O que seu colega realmente quer dizer quando fala "fora do escopo"

No gerenciamento de projetos, "fora do escopo" é um termo essencial. Fora do escopo é qualquer desvio das tarefas e das entregas do projeto definidas no escopo original. Pode ser desde a extensão de um prazo até uma mudança nos requisitos do projeto.

Qualquer item fora do escopo pode afetar bastante um projeto, por isso é importante manter a atenção e garantir que todas as mudanças sejam comunicadas com eficácia e documentadas de forma adequada. Este artigo explora o conceito de fora do escopo em mais detalhes e explica por que ele é tão importante para um gerenciamento de projetos eficaz.

Sempre defina o escopo do seu projeto

Se você já está no mercado há algum tempo, provavelmente já ouviu os termos de gerenciamento de projetos "escopo" e "fora do escopo" por aí. Definir o escopo de um projeto é a etapa que dá o tom e traça o roteiro do projeto. O escopo pode ser descrito como uma lista de trabalhos e entregas que precisam ser concluídos para que o projeto seja considerado um sucesso.

O escopo deve ser acordado entre o cliente e o contratado, e qualquer desvio desse escopo predefinido é classificado como fora do escopo. Na prática, não existe nada "fora do escopo" se o escopo inicial do projeto não foi estabelecido. Ou seja, escopo e fora do escopo andam juntos durante todo o ciclo de vida de um projeto.

Como manter os projetos dentro do escopo?

Na forma mais simples, fora do escopo é tudo o que fica fora dos limites originais acordados para um projeto. Isso inclui tarefas adicionais, mudanças de requisitos ou prazos e tudo o que não foi mencionado de forma explícita no escopo original. Mas, depois de definir o escopo de um projeto, como manter o foco sem sair dele? Veja algumas dicas para ficar dentro do escopo:

• Tenha um documento de escopo claro e objetivo, acordado entre o contratado e o cliente.

• Use procedimentos de gestão de mudanças para registrar e aprovar qualquer alteração no projeto.

• Comunique-se com eficácia com todas as partes interessadas do projeto.

• Fique de olho no cronograma do projeto e garanta que todas as tarefas estejam alinhadas aos prazos.

• Use um software de gerenciamento de projetos para que todos estejam na mesma página.

Se você seguir essas dicas, conseguirá manter seus projetos nos trilhos e dentro do escopo. Mesmo assim, o trabalho fora do escopo ainda pode surgir, por isso é essencial ter um plano para lidar com ele.

Prepare-se para pedidos fora do escopo antes que eles aconteçam

É da natureza do trabalho: pedidos fora do escopo vão acontecer. Mas, para se preparar, você precisa entender como eles afetam o seu projeto. Ao se preparar para o trabalho fora do escopo antes que ele apareça, você evita muitos dos problemas que ele traz.

A melhor forma de evitar esses problemas é planejar o trabalho fora do escopo antes que ele aconteça. Tenha um processo para lidar com mudanças e garanta que todas as partes interessadas do projeto conheçam seus papéis e responsabilidades. Documente tudo para que haja um entendimento claro do que se espera de cada pessoa envolvida. O trabalho fora do escopo pode afetar bastante um projeto se não for bem gerenciado. Ele pode causar atrasos, aumento de custos e frustração entre todas as partes interessadas. Embora o trabalho fora do escopo possa ser uma dor de cabeça para qualquer gerente de projetos, você pode minimizar os danos se estiver preparado e tiver um processo de revisão de projetos bem definido. Ao entender o que é fora do escopo e como lidar com isso, você mantém seus projetos nos trilhos e dentro do orçamento.

Exemplos de projetos fora do escopo

Muitas coisas podem ficar fora do escopo original de um projeto. Mas alguns dos itens fora do escopo mais comuns são:

• Tarefas adicionais ou mudanças nos requisitos

• Mudanças nos prazos

• Qualquer coisa não mencionada de forma explícita no documento de escopo original

• Trabalho ou despesas não planejados

• Restrições orçamentárias que não foram consideradas na definição do escopo

Esses itens fora do escopo costumam surgir no dia a dia do gerenciamento de projetos. Esse problema comum, também chamado de "scope creep" (ampliação descontrolada do escopo), pode mudar a trajetória de um projeto. O scope creep ocorre quando o escopo original do projeto começa a mudar, muitas vezes por causa de pedidos de tarefas adicionais do cliente. Embora pedidos fora do escopo não devam parar um projeto por completo, às vezes eles o pausam e, se fizerem sentido, podem até alterar o escopo do seu projeto por inteiro.

Dentro do escopo x fora do escopo: uma comparação

Veja abaixo um exemplo específico de projeto de marketing digital, que ajuda a identificar alguns exemplos de itens dentro e fora do escopo:

Dentro do escopo:

• Desenvolver e implementar uma estratégia de mídias sociais

• Gerar leads por meio de canais de mídias sociais

• Otimizar um site para mecanismos de busca

Fora do escopo:

• Criar ou gerenciar a página da empresa no Facebook ou a conta no Twitter

• Gerar leads por telemarketing ativo ou outros métodos não relacionados ao marketing digital

Neste exemplo, desenvolver uma estratégia de mídias sociais está dentro do escopo, enquanto criar ou gerenciar a página da empresa no Facebook está fora. Da mesma forma, gerar leads por telemarketing ativo também está fora do escopo, pois não tem relação com o marketing digital. Ao entender a diferença entre itens dentro e fora do escopo, você gerencia melhor seus projetos e evita confusão e conflito entre as partes interessadas internas e externas.

Use um software de gerenciamento de projetos para controlar o scope creep

Fique um passo à frente do scope creep com um software de gerenciamento de projetos como a Hive. A Hive é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permite gerenciar seus projetos e tarefas e acompanhar mudanças e atualizações. Com a Hive, você cria com facilidade um documento de escopo para o seu projeto e mantém todas as partes interessadas informadas sobre qualquer mudança. Você também pode usar a Hive para monitorar o orçamento e acompanhar despesas, para ficar dentro do orçamento ao lidar com pedidos fora do escopo.