kanban

Ao escolher uma ferramenta de gerenciamento de projetos para criar um quadro Kanban, o ideal é buscar cartões personalizáveis, escalabilidade, aplicativos móveis complementares, recursos de colaboração fáceis de usar e um recurso de relatórios e análises para avaliar seu fluxo de trabalho. Entre as ferramentas populares que oferecem software Kanban estão a Hive, o Trello, a Asana e o Smartsheet. Vamos ver a Hive para entender como você pode usar essa ferramenta especificamente para suas necessidades de Kanban.

Visualização Kanban da Hive

A Hive é uma ferramenta de gerenciamento de projetos única, porque os usuários podem ver os projetos de várias formas. A visualização Kanban da Hive é uma ferramenta poderosa para visualizar o fluxo de trabalho. Os quadros Kanban na Hive começam com três status padrão: não iniciado, em andamento e concluído. Como mostra a imagem acima, os usuários podem personalizar esses status padrão, renomeando-os e adicionando etapas para atender a necessidades específicas. À medida que avançam no processo de trabalho, os usuários podem simplesmente arrastar e soltar os cartões entre as colunas de status. Esse método de gerenciamento de projetos é especialmente útil para quem pensa de forma visual. E se você não gosta de organizar tarefas de forma visual? Na Hive, entendemos que nem todo mundo trabalha do mesmo jeito. Por isso, a Hive oferece seis layouts de projeto flexíveis. Em poucos cliques, você pode mudar da visualização Kanban para Calendário, Tabela, Gantt, Equipe ou Etiqueta. Que tal essa personalização?

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