5 etapas essenciais para o seu checklist de gerenciamento de projetos

Os projetos não se conduzem sozinhos. Bem, conduzem, mas só se tiverem um gerente de projetos competente, que fez todo o trabalho de base e montou o processo para que tudo funcione como uma máquina bem lubrificada.

Se você é gerente de projetos, ou alguém que já viu falhas nos próprios projetos e quer ajuda para estruturar, organizar e conduzir um projeto de sucesso, siga este checklist de gerenciamento de projetos para não deixar nenhum detalhe passar.

O que é gerenciamento de projetos?

O gerenciamento de projetos é o processo de planejar, organizar, alocar pessoas, liderar e controlar o trabalho de uma equipe para atingir metas específicas e cumprir critérios de sucesso específicos. Ele segue um conjunto definido de tarefas para garantir que todos os projetos corram bem e tenham sucesso.

Ao planejar um projeto, siga o processo abaixo:

• Identificar as ferramentas

• Iniciação

• Planejamento

• Execução

• Monitoramento e encerramento

Se cada uma dessas etapas for seguida em sequência, você garante que o projeto esteja bem estruturado do início ao fim.

1. Identifique as suas ferramentas

Um bom gerente de projetos precisa de várias ferramentas à disposição, incluindo um bom domínio de estatística (para ajudar na avaliação de riscos), um software de agendamento (para ajudar no planejamento e na execução) e uma visão geral dos recursos disponíveis para realizar o trabalho. Esses recursos podem ser desde funcionários até equipamentos físicos, ou até mesmo tempo. Depois de identificar as ferramentas certas, ou ao menos um conjunto de opções, o processo de gerenciamento do projeto pode começar.

2. Iniciação

O primeiro passo é iniciar o projeto. Na etapa anterior, você já deve ter as ferramentas para executar a tarefa, então esta etapa trata de iniciação e planejamento. Os itens específicos do checklist nesta fase incluem:

Defina o escopo: o primeiro e mais importante passo é definir o escopo do projeto. O que você quer alcançar? Quais são as metas? Isso deve ser documentado em um termo de abertura ou em um documento de iniciação do projeto, que vai orientar todos os envolvidos. Identifique as partes interessadas: quem vai participar deste projeto? São partes interessadas internas ou externas, e qual é o papel de cada uma? Quando você souber quem são, poderá montar um plano de comunicação. Avaliação de riscos: todo projeto tem riscos. Identifique e avalie esses riscos o quanto antes para criar um plano de mitigação.

3. Planejamento

O próximo passo é planejar o projeto. Isso envolve elaborar um plano detalhado, com cronogramas, necessidades de recursos e orçamento. O planejamento tem mais de uma etapa, e os checklists específicos de planejamento incluem:

Crie um plano do projeto: depois de definido o escopo, é hora de criar o plano do projeto. Esse documento deve descrever tudo, desde as metas até como você vai alcançá-las, quem é responsável por quê e quando cada coisa deve ficar pronta. Um plano detalhado é essencial para um projeto de sucesso. Defina um orçamento: todo projeto tem um orçamento, pequeno ou grande. Você precisa definir o orçamento e como vai gastá-lo. Isso inclui o custo do projeto, as horas de trabalho e os demais recursos necessários para concluí-lo. Programe os recursos: com o plano em mãos, comece a programar os recursos. Isso inclui designar funcionários para o projeto, identificar os equipamentos necessários e até definir um cronograma. Volte às suas ferramentas de trabalho e identifique os recursos que você tem à disposição. Plano de comunicação: definir esse plano é extremamente importante com as partes interessadas. Como todos vão conversar sobre o projeto? Qual será a cadência e com que frequência haverá atualizações? Estabeleça logo uma forma consistente de se comunicar com a equipe e com os membros internos ou externos. Obtenha a aprovação: para o projeto avançar, ele precisa da aprovação de quem decide. O plano e a comunicação do projeto devem ser enviados a quem tem autoridade para dar o sinal verde, e então é hora de começar a executar.

4. Execução

Agora que o projeto foi iniciado, planejado e aprovado, é hora de executar. Esta etapa consiste em pegar as metas do projeto, transformá-las em um plano concreto e fazer as coisas acontecerem! É nesta fase que todas as tarefas e marcos são atribuídos aos membros da equipe e o trabalho precisa começar.

Crie as tarefas: com o plano do projeto pronto, é hora de criar as tarefas. Primeiro, divida as metas do projeto em tarefas pequenas e gerenciáveis, que possam ser concluídas. Isso ajuda a manter o projeto nos trilhos e dentro do prazo. Atribua as tarefas: depois de criadas, as tarefas precisam ser atribuídas aos membros da equipe. Isso inclui colocá-las em um cronograma e garantir que todos tenham os recursos para concluí-las. Ajuste quando necessário: nem sempre as coisas saem conforme o planejado. Por isso é essencial ser flexível e ajustar quando preciso. Se algo mudar ou surgir um novo risco, você precisa conseguir adaptar o plano.

5. Monitoramento e controle

A quarta etapa é o monitoramento, que significa acompanhar o progresso em relação ao plano e fazer as mudanças necessárias.

Comunique-se: para o projeto dar certo, você deve conversar com a equipe. Isso inclui comunicação regular com as partes interessadas e os membros da equipe para garantir que todos estejam no caminho certo, cumprindo os prazos, e para identificar possíveis obstáculos. Identifique o aumento de escopo: durante a execução, você precisa monitorar constantemente todo o escopo do projeto. Observe as áreas que podem emperrar o andamento e tente identificar pontos de aumento de escopo que podem virar problemas maiores mais adiante.

Encerramento do projeto

Muitas vezes, as empresas esquecem esta etapa essencial: encerrar um projeto. Às vezes, projetos bem-sucedidos ou fracassados são entregues ao cliente e ficam completamente esquecidos. É vital para o sucesso do seu negócio olhar cada projeto e entender como foi bem-sucedido e como não foi.

Documente o seu projeto: a melhor forma de aprender com os projetos é documentá-los, durante e depois, para poder aprender com eles. Revisar o projeto depois de concluído ajuda você e a sua equipe a entender o que deu certo e o que não deu, para que o próximo projeto tenha ainda mais sucesso.

A importância do software de gerenciamento de projetos

Uma das partes essenciais de um projeto de sucesso é elaborar um plano detalhado. Isso inclui definir metas e objetivos específicos, determinar como serão alcançados, atribuir recursos às tarefas e criar cronogramas e orçamentos.

O seu gerente de projetos deve usar um software para tornar esse processo o mais simples possível. Um programa de gerenciamento de projetos como a Hive permite que a sua equipe colabore nas tarefas, compartilhe arquivos e acompanhe o progresso. Isso garante que todos estejam sempre atualizados sobre o status do projeto e possam acessar facilmente os recursos de que precisam. Com o software de gerenciamento de projetos certo e seguindo o checklist acima, você garante que o seu próximo projeto funcione como uma máquina bem lubrificada!