Como identificar dependências de projeto para um planejamento de sucesso

Pouquíssimas tarefas existem isoladas. Por isso, é essencial olhar para o cronograma completo do projeto, as dependências e os recursos necessários ao longo de todo o processo de gerenciamento de projetos. Isso ajuda as equipes a visualizar o panorama geral do andamento do projeto e a avaliar quando e como tarefas e recursos precisam ser alocados.

O planejamento do projeto também ajuda a identificar possíveis gargalos e a definir metas de referência. Além disso, permite que os membros da equipe planejem seu trabalho de forma mais estratégica e se concentrem nas próprias tarefas de maneira organizada e eficiente.

Dentro da estrutura de planejamento, é importante revisar e entender as dependências entre tarefas, já que uma tarefa pode depender do sucesso ou da conclusão de outra. As dependências de projeto são importantes, principalmente se a sua equipe organiza os projetos em sprints ágeis ou com a metodologia Gantt, porque mostram com clareza como as diferentes tarefas de um projeto se relacionam e o que precisa ser concluído para que o projeto avance.

Sem essas dependências, as tarefas poderiam ser concluídas fora de ordem ou de um jeito que não levaria o projeto a um final bem-sucedido. As dependências também permitem que os gerentes de projeto definam expectativas realistas para a equipe e criem cronogramas precisos para concluir o projeto.

Entender e gerenciar as dependências de projeto é um dos aspectos mais importantes do gerenciamento de projetos. Neste post, vamos falar sobre dependências de projeto e como você pode identificá-las e gerenciá-las de forma eficaz na sua empresa. Também vamos explicar como um software de gerenciamento de projetos pode ajudar nesse processo.

O que são dependências de projeto?

Dependência de projeto é uma relação entre dois elementos do projeto, em que uma mudança em um deles pode causar uma mudança no outro. Em cada projeto que você planeja, é preciso considerar o que afeta cada tarefa conforme o projeto avança.
Essas dependências costumam ser a relação entre duas atividades diferentes dentro de um projeto maior, e existem dois tipos de dependências:

• Dependências externas

• Dependências internas

As dependências externas geralmente estão fora do controle do gerente de projeto, como depender de outra equipe para fornecer dados ou concluir a tarefa de que você precisa antes de continuar o seu projeto. Um exemplo de dependência externa é esperar as licenças ou aprovações corretas antes de construir uma casa nova. A construção da sua casa não pode começar até que a equipe externa (prefeitura ou agrimensor) autorize o início da obra.

As dependências internas são gargalos e soluções que normalmente estão sob o controle do gerente de projeto. Um exemplo de dependência interna seria o seu projeto depender da instalação de um software específico para um cliente. Você e a equipe têm controle sobre o software e sobre o processo de instalação.

Nem todas as dependências são iguais

Embora as dependências sejam um mal necessário no gerenciamento de projetos, é importante entender que nem todas são iguais e que podem ser classificadas de formas diferentes. Há duas classificações específicas de dependências de projeto: elas podem ser obrigatórias ou arbitrárias.

As dependências obrigatórias são uma parte exigida de um projeto e, para que ele seja concluído com sucesso, não podem ser alteradas sem afetar o cronograma ou o orçamento. Um exemplo de dependência obrigatória nos leva de volta a outra metáfora de construção.
Na construção, você não pode fazer o telhado antes de levantar as paredes. Portanto, uma dependência obrigatória seria a construção das paredes antes de seguir em frente. A dependência obrigatória é uma parte do projeto que precisa acontecer em uma ordem específica.

Outra classificação são as dependências arbitrárias. Elas podem ser alteradas sem afetar o cronograma ou o orçamento do projeto. As dependências arbitrárias costumam ser mais flexíveis e podem ser ajustadas conforme a necessidade ao longo do projeto. Um exemplo de dependência arbitrária é ter duas tarefas a concluir em que a ordem não importa. Ou seja: vamos pintar o revestimento externo da casa antes de pintar os acabamentos.

Como identificar dependências de projeto

A melhor maneira de identificar dependências de projeto é dividir o projeto em tarefas menores e depois mapear essas tarefas em um cronograma. Esse cronograma ajuda você a visualizar o projeto como um todo e a ver quais tarefas dependem de outras.

Você também pode usar um software de gerenciamento de projetos para identificar dependências. Esse tipo de software costuma ter recursos que permitem criar cronogramas, automações e comunicação interna integrada. A Hive é uma ótima plataforma de software de gerenciamento de projetos que ajuda a acompanhar as dependências do seu projeto do início ao fim.

O software de gerenciamento de projetos da Hive ajuda você a gerenciar dependências de forma eficaz, oferecendo uma plataforma para acompanhar e gerenciar tarefas, se comunicar com as partes interessadas e criar planos de contingência. Com a Hive, você também pode ver suas tarefas em 5 visualizações, para organizá-las do jeito que melhor se adapta ao seu fluxo de trabalho e ao cronograma do projeto.

Dicas para gerenciar dependências de projeto

Depois de identificar os tipos de dependências de projeto, você está um passo mais perto de montar um projeto de sucesso. Ainda assim, estas dicas podem ajudar a gerenciar as dependências com eficácia, para que você continue no caminho certo em direção aos seus marcos.

Revise o plano do projeto:

Esta talvez seja a forma mais óbvia de identificar dependências, mas também é a mais eficaz. Ao consultar o plano e o cronograma do projeto, você verá quais tarefas precisam ser concluídas antes que outras possam começar.

Trabalhe com as partes interessadas do projeto:

Outra ótima maneira de identificar dependências é perguntar às partes interessadas do projeto. É provável que elas tenham um bom entendimento do projeto e do que é preciso fazer para ter sucesso.

Comunique as dependências às partes interessadas:

Ao atribuir tarefas em um projeto, a maioria dos gerentes define prazos e decide a responsabilidade de cada pessoa por uma ação específica. No entanto, não comunicar as dependências aos membros da equipe e a outras partes interessadas pode colocar o projeto inteiro em risco. Se alguém não entende como uma tarefa específica pode afetar o fluxo do projeto, pode decidir priorizar uma ação que lhe parece importante sem perceber que outras pessoas podem ser afetadas por essa decisão, atrasando ainda mais a entrega do projeto. 

Bons gerentes de projeto sabem como aproveitar ao máximo a comunicação com as partes interessadas e apresentam um plano claro, com cada fase do projeto e suas dependências. Isso deve ser feito no início do processo. Veja um exemplo: “Por favor, revise este comunicado de imprensa até o fim do dia de amanhã. Depois do seu retorno, este texto será usado como modelo para todas as nossas comunicações com o conselho, os membros e os assinantes. Design, newsletter e redes sociais vão participar para levar a mensagem a todos no prazo e com precisão, respeitando esta hierarquia: conselho, equipe interna, membros, assinantes e seguidores das redes sociais. Agradeço a sua colaboração para revisar isso até o fim do dia de amanhã. Obrigado!”

Faça uma auditoria do projeto:

Uma auditoria do projeto pode criar uma visão geral coesa e identificar áreas que precisam de melhoria, inclusive as dependências do projeto.

Crie um plano de contingência:

Os planos de contingência são essenciais para gerenciar dependências de projeto, pois ajudam você a se preparar para possíveis mudanças ou atrasos.

As dependências de projeto são parte essencial do gerenciamento de projetos e precisam ser bem gerenciadas para que o projeto tenha sucesso. Seguindo as dicas acima, você pode ter certeza de que está gerenciando as dependências com eficácia e mantendo o projeto nos trilhos.

A Hive para dependências de projeto

O gerenciamento de projetos da Hive permite que as equipes acompanhem e gerenciem dependências criando vínculos entre tarefas relacionadas, para que o progresso seja acompanhado levando em conta prioridade e prazo. Tarefas com as mesmas dependências podem ser agrupadas em um cronograma, permitindo que os gerentes garantam que tudo seja concluído na ordem correta.

A Hive também oferece visualizações de tarefas e de recursos, que dão às equipes um panorama visual imediato de quais tarefas estão ligadas entre si e de como elas se encaixam no quadro geral. Por exemplo, você pode usar a visualização de gráfico de Gantt da Hive para mostrar dependências e deixar claro para a equipe como as tarefas de cada pessoa dependem umas das outras. O recurso de acompanhamento de dependências da Hive ajuda as equipes a ver como a conclusão de uma tarefa afetará o andamento das tarefas relacionadas e o cronograma como um todo, facilitando a identificação e o gerenciamento das dependências.

Experimente a Hive hoje mesmo e veja como o nosso software de gerenciamento de projetos pode ajudar você a gerenciar dependências e entregar um projeto de sucesso.