6 passos para gerenciar um projeto de sucesso

Seja qual for o seu cargo ou setor, é provável que um dia você precise gerenciar um projeto. Algumas profissões são em grande parte baseadas em projetos, como o trabalho em agências ou consultorias, enquanto outras são menos. Mas, no fim das contas, a maior parte do que fazemos pode ser dividida em blocos específicos, os chamados projetos, o que facilita avaliar o progresso, as conquistas e os marcos. Neste artigo, vamos dar dicas valiosas para você gerenciar qualquer projeto com sucesso. Antes, porém, vamos conhecer alguns tipos de projeto:

1. Projeto de gestão - Esse tipo de projeto pertence à área operacional e “surge quando as empresas mudam de sede, desenvolvem e implantam um novo sistema de computador, lançam uma campanha de marketing, se preparam para uma feira, elaboram um estudo de viabilidade ou outro relatório, reestruturam a organização… [ou] montam um espetáculo”, segundo a Project Smart. Os projetos de gestão geram valor ao economizar tempo, energia ou recursos da empresa.

2. Projeto de pesquisa - Esse é o menos tangível dos três e pode ser descrito como um projeto que exige coleta extensa de dados e, como o nome diz, pesquisa. O resultado desse tipo de projeto é informação e conhecimento, e não um produto físico.

3. Projeto de fabricação - Esse tipo de projeto tem uma meta e um resultado final claros: produzir um item. Ao longo do projeto, você parte do princípio de que tudo o que faz contribui para a criação de um produto físico.

Agora que já conhecemos os tipos de projeto, vamos aos detalhes de como gerenciar um projeto. A seguir, veja os elementos que você deve considerar ao começar a gerenciar um projeto.

1. Defina as expectativas. 

Antes de começar um projeto, é preciso identificar as entregas e as expectativas. Defina metas claras e os resultados desejados, além dos desafios que você pode enfrentar ao longo do projeto. Depois, reúna todas as pessoas e participantes necessários e explique com clareza quais são as microtarefas de cada um dentro do panorama maior do projeto. Quando você tiver identificado as principais partes interessadas e as metas de cada colaborador, poderá passar ao planejamento propriamente dito e ao início do projeto. Além disso, ter uma parte interessada principal pode ser útil: ela supervisiona todos os aspectos e garante que o projeto continue no rumo certo.

2. Use uma ferramenta de gerenciamento de projetos. 

A Hive faz parte dessa categoria, e as ferramentas de gerenciamento de projetos, ou de produtividade, realmente ajudam a manter um projeto nos trilhos. Entre os benefícios das ferramentas de gerenciamento de projetos estão amplos recursos de acompanhamento, automação, comunicação aprimorada e planejamento. Da mesma forma, um bom software de gestão de eventos pode simplificar o planejamento e a execução de grandes eventos, garantindo que cada detalhe seja cuidado do início ao fim. Na Hive, o ciclo de vida e o início do projeto começam quando você cria um projeto. A partir daí, você pode adicionar tarefas e atribuí-las dentro do projeto, conversar pelo chat e usar mais de 1.000 integrações. A Hive também tem uma integração nativa de e-mail que permite ler, responder e atribuir e-mails a partir da sua caixa de entrada. Os benefícios de uma ferramenta como a Hive são muitos, mas os mais evidentes são que ela mantém você organizado, reúne em um só lugar todos os materiais e dados de que você precisa, melhora a comunicação da equipe e garante total transparência. Todos esses são componentes essenciais de um projeto e uma parte importante do que o faz ter sucesso. Se você procura uma ferramenta para planejar e gerenciar seus projetos com sucesso, em cada etapa, a Hive é para você. Junte-se a milhares de equipes ágeis na Hive e comece seu teste gratuito de 14 dias aqui.

3. Crie e gerencie o cronograma do projeto.

Depois de definir os componentes básicos do projeto, você pode traçar um cronograma preliminar para identificar e planejar quanto tempo o projeto vai levar. Ter um cronograma ajuda a manter a equipe no rumo certo e responsável pelas entregas, além de aumentar a transparência em toda a organização. Usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos como a Hive, que oferece uma ferramenta de gráfico de Gantt integrada, é uma forma simples e eficaz de visualizar o cronograma e garantir que as entregas estejam andando como previsto.

4. Acompanhe o status do projeto.

As reuniões de acompanhamento de status são parte fundamental do gerenciamento de um projeto. É preciso reunir todas as principais partes interessadas para identificar o progresso, os obstáculos e outras oportunidades de melhoria. Esses acompanhamentos podem ser reuniões quinzenais, e-mails semanais ou uma combinação dos dois.  Ferramentas como a Hive e o Zoom, um software de videochamadas, simplificam reuniões e acompanhamentos, porque você não precisa estar presente para realizá-los. Com a Hive, você vê o status completo de um projeto dia a dia e pode enviar com facilidade um e-mail de resumo e progresso sem se reunir pessoalmente. Mas, se você quiser fazer uma reunião de acompanhamento, pode usar o Zoom para conectar os funcionários remotos às pessoas no escritório. O Zoom também permite que as pessoas participem de uma reunião da própria mesa, caso queiram apenas acompanhar o andamento. Melhor ainda? Use o aplicativo Hive Notes nas suas reuniões do Zoom para fazer anotações, criar próximos passos práticos e enviar e-mails de acompanhamento direto na janela da reunião do Zoom. É uma experiência totalmente nova de anotações, que permite começar a trabalhar nos projetos durante as reuniões, em vez de esperar até o fim.

5. Acompanhe e reporte os marcos do projeto.

Quando você trabalha em um projeto longo e complexo, ou até em um projeto mais curto de alta prioridade, é importante acompanhar e reportar os marcos durante todo o ciclo de vida do projeto. Esses marcos terão sido definidos na etapa de expectativas do planejamento do projeto (e podem até ser acompanhados na Hive), e é fundamental acompanhar o desempenho em relação aos marcos e ao cronograma. Ao acompanhar, também é útil reportar os acertos e as falhas, as análises e todos os outros dados que você reuniu durante o gerenciamento do projeto. Usar as análises integradas a ferramentas como a Hive é fácil e traz todos os seus dados para uma única visão e plataforma.

6. Avalie as conquistas e as oportunidades de melhoria. 

Depois de concluir um projeto, é importante olhar para trás e avaliar as conquistas, o quanto você seguiu as expectativas definidas e como todos trabalharam juntos, além de identificar o que pode melhorar. Se você acompanhou o progresso e as tarefas na Hive ou em outra ferramenta de gerenciamento de projetos, deve ser fácil revisitar o ciclo de vida do projeto e identificar as realizações e as falhas ao longo do processo. Esse processo de revisão do projeto permite avaliar o sucesso do projeto, aprender com os desafios enfrentados e fazer os ajustes necessários nos próximos projetos. Compartilhar esses aprendizados e dar um retorno à equipe ajuda a melhorar o fluxo de trabalho do projeto seguinte e garante o sucesso contínuo. No geral, estas são apenas algumas das chaves para o sucesso no gerenciamento de projetos. Como em qualquer processo, são apenas áreas sugeridas para dar foco, e você pode modificá-las para se adequar melhor ao seu projeto e à sua equipe. Você pode, sim, conduzir um projeto de sucesso focando apenas uma ou duas das áreas acima, mas nossa maior sugestão é adotar uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Ela vai facilitar a sua vida. Se tiver outras sugestões que queira compartilhar, conte para nós nos comentários abaixo!