7 passos para escolher a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos em 2026

“O futuro do trabalho com projetos depende de as empresas estarem cientes de que as equipes de projeto estão alcançando níveis comparáveis de desempenho com abordagens ágeis, híbridas e preditivas”, foi o que revelou um relatório de 2024 do Project Management Institute (PMI). O estudo adverte que “escolher a abordagem correta de gerenciamento de projetos é o ponto de partida; não é suficiente para dar à organização uma vantagem em termos de aumento das taxas de desempenho de projetos”.

Por que você deveria ouvir?

1. O PMI é a organização profissional global sem fins lucrativos mais importante para o gerenciamento de projetos. 

2. Estima-se que 77% das equipes de alto desempenho utilizam ferramentas de gerenciamento de projetos.

3. Organizações que investem nessas ferramentas desperdiçam 28 vezes menos dinheiro do que organizações que não investem.

Os números são difíceis de ignorar. Portanto, se você busca aumentar a produtividade e a eficiência da sua equipe, compartilhamos tudo o que você precisa saber sobre a escolha de um ótimo software de gerenciamento de projetos.

O que é uma ferramenta de gerenciamento de projetos?

Em sua essência, é um software que ajuda as equipes a planejar, gerenciar e otimizar recursos em toda a organização. Essas ferramentas podem variar em seus recursos principais, mas a maioria tem algumas coisas em comum.

• Acompanhamento e atribuição de tarefas – A maioria, se não todas, as ferramentas de gerenciamento de projetos têm a capacidade de atribuir e acompanhar tarefas ao longo de seu ciclo de vida.

• Projetos principais e secundários – Essas tarefas precisam ser atribuídas a projetos específicos, portanto, a maioria das plataformas de gerenciamento de projetos conta tanto com projetos principais (grandes projetos aos quais projetos menores estão subordinados) quanto projetos secundários (o projeto menor que se enquadra no principal).

• Colaboração – Todas as ferramentas de gerenciamento de projetos possuem funcionalidades de colaboração de alguma forma, seja colaborando em tarefas individuais, conversando por chat ou compartilhando documentos.

• Compartilhamento de documentos – Para concluir tarefas e projetos com sucesso, você precisa ser capaz de compartilhar e trabalhar em conjunto em materiais e recursos. É por isso que a maioria das ferramentas de gerenciamento de projetos possui recursos de compartilhamento de documentos.

Essas ferramentas são fundamentais para as organizações por diversos motivos. Primeiro, ajudam a manter a equipe organizada e garantem que os processos sejam seguidos. Segundo, fornecem uma visão geral clara de todas as atividades que ocorrem em relação a uma campanha, projeto ou tarefa a qualquer momento. As ferramentas de gerenciamento de projetos também permitem que as equipes se comuniquem com clareza e rapidez por meio de comentários, chat e muito mais.

Além disso, existem estatísticas que comprovam a importância de um software de gerenciamento de projetos. Você sabia que 77% dos projetos de alto desempenho utilizam um software de gerenciamento de projetos? Ou que US$ 122 milhões foram desperdiçados devido a um planejamento inadequado de projetos? Tudo isso pode ser evitado com a ferramenta certa.

Com milhares de ferramentas no mercado, encontrar a melhor opção para sua equipe pode ser uma tarefa intimidante. Com frequência, os líderes de equipe adquirem uma solução de gerenciamento de projetos e, poucos meses depois, percebem que são os únicos a usá-la. Ao comparar ferramentas, lembre-se de que uma ferramenta eficaz de gerenciamento de projetos deve atender a dois requisitos principais:

1. Ela deve ter todos os recursos de que um gerente de projetos precisa.

2. A ferramenta deve ser algo que toda a sua equipe esteja disposta a usar.

Atender a ambos os requisitos é mais fácil na teoria do que na prática. Por isso, destacamos 9 passos fundamentais para garantir que sua equipe encontre a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos baseada na web para as suas necessidades. Pronto para se organizar?

1. Defina suas necessidades de gerenciamento de projetos

O primeiro passo para encontrar uma excelente solução de gerenciamento de projetos é identificar os problemas atuais na forma de trabalhar da sua equipe. É importante listar esses pontos problemáticos para consultá-los mais tarde. Os possíveis problemas podem incluir:

• Falta de comunicação entre os departamentos

• Projetos desorganizados e prazos perdidos

• Dificuldade para compreender o feedback dos clientes

• Carga de trabalho desigual entre os membros da equipe

• Caixa de entrada de e-mails transbordando

• Reuniões em excesso que desperdiçam tempo

Ao avaliar todas as opções de ferramentas, pergunte-se: ela resolve esses problemas? Se a resposta for não, remova a ferramenta da sua lista para evitar distrações com demonstrações chamativas, interfaces bonitas ou recursos avançados que você nunca usará.

Você também pode usar essa lista como ponto de partida para definir quais recursos realmente deseja em um software de gerenciamento de projetos. Marque cada recurso como prioridade alta, média ou baixa para saber rapidamente se uma ferramenta em potencial atenderá ao que você precisa.

2. Pesquise as melhores opções de gerenciamento de projetos

Com as suas necessidades definidas, agora é hora de ver quais opções estão disponíveis. Aqui estão algumas maneiras de começar:

• Pergunte aos colegas o que eles gostaram de usar no passado

• Converse com outros gerentes de projeto da sua área

• Confira recomendações em sites do setor

• Leia sites de avaliações de software

Comece priorizando o feedback da sua equipe — saber o que eles gostaram em ferramentas anteriores facilitará a adoção na empresa. Compare a lista de recursos e os preços de cada opção com a sua lista de necessidades. Vale a pena dedicar um tempo extra procurando o ajuste perfeito. Sua equipe precisa de gráficos de Gantt? E de quadros Kanban? Depois de avaliar as opções, reduza a lista a cerca de cinco finalistas e peça aos membros da equipe para votarem em seus favoritos também.

Para começar, aqui estão algumas das principais ferramentas de gerenciamento de projetos no mercado atualmente:

1. Hive

A visualização Kanban e o Notes da Hive são mostrados acima.

Hive é um poderoso software de gerenciamento de projetos utilizado por equipes do Google, Starbucks, Comcast, Toyota e muito mais. A Hive é uma excelente plataforma de produtividade completa usada por organizações de todos os portes, desde startups e organizações sem fins lucrativos até empresas com 100.000 funcionários. É um dos melhores softwares de gerenciamento de projetos online do mercado porque permite que você trabalhe do seu jeito — incluindo desde 6 visualizações de projetos diferentes até mais de 1.000 integrações com outros aplicativos de trabalho populares. Há uma razão pela qual as equipes de alto desempenho escolhem a Hive para suas necessidades de gerenciamento de projetos.

Os recursos da Hive incluem:

• Visualizações de projeto flexíveis, incluindo visualização de Gantt, Kanban, calendário, tabela e portfólio

• Capacidade de adicionar comentários, subações, dependências e anexos aos cartões de ação

• Recursos de controle de tempo e planilhas de horas

• Funcionalidades de alocação de recursos

• Integrações com mais de 1.000 ferramentas, como Jira, Gmail, Zoom e Salesforce

• Aplicativo Hive Goals para definir e acompanhar metas

• Integrações nativas de chat e e-mail que permitem maior conectividade

• Ferramenta colaborativa de anotações

• Análises detalhadas em tempo real

• Aplicativos para web e desktop

A Hive oferece um teste gratuito de 14 dias, com planos Hive Teams a partir de US$ 12/mês por usuário. O Hive Free é o plano gratuito para sempre da plataforma para equipes de até 10 pessoas. Saiba mais sobre os planos de preços da Hive aqui.

2. Trello

O Trello é uma ferramenta baseada em Kanban fundada em 2011 e que atualmente pertence à Atlassian, proprietária também do Jira. Muitas pessoas usam o Trello para gerenciamento de projetos porque ele é simples e fácil de usar, com uma visualização Kanban direta e acessível para usuários de todos os níveis de experiência.

Os recursos do Trello incluem:

• Quadros de gerenciamento de projetos no estilo Kanban e calendário

• Capacidade de adicionar comentários, prazos e anexos aos cartões de ação

• Recursos integrados de automação de fluxo de trabalho

• Campos personalizados

• Planos de fundo e figurinhas personalizados

3. ProofHub

ProofHub é uma ferramenta de gerenciamento de projetos e colaboração em equipe que ajuda equipes de todos os tamanhos a colaborar, comunicar-se e acompanhar o progresso — tudo em um só lugar. Com o ProofHub, você pode dar adeus ao caos da comunicação dispersa, prazos perdidos e tarefas desorganizadas. Com sua ampla gama de recursos, você não precisa investir em várias ferramentas. O ProofHub também tem um preço bastante acessível, sem cobrança por usuário e com uma política de usuários ilimitados.

Os recursos do ProofHub incluem:

• Atribuir, acompanhar e entregar tarefas dentro do prazo

• Comunicação instantânea por meio de chat e discussões   

• Visão panorâmica do progresso do projeto por meio de relatórios personalizados  

• Controle de tempo com cronômetros e planilhas de horas

• Revisão online para feedback em tempo real

4. Asana

O Asana é um programa visualmente atraente criado por um dos fundadores do Facebook e figura facilmente entre as melhores ferramentas. Usado por criativos e equipes do mundo todo, o formato dinâmico e o design do Asana mantêm os usuários engajados e ativos na plataforma. O Asana ajuda pessoas e equipes a aumentar a responsabilidade geral e aprimorar a comunicação.

Os recursos do Asana incluem:

• Visualizações de projeto flexíveis, incluindo lista, cronograma e quadros

• Capacidade de adicionar comentários, prazos e anexos aos cartões de ação

• Análises e gráficos em tempo real para mapear o progresso

• Acompanhamento da carga de trabalho para ajudar os membros da equipe a gerenciar demandas individuais

• Capacidade de definir metas estratégicas dentro da plataforma

Comparação: Conheça as principais alternativas ao Asana no mercado.

5. Microsoft Teams

Se você já utiliza os produtos do Microsoft Suite, o Microsoft Teams pode ser uma excelente escolha para você. Essa ferramenta permite conversar, colaborar, comunicar-se e fazer reuniões com facilidade, o que se tornou ainda mais importante com o trabalho remoto. Bônus: você sabia que pode integrar o Teams a aplicativos mais aprofundados de gerenciamento de projetos, como a Hive?

Os recursos do Teams incluem:

• Chat com GIFs, figurinhas e muito mais para facilitar a comunicação virtual

• Reuniões virtuais com equipes de 2 a 10.000 pessoas

• Colaboração em arquivos em tempo real usando aplicativos como Excel, Word e PowerPoint

• Integrações com centenas de outros aplicativos, como a Hive

6. Airtable

O Airtable é uma planilha de alto desempenho na qual você pode listar tarefas, projetos e armazenar arquivos. Dentro da planilha, é possível anexar uma variedade de itens, incluindo imagens, links para outras tarefas e responsáveis. O Airtable também conta com outras visualizações além da planilha/tabela, que incluem visualização de calendário, Kanban e galeria. Este aplicativo é uma das melhores opções se você está acostumado a trabalhar principalmente no Excel, Google Planilhas ou outro software baseado em planilhas.

Os recursos do Airtable incluem:

• Capacidade de criar um banco de dados personalizável para se adaptar ao seu fluxo

• Visualizações que incluem calendário, galeria e Kanban

• Automações que permitem enviar notificações e criar tarefas

• Mais de 50 aplicativos pré-construídos

  
  

7. Smartsheet

O Smartsheet é uma ferramenta amplamente baseada na visualização de tabela, que reproduz a aparência de uma planilha do Excel. O Smartsheet é uma ferramenta dinâmica usada por equipes do mundo todo que buscam otimizar seus processos/fluxos de trabalho e colaborar de forma mais eficiente. Se você já tem o hábito de criar gráficos de cronograma no Excel, vai adorar esta ferramenta pela facilidade e simplicidade que ela oferece em comparação ao Excel. Nos últimos anos, o Smartsheet também adquiriu o 10,000 Feet, uma excelente ferramenta de gerenciamento de recursos que agrega ainda mais benefícios à plataforma.

Os recursos do Smartsheet incluem:

1. Painéis que fornecem aos administradores ou líderes de equipe visibilidade do progresso geral do projeto

2. Um registro de atividades que funciona como uma trilha de auditoria para todo o trabalho concluído

3. Gerenciamento de conteúdo com capacidade de planejar e revisar materiais dentro da plataforma

Comparação: Conheça as principais alternativas ao Smartsheet no mercado.

8. Wrike

O Wrike é um poderoso software de gerenciamento de projetos, ideal para criar fluxos de trabalho personalizados para equipes. A partir dele, você pode definir facilmente cronogramas, criar gráficos interativos como a visualização de Gantt e visualizar tarefas e próximas etapas com praticidade. O Wrike também permite analisar o desempenho com seu recurso de criação de relatórios em tempo real.

Os recursos do Wrike incluem:

• Formulários completos de entrada de demandas

• Múltiplas visualizações de projetos e tarefas, incluindo tabela, Gantt, lista e muito mais

• Modelos flexíveis de gerenciamento de projetos para estimular fluxos de trabalho repetíveis

• Status personalizados para fluxos de trabalho

9. Workzone

O Workzone é uma ferramenta personalizável que ajuda a reunir todas as informações relevantes para que as equipes colaborem nos níveis macro e micro. No Workzone, você pode acessar recursos como o “Painel de Projetos”, ilustrado acima, que oferece uma visão ampla de onde estão todos os projetos da organização. Você também pode detalhar as “Listas de Tarefas”, que são criadas para cada usuário individualmente e enviadas por e-mail.

Os recursos do Workzone incluem:

• Painel de projetos para uma visão ampla

• Gráficos de Gantt e dependências de tarefas para planejamento a longo prazo

• Controle de tempo

• Alertas de status que identificam áreas de risco de forma proativa

10. GanttPro

O GanttPRO é uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em gráficos de Gantt renomada mundialmente, utilizada por equipes na NASA, Salesforce, Vodafone, Intel, Booking.com e muito mais. O software é admirado, entre outros fatores, por sua rápida curva de aprendizado e interface atraente.

Os recursos do GanttPRO incluem:

• Visualizações de projeto flexíveis, incluindo gráfico de Gantt, quadro, lista, calendário e portfólio.

• Funcionalidades de colaboração em equipe com comentários, anexos, menções e notificações.

• Cronograma altamente visual com Caminho Crítico, agendamento automático e dependências.

• Carga de trabalho dos recursos para mostrar quem está com excesso ou falta de demandas.

• Controle de tempo e relatórios.

11. nTask

O nTask é uma ferramenta online e gratuita usada por mais de 100.000 equipes em todo o mundo para garantir a responsabilidade pelas entregas. O nTask se destaca por possuir funcionalidades aprimoradas de controle de tempo e gestão de reuniões, excelentes para organizações que faturam por hora.

Os recursos do nTask incluem:

• Controle de tempo automatizado ou planilhas de horas manuais.

• Priorização e acompanhamento de tarefas.

• Planejamento de projetos e gerenciamento de cronogramas.

• Ferramentas de relatórios e visualização.

12. ProjectManager.com

O ProjectManager.com é uma autoridade de destaque em tudo relacionado ao gerenciamento de projetos. Uma de suas ferramentas mais robustas é o software de planejamento de projetos, que ajuda as equipes a planejar cronogramas, colaborar em tarefas e acompanhar o progresso e os recursos ao longo do caminho. O ProjectManager.com oferece planos com preços em níveis com base nos recursos necessários e no tamanho da equipe, contando inclusive com soluções corporativas para grandes equipes. Isso o torna uma excelente opção de planejamento de projetos para diferentes tipos de equipes.

Os recursos do ProjectManager.com incluem:

• Suporte para planejamento Ágil e Waterfall

• Visualização de tarefas em gráficos de Gantt e quadros Kanban

• Notificações por e-mail e no aplicativo sobre atualizações e alterações de tarefas

• Controle de tempo e despesas

13. Notion

O Notion é uma das melhores ferramentas de gerenciamento de projetos do mercado por ser um local centralizado para as equipes escreverem, planejarem, atribuírem tarefas e se organizarem. O Notion é dividido em algumas partes: a Wiki da equipe, projetos e tarefas, e notas e documentos. A Wiki da equipe funciona como uma base central de conhecimento, enquanto projetos e tarefas são o núcleo do gerenciamento. Notas e documentos oferecem um local centralizado para o armazenamento de arquivos.

Os recursos do Notion incluem:

• Um sistema operacional centralizado que mantém toda a equipe alinhada

• Quadros Kanban e visualizações em lista flexíveis para projetos e tarefas

• Capacidade de atribuir responsáveis e determinar o nível de prioridade

Comparação: Conheça as principais alternativas ao Notion no mercado.

14. ClickUp

O ClickUp conta com visualizações personalizáveis, incluindo visualização em lista, em quadro (semelhante ao Kanban), em caixas (que detalha a carga de trabalho individual) e em calendário (organiza as ações por data de entrega). Com o ClickUp, os usuários podem trabalhar em direção a Metas, que funcionam como o “centro de controle da missão” dos usuários.

Os recursos do ClickUp incluem:

• Gerenciamento de projetos flexível e sem código

• Capacidade de adicionar documentos e wikis

• Controle de tempo

Comparação: Conheça as principais alternativas ao ClickUp no mercado.

15. Monday.com

O Monday.com é uma ferramenta básica e intuitiva, de fácil acesso tanto para equipes pequenas quanto grandes. É um sistema operacional de trabalho que pode ajudar equipes em diversas funções, incluindo vendas, gerenciamento de projetos, marketing, gestão de RH e recrutamento.

Os recursos do Monday.com incluem:

• Automação

• Visualizações de projeto flexíveis

• Mais de 40 integrações

Mais opções de gerenciamento de projetos para considerar na sua equipe:

16. Clarizen

O Clarizen é um excelente software de gerenciamento de projetos que funciona muito bem para empresas e grandes equipes que buscam uma solução robusta. Essa ferramenta é personalizável e permite usar painéis para acompanhar todas as etapas em andamento na organização. O Clarizen também ajuda a reduzir o excesso de comunicação e a otimizar os processos em geral.

17. Paymo

O Paymo é uma ferramenta de gerenciamento de projetos criada para ajudar equipes a trabalhar juntas e manter o foco nas tarefas. Um dos principais atrativos do Paymo, e o que o torna um dos melhores softwares de gerenciamento de projetos, é permitir gerenciar tarefas, criar cronogramas de equipe e monitorar o tempo de trabalho em uma única plataforma integrada. Essa ferramenta será especialmente útil se você executa trabalhos baseados em projetos, como em uma agência ou organização criativa, e precisa monitorar o tempo gasto em tarefas e projetos específicos.

18. Planview

O Planview é uma ferramenta de gerenciamento de portfólio e projetos com cinco ramificações diferentes, incluindo Planview Enterprise One, Planview LeanKit e Planview Projectplace. Com essa ampla variedade de soluções, sua equipe pode encontrar a opção perfeita para planejamento estratégico, planejamento ágil corporativo, gestão do trabalho ou gerenciamento ágil de programas.

19. Infinity

O Infinity é uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos que permite às equipes organizar e armazenar informações sobre projetos e tarefas de forma otimizada. Com uma grande variedade de visualizações exclusivas de projeto, que vão de tabela a Gantt, o Infinity oferece uma solução sob medida para cada membro da equipe. Além disso, com este software de gerenciamento de projetos, você pode estruturar dados em hierarquias que incluem fluxos de trabalho, itens e guias.

20. Proprofs Project

O Proprofs Project é uma plataforma online e simples de gerenciamento de projetos que ajuda as equipes a manter uma visibilidade de 360 graus de seus projetos. Com ela, as equipes superam facilmente as falhas de comunicação e colaboram em tempo real entre diferentes departamentos para compartilhar ideias e arquivos, além de discutir projetos e evitar atrasos desnecessários.

21. Teamwork

O Teamwork é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas e projetos que oferece flexibilidade e recursos avançados para equipes envolvidas em projetos complexos. O software oferece faturamento e cobrança, orçamento de tempo de projeto, agendamento, chat integrado de equipe e relatórios de burndown. O Teamwork também conta com modelos pré-configurados que facilitam a integração inicial e diferentes representações visuais dos projetos, como a visualização em gráficos de Gantt. 

22. Toggl

O Toggl é uma ferramenta simples de planejamento de projetos e colaboração para equipes pequenas. A interface de arrastar e soltar do Toggl proporciona flexibilidade ao criar projetos e personalizá-los para cada equipe. O software permite visualizar o status das tarefas, definir prazos, adicionar subtarefas e estipular estimativas de esforço. Além disso, o recurso de etiquetas facilita pesquisar, filtrar e classificar projetos e segmentos. 

23. Quip

O Quip é um software de gerenciamento de projetos ideal para equipes que precisam de colaboração em tempo real e adoram planilhas. Com o Quip, você pode marcar usuários com @ para chamar a atenção deles, deixar comentários em células específicas e visualizar o histórico de todas as alterações feitas no documento. Embora não seja tão flexível quanto outros softwares de gerenciamento de projetos no que diz respeito à personalização, o Quip se integra a diversos aplicativos de terceiros. O Quip oferece um teste gratuito, com planos a partir de US$ 10/mês por usuário.

3. Teste o software de gerenciamento de projetos

Agora é o momento de testar a ferramenta na prática. Quase todas as opções oferecem um período de avaliação gratuita e, mesmo que não ofereçam de imediato, muitas empresas têm satisfação em disponibilizar um teste se você solicitar. Primeiro, reúna um pequeno grupo para pilotar a ferramenta em conjunto. Não deixe de escolher pessoas com funções e estilos de trabalho diferentes, pois ter opiniões diversas é fundamental para evitar problemas futuros.

Também é uma excelente ideia (se possível) fazer com que a equipe-piloto trabalhe em um projeto real. Experimentar os recursos por apenas cinco minutos é muito fácil, mas você precisa ver como a ferramenta se comporta quando é usada para concluir um trabalho de verdade. Do contrário, você não entenderá seus reais benefícios e desvantagens em relação às suas necessidades de gerenciamento de projetos.

Também é essencial testar o suporte ao cliente. Implementar uma nova ferramenta, mesmo que seja a ideal, dá trabalho. Um fornecedor que apoia você faz toda a diferença. Melhor ainda: solicite uma demonstração e passe de 30 minutos a uma hora com a equipe de vendas para entender um pouco mais sobre como os próprios vendedores utilizam a ferramenta e quais funcionalidades esperar. Você também pode fazer uma pergunta à equipe de suporte para avaliar o tempo de resposta. Consulte a central de ajuda e os materiais disponíveis para verificar se eles têm recursos que ajudarão nos seus primeiros passos. Pergunte ao representante de vendas como eles planejam apoiar a sua equipe caso façam a migração.

Algumas ótimas ferramentas que oferecem testes gratuitos:

• Hive – A Hive oferece um teste gratuito de 14 dias sem necessidade de cartão de crédito

• Kintone – O Kintone oferece um teste gratuito sem necessidade de cartão de crédito e um teste especial para organizações sem fins lucrativos

• Asana – O Asana oferece um teste gratuito de 30 dias para todos os novos usuários

• Zoho Projects – Esta ferramenta oferece um teste gratuito de 10 dias em todos os planos pagos

4. Obtenha feedback da sua equipe

Após concluir o período de testes, é hora de coletar opiniões entrando em contato com todos os participantes do piloto do seu potencial software de gerenciamento de projetos. Perguntas que você deve fazer:

• A ferramenta de gerenciamento tornaria o fluxo de trabalho mais eficiente?

• Quanto tempo seria gasto para mantê-la atualizada?

• O que mais e o que menos gostaram na ferramenta?

• Quanto tempo levaram para começar a utilizá-la com facilidade?

• Qual a probabilidade de recomendarem a ferramenta?

Em seguida, volte à sua lista de pontos problemáticos do primeiro passo. Avalie o quanto cada opção soluciona seus principais problemas. Também é importante pensar em como a ferramenta de gerenciamento de projetos lida com partes externas para evitar que sua equipe realize retrabalho.

Por exemplo, se você é uma agência de marketing, pode querer que a ferramenta compartilhe facilmente o progresso do projeto com os clientes. Caso contrário, sua equipe terá que duplicar tarefas apenas para mantê-los atualizados.

Você também precisa considerar a facilidade de colaboração com outros departamentos. Digamos que sua equipe de atendimento ao cliente precise de notificações vindas do CRM para iniciar uma implementação. Se a ferramenta não oferecer essa integração, todo o processo sofrerá atrasos.

5. Avalie os custos

Leve em consideração não apenas o preço por usuário, mas também o tempo necessário para implementar a ferramenta de gerenciamento de projetos. Compare isso ao custo de continuar trabalhando da mesma maneira. Pense no tempo desperdiçado, nas oportunidades perdidas e nos problemas gerados pelo fluxo de trabalho atual. De que forma essa nova ferramenta poderia transformar essa realidade? Se você identificar uma economia a longo prazo, terá encontrado uma boa opção.

Você também deve analisar qual forma de pagamento funciona melhor. Prefere uma assinatura mensal ou pagamento anual? Quer se comprometer por 3 meses para depois reavaliar? Trata-se de um investimento. Descubra qual é o melhor uso para os recursos da sua empresa.

Muitas das principais plataformas também oferecem planos gratuitos de gerenciamento de projetos, o que pode ser ideal se você conta com um orçamento bastante limitado. Tenha em mente que essas versões gratuitas costumam ter funcionalidades restritas em comparação aos planos pagos completos, sendo mais indicadas para equipes menores e com necessidades mais simples de gerenciamento.

6. Obtenha a aprovação da liderança executiva

Ao se preparar para implementar uma ferramenta, é essencial garantir o apoio da diretoria executiva, ou ao menos de parte dela. Como você pedirá a dezenas de pessoas que provavelmente mudem suas rotinas de trabalho diárias, contar com o apoio dos líderes faz toda a diferença. Algumas maneiras de alcançar isso incluem:

• Incluir membros da equipe de liderança no comitê de seleção da ferramenta

• Conversar abertamente com a liderança sobre as limitações da ferramenta em uso atualmente

• Apresentar aos líderes dados e estatísticas de implementações bem-sucedidas anteriores

Depois de obter a aprovação executiva das pessoas certas da sua organização, é hora de adquirir a ferramenta, seja uma plataforma de gerenciamento de projetos na nuvem, uma alternativa mais simples ou até um aplicativo para dispositivos móveis. Como a maioria das ferramentas é contratada por licença individual, recomendamos fazer uma compra para atender a 2 ou 3 equipes, usando-as como teste antes de expandir para o restante da empresa.

7. Implemente a plataforma de gerenciamento de projetos

Parabéns! Você encontrou sua ferramenta! Pode ser uma solução baseada na nuvem ou algo mais simples. A pesquisa terminou e você tem a opção ideal. Mas não se esqueça do plano de implementação. A maioria das equipes oferece resistência a mudanças, portanto você precisa de um plano que torne essa transição o mais tranquila possível. Pontos essenciais a serem considerados:

• Cronograma: Quando você deseja trazer todos para a plataforma? Quer fazer isso aos poucos ou de uma só vez? Você precisa de um criador de cronogramas adicional?

• Treinamento: De quais treinamentos as diferentes pessoas precisam? Quem irá ministrá-los? Como serão oferecidos?

• Defensores do projeto: Quem serão os principais entusiastas dessa ferramenta? Como você vai engajá-los? O que farão para incentivar os demais?

• Integrações: Quando você vai configurar as integrações essenciais? Quem será o responsável por elas?

Assim que todos estiverem integrados à plataforma, é fundamental dar o exemplo. Use a ferramenta de forma consistente e esteja sempre à disposição para tirar dúvidas.

Com a ferramenta já implementada, vale a pena avaliar como foi o processo. Houve aspectos em que você teria agido de forma diferente? Houve etapas na implementação que não ocorreram com tranquilidade? Ao refletir sobre isso, compartilhe seu feedback diretamente com as equipes de vendas e de sucesso do cliente — quem sabe existam recursos na ferramenta sobre os quais eles possam orientá-lo para resolver eventuais problemas.

Também é essencial fazer acompanhamentos regulares com sua equipe para entender como estão usando o software de gerenciamento de projetos, onde é possível fazer ajustes e ouvir a opinião dos usuários.

De modo geral, fazer sua equipe adotar uma nova ferramenta pode ser um desafio, mas, depois de implementada e em pleno uso, a rotina de todos ficará muito mais simples. Comece a usar a Hive hoje mesmo para ver como você e sua equipe podem alcançar o nível máximo de produtividade no gerenciamento de projetos.