O melhor software de gestão de projetos para equipes que precisam de revisão e aprovações

Uma campanha pode parecer no prazo na sua ferramenta de gestão de projetos enquanto o trabalho criativo está parado na caixa de entrada de alguém.

O designer está esperando feedback. O gerente de marketing tem comentários sobre uma versão antiga. A parte interessada que precisa aprovar o material final ainda não o viu. Enquanto isso, a data de lançamento se aproxima.

Para as equipes de marketing, escolher um software de gestão de projetos significa olhar de perto como o trabalho criativo passa pela revisão. Atribuições e prazos importam. Assim como versões de arquivos, feedback claro e uma forma confiável de saber quando um material está pronto para sair.

Hive, Asana, Wrike e Teamwork.com oferecem formas de conectar a gestão de projetos à revisão criativa. A melhor opção depende do seu processo de aprovação, das pessoas envolvidas e do trabalho que sua equipe produz.

Compare as ferramentas com base no seu fluxo de trabalho

Comece pela fonte de atrito mais frequente no processo da sua equipe.

As fontes da comparação incluem a documentação de produto e as informações de preços de cada fornecedor. Revisão da Hive · Preços do Asana · Colaboração em arquivos do Wrike · Provas do Teamwork.com

1. Hive

Vale avaliar a Hive quando a produção e a revisão criativas fazem parte do fluxo de trabalho diário de projetos da sua equipe.

Uma equipe pode adicionar uma prova a um card de ação, configurar rodadas e etapas de aprovação e pedir feedback a colegas internos ou a partes interessadas externas. Os aprovadores externos recebem um link para revisar o conteúdo. As equipes também podem configurar o status de uma ação para mudar depois de uma decisão de aprovação.

Essa conexão ajuda a responder a uma pergunta prática durante uma reunião de campanha. Quais entregas estão prontas e quais ainda aguardam uma decisão de alguém?

Por exemplo, uma equipe de marketing que produz uma campanha de evento poderia manter a atribuição de design, o prazo, a prova e o processo de aprovação juntos conforme o trabalho avança rumo ao lançamento. Conheça a revisão e as aprovações da Hive.

Como uma equipe de marketing universitário usa a Hive

A equipe central de marketing da Point Loma Nazarene University atende admissões de graduação, admissões de pós-graduação, relações com ex-alunos e arrecadação de fundos.

O case de cliente descreve a consolidação de mais de 1.000 projetos na Hive. A equipe usa modelos para montar os cronogramas dos projetos, mantém as conversas dos projetos nos cards de ação e usa Revisão e Aprovações para levar os materiais de marketing até a revisão final.

É um exemplo útil para equipes que atendem vários departamentos internos. Uma configuração de projetos repetível e um processo de revisão compartilhado dão às partes interessadas uma forma mais clara de participar do trabalho. Leia o case de cliente da Point Loma.

Durante o seu teste, leve uma solicitação criativa real por atribuição, revisão e aprovação externa. Confirme o pacote de revisão de que sua equipe precisa e teste os formatos de arquivo que você mais usa. Veja os planos atuais da Hive.

2. Asana

Vale considerar o Asana quando sua equipe quer planejamento de campanhas e feedback criativo dentro da estrutura de projetos que já usa.

O plano Advanced inclui aprovações e revisão, com anotações em designs e PDFs. As equipes que avaliam o Asana devem verificar como esses recursos se encaixam nas entregas e nas pessoas que precisam dar o aval.

Durante o seu teste, experimente um material que precise de feedback de mais de uma parte interessada. Veja como os revisores deixam comentários, como o responsável lida com as revisões e como a equipe reconhece a aprovação final. Veja os planos atuais do Asana.

3. Wrike

Vale avaliar o Wrike quando a revisão de arquivos envolve várias partes interessadas e prazos de aprovação específicos.

A documentação descreve anotações em imagens, vídeos, PDFs e arquivos do Microsoft Office. As aprovações de arquivos permitem que os revisores aprovem materiais ou solicitem alterações, e as revisões por convidados permitem que clientes sem conta no Wrike participem.

Durante o seu teste, recrie a sua sequência de revisão real. Veja como revisores internos e convidados interagem com o arquivo, como as decisões são registradas e como o responsável pelo projeto acompanha o feedback pendente. Confirme com o fornecedor o acesso atual aos recursos. Conheça os recursos de colaboração em arquivos do Wrike.

4. Teamwork.com

Vale considerar o Teamwork.com quando as entregas a clientes passam por revisões repetidas antes da aprovação.

As ferramentas de revisão dele oferecem suporte a versões, revisores, aprovadores e histórico de feedback. Pessoas de fora do seu site do Teamwork podem receber acesso a uma prova sem ser adicionadas ao site.

Durante o seu teste, estime o número de provas que sua equipe terá ativas por mês. Os limites de recursos variam conforme a assinatura, então teste o fluxo de trabalho com o volume de produção de um mês típico. Conheça as provas do Teamwork.com.

O que testar antes de escolher

Use uma entrega real para avaliar cada ferramenta da sua lista final. O design de uma página de destino de campanha, um folheto de evento ou um material publicitário revelará mais sobre o fluxo de trabalho do que uma lista de tarefas de exemplo.

Percorra estas etapas com um responsável pelo projeto, um colaborador criativo e um revisor.

1. Envie a solicitação. O responsável consegue registrar com clareza o briefing, as entregas, o prazo e as partes interessadas necessárias?

2. Atribua o trabalho. Todos conseguem ver quem é responsável pela produção e quando o primeiro rascunho vence?

3. Revise a primeira versão. Os revisores conseguem deixar feedback no lugar certo e entender qual versão estão vendo?

4. Faça uma revisão. O colaborador consegue encontrar o feedback e entregar aos revisores uma próxima versão clara?

5. Aprove a entrega. A equipe consegue distinguir entre comentários, alterações solicitadas e aprovação final?

6. Acompanhe o andamento do projeto. O gerente de marketing consegue identificar o que está pronto para o lançamento e o que ainda precisa de atenção?

Inclua um revisor externo se clientes, parceiros ou outras partes interessadas ocasionais participam do seu processo. A experiência deles importa tanto quanto a do responsável pelo projeto.

Escolha com base no trabalho que sua equipe precisa entregar

A comparação mais útil começa pelo seu processo de aprovação real.

Uma equipe que produz materiais em PDF tem necessidades de revisão diferentes de uma que produz vídeo. Uma agência que coleta feedback de clientes pode precisar de uma configuração diferente da de uma equipe interna que encaminha o trabalho por marca, jurídico e chefes de departamento.

Para equipes de marketing que avaliam a Hive, comece com uma campanha que tenha um prazo claro e várias entregas criativas. Traga as atribuições, os arquivos e os revisores para o fluxo de trabalho e depois acompanhe o trabalho até a aprovação final.

Conheça a Hive para equipes de marketing.